Mocht je vragen hebben, spreek vooral je collega’s aan. Zij helpen je graag verder. Je vindt in dit handboek ook veel relevante informatie over het werken bij de dienst IT.
Werken bij IT betekent dat je deel uitmaakt van een groep betrokken, eigenzinnige en gedreven mensen. We werken samen aan de toekomst van de Vrije Universiteit Amsterdam. Sterker nog, met digitalisering veránderen we de vorm en inhoud van onderwijs en onderzoek.
Werken bij IT betekent opereren in een complex, vaak hectisch en uitdagend speelveld, met aandacht voor zowel ontwikkeling als beheer. Bij ons krijg je alle ruimte om initiatief te tonen en verantwoordelijkheid te nemen. We vinden het belangrijk om van elkaar te leren, altijd met de focus op resultaat.
Samen met jouw klantgerichte en vakkundige collega’s bouwen we aan een innovatieve, digitaal veilige en groene campus. Op basis van professioneel opdrachtgever- en opdrachtnemerschap ontwikkelen, beheren en leveren we IT-producten en diensten die onderwijs, onderzoek, zorg en bedrijfsvoering optimaal ondersteunen.
In de snel veranderende wereld van informatietechnologie is het namelijk onze primaire taak om studenten, onderzoekers en medewerkers van de universiteit optimaal te faciliteren. Het vergroten van het maatschappelijk belang, borging van de academische waarde en positionering van de Vrije Universiteit in de samenleving staan hierbij centraal.
We kunnen onze taak alleen volbrengen als onze medewerkers de ruimte krijgen om verantwoordelijkheid te nemen. Die ruimte is er. Dit is de plek om je ambities te realiseren.
De dienst IT is gehuisvest in het Transitorium. De naam van dit gebouw op de hoek van de De Boelelaan en de Van der Boechorststraat 1 is symbolisch en betekent doorgangshuis. Ook de diensten FCO (Facilitaire Campus Organisatie), Financiën en HRM (Human Resource Management) zetelen in het Transitorium.
VUnetID
Het VUnet-id is een gebruikersnaam met wachtwoord waarmee je toegang krijgt tot allerlei digitale services, zoals je computer en vu.nl. Meer informatie over je VUnet-id, bijvoorbeeld hoe je je wachtwoord wijzigt, vind je hier.
E-mailadres
Met het VUnet-id is ook direct jouw e-mailadres aangemaakt. Standaard is het VU e-mailadres opgebouwd als: v.v.v.v.achternaam@vu.nl. We gebruiken bij de VU een standaard VU-handtekening onder e-mails. Bekijk voorbeelden en instructies en lees je hoe je dit installeert.
VU-pas
Elke VU-medewerker heeft een toegangspas voor toegang tot specifieke afdelingen en voor het gebruik van koffieautomaten. Voor nieuwe medewerkers wordt tijdens het onboardingproces automatisch een VU-pas aangevraagd die als het goed is de eerste werkdag voor je klaar ligt. Heb je je personeelspas verloren of wil je om een andere reden een (vervangend) exemplaar aanvragen? Dien je aanvraag digitaal in bij FCO (de Facilitaire Campus Organisatie) via de Serviceportal.
Office.com
Als medewerker maak je gebruik van Microsoft Office 365, met onder andere Teams, Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Dit uitgebreide pakket is altijd en overal te gebruiken via Office.com. Via Outlook in Office kun je een representatieve foto invoeren, zodat je collega's weten met wie ze contact hebben. Heb je geen foto? Stuur dan een mail naar communicatie.it@vu.nl, dan maken we een goede foto.
Veilig inloggen
Je maakt gebruik van digitale toepassingen van de VU waarin persoonlijke of gevoelige informatie opgeslagen is of gedeeld wordt. Daarom gebruiken we naast je VUnet-id en wachtwoord een extra identificatiestap. Na inloggen word je gevraagd om je digitaal te identificeren via een app op je smartphone (tiqr) of via een zogeheten YubiKey. Meer informatie lees je hier.
Draadloos netwerk
Bij de VU is een beveiligd draadloos internet beschikbaar. Om het draadloos netwerk te configureren ga je naar vu.nl/draadloos en volg de instructies. Dit werkt voor Windows, Mac, iPhone, iPad en Android telefoons.
Ruimte reserveren
Het Transitorium heeft verschillende ruimtes die je kunt reserveren. Wil je een vergaderruimte reserveren? Dat kan via je agenda in Outlook. Klik op nieuwe vergadering->invite attendees/deelnemers uitnodigen -> ruimte-> bijvoorbeeld: TR (Hybride) Overlegruimte 2B61. Vergeet niet te kijken bij ‘scheduling assistant/plannings assistent’ in de Outlook afspraak of de zaal vrij is. Na verzending is de zaal gereserveerd.
VU-huisstijl
De huisstijl van de VU komt tot uiting in alles wat we doen en maken. In onze website, brochures, jaarverslagen, wervingsmiddelen, advertenties, bewegwijzering, en ook in persoonlijk contact via telefoon, e-mail en in ont - moetingen. Op deze pagina vind je alles wat je moet weten over de VU-huisstijl.
