Uitwisseling stap 4: regelen na selectie

Wat te doen na selectie?

• Plaats accepteren of weigeren

  Als je geselecteerd bent voor uitwisseling, ontvang je een automatische e-mail uit ons systeem. Check je VU-inbox en je privé-mail (en spam!) dus goed! Hierna moet je binnen 3 werkdagen je plaats accepteren of weigeren.

  Als je je plaats accepteert, verwachten we dat je op uitwisseling gaat. Jouw beslissing is dus definitief en kan alleen in uitzonderlijke omstandigheden worden gewijzigd. 

  Als je je plaats weigert, kun je eventueel nog steeds aan de tweede selectieronde meedoen. Houd er wel rekening mee, dat er minder plekken beschikbaar zullen zijn. 

• Aanmelden bij partneruniversiteit

  Als je geselecteerd bent door VU International Office, word je eerst genomineerd bij de partneruniversiteit. Dit betekent nog niet automatisch dat je op uitwisseling gaat. Na nominatie dien je je nog aan te melden bij de partneruniversiteit in het buitenland en dien je hun aanmeldingsprocedure te volgen.Om ervoor te zorgen dat de partneruniversiteit jou toelaat, dien je onderstaande stappen te volgen:

  • Zorg dat je je op tijd (voor de deadline van de partner universiteit) aanmeldt met alle door hen vereiste documenten.
  • Controleer goed of je een officiële Engelse taaltest (TOEFL of IELTS test) moet doen, of dat een VU ITP TOEFL test geaccepteerd wordt, of een brief van het VU International Office. Dit kun je vinden op de Study Abroad Map. Als je een officiële test moet doen, meld je dan op tijd aan, want de testdata zitten snel vol.
  • De partneruniversiteit laat je toe of wijst je af. De kans dat je wordt toegelaten is groot, maar niet 100%. Je weet pas zeker dat je op uitwisseling kunt als je de bevestiging van toelating van de partneruniversiteit ontvangen hebt. 
  • Wacht met het regelen van praktische zaken (bijv. kopen van vliegtickets) tot je officieel bent toegelaten.
  • Heb je vragen over de aanmeldingsprocedure, het vakkenaanbod en overige praktische zaken? Benader dan de betreffende partneruniversiteit. Zij kunnen je hiermee helpen.

• Goedkeuring examencommissie

  • Je moet goedkeuring vragen aan de examencommissie van jouw opleiding/faculteit voor de vakken die je in het buitenland wilt volgen.
  • Kijk goed naar de vereisten van de examencommissie voor je je aanvraag indient. Nadat je geselecteerd bent ontvang je een document met daarin de eisen van de examencommissies per faculteit. 
  • Als de examencommissie geen toestemming geeft voor minimaal 24 ECTS aan vakken, dan kun je niet op uitwisseling. 
  • Let op: begin zo snel mogelijk na je selectie met dit proces, want het kan tot zes weken duren voordat de examencommissie de vakken beoordeelt. 
  • Wij adivseren jou om goedkeuring voor een of twee extra vakken te vragen. Als een vak al volzit of je voor een vak toch geen goedkeuring krijgt, heb je nog een alternatief. 
  • Als de vakken van het volgende academisch jaar aan de partneruniversiteit nog niet bekend zijn, kun je je vakkeuze baseren op het huidige aanbod.
  • Bij je partneruniversiteit moet je ook aangeven welke vakken je tijdens je uitwisseling wil doen. Wacht niet op het besluit van de examencommissie met het aanmelden voor vakken; deze procedures moeten gelijktijdig lopen omdat je anders te laat kan zijn met het inschrijven voor vakken bij de partneruniversiteit. Als niet alle vakken worden goedgekeurd, of in het rooster blijken te overlappen, dan kun je altijd nog wijzigingen van vakken bij de examencommissie aanvragen.

• Pre-departure meetings

  Pre-departure meetings

  We organiseren informatiebijeenkomsten over de stappen die je moet ondernemen als je geselecteerd bent. Er is uitgebreid gelegenheid tot het stellen van vragen. Als je geselecteerd bent, dan krijg je een uitnodiging voor de pre-departure meeting van jouw regio. Na de meeting krijg je van ons per mail de pre-departure checklist. 

