Ziek en beter melden - informatie voor de medewerker

• Opname van vakantie tijdens langdurige ziekte

  Tijdens langdurige ziekte neem je in overleg met je leidinggevende vakantie op. Langdurig zieken (> 6 weken) moeten wettelijk minstens 4 werkweken per jaar vakantie opnemen. De uren worden opgenomen conform het rooster. Als je bijv. 36 uur per week werkte, dien je minimaal 4x36 uren op te nemen. De leidinggevende ziet erop toe dat er daadwerkelijk vakantie wordt opgenomen.

  Ook de deeltijd medewerker die ziek is, is verplicht vakantie-uren op te nemen. Dit betreft de uren die volgens diens rooster normaliter zou werken als de medewerker niet ziek zou zijn.

  Je registreert vooraf je vakantieperiode via de self service Vakantie aanvragen, wijzigen en vakantiekaart inzien. Indien er een loonkorting van toepassing is, geef je deze vakantieperiode na terugkomst ook door aan de HRM Servicedesk, zodat de loonkorting tijdelijk wordt opgeheven.

  Alleen als het medisch niet mogelijk is om van vakantie te genieten, is het opnemen van vakantie-uren geen verplichting. Dat is in zijn algemeenheid slechts het geval als de medewerker aan bed gebonden is of opgenomen is in een ziekenhuis. De leidinggevende vraagt de bedrijfsarts hierover advies.

• Ziekte door zwangerschap, bevalling of orgaandonatie

  Bij verzuim dat gerelateerd is aan zwangerschap (zowel voor als na het zwangerschapsverlof) heeft de VU recht op een uitkering van het UWV, ter compensatie van het salaris.

  Bij je ziekmelding kun je aangeven dat er sprake is van een vangnetsituatie (ziekte als gevolg van zwangerschap, bevalling of orgaandonatie).

  De HRM Servicedesk kan dan de uitkering bij het UWV aanvragen.

• Ziekte door ongeval

  Als je ziek bent als gevolg van een ongeval dat door derden is veroorzaakt, bel dan met de HRM Servicedesk, telefoon: 020 59 82 882 voor informatie over verhaalsrecht, loonschade en persoonlijke schade of voor het melden van een ongeval.

• Wie zijn er betrokken bij het proces rond ziek en beter

  De volgende actoren zijn betrokken bij het proces rond ziek en beter. 

  • Leidinggevende
    Je leidinggevende is eindverantwoordelijk voor het re-integratietraject en maakt met jou afspraken over de re-integratie.
  • Zieke medewerker
    Je bent medeverantwoordelijk voor je eigen re-integratietraject en maakt met je leidinggevende afspraken over de re-integratie.
  • HR-adviseur
    De HR-adviseur ondersteunt en adviseert bij personele kwesties zoals arbeidsongeschiktheid  
  • Verzuimadviseur
    De Verzuimadviseur ondersteunt de leidinggevende bij langdurig verzuim en is vraagbaak voor medewerkers en HR-adviseurs.
  • Bedrijfsarts
    Waarvoor kun je terecht bij de bedrijfsarts?
  • UWV
    Het UWV beoordeelt de re-integratie-inspanningen van werkgever en werknemer en geeft een beslissing over de mate van arbeidsongeschiktheid na 104 weken. Ook kun je bij het UWV terecht voor als je vragen hebt over de re-integratie of als de re-integratie vastloopt (deskundigenoordeel)
  • Arbeidsdeskundige
    Een arbeidsdeskundige bepaalt wat voor soort werk of werkzaamheden je nog kunt doen. De arbeidsdeskundige bepaalt dat aan de hand van de beperkingen/mogelijkheden die een bedrijfsarts of een verzekeringsarts van het UWV vaststelt als gevolg van je medische toestand. De arbeidsdeskundige kan dus zowel iemand zijn die de bedrijfsarts inschakelt als iemand vanuit het UWV.
  • Verzekeringsarts
    De verzekeringsarts bij het UWV beoordeelt welke beperkingen je als gevolg van je medische toestand hebt en of in hoeverre je met je beperking kunt werken.
    De verzekeringsartsen bij UWV hebben verzekeringsgeneeskunde gestudeerd. Dit is een specialisme binnen de geneeskunde.

