Sorry! The information you are looking for is only available in Dutch.
Deze opleiding is opgeslagen in Mijn Studiekeuze.
Er is iets fout gegaan bij het uitvoeren van het verzoek.
Er is iets fout gegaan bij het uitvoeren van het verzoek.

Start onboarding nieuwe interne medewerker

Direct regelen
Laatst gewijzigd op 6 juli 2023
Een arbeidsovereenkomst wordt aangegaan voor bepaalde of onbepaalde tijd. Dit wordt ook wel aangeduid als een tijdelijke of een vaste arbeidsovereenkomst. Meestal gaat aan een vaste arbeidsovereenkomst een tijdelijke arbeidsovereenkomst vooraf. Bij een tijdelijke arbeidsovereenkomst maak je een keuze uit de verschillende cao-aanstellingsgronden.

Komt er een nieuwe interne betaalde medewerker of een betaalde stagiair in jouw team werken, dan heeft de leidinggevende daar eerst een positie voor geregeld. 

Daarna wordt de nieuwe medewerker geregistreerd met de self service Start onboarding interne medewerker. Start het proces voor indiensttreding met de blauwe knop 'Direct regelen' op deze pagina.

Als je ruim 4 weken voor de ingangsdatum de nieuwe medewerker registreert via deze self service, dan wordt een tijdige verwerking en uitbetaling in principe gegarandeerd. Een onboarding die je korter dan 4 weken voor de ingangsdatum regelt, wordt doorgaans later verwerkt en uitbetaald. Bij indiensttredingen van internationale medewerkers en externen met een niet-EU-nationaliteit geldt een termijn van 10 weken. Voor deze groep moet International Office namelijk eerst werk- en verblijfsvergunningen aanvragen voordat zij mogen afreizen naar Nederland. 

Wanneer het totale proces administratief is afgerond, kan het in zeldzame gevallen voorkomen dat de ingangsdatum gewijzigd moet worden. Zie voor verdere informatie de pagina 'Wijziging datum dienstverband'.

De verschillende cao-aanstellingsgronden worden op deze pagina uitgelegd. De bijgevoegde stroomschema’s aanstellingsgronden obp en aanstellingsgronden wp kunnen ook gebruikt worden om de keuze voor de juiste cao-contractsoort te bepalen.  

Hoofdregel bij tijdelijke arbeidsovereenkomst

De CAO Nederlandse Universiteiten kent een hoofdregel voor de duur van een tijdelijke arbeidsovereenkomsten. In specifieke situaties zijn daar uitzonderingen op mogelijk. 

In cao-artikel 2.3 lid 1 is opgenomen dat met de medewerker een dienstverband voor bepaalde tijd kan worden aangegaan. Met ingang van 1 januari 2022 geldt daarbij als uitgangspunt een maximale duur van twaalf maanden voor medewerkers in de volgende functies:

  • hoogleraar voor meer dan 0,2 fte
  • universitair docent (UD) 
  • universitair hoofddocent (UHD)  
  • alle OBP-functies (Ondersteunend en beheerspersoneel)  

Voor een arbeidsovereenkomst langer dan 6 maanden kan een proeftijd van maximaal 2 maanden afgesproken worden. 

Bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie wordt na de periode van twaalf maanden aansluitend een dienstverband voor onbepaalde tijd aangegaan.

Het dienstverband voor bepaalde tijd kan nog eenmaal voor een maximale duur van twaalf maanden worden verlengd als de geschiktheid niet kan worden vastgesteld, bijvoorbeeld vanwege ziekte, zwangerschap of arbeidsongeschiktheid. 