  Data pre-departure meetings:

  North America: 9th of February, 12:45-13:30

  South Africa: 16th of February, 12:45-13:30

  Oceania: 23rd of February, 12:45-13:30

  Northern & Eastern Europe: 28th of February, 12:45-13:30

  Asia: 4th of March, 12:45-13:30

  UK: 5th of March, 12:45-13:30

  Southern Europe: 14th of March, 12:45-13:30

  Egypt: 15th of March, 12:45-13:30

• Unpack Your Study Abroad Programma

  Het programma Unpack Your Study Abroad (UYSA) is ontworpen en ontwikkeld door het International Office van de VU Amsterdam, in samenwerking met het LEARN! Academie van VU Amsterdam. Het programma maakt deel uit van je uitwisselingssemester en is ontworpen volgens de Mixed Classroom-principes van de VU. Dit betekent dat het is ontwikkeld om je vermogen om succesvolle culturele aanpassingen te maken te ondersteunen en te vergroten en om je voorbereiding op je semester in het buitenland te optimaliseren.

  Het programma is verdeeld in drie fasen: voor, tijdens en na de uitwisseling. Je maakt kennis met het theoretische concept van cultuur, terwijl je tijdens de uitwisseling ook de nieuwe cultuur uit de eerste hand ervaart. Door de opdrachten voor elke fase van je uitwisseling in je e-Portfolio in te vullen, leer je hoe je op jouw ervaringen kunnen reflecteren en hoe je de in het buitenland verworven competenties bij terugkomst kunt gebruiken.

  Nadat je geselecteerd bent voor een uitwisseling, wordt je aan de UYSA Canvas pagina toegevoegd. Daar kun je ook in contact komen met andere studenten die geselecteerd zijn voor jouw bestemming.

• Beurs aanvragen

  • Als je geselecteerd bent voor een Erasmus+ uitwisseling, ontvang je in mei een e-mail van het International Office met daarin de benodigde documenten en informatie over hoe je de beurs kunt aanvragen. 
  • Als je geselecteerd bent voor een GLOBE-beurs, word je begin april per e-mail uitgenodigd deze beurs aan te vragen. 
  • Als je geselecteerd bent voor een NL Scholarship, word je begin april per e-mail uitgenodigd deze beurs aan te vragen. 

  Kijk ook naar de informatie over beurzen binnen en buiten Europa. 

• Kamer onderhuren tijdens je exchange (verdien €500!)

  De VU International Office helpt je graag om je kamer te verhuren aan een inkomende internationale VU student die net zoals jij op exchange gaat.
  Kamers zijn hard nodig in Amsterdam, daarom zijn internationale studenten erg dankbaar voor jouw bijdrage aan een fijne uitwisseling!
  
  Er zijn wel een aantal eisen waar je kamer aan dient te voldoen. Check dit dus voordat je je aanmeldt:

  • De huisbaas moet ermee akkoord gaan dat jij je kamer onderverhuurt
  • Controleer ook of je huisgenoten ermee eens zijn dat jij je kamer onderverhuurt aan een internationale student
  • De maandelijkse huurprijs dient incl. je servicekosten en eventuele andere kosten voor TV en internet te zijn
  • De kamer moet gemeubileerd en schoon zijn

  Daarnaast is het mogelijk om je wensen met betrekking tot de onderverhuurder aan te geven (bijvoorbeeld geslacht en leeftijd).

  Meld je aan via het aanmeldformulier vóór 1 mei 2023. Als je succesvol je kamer onderverhuurt aan een internationale student, dan krijg je een bonus van €500 van het International Office!
  
  Bij vragen graag mailen naar studentaccommodation@vu.nl.

• OV-vergoeding en DUO uitwonenden beurs aanvragen

  Verblijf in het buitenland

  Bij verblijf in het buitenland vanwege je opleiding, bijvoorbeeld een stage uitwisseling, kun je een OV-vergoeding en uitwonenden beurs aanvragen bij DUO ter vervanging van het studentenreisproduct. Meestal kun je de OV-vergoeding en de uitwonenden beurs met één document aanvragen. Ga voor het aanvragen naar www.duo.nl. Je hebt voor je aanvraag een ondertekende Verklaring onderwijsinstelling nodig. Je kunt dit formulier door de Studentenbalie laten ondertekenen (per mail of bij de balie).

  Je kunt de Verklaring Onderwijsinstelling pas laten ondertekenen bij de Studentenbalie als je volledig ingeschreven staat voor het studiejaar waarin het buitenlandverblijf plaatsvindt. Ga je dus in studiejaar 2024-2025 naar het buitenland? Maak dan zo snel mogelijk je inschrijving rond (incl. betaling van het collegegeld). Wanneer je bericht krijgt van Studielink dat je inschrijving compleet is, kun je het formulier laten ondertekenen. Je kan door de Studentenbalie eventueel gevraagd worden naar een bewijs dat je voor je studie/stage naar het buitenland gaat.

• Tijdens uitwisseling: in geval van crisis

  Zie de richtlijnen: International policy in case of crisis.