• Second opinion en deskundigenoordeel

  Als je het niet eens bent met het advies van de bedrijfsarts kun je een second opinion vragen bij een andere bedrijfsarts die niet werkzaam is binnen de VU arbodienst. Tijdens een second opinion raadpleeg je een andere dan de eigen bedrijfsarts, met betrekking tot het advies van de bedrijfsarts, de begeleiding van het ziekteverzuim of betreft een consultatie met betrekking tot werk gerelateerde gezondheidskundige vraagstukken.  

  Vraag je bedrijfsarts om meer informatie als je een second opinion wilt aanvragen.

  De re-integratie is een zaak tussen jou en je leidinggevende. Het UWV heeft hier normaal gesproken geen rol in. Maar soms loopt de re-integratie vast en kom je er niet meer uit met je leidinggevende. Je kunt dan advies vragen aan je HR-adviseur of iemand anders binnen of buiten de VU. Je kunt ook aan het UWV vragen om een onafhankelijk en deskundig oordeel over de situatie. De kosten zijn voor rekening van de medewerker.  

• Privacy

  • Iedereen heeft recht op privacy. Dit geldt in het bijzonder voor medische gegevens. Het is wettelijk niet toegestaan dat je leidinggevende of HR-adviseur bij jou informeert naar de precieze aard en oorzaak van je ziekte. Natuurlijk mag je als je dat wilt vrijwillig vertellen wat je mankeert aan je leidinggevende. Maar je leidinggevende mag dit niet noteren in bijvoorbeeld een mail, je personeelsdossier, of dit ongevraagd met derden bespreken.
  • Wel mag je leidinggevende naar gegevens vragen die noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen hoe het verder moet met de voortgang van het werk. Bijvoorbeeld wanneer je weer verwacht op het werk te zijn en of er nog lopende afspraken zijn waarmee iets moet gebeuren.
  • De bedrijfsarts is net als iedere arts gehouden aan het medisch beroepsgeheim, en mag dus wel vragen naar medische informatie en je medische gegevens bewaren in het medische dossier. Dit medische dossier is volledig afgeschermd. Alleen de bedrijfsarts en medewerkers van het secretariaat van de Arbodienst, die onder directe bevoegdheid van de bedrijfsarts werken, hebben toegang.
  • De bedrijfsarts zal nooit medische gegevens doorgeven aan je leidinggevende of aan de HR-adviseur.
  • De bedrijfsarts geeft op grond van de medische gegevens een oordeel over je mogelijkheden en beperkingen. Je leidinggevende bekijkt aan de hand van mogelijkheden en beperkingen samen met jou wat voor werkzaamheden je (nog) wel kan doen.

Wet verbetering poortwachter

• Je meldt je regelmatig ziek: wat kun je verwachten?

  • Wanneer je je vaker (meer dan 3 keer per jaar) ziek meldt, dan nodigt je leidinggevende je uit om een zogenaamd frequent verzuimgesprek te voeren. In dit gesprek informeert je leidinggevende bij jou wat de reden is dat je je regelmatig ziek meldt. Je leidinggevende zal hierbij niet naar medisch achtergronden vragen. Wanneer er medische redenen zijn, kan je doorverwezen worden naar de bedrijfsarts voor een persoonlijk advies. Mocht jouw verzuim gerelateerd zijn aan jouw werk, dan zoek je samen naar mogelijke oplossingen.
  • Medewerkers die gemotiveerd zijn en met plezier naar het werk gaan, melden zich minder snel ziek. Merk je dat je niet meer gemotiveerd bent en geen energie meer uit je werk haalt, dan kan het nuttig zijn om dit met je leidinggevende, je HR-adviseur of een loopbaancoach te bespreken. Frequent verzuim kan een alarmbel zijn voor dreigend langdurig verzuim. Evenals verzuim ten gevolge van rugklachten, psychische problemen en de disbalans tussen werk en privé.

• Je bent langer dan 4 weken ziek: je wordt uitgenodigd voor het spreekuur van de bedrijfsarts

  Als je langer dan 4 weken ziek bent krijg je van het secretariaat van Arbo & Milieu een uitnodiging voor het spreekuur bij de bedrijfsarts. Tenzij medische redenen in de weg staan ben je verplicht om aan de uitnodiging gehoor te geven.

