Bij externe detachering kan gedacht worden aan de volgende situaties:
Bij externe detachering is het verstandig om de verhoudingen tussen de VU en die andere werkgever nader te regelen. Dat wordt door middel van het sluiten van een detacheringsovereenkomst geregeld.
De detacheringsovereenkomst is een overeenkomst tussen de VU en de andere werkgever. De werkgever bij wie de medewerker formeel in dienst is, is de detacherende partij, ook wel de uitlener genoemd. De andere werkgever is de ontvangende partij, ook wel de inlener genoemd. De gedetacheerde blijft in dienst van de uitlenende werkgever waar deze een arbeidsovereenkomst mee heeft.
In de regel stelt de uitlener de voorwaarden voor waaronder de detachering plaatsvindt en stelt ook de uiteindelijke detacheringsovereenkomst op. De medewerker hoeft geen partij te zijn bij de detacheringsovereenkomst. Voldoende is dat die de overeenkomst voor gezien tekent, zodat er duidelijkheid is over de gemaakte afspraken.
Er is een model detacheringsovereenkomst voor externe detachering die gebruikt kan worden voor de detachering van een VU-medewerker bij een andere werkgever. En zo nodig kan dit model als richtlijn dienen om een detacheringsovereenkomst die door een andere organisatie aan de VU wordt voorgelegd te beoordelen.
Niet iedere detachering is hetzelfde. Nadere afspraken tussen partijen kan verder maatwerk noodzakelijk maken.
De administratieve verwerking van deze externe detacheringen verschillen van elkaar:
Bij interne detachering gaat een medewerker tijdens zijn VU-dienstverband tijdelijk bij een andere eenheid binnen de VU werken.
Let op: een interne detachering wordt niet administratief verwerkt via de self service Start onboarding externe, maar de kosten worden via een kostenplaats van de uitlenende eenheid doorbelast aan de ontvangende eenheid.
Een model interne detacheringsovereenkomst voor interne detachering kan worden gebruikt om afspraken vast te leggen, maar is niet verplicht. Een bevestiging van de afspraken (bijvoorbeeld per mail) kan ook volstaan. Leg vervolgens de gemaakte afspraken vast in het personeelsdossier van de medewerker via de self service Document toevoegen aan een personeelsdossier.
Als de medewerker wordt gedetacheerd in het kader van re-integratie kan dit zowel intern als extern zijn. Er worden niet alleen afspraken gemaakt over de taken en verantwoordelijkheden, maar ook over de inzetbaarheid. Het oordeel van de bedrijfsarts is hierin leidend.
Als het een gedeeltelijke detachering betreft waarbij de medewerker deels werkzaam is in de eigen functie en deels elders is gedetacheerd, wordt aangeraden duidelijke afspraken te maken waar de medewerker re-integreert. Dit kan bij voorkeur voorafgaand in de detacheringsovereenkomst worden opgenomen om duidelijkheid te scheppen.
Als de medewerker arbeidsongeschikt wordt tijdens de detachering, is voor de invulling van de re-integratie het oordeel van de bedrijfsarts leidend.
Als de medewerker tijdens de detachering (tijdelijk) een andere standplaats heeft, dient de medewerker met instemming van de leidinggevende dit zelf te wijzigen. Dit gaat via de self service Mijn gegevens inzien en wijzigen. Bij Adressen > Adressen toevoegen > Afwijkende standplaats worden de adresgegevens ingevoerd. De leidinggevende geeft vervolgens in de workflow akkoord. Hiermee wordt de correcte tegemoetkoming reiskostenvergoeding woon-werkverkeer aan de medewerker uitbetaald en aan de inlener doorbelast.
Let op: na afloop van de detachering dient de medewerker deze afwijkende standplaats ook weer te verwijderen.