Voor wie is het formulier bestemd?
Het online declaratieformulier voor niet-personeel is specifiek bedoeld voor personen die geen dienstverband bij de VU hebben. VU-medewerkers en ondernemers kunnen op een andere manier zaken verrekenen:
- Bent u in dienst van de VU? Dien een declaratie via HRM.
- Bent u ondernemer? Stuur een factuur.
- Bent u een proefpersoon/deelnemer in wetenschappelijk onderzoek? Neem dan contact op met uw project manager.
Wat kunt u declareren?
In de overeenkomst van opdracht die u heeft afgesloten met de VU is vastgesteld welke kosten u kunt declareren en welke niet. Neem bij twijfel eerst contact op met uw opdrachtgever.
Voor u begint
U wordt verzocht om de volgende gegevens in te dienen, zorg ervoor dat u deze paraat heeft:
- uw persoonlijke gegevens en uw bankgegevens (IBAN).
- de faculteit of dienst waarvoor u werkzaamheden verricht hebt.
- wbs element of kostenplaats. Hebt u geen kostendrager nummer ontvangen? Vraag ernaar bij uw opdrachtgever.
- de werkzaamheden die u hebt verricht of de onkosten die u hebt gemaakt.
Zonder deze gegevens kan het declaratie formulier niet worden ingediend. Bewijsstukken zoals bonnen en specificaties toevoegen in de vorm van één enkel onbeveiligd PDF bestand. Maximaal toegestane grootte van de bijlage is 3 MB. Wanneer uw PDF een vorm van beveiliging heeft, kan deze niet worden verwerkt. U kunt dit omzeilen door uw PDF naar Word te kopiëren en vervolgens uw Word-bestand als PDF bestand op te slaan. Dit nieuwe PDF bestand kan wel verwerkt worden en dit kunt u dus als bijlage toevoegen.
Formulier declaraties niet-VU personeel
Privacyverklaring declaraties niet-VU personeel
Hoe handelt de VU uw declaratie af?
Het Financieel Service Centrum (FSC) van de VU verwerkt het formulier binnen vijf werkdagen. Onvolledige of onjuist ingevulde formulieren zullen worden geweigerd. Na verwerking legt het FSC het formulier voor aan de budgethouder. Die moet zijn of haar goedkeuring geven. Als dat gebeurd is, maakt het FSC het geld over op uw bankrekening.
Opgeven bij de Belastingdienst
De VU moet opgeven bij de Belastingdienst welke werkzaamheden u verricht hebt in een bepaald jaar. Dat gebeurt via de Opgaaf uitbetaalde bedragen aan derden (IB47). De VU stuurt u ook een overzicht van deze werkzaamheden. Dat overzicht ontvangt u aan het begin van het erop volgende jaar, zodat u dat kunt gebruiken voor uw belastingaangifte. Als u enkel onkosten declareert dan doet de VU hiervan geen aangifte.
Meer weten?
Hebt u vragen over uw declaratie? Neem dan contact op met het Financieel Service Centrum. Dat kan via e-mailadres servicedesk.fsc@vu.nl en telefoon 020 - 59 83478.