  Je kunt ook zelf eerder een afspraak maken met de bedrijfsarts, bijvoorbeeld wanneer er sprake is van lage rugklachten, psychische problemen, privéproblemen en in geval van werkgerelateerd verzuim. Je leidinggevende kan ook aan de bedrijfsarts vragen om je eerder op te roepen voor het spreekuur als deze dit wenselijk acht. Door het advies van de bedrijfsarts kan mogelijk langdurig verzuim voorkomen worden of beperkt blijven. Een afspraak met de bedrijfsarts maak je via het secretariaat van de afdeling Arbo & Milieu.

  De bedrijfsarts stelt in de zesde week van je verzuim een Probleemanalyse op. In de Probleemanalyse beschrijft de bedrijfsarts de verwachte duur van het verzuim en je beperkingen en mogelijkheden zonder een medische oorzaak te noemen. Ook adviseert de bedrijfsarts over de wijze en het tempo van re-integratie. Het kan nuttig zijn van tevoren na te denken over wat je de bedrijfsarts wilt vragen en dit zo nodig op papier te zetten.

  De Probleemanalyse wordt opgeslagen in het verzuimdossier. Je kunt jouw verzuimdossier inzien via de self service Ziek en beter. Klik vervolgens op de blauwe Direct regelen-knop en ga dan naar Verzuimgeschiedenis. Onder de tab Open Poortwachter verslag (PDF) vind je jouw verzuimdossier.   

• Je bent 6 weken ziek: stopzetting vaste vergoedingen woon-werkverkeer en thuiswerken

  Als je volgens de verzuimadministratie 6 weken volledig ziek bent stopt de vaste vergoeding woon-werkverkeer en de vergoeding voor thuiswerken. De fiscale regels bepalen dat de werkgever deze vergoedingen bij volledige ziekte moet stopzetten. Dat gebeurt niet meteen, maar pas na een volle kalendermaand volgend op maand waarin je je volledig ziek hebt gemeld.

  Zodra je weer gedeeltelijk of volledig kunt werken, dan vul je direct een nieuwe reisverklaring in. Vul daarbij als ingangsdatum de eerste dag van de aankomende kalendermaand in. Geef in deze reisverklaring aan hoeveel dagen je gemiddeld per week verwacht te gaan reizen naar de VU. De vergoedingen worden vervolgens vanaf deze datum weer aan je uitbetaald.

  Als je in jouw herstelproces later meer dagen naar de VU gaat reizen, dan vul je een nieuwe reisverklaring in om dit aan te passen. De ingangsdatum is hierbij ook weer de eerste dag van de aankomende kalendermaand. Hetzelfde geldt voor de situatie als je onverhoopt een terugval hebt in je herstel en minder kunt werken.

  De fiscale bepaling wordt in onderstaand praktijkvoorbeeld uitgelegd:

  1. Je wordt 100% ziek op 5 september
  2. De gehele maand september en oktober ontvang je nog de vergoedingen voor woon-werkverkeer en thuiswerken
  3. Per 1 november worden deze vergoedingen automatisch stopgezet
  4. Je gaat per 5 januari weer gedeeltelijk of volledig werken
  5. Je vult per de eerste van de volgende kalendermaand een nieuwe reisverklaring in, dus in dit voorbeeld per 1 februari
  6. In februari krijg je weer de vergoedingen met het salaris van februari uitbetaald

• Je bent 8 weken ziek: tijd voor een Plan van Aanpak

  Binnen 2 weken na het opstellen van de Probleemanalyse maak je samen met je leidinggevende een Plan van Aanpak op. 

  In dit plan worden afspraken vastgelegd over de re-integratie, bijvoorbeeld welke werkzaamheden je gaat doen en of je werk aanpassing behoeft. Je leidinggevende neemt hiervoor initiatief. Als medewerker heb je de verantwoordelijkheid om actief mee te werken aan je re-integratie. Zo kun je nadenken over wat je nog wel kunt en met welke maatregelen of aanpassingen je je werk weer (gedeeltelijk) kunt hervatten. Hierbij kun je denken aan:

  • welke taken kan ik nog wel doen?
  • hoe kan het werk (tijdelijk) worden aangepast zodat ik het wel kan uitvoeren, bijvoorbeeld door aanpassing van de werktijden, werkplek of de inzet van voorzieningen?
  • hoe kan ik geholpen worden door bijvoorbeeld training, coaching of een andere interventie gericht op het hervatten van je werk?

  Het Plan van Aanpak wordt opgeslagen in het verzuimdossier. Je kunt jouw verzuimdossier inzien via de self service Ziek en beter. Klik vervolgens op de blauwe Direct regelen-knop en ga dan naar Verzuimgeschiedenis. Onder de tab Open Poortwachter verslag (PDF) vind je jouw verzuimdossier.   

