Opleiding voor medewerkers: de regels en vergoedingen

Er zijn 3 varianten met ieder eigen bepalingen en procedures

• A - Opleiding die noodzakelijk en/of functiegericht is

  Reden opleiding = Reden A: een opleiding die noodzakelijk is voor een goede invulling van jouw huidige of toekomstige functie.

  Het kan ook zijn dat het initiatief bij je leidinggevende ligt en je leidinggevende jou opdraagt een opleiding te volgen. Ook dan bespreek je samen welke opleiding het betreft en zet je de hierboven genoemde zaken op een rij.

  De kosten van de opleiding worden volledig door de VU vergoed. Uitgangspunt is dat je de opleiding onder werktijd volgt.

  Houd er rekening mee dat de opdracht tot of de toestemming om een opleiding te volgen mede afhankelijk is van het beschikbare opleidingsbudget van de eenheid. Ook overwegingen van bedrijfsbelang kunnen een rol spelen.

  De aanvraag van een opleiding via de self service

  Als je met je leidinggevende overeenstemming hebt bereikt over de opleiding, dan start je zelf de opleidingsaanvraag in de self service Opleiding & Ontwikkeling op via de blauwe button 'Direct regelen' op deze pagina. Je komt op de Serviceportal waar je vervolgens weer op 'Direct regelen' klikt om in het Learning Management System (LMS) te komen. Je gaat naar 'Mijn administratie' en kiest voor 'Aanvragen externe opleiding’.  

  De opleiding is noodzakelijk of in elk geval gericht op  je huidige of een toekomstige functie, dus kies je bij ‘Reden opleiding’ (veld B.11) voor optie A.

  De aanvraag gaat ter accordering naar jouw leidinggevende en vervolgens naar de HR-adviseur. Als je leidinggevende akkoord is kun je je inschrijven bij het opleidingsinstituut dat de opleiding verzorgt.

  Kosten van de opleiding en factuur

  De kosten van de opleiding worden door de VU vergoed. Zie voor een specificatie van de kosten en overige faciliteiten de regeling Opleidingsfaciliteiten.

  Bij het opleidingsinstituut geef je aan dat de factuur digitaal in pdf-formaat naar de VU gestuurd moet worden (en in cc aan jou). Het e-mailadres dat daarvoor gebruikt wordt is: invoice@vu.nl. Vraag zelf om een kopie van de factuur zodat je die beschikbaar hebt als er vanuit de VU vragen over de factuur zijn.

  In de factuur moet ook de juiste doorbelastingscode van de VU aangegeven worden. Jouw leidinggevende kan aangeven wat de juiste doorbelastingscode is. Dat kan een ordernummer, een kostenplaatsnummer of een WBS-element zijn.

• B - Opleiding die bijdraagt aan loopbaanontwikkeling

  Reden opleiding = Reden B een opleiding die niet noodzakelijk is voor je functie, maar bijdraagt aan jouw loopbaanontwikkeling en inzetbaarheid.

  Wanneer je een opleiding wilt gaan volgen die niet noodzakelijk is voor je werk en ook niet direct gericht is op je huidige of een toekomstige functie bij de VU maar die kan bijdragen aan je loopbaanontwikkeling en inzetbaarheid, vergoedt de VU 50% van de kosten van deze opleiding.Je volgt de opleiding in beginsel in eigen tijd.

  Houd er rekening mee dat de toestemming om een dergelijke opleiding te volgen mede afhankelijk is van het aantal door jou reeds gevolgde opleidingen, de kosten van de opleiding en het beschikbare opleidingsbudget van de eenheid. Ook overwegingen van bedrijfsbelang kunnen een rol spelen.

  De aanvraag van een opleiding via de self service

  Als je met je leidinggevende overeenstemming hebt bereikt over de opleiding, dan start je zelf de opleidingsaanvraag in de self service Opleiding & Ontwikkeling op via de blauwe button 'Direct regelen' op deze pagina. Je komt op de Serviceportal waar je vervolgens weer op 'Direct regelen' klikt om in het Learning Management System (LMS) te komen. Je gaat naar 'Mijn administratie' en kiest voor 'Aanvragen externe opleiding’.  

  Voor een opleiding die bijdraagt aan de loopbaanontwikkeling kies je bij ‘Reden opleiding’ (veld B.11) voor optie B.

  De aanvraag gaat ter accordering naar jouw leidinggevende en vervolgens naar de HR-adviseur. Als je leidinggevende akkoord is kun je je inschrijven bij het opleidingsinstituut dat de opleiding verzorgt.  

  Betaling van de opleiding en factuur 

  De kosten van deze opleiding worden voor 50% door de VU vergoed. Zie voor een specificatie van de kosten, overige faciliteiten en voorwaarden de regeling Opleidingsfaciliteiten. Je sluit zelf een overeenkomst met het opleidingsinstituut en je betaalt de hele factuur. Het deel dat de VU niet vergoedt is jouw eigen bijdrage. Het deel dat de VU wel vergoedt kun je vervolgens als onkostendeclaratie via de self service Onkosten declareren (geen dienstreis) declareren. Daarbij is het verplicht om de factuur van het opleidingsinstituut in pdf-formaat te uploaden.

  Als de onkostendeclaratie voor de 10de van de maand geheel is verwerkt (dus inclusief het akkoord van de leidinggevende/budgethouder), wordt het nettobedrag rond de 24ste van de maand op jouw bankrekening bijgeschreven.

