Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)

De Risico-inventarisatie & -Evaluatie (RI&E) betreft de inventarisatie en evaluatie van de risico’s die het werk voor de medewerkers met zich meebrengt. Het is voor werkgevers verplicht (art. 5 Arbowet) om een RI&E te hebben en het plan van aanpak uit te voeren. De RI&E bevat een beschrijving van de gevaren en risico’s, de grootte van de risico’s, de risicobeperkende maatregelen en de risico’s voor bijzondere categorieën van medewerkers. Een eenheid brengt zo de risico’s, effecten en maatregelen in kaart om de kans op werkgerelateerde gezondheidsklachten en ongevallen tot een minimum te beperken.

Een RI&E bevat wettelijk ook een actueel Plan van Aanpak (PvA), dat beschrijft hoe de risico’s worden beheerst (eliminatie of reductie), inclusief prioriteiten van maatregelen en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de maatregelen. De maatregelen zijn gericht op preventie én bronaanpak, oftewel het voorkómen van ongevallen en gezondheidsschade door het werk.

De Arbowet schrijft niet voor hoe vaak een organisatie de RI&E moet actualiseren. Dat is afhankelijk van de veranderingen binnen de eenheid (bijv. huisvesting, organisatie, nieuwe werkwijzen, uitkomst WBO) die in de tussenliggende periode hebben plaatsgevonden. De risico-inventarisatie en -evaluatie wordt dus zo vaak aangepast als dat nodig is. De RI&E is een werkdocument. Het PvA moet actueel blijven. Dit is ook een thema van het jaarlijkse overleg met de ODC over de RI&E. Zie verder bij Uitvoering RI&E, Plan van aanpak en PDCA-cyclus.

De leiding van de eenheid en de ODC bespreken jaarlijks de (voortgang van) RI&E/PvA. De leiding van de eenheid stelt het PvA vast voor een bepaalde periode, bijv. één of twee jaar.  De ODC/OR heeft wettelijk instemmingsrecht over het opstellen en uitvoeren van de RI&E en het PvA.

Wettelijk moet de RI&E-rapportage(s) samen met het definitieve PvA ter inzage zijn voor alle medewerkers van de eenheid.

In deze verantwoordelijkheidsmatrix zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de bij de RI&E betrokken medewerkers en eenheden omschreven.

De Arbeidsinspectie controleert of er een RI&E met bijbehorend PvA en toetsing aanwezig is. Indien niet aanwezig kunnen zij een forse boete opleggen die oploopt tot duizenden euro’s.

Enkele voorbeelden van overtreding met directe boete zijn:

• Het niet hebben van een schriftelijke RI&E
• Het niet hebben van een plan van aanpak als onderdeel van de RI&E
• Ook een niet-actuele RI&E kan resulteren in een boete

De RI&E is beleidsmatig opgenomen in het VU-beleidskader Veiligheid en Gezondheid. Dit beleidskader is een heldere en overzichtelijke ‘catalogus’ voor het gehele V&G beleid van de VU en bevat een handig overzicht met relevante links naar onderliggende regelingen en informatie. Ook is er een samenvatting voor leidinggevenden. De belangrijke punten uit de wet- en regelgeving zijn in dit V&G beleid gebundeld. Door invulling te geven aan het V&G beleidskader voldoen eenheden aan de essentiële wettelijke (arbo)vereisten.

Naast de RI&E staan in dit beleidskader ook de andere wettelijke arbobeleidsverplichtingen zoals het periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO), ziekteverzuimbeleid en bedrijfshulpverlening (BHV).

De kern van de integrale veiligheidsvisie van de VU is dat veiligheid een gedeelde verantwoordelijkheid is en dat de VU een brede zorgplicht heeft. De richtinggevende veiligheidsvisie geldt als bindende leidraad voor de hele VU en is in die zin niet vrijblijvend.  Medewerkers zijn ook zelf verantwoordelijk voor een veilige campus. Het is daarom van belang dat er binnen eenheden structureel aandacht wordt besteed aan veiligheid, en verantwoordelijkheid wordt genomen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het informeren/voorlichten van nieuwe (tijdelijke) medewerkers en bezoekers.