Uitzonderingen hoofdregel aangaan tijdelijk dienstverband

  • Uitzonderingen op de hoofdregel voor OBP (Ondersteunend en beheerspersoneel)

    In afwijking van de hoofdregel geldt dat volgens cao-artikel 2.3 lid 6 in de volgende gevallen een dienstverband voor bepaalde tijd kan worden aangegaan dat verlengd kan worden tot een maximale duur van 36 maanden:

    1. participatiemedewerkers
    2. werknemers met een dienstverband ter vervanging van een werknemer vanwege onder meer ziekte of zwangerschap
    3. dienstverbanden of verlengingen op basis van het project Nationaal Programma Onderwijs
    4. vaardigheidsdocenten die niet werkzaam zijn in het primaire proces 
    5. oproepkrachten (voorheen: MUP'ers, Medewerkers met Uitgestelde Prestatieplicht)
    6. trainees
    7. student-assistenten in het kader van de bedrijfsvoering zoals bedoeld in cao-artikel 10.1 lid 3.

      Let op: in het geval van een student-assistent die een bijdrage levert aan onderwijs en onderzoek als bedoeld in cao-artikel 10.1 lid 2 gelden volgens cao-artikel 2.4 lid 3 en 4 geen beperkingen ten aanzien van de maximale duur en het aantal dienstverbanden.

    Tijdelijke (externe) financiering

    In afwijking van de hoofdregel geldt voor OBP-functies volgens cao-artikel 2.3 lid 7 de volgende afwijkingen:

    1. OBP-functies waarbij sprake is van tijdelijke (externe) financiering of cofinanciering kunnen worden verlengd tot een maximale duur van 48 maanden
    2. OBP-functies met tijdelijke financiering op basis van projectfinanciering waarbij externe expertise vereist is, kunnen worden verlengd tot een maximale duur van 36 maanden. Hierbij moet de projectfinanciering in de arbeidsovereenkomst worden vermeld. 

  • Uitzonderingen op de hoofdregel voor WP (Wetenschappelijk Personeel)

    Hoogleraar voor meer dan 0,2 fte, universitair docent (UD) en universitair hoofddocent (UHD)

    In uitzondering op de hoofdregel geldt volgens cao-artikel 2.3 lid 4 voor de hoogleraar voor meer dan 0,2 fte, UD of UHD dat de duur van een of meer dienstverbanden voor bepaalde tijd uitgebreid kan worden tot maximaal 18 maanden. Er is geen sprake van nieuw in dienst als de betreffende medewerker al in dienst was bij de VU in een andere functie, zodat in die situatie de maximale duur van twaalf maanden geldt (vanzelfsprekend enkel als er nog geen dienstverband voor onbepaalde tijd is ontstaan).

    Alle overige WP-functies 

    Voor alle WP-functies anders dan hoogleraren voor meer dan 0,2 fte, UD en UHD (dus bijvoorbeeld docenten en onderzoekers 1 en 2) geldt in afwijking van de hoofdregel volgens cao-artikel 2.3 lid 5 dat een dienstverband voor bepaalde tijd kan worden aangegaan dat verlengd kan worden tot een maximale duur van 36 maanden.

    Enkel in de navolgende gevallen kan volgens cao-artikel 2.3 lid 5 een dienstverband voor bepaalde tijd worden aangegaan dat verlengd kan worden tot een maximale duur van 48 maanden.

    1. functies waarvan de werkzaamheden tijdelijk (extern) gefinancierd worden of waarbij sprake is van cofinanciering. De (externe) financiering of cofinanciering moet blijken uit een (project-)begroting waarin de betreffende functie wordt genoemd. Daarnaast moet de duur van het dienstverband gekoppeld zijn aan de duur van de financiering
    2. functies van onderzoekers 3 en 4 (de zogenaamde postdocs)

    Specifieke uitzonderingsfuncties 

    In afwijking van de hoofdregel geldt dat volgens cao-artikel 2.3 lid 6 in de volgende gevallen een dienstverband voor bepaalde tijd kan worden aangegaan dat verlengd kan worden tot een maximale duur van 36 maanden.

    1. participatiemedewerkers
    2. medewerkers met een dienstverband ter vervanging van een medewerker vanwege onder meer ziekte of zwangerschap
    3. dienstverbanden of verlengingen op basis van het project Nationaal Programma Onderwijs
    4. vaardigheidsdocenten die niet werkzaam zijn in het primaire proces 
    5. oproepkrachten / MUP'ers (Medewerkers met Uitgestelde Prestatieplicht)

    Promovendus

    Met een promovendus kan volgens cao-artikel 2.3 lid 8a in afwijking van de hoofdregel een dienstverband voor bepaalde tijd voor de beoogde duur van het promotietraject worden aangegaan. Op grond van cao-artikel 2.3 lid 8b kan in afwijking van voorgaande ter beoordeling van de geschiktheid van de promovendus bij de aanvang van het promotietraject eenmalig een tijdelijk dienstverband voor een termijn van maximaal 18 maanden tijd worden aangegaan.

