Wijzigen arbeidsovereenkomst

Wijzigen arbeidsovereenkomst

• Tijdelijke arbeidsovereenkomst: verlengen of omzetten naar onbepaalde tijd

  Als je een tijdelijke arbeidsovereenkomst hebt en die loopt af, dan zijn er twee mogelijkheden:

  1. Verlenging arbeidsovereenkomst
     Jouw leidinggevende biedt je een verlenging aan. Op basis van de cao-aanstellingsgronden moet er echter eerst onderzocht worden of een verlenging mogelijk is. Deze gronden zijn op de pagina Nieuwe interne medewerker uitgewerkt. Als de cao nog een verlenging toestaat, dan komen jij en jouw leidinggevende vervolgens een verlenging overeen.
  2. Omzetten naar onbepaalde tijd
     Jouw leidinggevende biedt je een vast dienstverband aan. 

  Afloop van een tijdelijke arbeidsovereenkomst en de aanzegtermijn

  De leidinggevende heeft een belangrijke taak bij het in de gaten houden van de afloopdatum van medewerkers die een tijdelijke arbeidsovereenkomst hebben. Bij een tijdelijke arbeidsovereenkomst van langer dan 6 maanden geldt er volgens artikel 8.2 van de cao een aanzegtermijn: uiterlijk 1 maand voordat de arbeidsovereenkomst afloopt moet de leidinggevende de medewerker schriftelijk (per mail) laten weten of de arbeidsovereenkomst wordt verlengd of beëindigd. Bij verlenging moet de leidinggevende daarbij aangeven onder welke voorwaarden. Een mondelinge mededeling is niet afdoende.

  Om leidinggevenden en medewerkers te attenderen op het naderende einde van een tijdelijke arbeidsovereenkomst en na te denken over verlenging of ontslag, ontvangen beide 2 maanden voor afloop een notificatie uit het systeem. Bij buitenlanders is dat 3 maanden voor afloop, omdat voor deze groep vaak een werkvergunning van toepassing is die eerst verlengd moet worden bij de IND voordat de verlenging mag plaatsvinden.

  De medewerker ontvangt daarnaast 2 maanden voor afloop standaard een notificatie vanuit de werk-naar-werkbegeleiding met onder meer informatie over het aanvragen van een WW-uitkering. Dat is een wettelijke plicht. Mocht er een verlenging worden afgesproken, dan kan de medewerker deze notificatie als niet-verzonden beschouwen.

• Wijziging werktijd/rooster

  Wanneer je werktijd wijzigt, verandert daarmee ook je rooster. Het rooster is echter bepalend voor de juiste aanpassing van je vakantietegoed. Wanneer je je werktijdswijziging met je leidinggevende bespreekt, stel je daarbij ook samen het nieuwe corresponderende rooster vast. De flexibele werkduur speelt bij een werktijdswijziging ook een rol. Je huidige keuze moet je in je nieuwe werktijd verdisconteren of je komt een nieuwe keuze flexibele werkduur met je leidinggevende overeen.

  Als jouw werktijd/rooster structureel wijzigt en daarbij jouw reispatroon structureel verandert, pas dan ook je reisverklaring aan. 

  Wil je alleen een wijziging doorvoeren van je keuze Flexibele werkduur zonder dat daarbij je werktijdsfactor wijzigt, dan pas je enkel jouw rooster aan.

  Tijdelijke wijziging

  Je werktijd kan ook tijdelijk wijzigen. Daarbij is het van belang dat je in een vroeg stadium met je leidinggevende de ingangsdatum en einddatum vaststelt van je tijdelijke uitbreiding of vermindering van je werktijd. Heb je akkoord gekregen van je leidinggevende, dan voer je via de self service twee wijzigingen door. 

  Eerste wijziging

  In de eerste wijziging voer je de volgende gegevens in:

  • de ingangsdatum (dat is de afgesproken startdatum van de uitbreiding of vermindering van je werktijd)
  • je nieuwe werktijd
  • het nieuwe aantal werkdagen
  • het rooster behorende bij je nieuwe werktijd

  Jouw leidinggevende ontvangt vervolgens een taak om deze wijziging goed te keuren.

  Tweede wijziging

  De tweede wijziging (de terugkeer naar je oude werktijd en rooster) kun je pas indienen nadat je leidinggevende de taak voor de eerste wijziging heeft goedgekeurd. De tweede wijziging is noodzakelijk: je wilt immers voorkomen dat je na afloop van een tijdelijke uitbreiding anders teveel salaris blijft ontvangen dat je uiteindelijk moet terugbetalen of dat je bij de afloop van een tijdelijke vermindering juist te weinig salaris ontvangt.
  
  Regel daarom dat je leidinggevende je laat weten wanneer deze de goedkeuring voor de eerste wijziging via de taak heeft uitgevoerd, zodat je meteen daarna de tweede wijziging kunt invoeren. De begindatum van deze tweede wijziging is de datum waarop je oude werktijd herleeft. Je zet dan je werktijd, het aantal werkdagen en je rooster terug naar de oude situatie. Deze tweede wijziging wordt ook goedgekeurd door je leidinggevende via een nieuwe taak.

  Let op dat een tijdelijke wijziging van je werktijd meestal ook een tijdelijke aanpassing vergt van je reisverklaring en daarmee ook van invloed is op je thuiswerkvergoeding. Controleer dus ook je reisverklaring en pas die indien nodig aan voor de periode van je tijdelijke werktijdswijziging. Vergeet daarna niet je reisverklaring terug te zetten naar de oude situatie.

  Een tijdelijke wijziging van je werktijd heeft ook gevolgen voor de opbouw van je vakantietegoed. Dit gebeurt automatisch en zie je terug op je vakantiekaart.