De afdeling Arbo & Milieu (A&M) van de dienst HRMAM adviseert, ondersteunt en coacht als expertisecentrum en gecertificeerde interne arbodienst de VU vanuit de wettelijke kaders en de actuele stand van kennis, wetenschap en techniek. De arbodienst heeft o.a. de volgende wettelijke kerntaken conform artikel 14a Arbowet:

• het toetsen van de risico-inventarisatie en evaluatie en daarover adviseren
• het adviseren bij de begeleiding van werknemers die door ziekte niet in staat zijn hun arbeid te verrichten en het adviseren bij de uitvoering van bepaalde artikelen van de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen en bepaalde regels in de Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering
• het uitvoeren van het arbeidsgezondheidskundig onderzoek

A&M verstuurt afschriften van de getoetste RI&E’s  aan de ODC en OR (wettelijke taak).

Het uitvoeren van een RI&E begint met informatie verzamelen.

De eenheid kan zelf of met begeleiding het gesprek (bijv. in het werkoverleg) met medewerkers op gang brengen over onderwerpen die voor de RI&E van belang zijn. Zoals over min of meer dagelijkse zaken, klachten, verbeterpunten (schoonmaak, werkplek en omgeving, binnenklimaat, BHV). Belangrijk uitgangspunt hierbij is dat dit gesprek plaatsvindt binnen en tussen verschillende lagen in de organisatie: mede­werkers, leidinggevenden en eventueel hoger management. Ga ook na bij leidinggevenden wat er speelt binnen de afdelingen.

Je kunt ook een onderwerp kiezen dat op dat moment belangrijk is of voor problemen zorgt, denk aan de resultaten uit het WBO. Voorbeelden zijn o.a. ‘werkdruk’, ‘duurzame inzetbaarheid’, ‘sociale veiligheid’ of ‘organisatie/communicatie’ of andere onderwerpen die medewerkers zelf belangrijk vinden. Betrek de ODC bij het opstellen/actualiseren van de RI&E. Welke signalen zijn er bekend bij de ODC? Dit kan nuttige input zijn voor de RI&E.

Inventariseer de risico’s van de eenheid met behulp van de tabel Inventariseren van risico’s van de eenheid, PAGO advies in de eigen RI&E van de eenheid. Daarin is een tabel opgenomen met verwijzingen naar het V&G beleidskader en naar de Arbowet voor de verdiepende RI&E’s. Ook het beoordelen van de effectiviteit van de genomen maatregelen behoort bij de RI&E. A&M coacht bij het opstellen van de RI&E en geeft advies.

In de RI&E komen de volgende risico’s aan bod:

1. Organisatie (informatie, communicatie) zoals Arbobeleid, voorlichting, gedrag,  PAGO-advies en duurzame inzetbaarheid
2. Bedrijfshulpverlening (BHV), ongevallen en brandveiligheid zoals BHV-organisatie, ongevallen en brandveiligheid
3. Fysische en gebouw-/omgevingsfactoren zoals binnenklimaat, geluid, verlichting
4. Gevaarlijke stoffen/biologische agentia zoals gebruik van gevaarlijke stoffen, asbest, legionella
5. Fysieke belasting zoals tillen, duwen, trekken, werkhouding en zittend werk.
6. Werkplekken en inrichting, beeldschermwerk, thuiswerkplek/hybride werken, orde, netheid, onderhoud, hygiëne, val- en struikelgevaar etc.
7. Arbeidsmiddelen, persoonlijke beschermingsmiddelen en signalering zoals gehoorbescherming, apparatuur, onderhoud en keuringen.
8. Functie-inhoud en werkdruk, psychosociale arbeidsbelasting (PSA), werk-privébalans, werk- en rusttijden (Werkbelevingsonderzoek en overige beschikbare informatie binnen de eenheid) zoals pesten, agressie, geweld, discriminatie.
9. Kwetsbare en bijzondere groepen (medewerkers) zoals medewerkers met een arbeidsbeperking, ouderen, zwangere/ lacterende medewerkers.

Verdiepende RI&E

Het kan noodzakelijk zijn om met een verdiepende RI&E uitgebreider in te gaan op bepaalde/specifieke onderwerpen. Zoals een nader onderzoek naar de oorzaken van werkdruk of ongewenst gedrag.

Advies A&M

A&M coacht bij het opstellen van de RI&E, geeft advies en richt zich met name op:

• inventarisatie van risico’s en PvA met maatregelen van de eenheid
• BHV en ongevallen
• werkdruk/psychosociale arbeidsbelasting
• Periodiek Arbeids Gezondheidskundig Onderzoek (PAGO)
• gebouw- en brandveiligheidsinspecties
• op verzoek en bij noodzaak uitvoeren van verdiepende RI&E’s
• toetsen van de RI&E

De VU neemt jaarlijks het WBO af met vragen over bijvoorbeeld arbeidsomstandigheden, thuiswerk, werkdruk, ongewenst gedrag of sociale veiligheid. De eenheid beoordeelt de uitkomsten van het WBO en verwerkt ze in de actualisatie van de RI&E en PvA. De ODC moet instemmen met het PvA.