CAO
De werknemers van de Vrije Universiteit hebben een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht. Op deze arbeidsovereenkomst is de CAO Nederlandse Universiteiten van toepassing.
Jaargesprek
Eenmaal per jaar voeren leidinggevende en medewerker een jaar- en beoordelingsgesprek.
Vakantieinformatie
Alle informatie over opbouw vakantiedagen, collectieve vrije dagen en het aanvragen van vakantiedagen vind je hier. Stem je vakantie altijd vooraf binnen je team en met je leidinggevende af.
Ziekmelden
Ziekmelden doe je vóór 09:30 uur telefonisch bij je leiddinggevende of diens plaatsvervanger. Daarnaast registreer je de ziekmelding ook via de self service ‘Ziek en beter melden’.
Opleiding en ontwikkeling
Het volledige VU-opleidingsaanbod is te vinden via 'Opleiding en scholing'. Het opleidingsplan van IT en het bijbehorende stappenplan vind je hier.
Human Resource Management
Voor specifieke persoonlijke vragen over personeelszaken kun je terecht bij de HRM servicedesk (servicedesk.hrm@vu.nl | (020) 598 2882). De afdeling is verantwoordelijk voor de efficiënte en betrouwbare afhandeling van de personeels- en salarisadministratie, inclusief declaraties. Ook geeft de afdeling advies op het gebied van arbeidsvoorwaarden, rechtspositie en de optimale inrichting van processen. Met overige vragen en verzoeken kun je terecht bij de HR-adviseur van de dienst IT: Hannah Langen.
Woon- en werkverkeer
Alle woon-werkverkeerregelingen van de VU staan omschreven op vu.nl.
Leenfietsen
Er zijn blauwe VU-dienstfietsen die je kunt lenen. De sleutel is verkrijgbaar bij de Security Desk (kelder Hoofdgebouw). De fietsen staan in de fietsenkelder onder het Hoofdgebouw (hoofdingang).
Fietsenstallingen
Fietsenstallingen bevinden zich op de VU Campus (publiek) en onder verschillende VU-gebouwen. Om toegang te krijgen tot de ondergrondse fietsenstallingen, vraag je autorisatie aan op je VU-pas. Er zijn geen kosten aan verbonden. Overzicht ondergrondse fietsenstallingen VU Campus.
Parkeren
Er is een parkeergarage P2 VUmc onder gebouw ACTA en P3 VU Campus onder het Nieuwe Universiteitsgebouw, ingang Van der Boechorststraat. Dit is betaald parkeren. Actuele informatie vind je op parkerenbijvu.nl (tarieven, abonnementen, etc.)
Een plattegrond van de VU Campus en Amsterdam UMC - locatie UMC vind je hier.
Alarmnummers
In het geval van een calamiteit (ongeval, brand en andere calamiteiten) bel je op de VU Campus: 020 - 598 2222 of intern 22222.
IT Servicedesk
De IT Servicedesk is het meldpunt voor vragen over en problemen met het gebruik van IT-services.
servicedesk.it@vu.nl | (020) 598 0000
HRM Servicedesk
De HRM Servicedesk is het meldpunt voor algemene vragen op het gebied van personeelszaken en voor vragen over de HRM self services in VU.nl.
servicedesk.hrm@vu.nl | (020) 598 2882
FCO Servicedesk
De FCO Servicedesk is de plek waar je terecht voor het doorgeven van een storing of met vragen of klachten over de dienstverlening van de Facilitaire Campus Organisatie (FCO).
frontoffice.fco@vu.nl | (020) 598 5777
Het is belangrijk dat externe consultants op de eerste werkdag van de nieuwe maand hun uren van de maand ervoor hebben geregistreerd. De teamleider draagt de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de goedkeurder van de kostendrager deze uren op de tweede werkdag van de maand beoordeelt. Op deze wijze krijgen we inzicht in wat er wordt gefactureerd, kunnen we tijdig en correct doorbelasten en weten we binnen IT beter wat er speelt. Het is dus van belang dat jij jouw uren tijdig registreert omdat we op termijn toegaan naar een situatie waarin alléén geregistreerde en goedgekeurde uren worden uitbetaald.
Enkele tips
Instructie
Kostendrager
De inzet van externe medewerkers is soms noodzakelijk omdat bepaalde expertise binnen de dienst IT niet beschikbaar is. Desalniettemin zijn de middelen om inhuur te bekostigen beperkt. Daarom willen er in elk geval voor zorgen dat externe medewerkers zich uitsluitend richten op de taak waarvoor zij in eerste instantie zijn aangetrokken. Dat betekent dat een medewerker alleen een actueel tarief voor bepaalde kostendragers heeft. Het is in SAP niet mogelijk om op andere kostendragers te schrijven. Het koppelen van een andere kostendrager aan een medewerker loopt via het afdelingshoofd.
Voor de medewerkers die nog met de G-schijf (groepsschijf) hebben gewerkt: de archiefdata van de G-schijf is gemigreerd naar een tijdelijke archiefoplossing, de 'archief-ijskast'. Hier vind je een handleiding over hoe je toegang krijgt tot de archief-ijskast.
Copyright © 2025 - Vrije Universiteit Amsterdam