Welkom bij de VU - voor externe medewerkers

Algemene informatie

• Digitale werkplek

  Als externe medewerker bij de VU heb je toegang tot een digitale werkplek. Meer informatie over de toegang tot deze werkplek vind je op deze IT-pagina.

• Hoe werkt VU.nl

  Op VU.nl is alle informatie te vinden die je nodig hebt. Startpunt voor jou als medewerker op VU.nl is jouw persoonlijke dashboard. Heb je jouw weg op je dashboard nog niet goed gevonden? Dan kan de uitleg op deze pagina helpen.

• Hybride werken

  De VU faciliteert hybride werken voor alle medewerkers die een deel van hun werk thuis of op een andere locatie kunnen doen. Je maakt hierover afspraken met jouw leidinggevende / opdrachtgever bij de VU. 

• Sociale veiligheid en gedragscode bij de VU

  Vanuit de kernwaarden van de VU is een sociaal veilig werk- en studieklimaat essentieel, waarbij we op een respectvolle wijze met elkaar omgaan. De VU Gedragscode en alle daaronder vallende regelingen zijn hiervoor richtinggevend. Loop je onverhoopt tegen een probleem aan in je werksituatie, dan wil de VU graag dat ook jij als externe medewerker je weg vindt naar de juiste persoon of het juiste loket. Op de pagina Hulp, steun en advies kun je zien bij welk loket je je het beste kunt melden.

  Vanuit een ander veiligheidsperspectief draagt de VU zorg voor een veilige en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. De bepalingen daarvoor zijn beschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ga jij met vertrouwelijke gegevens en/of persoonsgegevens werken, dan dien jij je ook te houden aan deze bepalingen. We vragen je deze informatie tot je te nemen.

  De VU geeft medewerkers toegang tot haar ICT-voorzieningen zoals computers, internet, e-mail en andere applicaties. Dat geldt ook voor jou als externe. Om de veiligheid in dat opzicht te waarborgen gelden de gedragsregels zoals in het Reglement ICT-voorzieningen voor medewerkers Vrije Universiteit Amsterdam zijn beschreven. Ook hier vragen we je dringend om deze informatie tot je te nemen.

• Regeling Kennisexploitatie VU

  Krijg je als externe te maken met de exploitatie van de resultaten van onderwijs, onderzoek en patiëntenzorg, dan geldt daar een juridisch kader voor. Dit kader is te vinden in de Regeling Kennisexploitatie VU. Hierin staat hoe je moet handelen bij mogelijke aanspraken op:

  • intellectuele eigendomsrechten
  • de exploitatie van onderzoeksresultaten en de verdeling van inkomsten uit die rechten
  • de handelwijze bij publicatie van beschermbare vindingen
  • de participatie in nieuwe (spin-off) bedrijven

  Voor vragen kun je terecht bij Innovation Exchange Amsterdam (IXA).

Belangrijke self services voor externe medewerkers

• Nevenwerkzaamheden (alleen voor bijzonder hoogleraren)

  De sectorale regeling Nevenwerkzaamheden is ook van toepassing op bijzonder hoogleraren. Zij worden bij de VU geregistreerd als externe medewerkers, omdat bijzonder hoogleraren geen dienstverband met de VU hebben. 

  In de regel heeft een bijzonder hoogleraar elders een hoofdaanstelling. Deze ‘hoofdtaak elders’ valt onder de sectorale regeling Nevenwerkzaamheden. Dat is de reden waarom deze ‘hoofdtaak elders’ door de bijzonder hoogleraar geregistreerd moet worden als nevenwerkzaamheden via de self service, ongeacht of deze ‘hoofdtaak elders’ wordt beschouwd als primaire baan. 

  Daarnaast kan het zijn dat de bijzonder hoogleraar ook nog andere nevenwerkzaamheden heeft. Daarvoor geldt hetzelfde: deze moeten vanuit de sectorale regeling ook gemeld en na akkoord van de leidinggevende bij de VU door de bijzonder hoogleraar worden geregistreerd via de self service.

• Tijdschrijven

  Het kan zijn dat je voor jouw werkzaamheden gevraagd wordt om tijd te schrijven in het systeem van de VU. Alle informatie, inclusief in welke self service je dat moet doen, is beschreven op de pagina Tijdschrijven.

• Declareren

  In specifieke gevallen kan een externe op persoonlijke titel een onkostenvergoeding declareren bij de VU. Daartoe is een speciaal formulier beschikbaar.

• Verlengen en inzien werkorder

  Twee maanden voor afloop van jouw overeenkomst ontvang je een notificatie in je VU-mail over de naderende einddatum. Heb je een niet-Nederlandse nationaliteit, dan is dit 3 maanden voor afloop. Jouw VU-leidinggevende / opdrachtgever ontvangt deze notificatie ook. 

  Ga met jouw VU-leidinggevende / opdrachtgever in contact of jouw overeenkomst verlengd moet worden of afloopt. Als het afloopt, dan gebeurt dat automatisch. Wordt jouw overeenkomst verlengd, dan voer je zelf de verlenging in via de self service Overeenkomst externe medewerker. Je komt op de pagina ‘Werkorder bewerken’ waarin je alleen de einddatum wijzigt.

  Let op: ben je te laat met de verlenging, dan wordt jouw VUnetID geblokkeerd op de eerste dag na de beëindigingsdatum. Dat geldt ook voor alle toegangsrechten tot systemen en applicaties. Voer je de verlenging vervolgens alsnog in, dan moeten alle autorisaties opnieuw worden aangevraagd. Dit kost een aantal werkdagen. Dit voorkom je door tijdig jouw verlenging in te voeren.

• Ziek en beter melden

  Word je onverhoopt ziek, dan meld je dit dezelfde dag vóór 09:30 uur telefonisch bij jouw VU-leidinggevende / opdrachtgever of diens plaatsvervanger.
  
  Bespreek daarbij het volgende: 

  • de reden van het verzuim (je hoeft géén medische informatie te geven) 
  • hoe lang je verwacht dat je ziekte gaat duren 
  • het telefoonnummer waarop je te bereiken bent 
  • voor welke werkzaamheden vervanging nodig is 
  • welke afspraken er moeten worden afgezegd 

   Is er geen telefonisch contact mogelijk, dan meld je jezelf ziek per Teams, Whatsapp, sms of mail.

  Zodra je weer beter bent, dan meld je dit op dezelfde manier bij jouw VU-leidinggevende / opdrachtgever. 

• Wijzigen persoonlijke gegevens

  Als externe worden er weinig persoonlijke gegevens van je geregistreerd in het personeelsinformatiesysteem. Van de gegevens die wel verwerkt worden kan het zijn dat die op gegeven moment wijzigen. Deze wijzigingen verwerk je via de self service Persoonlijke gegevens.

• Personeelsdossier

  Voor iedere externe wordt er bij de start van de overeenkomst een personeelsdossier aangemaakt. Veelal blijft dit dossier voor externen leeg, maar soms worden er overeenkomsten en/of andere documenten in opgeslagen. Je kunt jouw personeelsdossier raadplegen via de self service Personeelsdossier inzien.

Misschien ben je hier ook naar op zoek?