Als er bij eenheden resultaten zijn die veel negatiever zijn dan bijvoorbeeld het VU-gemiddelde en oorzaken niet duidelijk zijn, kan een verdiepend onderzoek of een andere interventie noodzakelijk zijn, zoals (groeps)gesprekken. A&M kan daarover adviseren.

De PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) is de methodiek om de RI&E en PvA 'levend' te houden. De vier stappen – Plan, Do, Check, Act – helpen om systematisch van inventarisatie naar verbetering te werken. Dat is een continu proces. De Arbeidsinspectie let met name op de Check (evalueren) en de Act (bijstellen) fases van de PDCA-cyclus om te voldoen aan de Arbowetgeving. Op deze manier is de RI&E is een dynamisch proces, waarbij we steeds werken aan verbetering. De stappen van de cyclus zijn hieronder verder toegelicht.

In het PvA staat welke maatregelen te nemen om de geïnventariseerde risico’s aan te pakken. Elke maatregel heeft een actiehouder met prioriteit en einddatum op basis van de ernst van de risico’s. Maatregelen die zijn uitgevoerd vallen bij actualisatie weer af waardoor een ‘dynamisch PvA’ ontstaat. Nog niet afgeronde maatregelen of nieuwe maatregelen worden weer opgenomen in het PvA van het nieuwe jaar. Per jaartal kan een geactualiseerde versie van de RI&E gearchiveerd worden in het eigen RI&E dossier van de eenheid.

Bij de actualisatie van de RI&E met grotere aanpassingen (nieuwe risico’s, reorganisatie, wijzigingen in huisvesting) beoordeelt A&M bovendien of ook de toetsing geactualiseerd moet worden. 

Het in kaart brengen van risico's, de oorzaken onderzoeken en maatregelen formuleren in het PvA. Deze maatregelen zijn SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Het is belangrijk om de maatregelen te omschrijven en aan te geven hoe belangrijk het is (prioriteit). Bespreek het plan met betrokkenen (afdelingshoofden, medewerkers) en de ODC en zorg dat iedereen hetzelfde beeld heeft.

De geplande maatregelen en verbeteringen implementeren op de werkvloer zoals dat bedacht is. Het uitvoeren van het PvA is een verantwoordelijkheid van de eenheid en die draagt ook de kosten daarvan.  

Evalueer of de genomen maatregelen effectief zijn en of de doelen zijn behaald, en controleer of het resultaat overeenkomt met het plan. Leg deze evaluatie vast. De eenheid evalueert jaarlijks de effectiviteit van de maatregelen. De leiding van de eenheid overlegt periodiek (min. 1x per jaar) met de ODC over de voorgang van het PvA en deze evaluatie.

Als maatregelen niet werken, past de eenheid ze aan en actualiseert het plan van aanpak. Het gaat om continu verbeteren en vastleggen wat er voortaan wél of juist niet meer wordt gedaan:

• Borgen: als het werkt → standaardiseren
• Bijsturen: als het deels werkt → verbeteren
• Stoppen: als het niet werkt → een andere aanpak kiezen

In artikel 14, lid 1a van de Arbeidsomstandighedenwet is het toetsen van de RI&E door gecertificeerde arbokerndeskundigen opgenomen. Dit toetsen omvat de volgende activiteiten:

1. Toetsen van de RI&E aan de wettelijke eisen (met name op betrouwbaarheid, volledigheid en actualiteit).
2. Adviseren over de RI&E om te zorgen dat deze aan de wettelijke eisen voldoet en dat de maatregelen in het PvA de risico’s opheffen of zoveel mogelijk beperken. Daarbij hoort ook het aangeven van nog ontbrekende zaken in de RI&E die op een later moment nog aangevuld moeten worden. Zonder de aanvullingen wordt de RI&E getoetst als ‘onvolledig’. 

Na afloop van de uitvoering van de RI&E vraagt A&M naar de klanttevredenheid met een korte vragenlijst over de afspraken en het (coachings)proces tijdens de RI&E. 

De eenheid legt zelf de RI&E documenten en daaraan gerelateerde documenten (zoals verdiepende RI&E’s, schriftelijke adviezen, evaluaties etc.) vast in het eigen RI&E-dossier. De leiding van de eenheid is verantwoordelijk het eventueel ter inzage geven van de RI&E/PvA met toetsdocument aan bijvoorbeeld de Arbeidsinspectie.