  Terugbetalingsverplichting en verrekening met transitievergoeding

  Op deze opleidingsvariant is een terugbetalingsregeling van toepassing die is opgenomen in artikel 8 van de regeling Opleidingsfaciliteiten. Terugbetaling is bijvoorbeeld aan de orde als je je arbeidsovereenkomst zelf opzegt voordat je de opleiding hebt afgerond of binnen 2 jaar nadat je deze hebt afgerond.

  Als de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd of niet wordt voortgezet op initiatief van de VU en er bestaat recht op een transitievergoeding, dan wordt het door de VU betaalde deel van de opleidingskosten verrekend met de transitievergoeding. Dit geldt alleen voor kosten die binnen 3 jaar voor het einde van de arbeidsovereenkomst zijn gemaakt. Het is belangrijk dat je hiervan op de hoogte bent voordat je de opleiding aanvraagt, want met het aanvragen van de opleiding geef je hiervoor toestemming.

  Fiscaal vriendelijk uitruilen via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden

  Je kunt je eigen bijdrage desgewenst via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden fiscaal vriendelijk uitruilen naar een kostenvergoeding. Dat doe je via de self service Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Ook hierbij is het nodig dat je de factuur van het opleidingsinstituut als bijlage in pdf-formaat toevoegt.

• C - Opleiding in het kader van werk-naar-werkbegeleiding

  Reden opleiding = reden C een opleiding die in het kader is van werk-naar-werkbegeleiding en bijdraagt tot het voorkomen of verkorten van werkloosheid.

  Wanneer je de VU moet verlaten omdat jouw tijdelijke arbeidsovereenkomst niet wordt verlengd of op initiatief van de VU wordt beëindigd, vindt de VU het belangrijk dat je met de juiste bagage de arbeidsmarkt betreedt om zoveel mogelijk onvrijwillige werkloosheid te voorkomen. De dienst HRMAM biedt hiertoe werk-naar-werkbegeleiding, zowel aan ondersteunend als wetenschappelijk personeel.

  Om je kansen op de arbeidsmarkt te vergroten kun je ook zelf een (om)scholingsvoorstel doen. Bij het vinden van de juiste opleiding kun je advies vragen bij de HR-adviseur.

  Als je toestemming krijgt om de opleiding te volgen, worden de kosten van de opleiding door de VU vergoedt. Wanneer je bij uitdiensttreding een transitievergoeding ontvangt worden deze opleidingskosten daarmee verrekend.

  De aanvraag van een opleiding via de self service

  Als je met je leidinggevende overeenstemming hebt bereikt over de opleiding overeenkomstig de regeling opleidingsfaciliteiten, dan start je zelf de opleidingsaanvraag in de self service Opleiding & Ontwikkeling op via de blauwe button 'Direct regelen' op deze pagina. Je komt op de Serviceportal waar je vervolgens weer op 'Direct regelen' klikt om in het Learning Management System (LMS) te komen. Je gaat naar 'Mijn administratie' en kiest voor 'Aanvragen externe opleiding’.  

  Het is de bedoeling dat de opleiding bijdraagt aan het voorkomen of verkorten van werkloosheid (ook wel transitie van werk-naar-werk genoemd), dus kies je in de self service bij de ‘Reden opleiding’ (veld B.11) voor optie C.

  De aanvraag gaat ter accordering naar jouw leidinggevende en vervolgens naar de HR-adviseur. Als je leidinggevende akkoord is  is de aanvraag afgerond en kun je jezelf inschrijven bij het opleidingsinstituut dat de opleiding verzorgt.   

  Factuur en betaling van de opleiding

  Bij het opleidingsinstituut geef je aan dat de factuur digitaal in pdf-formaat naar de VU gestuurd moet worden. Het e-mailadres dat daarvoor gebruikt wordt is: invoice@vu.nl. Vraag zelf ook om een kopie zodat je deze bij de hand hebt als er vragen over komen.  

  In de factuur moet ook de juiste doorbelastingscode van de VU aangegeven worden. Jouw leidinggevende kan aangeven wat de juiste doorbelastingscode is. Dat kan een ordernummer, een kostenplaatsnummer of een WBS-element zijn.

  De transitievergoeding

  Als je tijdelijke arbeidsovereenkomst niet wordt verlengd of je krijgt ontslag, dan kom je waarschijnlijk in aanmerking voor een transitievergoeding. Deze transitievergoeding kun je bijvoorbeeld gebruiken voor scholing om de overstap naar een andere baan makkelijker te maken.

  Wanneer je tijdens je dienstverband al (opleidings)kosten maakt gericht op het verkrijgen van een functie buiten de VU of gericht op het voorkomen of verkorten van werkloosheid, dan worden deze opleidingskosten verrekend met de transitievergoeding.

  Het is belangrijk dat je hiervan op de hoogte bent voordat je de opleiding aanvraagt. De kosten van de opleiding worden immers verrekend met de transitievergoeding. Met de aanvraag van de opleiding geef je hiervoor dus toestemming.

  Overigens worden alleen de daadwerkelijke (opleidings)kosten die gemaakt zijn in een periode van maximaal drie jaar voor het einde van de arbeidsovereenkomst in mindering gebracht op de transitievergoeding.

Misschien ben je hier ook naar op zoek?