• Wijziging functie

  De functie die je uitoefent is vastgesteld volgens het universitair systeem van functieordening en -waardering, Universitair Functieordenen (UFO) genaamd. Wanneer je takenpakket in de loop van de tijd wordt aangepast of uitgebreid, kan het zijn dat hierdoor je functie wijzigt. Het kan ook zijn dat je een volledig nieuwe functie krijgt bij dezelfde eenheid of dat je wordt overgeplaatst naar een andere eenheid in een soortgelijke of geheel nieuwe functie.

  Bij een functiewijziging kan er sprake zijn van overdracht van taken en kennis. Daarnaast kan het nodig zijn om autorisaties in de gebruikte systemen aan te passen.

  Intrekken autorisaties 

  Bij een functiewijziging beoordelen jij en jouw leidinggevende gezamenlijk welke autorisaties niet langer noodzakelijk zijn op basis van jouw nieuwe functie of overplaatsing. Wanneer een of meerdere autorisaties ingetrokken moeten worden om ongeautoriseerde toegang te voorkomen, dan meldt jouw leidinggevende de autorisatiewijziging aan de functioneel beheerder van de betreffende applicatie(s). In sommige gevallen wordt er in de functie gebruik gemaakt van een gedeelde mailbox. Ook hier wordt beoordeeld of jouw rechten aangepast moeten worden.   

  Voor applicaties die kritisch zijn voor de bedrijfsvoering voert functioneel beheer periodiek een controle uit op medewerkers met een functiewijziging of overplaatsing om te voorkomen dat zij onterecht toegang houden tot informatie en systemen die niet meer relevant zijn voor hun nieuwe takenpakket. 

  Kennisoverdracht

  Wanneer taken moeten worden overgedragen aan een opvolger, dan is het belangrijk dat de relevante kennis en verantwoordelijkheden op gestructureerde wijze worden overgedragen om de continuïteit van de bedrijfsprocessen te waarborgen. Jij zorgt samen met jouw leidinggevende ervoor dat deze overdracht wordt opgeslagen op een centraal punt, bijvoorbeeld in een Teams omgeving. Indien mogelijk en na afstemming met je leidinggevende voer je met jouw opvolger een overdrachtsgesprek waarin de belangrijkste processen en aandachtspunten worden doorgenomen. 

• Wijziging salaris

  Onderstaande informatie is in de regel de werkwijze binnen de organisatie hoe met salariswijzigingen wordt omgegaan, maar je kunt hier geen rechten aan ontlenen. Het bepalen van je salaris is namelijk afhankelijk van je persoonlijk functioneren en van afspraken die je hebt gemaakt met je leidinggevende. Er bestaat derhalve geen formeel uitvoeringsbeleid.

  Een wijziging van salaris gaat over het algemeen gepaard met een functiewijziging. Daarbij geldt normaliter dat je in de salarisschaal wordt ingepast die correspondeert met je nieuwe functie. Bij het kiezen van de nieuwe salaristrede wordt rekening gehouden met je ervaringsjaren. De periodiekdatum wijzigt daarbij automatisch: gerekend vanaf de ingangsdatum van de salariswijziging krijgt je automatisch 12 maanden later jouw jaarlijkse periodieke verhoging (tenzij je aan het einde van de salarisschaal komt). Deze automatische verschuiving van de periodiekdatum kan niet handmatig worden aangepast, ook niet door de HRM Servicedesk.

  Aanloopschaal

  Zit je in een aanloopschaal van je functie en heb je een positieve beoordeling op de volledige functievervulling, dan ga je over naar de salarisschaal die hoort bij jouw functie (eindschaal). In de regel ga je op gelijke salarishoogte naar je eindschaal en krijg je daar een salaristrede erbij. Jouw functie zelf wijzigt niet. 

• Eenmalige toelage, vaste toelage, extra periodiek

  Jouw leidinggevende kan je belonen wanneer er sprake is van bijzondere prestaties, uitstekende vervulling van de functie of wanneer er sprake is van een andere reden waardoor een aanvullende beloning rechtvaardig is. 

  Jouw leidinggevende heeft daarbij de keuze uit diverse instrumenten, zoals een eenmalige toelage, een vaste toelage en een extra periodiek. Zie verder de pagina Beloningsmaatregelen in verband met functioneren.

• Wijziging standplaats

  Standaard standplaatsen

  Er bestaan twee standaard standplaatsen:

  • VU-campus (voor VU- en ACTA-medewerkers)
  • AMC Meibergdreef (alleen voor ACTA-medewerkers)

  Bij indiensttreding kiest jouw leidinggevende welke standplaatsen van toepassing is. Deze standplaats wordt vervolgens geregistreerd op jouw positie.

  Als je later van standaard standplaats wijzigt, dan voert jouw leidinggevende deze wijziging door op jouw positie.

  Afwijkende standplaats

  Als er ten opzichte van de twee standaard standplaatsen met instemming van jouw leidinggevende al dan niet tijdelijk een afwijkende standplaats van toepassing is, dan wordt die niet op de positie gewijzigd, maar voer je deze afwijkende standplaats zelf in via de self service Mijn gegevens inzien en wijzigen (bij Adressen > Adressen toevoegen > Afwijkende standplaats worden de adresgegevens ingevoerd). Jouw leidinggevende geeft vervolgens in de workflow akkoord.

  Voorbeeld: een VU-medewerker werkt standaard op de VU-campus en doet een half jaar onderzoek op de TU Delft. Het adres van de TU Delft wordt dan tijdelijk de afwijkende standplaats.   

  Reiskostenvergoeding

  De vergoeding reiskosten woon-werkverkeer is gebaseerd op de afstand tussen jouw standaard standplaats (of de afwijkende standplaats) en je woonadres.

Misschien ben je hier ook naar op zoek?