Met een student kan een stageovereenkomst worden aangegaan als is voldaan aan een aantal voorwaarden.
Met een student kan een stageovereenkomst worden aangegaan als is voldaan aan de volgende voorwaarden:
De student moet in de regel zelf solliciteren naar een stageplaats bij de VU. Daarna wijst het afdelingshoofd van de desbetreffende afdeling bij de faculteit of dienst van de VU waar de stage plaatsvindt een medewerker van de afdeling aan als stagebegeleider. Dat wordt in overleg gedaan met de stagedocent of studiecoördinator van de opleiding. De stage van de student verloopt vervolgens onder toezicht van deze stagebegeleider.
De student en de stagebegeleider stellen vervolgens een stageprogramma op. Dat doen zij in overleg met de stagedocent of studiecoördinator. Nadat het stageprogramma is vastgesteld, stuurt de student een kopie van het stageprogramma naar de afdeling van de faculteit of dienst waar de stage wordt uitgevoerd. De leidinggevende zorgt voor opname in het digitale personeelsdossier via de self service Document toevoegen aan personeelsdossier.
Een stageovereenkomst is géén arbeidsovereenkomst. De CAO Nederlandse Universiteiten is dan ook niet van toepassing op stagiairs. Een stageovereenkomst kan alleen voor bepaalde tijd worden aangegaan. De stage wordt immers voor een bepaalde periode uitgevoerd. De mogelijkheid bestaat om de stageovereenkomst tussentijds te beëindigen.
Een stageovereenkomst wordt altijd aangegaan voor 1,0 fte. De werktijdfactor wordt administratief standaard op 1,0 fte gezet. Er is geen mogelijkheid de werktijdfactor te verlagen om bij de betaalde stageovereenkomst de stagevergoeding naar rato uit te betalen. In de stageovereenkomst kunnen wel afspraken staan over de dagen waarop de student aanwezig zal zijn en hoeveel uur per dag.
Bij de onboarding van een stagiair, ongeacht of dit een betaalde of een onbetaalde stage betreft, maakt de HRM Servicedesk een stageovereenkomst op die getekend wordt door de VU en de stagiair. Hierin staan afspraken waar de stagiair zich gedurende de stage en na afloop aan dient te houden.
In sommige gevallen maakt de onderwijsinstelling zelf ook een stageovereenkomst op. Deze zg. tripartiete stageovereenkomst is dan een overeenkomst tussen de Nederlandse onderwijsinstelling, de stage biedende organisatie (de VU) en de stagiair. De afspraken in deze overeenkomst gaan in de regel over de inhoud van de stage en de afspraken met de onderwijsinstelling. Als een tripartiete stageovereenkomst is opgemaakt, dan dient de stagiair er zelf zorg voor te dragen dat deze getekende tripartiete stageovereenkomst opgenomen wordt in het digitale personeelsdossier via de self service Document toevoegen aan personeelsdossier.
Let op: als de onderwijsinstelling haar eigen stageovereenkomst opmaakt, ontvangt de stagiair ook altijd een stageovereenkomst van de HRM Servicedesk.
De stagiair voert de stagewerkzaamheden (al dan niet verplicht) uit in het kader van de opleiding en ontvangt daar in de regel studiepunten voor. Een stage kan met of zonder stagevergoeding worden verricht.
Een betaalde stage is veelal een beroepsopleidende stage met als doel competentiegericht leren in de praktijk of een afstudeerstage waar een groter beroep op de zelfstandigheid van de student wordt gevraagd. Deze stages duren in de regel minstens enkele maanden.
De betaalde stagiair krijgt geen loon (salaris) voor de verrichte werkzaamheden, maar ontvangt een stagevergoeding. De stagevergoeding is een vaststaand bedrag en wordt niet trendmatig aangepast. Het is niet mogelijk om een gedeelte van de stagevergoeding toe te kennen, want de werktijdfactor van stagiairs is administratief vastgesteld op 1,0 fte. De betaalde stagiair wordt via de self service Start onboarding nieuwe interne medewerker ingevoerd als betaalde stagiair.
De hoogte van de maandelijkse vergoeding bedraagt:
Een onbetaalde stage betreft veelal een oriënterende stage, een zogenaamde snuffelstage die van korte duur is (een aantal dagen, hooguit een paar weken). De onbetaalde stagiair wordt via de self service Start onboarding nieuwe externe medewerker ingevoerd. Een onbetaalde stagiair wordt gezien als externe en wordt gastvrijheid verleend (soort gastvrijheid: ‘Stagiair zonder vergoeding’).