Duurzame inzetbaarheid impliceert zowel goed werknemer- als goed werkgeverschap. Onderwerpen zoals loopbaanontwikkeling en Erkennen & Waarderen komen in het WBO aan bod. Naast het preventiebeleid voor gezondheid en inzetbaarheid gaat duurzame inzetbaarheid ook over de juiste ‘fit’ tussen mens en organisatie. 

Denk ook aan loopbaancoaching, voordelig sporten voor medewerkers in het sportcentrum, verschillende soorten zorgverlof, flexibele werktijden en academische loopbaanpaden. Je kunt cao-bepalingen en bestaande informatie onder de aandacht brengen bij je medewerkers, zoals de ontwikkeldagen voor medewerkers.

BHV is wettelijk verplicht en is een onderdeel van het V&G beleidskader. De BHV maakt deel uit van de integrale Bedrijfsnoodorganisatie. Op VU.nl is informatie over de BHV aanwezig voor medewerkers over hoe de bedrijfshulpverlening binnen de VU is geregeld en wat een medewerker zelf kan doen bij een calamiteit. Van belang is dat vanuit elke eenheid enkele medewerkers deelnemen aan de BHV-organisatie, in de regel als ontruimer of EHBO’er. Op VU.nl staat informatie over de BHV en de Bedrijfsnoodorganisatie.

Registratie en melding van incidenten

Een incident of ongeval op de werkplek is onderwerp van gesprek tussen medewerker en leidinggevende. Samen bespreken jullie de gevolgen en maatregelen om herhaling te voorkomen. Maatregelen kunnen deel uitmaken van de RI&E/PvA. Daarnaast is het van belang om incidenten intern te registreren in verband met wettelijke verplichtingen. Als de BHV betrokken is geweest, dan doet de ploegleider de melding. Bij kleine ongevallen of bijna-ongevallen moet de medewerker of leidinggevende dit zelf doen.  Zie Registratie en melding van incidenten op VU.nl. 

Voor incidenten of vragen rondom sociale veiligheid zijn aparte voorzieningen.

De belangrijkste telefoonnummers om intern aandacht aan te geven zijn: bij spoedeisende en acute situaties het VU-alarmnummer bellen: 020- 5982222 (mobiel of via externe lijn) of toestel 22222 (interne lijn).

Meer dan 6 uur beeldschermwerk per dag brengt een verhoogd risico op klachten en beroepsziekten aan armen, nek en schouders (KANS) met zich mee. Vooral muisgebruik zorgt voor een toename van de risico’s op klachten aan schouders, armen, polsen en handen. Ook kan werkdruk een rol spelen bij het ontstaan van klachten. De belangrijkste arbeidsrisico’s die samenhangen met beeldschermwerk zijn langdurig zitten, herhaalde bewegingen, verhoogde werkintensiteit en informatie overload. Een beeldschermbril kan uitkomst bieden. Voor thuiswerken zijn een gezonde werkhouding en voldoende onderbreking van het zittende werk aandachtspunten. Zie de pagina’s over beeldschermwerk op VU.nl.

Pauzesoftware Work & Move werkt als een persoonlijke coach, met adviezen en oefeningen om bewegen, een gezonde houding en afwisseling in het werk te bevorderen.

De VU heeft ervoor gekozen om het thuiswerken te blijven faciliteren, in combinatie met het werken op de campus. Dit is vastgelegd in de Leidraad hybride werken. Deze hybride werkvorm ondersteunt medewerkers nog beter bij het kiezen van een passende en prettige werkplek. Zo kunnen we slimmer gebruikmaken van de beschikbare ruimte op de campus. Het Arboportaal biedt ook tips voor het inrichten van een thuiswerkplek.

Er zijn ook medewerkers die niet goed thuis kunnen werken. Bijvoorbeeld medewerkers met thuiswonende kinderen, met zorgtaken, gezondheids- of stressklachten. Zij lopen een groter risico als het gaat om de nadelige effecten van het thuiswerken. De VU zorgt altijd voor een geschikte werkplek op de campus.

De term werkdruk wordt gebruikt om aan te geven dat er een disbalans is ontstaan tussen wat het werk van je vraagt of eist (hoeveelheid, soort werk en taken, onduidelijkheid etc.) en met wat je als persoon aan kunt (belastbaarheid, regelmogelijkheden etc.). Het is een vorm van psychosociale arbeidsbelasting (PSA).

Per bron van werkdruk zijn mogelijke oplossingen en ideeën verzameld in de zogenaamde Matrix aanpak werkdruk. De matrix biedt leidinggevenden een handvat voor het gesprek over werkdruk. Bekijk daarvoor ook de Handleiding bij de matrix. Dit gesprek is onderdeel van de PDCA-cyclus van de RI&E.

