Tijdschrijven in het systeem (Direct regelen)

Tijdschrijven in het systeem

• Het belang van tijdschrijven

  Voor alle tijdschrijvers is het van belang dat zij tijdig en volledig hun uren schrijven en laten goedkeuren om deze goed te verwerken in de administratie en in geval van onderzoeksprojecten, subsidiabel te maken. Op deze pagina staan diverse werkinstructies en filmpjes om daarbij te ondersteunen. Wanneer er na het lezen/bekijken hiervan nog vragen zijn dan kunnen deze aan de projectcontroller van het desbetreffende project gevraagd worden.

• Goedkeurders

  Geschreven uren moeten worden goedgekeurd door de betreffende projectleider/budgethouder. Dus ook de uren op bijvoorbeeld een onderwijs WBS moeten worden goedgekeurd. Een uitzondering hierop betreft ‘faculteit management taak’ en ‘verlof externe IT’: dit zijn uren die op de eigen kostenplaats van de medewerker blijven staan en deze hoeven niet goedgekeurd te worden.

  Een goedkeurder is in eerste instantie altijd de in S4 aangewezen level 1 goedkeurder van de kostendrager. Bij een onderzoeksproject (R/0xxxxx) is dat de projectleider. Bij een andere kostendrager (H/0xxxxx) of kostenplaats is dat vaak het afdelingshoofd. Bij twijfel of onduidelijkheid raadpleeg dan bij onderzoeksprojecten de projectcontroller, voor overige kostendragers de business controller.

  Als de goedkeurder dezelfde persoon is als de tijdschrijver, gaat de goedkeuringsflow automatisch door naar de leidinggevende. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij een projectleider van een onderzoeksproject. Er dient immers altijd in functiescheiding geaccordeerd te worden.

• Tijdregistratie oproepkrachten en medewerkers die overuren schrijven via Service portal

  De tijdregistratie van oproepkrachten (MUP'ers) en medewerkers die overuren schrijven, vindt niet plaats via het tijdschrijfsysteem zoals hierboven gemeld, maar in het HR-systeem via het Service portal. Ga hiervoor naar het Service portal/Time sheet.
  
  Heb je vragen over dit onderwerp, neem contact op met de HRM Servicedesk op servicedesk.hrm@vu.nl en 020 - 59 82882 (08:30 - 12:30 uur). 

• Teambezetting voor leidinggevenden

  Met de tegel Teambezetting kunnen leidinggevenden, in het geval een medewerker uit dienst is of van afdeling is veranderd, uren van deze medewerker corrigeren en/of aanvullen. 

  Dit kunnen ze alleen doen voor medewerkers die onder hun leiding vallen / vielen. 

  Zie voor de werkinstructie: Teambezetting

• Vragen

  Wanneer er na het lezen van de werkinstructies en het bekijken van het instructiefilmpje nog vragen zijn, kun je contact opnemen met de volgende personen:

  • Vragen omtrent tijdschrijven op de afdeling: de businesscontroller en/of afdelingsmanager.
  • Vragen omtrent tijdschrijven op een onderzoeksproject: de projectcontroller van het project.
  • Vragen omtrent systeemtechnische problemen: hiervoor kunt u een ticket aanmaken bij IT in het serviceportaal. Ga naar het serviceportaal (https://services.vu.nl), klik op de tegel ‘IT’ en vervolgens op de tegel ‘Neem contact op’. Hier kunt u een formulier invullen met uw issue. De volgende link brengt u direct op de pagina van het formulier: https://services.vu.nl/esc?id=sc_cat_item&sys_id=3f1dd0320a0a0b99000a53f7604a2ef9

Misschien ben je hier ook naar op zoek?