• Je bent langer dan 8 weken ziek: houd regelmatig contact met je leidinggevende

  Ten minste elke 6 weken heb je contact met je leidinggevende over de uitvoering en eventueel de bijstelling van het Plan van Aanpak. Bespreek samen hoe de re-integratie optimaal kan plaatsvinden. Je hebt hier zelf ook een verantwoordelijkheid in. We verwachten van je dat je er alles aan doet om je herstel te bevorderen.

  Afhankelijk van hoe de re-integratie verloopt bespreek je met je leidinggevende wat er extra nodig is om de terugkeer in je functie te bewerkstelligen.

• Je bent 26 weken ziek: gevolgen voor de Flexibele werkduur

  Heb je bij de Flexibele werkduur gekozen voor de plus- of minvariant, dan wordt na een periode van 6 maanden volledige arbeidsongeschiktheid deze keuze gestopt. Je gaat dan terug naar het aantal uren dat standaard hoort bij de omvang van jouw dienstverband. Voor een voltijder is dat 38 uur per week. Voor een deeltijder geldt dit naar rato. 

  Ga je weer volledig aan de slag, dan kun je de keuze voor het toepassen van de plus- of minvariant desgewenst opnieuw aanvragen door de HRM Servicedesk een mail (met een cc aan je leidinggevende) te sturen.

• Je bent 46 weken ziek: evaluatie van de re-integratie

  In week 42 van je verzuim moet de VU het UWV hierover inlichten. Als je 46 weken ziek bent stuurt het UWV je vervolgens een brief met het verzoek om samen met je leidinggevende de re-integratie te evalueren. Voorafgaand aan deze eerstejaarsevaluatie kan de bedrijfsarts gevraagd worden om een inzetbaarheidsprofiel op te stellen, waarin je actuele belastbaarheid wordt weergegeven. Ook kan een arbeidsdeskundige gevraagd worden om te adviseren over je mogelijkheden om terug te keren in je huidige functie en of er wellicht aanpassingen mogelijk zijn die de re-integratie bespoedigen, binnen of buiten de VU.

• Je bent 50 tot 52 weken ziek: opstellen van een eerstejaarsevaluatie

  In de eerstejaarsevaluatie bespreek je samen met je leidinggevende wat er in het eerste jaar aan re-integratie is gedaan en tot welke resultaten dit heeft geleid. Ook maak je vervolgafspraken voor de komende periode. Dit kan ook het moment zijn waarop gekeken gaat worden of uiteindelijk werkhervatting in de eigen functie haalbaar is. Als dat niet het geval lijkt te zijn, moet er ook gekeken worden naar andere mogelijkheden binnen de VU of eventueel buiten de VU. 

  Bij de evaluatie wordt gebruik gemaakt van het webformulier in het verzuimvolgsysteem. Dit formulier is gebaseerd op het UWV-formulier voor de eerstejaarsevaluatie en wordt in je verzuimdossier opgenomen. 

  De eerstejaarsevaluatie wordt opgeslagen in het verzuimdossier. Je kunt jouw verzuimdossier inzien via de self service Ziek en beter. Klik vervolgens op de blauwe Direct regelen-knop en ga dan naar Verzuimgeschiedenis. Onder de tab Open Poortwachter verslag (PDF) vind je jouw verzuimdossier.  

• Je bent één jaar ziek: er volgt een loonkorting

  Als je één jaar ziek bent, vindt er een korting plaats op je salaris. De korting vloeit voort uit artikel 4 van de Ziekte- en Arbeidsongeschiktheidsregeling Nederlandse Universiteiten (ZANU).  Over de uren waarop je niet werkt wordt je salaris teruggebracht naar 70%. Over de uren waarop je wel werkt behoud je je volledige salaris.

  Je ontvangt hiervan schriftelijk bericht.

• Je bent langer dan 1 jaar ziek: het Plan van Aanpak wordt regelmatig bijgesteld

  Blijf je onverhoopt langer ziek dan een jaar, dan maak je samen met je leidinggevende afspraken hoe de re-integratie voortgezet wordt in het tweede ziektejaar, welke resultaten jullie willen behalen en hoe jullie dat gaan doen. Ook word je regelmatig opgeroepen voor een bezoek aan het spreekuur van de bedrijfsarts.