Gesprek over werkdruk en werkstress

Als een eenheid hoog scoort op werkdruk of op ongewenst gedrag in het WBO kan daarover een intern gesprek zinvol zijn. Zoals: hoe zorg je voor voldoende hersteltijd en ontspanning? Hoe kan de hoeveelheid werk worden beheerst? Terugdringen van werkdruk vraagt om oplossingen op meerdere niveaus, ook binnen de eenheid zelf. Op de pagina Werkdruk en werkstress staat meer informatie en praktische tips.

Als begeleiding bij het gesprek binnen de eenheid gewenst is, dan kun je een beroep doen op de A&O-deskundige van Arbo & Milieu. BMW organiseert ook workshops ‘herkennen van stress’ op aanvraag: Neem hiervoor contact op via het secretariaat Arbo & Milieu.

De VU biedt mogelijkheden voor hybride werken (denk aan werk-privé balans, mantelzorg e.d.). Voor structurele aanpassingen van de arbeidsduur, arbeidsplaats of de werktijden, gelden de regels van de Wet flexibel werken.

Over werkdruk zijn in de cao afspraken gemaakt:

• Artikel C10: beleid gericht op beheersing van werkdruk.
• Afspraak E.17 Aanpak werkdruk en duurzame inzetbaarheid, reële taakbelasting/urennormering voor onderwijstaken op faculteitsniveau.

PSA is als arbeidsrisico opgenomen in de Arbeidsomstandighedenwet en het Arbeidsomstandighedenbesluit. De werkgever is daarom primair verantwoordelijk voor de aanpak hiervan in de organisatie. Het gaat hierbij naast werkdruk om ongewenst gedrag, zoals agressie, geweld, pesten, discriminatie en seksuele intimidatie. Preventie van uitval door ziekte in verband met PSA levert een belangrijke bijdrage aan de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Investeringen in mentale weerbaarheid en het voorkomen van uitval dragen bij aan werkplezier en de arbeidsproductiviteit.

PSA is een thema in het VU Werkbelevingsonderzoek en RI&E. Aan de hand van de oorzaken komen er maatregelen in het plan van aanpak. Ook is het belangrijk om te evalueren of deze maatregelen het gewenste effect hebben.

Gebruik PSA/ongewenst gedrag uit het PvA voor input van het thema ‘sociale veiligheid’ in de jaarplannen. De eenheid geeft hierin aan hoe zij ervoor staat voor wat betreft sociale veiligheid en welke acties zij komend jaar inzet op dit thema.  

Sociale veiligheid is een voorwaarde om goed te kunnen studeren of werken.

Het is van groot belang signalen over ongewenst gedrag serieus te nemen en zo snel mogelijk de dialoog aan te gaan. Soms zijn mensen zich er niet eens van bewust dat ze te ver gaan, of een ander kwetsen met grappig bedoelde opmerkingen. Door het bespreekbaar te maken, voorkom je dat het escaleert, met eventueel ziekteverzuim tot gevolg. De pagina Hulp, steun en advies wijst je de weg als je iets wil melden of bespreken.

Het is belangrijk om te weten hoe we bij de VU-zaken rondom sociale veiligheid hebben georganiseerd en wie daarin welke verantwoordelijkheid heeft. Het College van Bestuur heeft ook de Governance sociale veiligheid vastgesteld. Als onderdeel van haar inspanningen om een veilige en respectvolle omgeving te bevorderen, heeft de VU een gedragscode voor medewerkers opgesteld. Voor leidinggevenden is er een leidraad bij ongewenst gedrag. 

In verband met leiderschap heeft de VU The Art of Engagement geformuleerd: vier hoofdprincipes die helpen bij een betere samenwerking in een team en met collega’s en sturing in het eigen (facultaire) managementteam, maar ook tussen eenheden onderling. Ook de training Active Bystander helpt bij het stimuleren van een cultuur van sociale veiligheid. Neem passende maatregelen op in het Plan van Aanpak.

Volgens de Arbowet zijn risicogroepen medewerkers die mogelijk extra kwetsbaar zijn, zoals zwangeren, pas bevallen vrouwen, vrouwen die borstvoeding geven, ouderen, zieke werknemers, gehandicapten en soms niet-Nederlandstaligen. Voor werkgevers zijn aanvullende regels van toepassing en is extra aandacht in de RI&E belangrijk om gezondheidsklachten en ongevallen te voorkomen.