De stageovereenkomst eindigt van rechtswege op de overeengekomen einddatum.
Ook eindigt de stageovereenkomst wanneer de inschrijving van de stagiair aan de onderwijsinstelling wordt beëindigd of als de VU, de onderwijsinstelling en de stagiair instemmen met beëindiging van de stage.
In de cao zijn er afspraken gemaakt over het faciliteren van hybride werken. Medewerkers ontvangen daarom een thuiswerk- en internetvergoeding, maar oproepkrachten, student-assistenten, freelancers, beurspromovendi zonder dienstverband en stagiairs zijn uitgezonderd van deze tegemoetkoming.
Verondersteld wordt dat de stagiair een student is die beschikt over een studentenreisproduct in de vorm van een weekabonnement, waardoor er geen recht op een reiskostenvergoeding is. Er kan immers gebruik gemaakt worden van vrij vervoer.
Studenten met een weekendabonnement, studenten zonder studentreisproduct en studenten met een weekabonnement die in de zomerperiode met korting kunnen reizen (40% voor de trein en 34% voor tram, bus metro en waterbus) kunnen aanspraak maken op een tegemoetkoming in de noodzakelijk te maken reiskosten. De VU vergoedt in deze gevallen 65% van de daadwerkelijk gemaakte reiskosten woon-werkverkeer. De student is zelf verantwoordelijk voor het declareren van de gemaakte reiskosten. De declaratie dient voorzien te zijn van een declaratieoverzicht van de ov-reistransacties. Dit kan zowel met de OV chipkaart als via OV pay (in-en uitchecken met contactloze betaalpas, creditcard of mobiel).
Voorbeeld:
Als de stagiair gebruik wil maken van de faciliteiten voor de thuiswerkplek (zoals IT-apparatuur, bureau, bureaulamp), dan gaat dat in overleg met diens leidinggevende.
Gedurende de stage kan de stagiair in overleg met de leidinggevende vakantie opnemen. Uiteraard is de stagiair vrij op de collectieve vrije dagen die de VU kent. Er bestaat geen recht op vakantie, dus bij afloop of beëindigen van de stage is er geen sprake van een vakantieaanspraak.
In geval van ziekte dient de stagiair zich te houden aan de bij de VU gebruikelijke wijze om zich ziek te melden en zich te houden aan de regels die de Wet verbetering poortwachter stelt ten aanzien van ziek- en herstelmelding en -controle.
De stagevergoeding wordt gedurende de arbeidsongeschiktheid doorbetaald tot uiterlijk het tijdstip waarop de stageovereenkomst eindigt.
Als de stagiair zich niet aan deze regels houdt, dan is de VU bevoegd de stagevergoeding bij een betaalde stageovereenkomst geheel of gedeeltelijk in te houden.
De VU draagt er zorg voor dat de stagiair bij het uitvoeren van de werkzaamheden gedurende de stage verzekerd is voor ongevallen en aansprakelijkheid.
De student dient zelf in het bezit te zijn van een aansprakelijkheidsverzekering voor particulieren (AvP).
Stagiairs onder de 18 jaar zijn vaak via hun ouders verzekerd bij een zorgverzekeraar. Stagiairs van 18 jaar en ouder moeten bij aanvang van hun dienstverband beschikken over een eigen zorgverzekering.
Stagiairs die een stagevergoeding ontvangen zijn verzekerd volgens de Ziektewet en de WAJONG. Hiervoor wordt ook premie afgedragen.
Stagiairs die geen stagevergoeding ontvangen zijn verzekerd volgens de WAJONG. Hiervoor dragen zij geen premie af.
Van de stagiair wordt verwacht zich loyaal op te stellen aan de doelstelling van de VU en zich te houden aan de binnen de VU geldende regels en voorschriften met betrekking tot exploiteerbare kennis en/of intellectuele eigendomsrechten.
Buitenlandse studenten en leerlingen kunnen ook stagewerkzaamheden verrichten bij de VU. Voor buitenlandse studenten en leerlingen gelden er echter andere regels. Zie de pagina Indiensttreding internationale medewerkers voor informatie.