    Tenure track

    Voor een tenure track kan in afwijking van de hoofdregel volgens cao-artikel 2.2a lid 5 één dienstverband voor een langere termijn dan 12 maanden worden afgesproken.

  • AOW-gerechtigde leeftijd

    Een dienstverband eindigt volgens cao-artikel 8.1 lid 4 van rechtswege op de dag van het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd. In uitzonderingssituaties kan de wens bestaan om al dan niet aansluitend een tijdelijke arbeidsovereenkomst aan te gaan met een AOW-gerechtigde. Daarvoor gelden de volgende afwijkende regels:

    • in afwijking van bovengenoemde hoofdregel kan er met deze medewerker volgens artikel 2.4 lid 5 zesmaal een dienstverband voor bepaalde tijd worden gesloten binnen een periode van maximaal 48 maanden
    • voor het bepalen van de maximale duur en/of het aantal opvolgende dienstverbanden worden alleen die dienstverbanden meegenomen die zijn aangegaan na het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd
    • deze nieuwe tijdelijke arbeidsovereenkomst kan direct na het eindigen van het dienstverband vanwege het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd worden aangegaan
    • de loondoorbetalingsverplichting bij ziekte is 13 weken
    • er is geen transitievergoeding verschuldigd (artikel 8.5 lid 3)
    • ZANU en BWNU zijn niet van toepassing (cao-artikel 7.2 lid 4 en 7.3 lid 5)
    • er wordt geen pensioen meer opgebouwd
    • er geldt een opzegtermijn van één maand (cao-artikel 8.1 lid 2 onder c)

    Let op: deze medewerker moet eerst op de dag van het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd met ontslag. Aansluitend dient de leidinggevende de AOW-gerechtigde via de self service Start interne medewerker te registreren via de blauwe 'Direct regelen' knop op deze pagina. 

  • Stagiairs

    Een stagiair staat als student ingeschreven bij een Nederlandse MBO-, HBO- of WO-onderwijsinstelling en voert zijn stagewerkzaamheden (al dan niet verplicht) uit in het kader van de opleiding en ontvangt daar in de regel studiepunten voor. Als de eenheid een zeker belang heeft bij de output van deze stagewerkzaamheden, is er een stagevergoeding van toepassing.

    Een betaalde stageovereenkomst is géén arbeidsovereenkomst. De CAO Nederlandse Universiteiten is dan ook niet van toepassing op stagiairs. Betaalde stagiairs krijgen geen loon (salaris) voor de verrichte werkzaamheden, maar ontvangen een stagevergoeding. Deze vergoeding voor MBO en HBO/WO studenten bedraagt respectievelijk €300 en €400 bruto per maand, ongeacht de werktijdfactor. Om deze vergoeding uit te kunnen betalen dient de leidinggevende de stagiair via de self service Start interne medewerker te registreren via de blauwe 'Direct regelen' knop op deze pagina. De stageovereenkomst eindigt van rechtswege op de overeengekomen einddatum.

Tijdelijk dienstverband aangegaan voor 1 januari 2022

In het geval een tijdelijk dienstverband is aangegaan voor 1 januari 2022 geldt dat de overgangsbepaling uit cao-artikel 2.8 of de knelpuntenregeling uit cao-artikel 2.9 toepassing is. Neem voor vragen hierover contact op met je HR-adviseur. 

Contact VU - HRM Servicedesk

servicedesk.hrm@vu.nl
Openingstijden: maandag t/m vrijdag van 8.30-17.00 uur.

020 59 82882
Openingstijden: maandag t/m vrijdag van 9.00 - 12.00 en van 13.00 - 16.00 uur.