Beleidskader Veiligheid en Gezondheid

De thema's uit het Beleidskader Veiligheid en Gezondheid

• Algemeen V&G beleid

  Het totale V&G beleid is gericht op waarborging van de veiligheid en gezondheid van medewerkers en studenten om zo te voorkomen dat er bijvoorbeeld ongevallen en beroepsziekten ontstaan.

  Het College van Bestuur, decanen, directeuren en leidinggevenden vervullen hierin een belangrijke voorbeeldfunctie. De leiding van de faculteiten en diensten is integraal verantwoordelijk voor het implementeren van de onderliggende regelingen van het V&G beleid en de voorlichting (Nederlands, Engels) binnen de eigen eenheid. 

  Leidinggevenden hebben een belangrijke rol als het gaat om voorbeeldgedrag en stijl van leiding geven, voorlichting over V&G aspecten op de werkplek en het aan de orde stellen van de arbeidsomstandigheden, bijvoorbeeld in het jaargesprek met medewerkers en bij het inwerken van nieuwe medewerkers. Ook wijzen leidinggevende op verplichtingen van medewerkers op het juist gebruik arbeidsmiddelen, veiligheidsinformatie, beschermingsmiddelen, het melden van gevaarlijke situaties en de aanwezigheid van het VU-alarmnummer.

• Arbodienst: HRM, Arbo en Milieu

  Het thema Arbodienst belicht de rol, taken en positie van de arbodienst binnen de VU. De gecertificeerde interne Arbodienst is binnen de dienst HRMAM georganiseerd en is een onderdeel van de afdeling Arbo en Milieu. Leidinggevenden kunnen de arbodienst om advies vragen. Dat advies kan betrekking hebben op de individuele medewerker of de werkplek. De primaire verantwoordelijkheid voor de uitvoering/invulling het V&G beleid en adviezen ligt in de lijnorganisatie bij de faculteiten en diensten. Alle adviseurs en bedrijfsartsen van de arbodienst hebben toegang tot de werkplekken.

  Medewerkers hebben vrij toegang tot de bedrijfsarts en overige (arbo)deskundigen (via arbeidsgezondheidspreekuur, ‘open’ c.q. preventief spreekuur).

  De adviestaken van de arbodienst hebben betrekking op:

  • risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E);
  • ziekteverzuimbeleid/verzuimbegeleiding;
  • bedrijfshulpverlening (BHV);
  • periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO/PMO).

• Risico-inventarisatie & -Evaluatie en Preventief Medisch Onderzoek

  Door middel van de Risico-inventarisatie & -Evaluatie (RI&E) worden de V&G risico’s van het werk in kaart gebracht. Op grond van de Arbowet is de RI&E een voor werkgevers verplicht middel om - in het kader van preventie - de gezondheid en veiligheid te bevorderen. De leiding van de eenheid (faculteit of dienst) zorgt voor het actueel houden van het RI&E dossier en het Plan van Aanpak met actiepunten en vraagt de arbodienst waar nodig om advies.

  Leidinggevenden kunnen actiehouder zijn van actiepunten in het Plan van Aanpak wat jaarlijks wordt geactualiseerd met instemming van de ODC.

  Een belangrijke invulling van de RI&E zijn diverse activiteiten zoals het periodieke Werkbelevingsonderzoek of afzonderlijke adviezen van de Arbodienst. Deze documenten worden door de eenheid zelf vastgelegd in het eigen RI&E dossier. In de RI&E van de eenheid is de Deming-cyclus (Plan-Do-Check-Act) van belang, met name de documentatie van de evaluatie van maatregelen (check) en het bijstellen van maatregelen naar aanleiding daarvan (act). De Arbeidsinspectie let hier nadrukkelijk op.

  Het inventariseren van risico’s is ook van toepassing als medewerkers voor de VU naar het buitenland reizen/verblijven. Leidinggevenden moet vóórdat de medewerker en/of student wordt uitgezonden de risico’s van het werk in het buitenland onderzoeken en hem of haar de noodzakelijke informatie verschaffen.

• Bedrijfsnoodorganisatie en (arbeids-)ongevallen

  Volgens de Arbowet is de VU verplicht om Bedrijfshulpverlening te organiseren. Het doel is om in geval van incidenten of calamiteiten adequaat te kunnen handelen om de veiligheids- en gezondheidsrisico’s zoveel mogelijk te beperken.  

  De leiding van de faculteit/dienst is op de hoogte van het BNO-beleid en levert capaciteit voor voldoende bezetting van de BHV-organisatie, stemt taken intern af en levert (vrijwillige) deelnemers voor de BHV-organisatie. De Arbodienst geeft hierover advies (bijvoorbeeld bij de RI&E). De BHV’ers worden door hun leidinggevenden in de gelegenheid gesteld om kennis en vaardigheden op niveau te houden. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de eerste opvang van slachtoffers bij schokkende gebeurtenissen zoals een zwaar ongeval of andere ingrijpende gebeurtenissen.  