• Je bent langer dan 20 maanden ziek: opstellen van een re-integratieverslag

  Ben je na 20 maanden nog niet volledig aan de slag, dan stelt je leidinggevende in overleg met jou een re-integratieverslag op. Hierin staan alle afspraken en concrete resultaten van de geplande werkhervatting.

• Je bent 88 weken ziek: UWV stuurt je informatie over de WIA-aanvraag

  Uiterlijk 2 weken voor de aanvraag van de WIA-uitkering stel je samen met je leidinggevende de eindevaluatie op. 

  Je gaat ook naar de bedrijfsarts, die een actueel oordeel opstelt. Het actueel oordeel maakt deel uit van het re-integratieverslag dat de HRM Servicedesk voor je in de UWV portal plaatst. Je stuurt zelf de medische informatie die de bedrijfsarts verstrekt naar het UWV. 

  Voordat je de WIA-aanvraag bij het UWV doet, is het van belang dat je hierover overlegt met je leidinggevende en de verzuimadviseur. Het doen van de WIA-aanvraag is een belangrijk moment en het is goed wanneer alle partijen hierin goed samenwerken en de uiterste termijnen goed in de gaten gehouden worden.

• Je bent 92 tot 104 weken ziek: UWV is aan zet

  In deze periode beoordeelt het UWV het re-integratieverslag en wordt de medewerker opgeroepen voor een bezoek aan de verzekeringsarts van het UWV. Op basis hiervan bepaalt het UWV in hoeverre de medewerker arbeidsongeschikt wordt verklaard. Idealiter neemt het UWV voor week 104 een beslissing. Bij 104 weken stopt namelijk de loondoorbetalingsverplichting voor de werkgever over de uren die je door ziekte niet werkt.

• Je bent na 104 weken nog ziek: de WIA-beslissing

  Bij 104 weken stopt de loondoorbetalingsverplichting voor de werkgever over de uren die je door ziekte niet werkt. Je krijgt nog wel 100% loon over de uren die je wel werkt. De beslissing van het UWV bepaalt of je een aanvulling op je loon van de VU krijgt of een WIA-uitkering ontvangt.

  De WIA-beslissing

  Als je volgens het UWV meer dan 35% van je laatste loon kunt verdienen, dan kom je niet in aanmerking voor een WIA-uitkering en blijf je in dienst van de VU. Je inkomen vanuit de VU wordt vanaf dat moment gebaseerd op de Ziekte- en Arbeidsongeschiktheidsregeling Nederlandse Universiteiten (ZANU).

  Bij arbeidsongeschiktheid van meer dan 35% die langer dan 104 weken duurt, is je inkomen sterk afhankelijk van de mate van arbeidsongeschiktheid, of je nog arbeid kunt verrichten en de mate waarin je daadwerkelijk arbeid verricht. Deze situatie verschilt sterk van persoon tot persoon en de informatie hierover is vaak een maatwerkbehoefte. Voor nadere informatie over deze situatie kun je terugvallen op de betrokken verzuimadviseur van de VU.

  Voorschot

  Het UWV heeft grote achterstanden en de WIA-beslissing wordt vaak pas gegeven na afloop van de loondoorbetalingsverplichting voor de werkgever. Het UWV biedt daarom een voorschot op de uitkering aan, hangende de beslissingstermijn.

  Als het UWV naar verwachting zal beslissen dat je minder dan 35% arbeidsgeschikt bent, wordt afgeraden een voorschot aan te vragen. Dat zal het geval zijn als je inmiddels een flink aantal uur weer aan het werk bent. Overleg hierover met je verzuimadviseur.

  Als je in de periode waarvoor je een voorschot aanvraagt ook nog een aantal uur werkt, dan moet je dat bij de aanvraag van het voorschot bij het UWV aangeven. Je geeft aan hoeveel uur je werkt en het loon dat je daarvoor betaald krijgt. Als je dat niet doet, ontvang je teveel voorschot en moet je dat achteraf terugbetalen aan het UWV.

• Ontslag na 104 weken ziek

  Als je na 104 weken nog ziek bent kan de VU overgaan tot ontslag. Dit geldt als je meer dan 35% arbeidsongeschiktheid bent volgens het UWV, het niet te verwachten is dat je alsnog binnen zes maanden zal herstellen en er ook geen reële herplaatsingsmogelijkheden zijn.

Misschien ben je hier ook naar op zoek?