  De directeur/leidinggevende meldt arbeidsongevallen (na overleg met HRMAM) die leiden tot ziekenhuis opname, blijvend letsel of de dood direct bij de Arbeidsinspectie. Via het VU ‘Meldpunt fysieke incidenten en ongevallen’ kunnen medewerkers en studenten sociale en fysieke incidenten intern melden.

• Verzuim, re-integratie en duurzame inzetbaarheid

  De VU hanteert voor het thema verzuim en re-integratiebeleid het ‘eigen-regiemodel’. Dit houdt in dat de verzuimbegeleiding primair de verantwoordelijkheid is van de (hiërarchisch) leidinggevende. De leidinggevenden ontvangen een uitgebreid scala aan nieuwe, informatieve en direct toepasbare notificaties rond ziekte en herstel van hun (gedeeltelijk) zieke medewerkers.
  
  De leiding van faculteit/dienst zorgt voor het vaststellen en realiseren van verzuimdoelen/verzuimpercentage en het monitoren hiervan, bijvoorbeeld via het SMT. Het SMT bestaat uit de directeur, leidinggevende, HR adviseur en de bedrijfsarts. Bedrijfsmaatschappelijk werk (BMW) en of overige deskundigen zijn afzonderlijk op afroep beschikbaar.

  De leiding faculteit/dienst betrekt HRMAM waar nodig voor advies en/of een verzuimanalyse.
  
  De VU bevordert duurzame inzetbaarheid door diverse activiteiten en voorzieningen zoals arbobeleid, verzuim & re-integratiebeleid, opleidingsbeleid, loopbaanbeleid, aandacht voor organisatiecultuur en arbeidsvoorwaarden (CAO en wettelijke bepalingen). Met het programma Erkennen en Waarderen biedt de VU wetenschappelijk personeel een omgeving en (academische) loopbaantrajecten aan waarin zij hun talenten kunnen ontplooien en de richting kunnen kiezen die bij hen past.

  Leidinggevenden gaan in gesprek  met medewerkers over hun duurzame inzetbaarheid, waaronder de aansluiting tussen enerzijds kennis en competenties van de medewerker en anderzijds (al dan niet veranderende) functie- en taakeisen, en in het verlengde daarvan opleidingswensen en -mogelijkheden.

• Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) en sociale veiligheid

  De thema’s psychosociale arbeidsbelasting (PSA) en sociale veiligheid hangen sterk met elkaar samen. Onder psychosociale arbeidsbelasting vallen alle factoren in de arbeidssituatie die stress veroorzaken. Vitale medewerkers zijn veerkrachtiger, beter belastbaar en hebben minder last van werkstress. Deze factoren kunnen liggen in o.a. arbeidsomstandigheden, arbeidsrelaties en  arbeidsvoorwaarden. Het VU brede Werkbelevingsonderzoek (WBO) brengt deze factoren periodiek in kaart. 

  De leiding van de eenheid zorgt voor uitvoering van gericht onderzoek en het opstellen van een Plan van aanpak als de eenheid bij een WBO verhoogd scoort op PSA. Leidinggevenden hebben een rol in het bespreken van de uitkomsten met de medewerkers en vraagt zo nodig ondersteuning van HRMAM voor advies of interventie. De leidinggevende hanteert een stijl van leidinggeven die PSA voorkomt en een ‘aanspreekcultuur’ bevordert.
  
  In het VU beleid wordt ongewenst gedrag omschreven als: “Gedrag waarbij verbaal, non-verbaal, fysiek, digitaal, telefonisch of per sms de persoonlijke integriteit van een ander wordt aangetast”.
  Binnen de VU zijn Vertrouwenspersonen aangesteld en is er een regeling 'Ongewenst gedrag' aanwezig. Tevens is er een ‘domeinmanager sociale veiligheid’ die een collegiaal netwerk vormt met de betrokken medewerkers binnen de vier diensten BZ, FCO, HRMAM en SOZ (o.a. beleid sociale veiligheid voor studenten). 

  Uitgangspunt is dat een student of medewerker met een melding van een sociaal onveilige situatie begeleid wordt, totdat de student of medewerker de juiste passende ondersteuning krijgt. Van leidinggevenden wordt verwacht alert te reageren op ongewenst gedrag en misstanden door actief te signaleren en deze te corrigeren. Grensoverschrijdend/zorgwekkend gedrag (agressie, intimidatie en vernieling, drugs- en wapenbezit, diefstal etc.) is te melden bij het meld- en adviespunt, security desk of vertrouwenspersonen.

  De VU beschikt over een document ‘Omgaan met alcohol op de VU’. Daarin staan afspraken en maatregelen omtrent alcoholgebruik. Medewerkers horen hun werkzaamheden nuchter te verrichten. Aan medewerkers met een alcoholprobleem kan in overleg met betrokkenen en op advies van de bedrijfsarts een begeleidingstraject worden aangeboden.

• Bijzondere groepen en derden

  Onder het thema ‘Bijzondere groepen en derden’ valt een brede groep van medewerkers die specifieke aandacht nodig heeft zoals zwangeren, stagiaires, uitzendkrachten en derden.

  In de RI&E wordt per eenheid:

  - nagegaan welke (groepen) medewerkers aanwezig zijn, die extra risico’s lopen;

  - deze risico’s en getroffen maatregelen om de risico’s te beheersen opnemen in het plan van aanpak.

  Voor zwangeren zijn soms specifieke maatregelen van toepassing. Volgens het Arbobesluit is een 'zwangere werknemer' een werknemer die zwanger is én de werkgever hiervan in kennis heeft gesteld. De direct leidinggevende informeert de zwangere medewerker over het preventief consult, en zorgt voor voorlichting over risico’s van het werk voor de zwangerschap en de benodigde aanpassingen in het werk. Medewerker en leidinggevende kunnen voor advies terecht bij de bedrijfsarts.

  Voor stagiaires, uitzendkrachten en derden is het van belang dat de leidinggevende hen informeert over de werkwijze op de afdeling en ‘wat te doen bij brand, ongeval, alarmnummer, diefstal, verlies etc.’.

• Beeldschermwerk: (kantoor)werkplekken en hybride werken

  Door de aard van het werk bij de VU is er sprake van veelvuldig beeldschermwerk in kantoren of kantooromgeving. Beeldschermwerk kan leiden tot gezondheidsklachten, zoals aan arm, nek, schouder of oogklachten. Het is van belang om als leidinggevende de medewerkers voor te lichten over hoe men gezond achter beeldschermen kan werken.

  Naast beeldschermwerk kunnen ook andere soorten werk leiden tot soortgelijke klachten, bijvoorbeeld bepaalde soorten laboratoriumwerkzaamheden met statische fysieke belasting en/of repeterende handelingen.
  VU-medewerkers kunnen op basis van afspraken binnen de eigen eenheid met hun leidinggevende een deel van hun werktijd vanuit huis werken (hybride werken). De VU verstrekt of vergoedt geschikt ergonomisch meubilair op aanvraag voor de thuiswerkplek. Het is van belang dat de thuiswerkplek geschikt is. De leidinggevende bespreekt dit in een persoonlijk gesprek met de medewerker.

  De leidinggevende heeft zorg voor voorlichting aan de (nieuwe) medewerker over gezond (thuis)beeldschermwerk en vraagt zo nodig HRMAM om advies.

• Gevaarlijke stoffen, arbeidsmiddelen en specifieke werkplekken

  Gebruik van gevaarlijke stoffen vindt in de regel plaats binnen specifieke ruimten zoals werkplaatsen en laboratoria. Daarvoor gelden ook specifieke voorzieningen en regels. De leidinggevende heeft een belangrijke rol in de voorlichting van (nieuwe) medewerkers en het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen. De leidinggevende ziet tevens toe op de naleving van regelgeving, registratie, vergunningen rondom het gebruik van specifieke stoffen (bv. opiaten, drugsprecusoren, CBRN, biosecurity) welke valt onder verantwoordelijkheid faculteit resp. de gebruiker.

  In verband met de wettelijk verplichte registraties en blootstellingsbeoordeling van chemicaliën en overige wettelijke verplichtingen worden de (bestel)gegevens van alle chemicaliën geregistreerd in LabServant.

  Specifiek voor dit thema is het van belang dat medewerkers de veiligheidsvoorschriften toepassen en gebruik maken van de (gratis) verstrekte persoonlijke beschermingsmiddelen.

• Gebouwen, terreinen en infrastructuur

  Voor gebouwen, terreinen en infrastructuur zijn er diverse gebruiksregels van kracht. In de regel is FCO hiervoor het aanspreekpunt.

  De leidinggevende geeft (nieuwe) medewerkers en derden voorlichting en informatie over de van toepassing zijnde regels in gebouwen en openbare ruimten, terreinen, afval. Leidinggevenden zien toe op het juist gebruik van o.a. ruimten, toegangspassen en computer- gebruik- en databeveiliging. Neemt bij (het vermoeden van) een inbreuk op de beveiliging of bij het verlies van data contact op met de dienst IT.

  In geval van diefstal op de afdeling of bij medewerkers in de werkomgeving is het noodzakelijk om contact op te nemen met de afdeling Beveiliging. Deze is te bereiken in het Hoofdgebouw (Security Desk HG KC-04). Beveiligingsmedewerkers surveilleren 24 uur per dag in de gebouwen en op de campus.

Misschien ben je hier ook naar op zoek?