Wanneer je een internationale medewerker of gast wilt verwelkomen aan de VU, zijn er een aantal praktische zaken waar je aan moet denken. Zo kan het zijn dat de medewerker of gast een verblijfs- of werkvergunning nodig heeft vóór gestart kan worden met de werkzaamheden op de VU. Het International Office helpt graag bij het regelen van deze formaliteiten die onderdeel uitmaken van het onboardingsproces. Aangezien dit de nodige tijd in beslag neemt, dient de aanvraag minimaal drie maanden voor de gewenste startdatum van de medewerker of gast door het International Office te zijn ontvangen.
Lees meer over de immigratieprocedures en huisvesting mogeljikheden voor internationale medewerkers en gasten.
1. Er is vanuit positiemanagement een positie (formatieplaats) nodig. Klik hier voor meer informatie over hoe een positie wordt aangemaakt.
2. Als er een positie is, kan de nieuwe medewerker of gast worden geregistreerd via het self service portal.
Belangrijk: voeg relevante informatie toe onder de sectie “notes”
3. Zodra de medewerker of gast een niet-Nederlandse nationaliteit heeft, wordt het International Office automatisch een actor in het proces. Afhankelijk van nationaliteit, verblijfsduur en werkzaamheden, zal het International Office de medewerker of gast benaderen met informatie over de immigratieprocedure die van toepassing is.
4. Indien vereist, verzorgt het International Office de aanvraag van de benodigde vergunningen. Pas wanneer deze zijn afgegeven door de daartoe bevoegde instantie(s), mag de medewerker of gast beginnen met de werkzaamheden op de VU. Het International Office zet vervolgens de onboarding door voor verdere verwerking. Na voltooiing van het proces, ontvangt de medewerker of gast het VUnetID.
5. Voor het behandelen van de aanvraag van de medewerker/gast brengt het International Office €350 bij de eenheid in rekening.
6. Internationale medewerkers, gasten en PhD kandidaten kunnen een aanvraag indienen voor huisvesting via de International Office.
Zoals gezegd beoordeelt het International Office aan de hand van de nationaliteit, verblijfsduur en de aard van de werkzaamheden, of en zo ja welke vergunning nodig is. In het kort gelden de volgende voorwaarden:
Voor deze groep medewerkers en gasten is er geen aanvullende vergunning nodig, buiten een geldig legitimatiebewijs.
Kort verblijf; maximaal 90 dagen
Voor medewerkers en gasten die maximaal 90 dagen in Nederland verblijven, geldt dat zij - afhankelijk van de nationaliteit - in Nederland mogen verblijven in de zogenaamde ‘vrije termijn’, of een Visum Kort Verblijf nodig hebben. Indien de “vrije termijn” van toepassing is, hoeft er geen visum geregeld te worden. Een Visum Kort Verblijf kan helaas niet door het International Office worden aangevraagd, dat zal de betrokkene zelf in het land van herkomst moeten regelen. In veel gevallen is wel een tewerkstellingsvergunning (TWV) vereist, maar ook hier gelden weer een aantal uitzonderingen. Het International Office zal daarom elke aanvraag individueel beoordelen en van advies voorzien.
Lang verblijf; meer dan 90 dagen:
Voor medewerkers en gasten die langer dan 90 dagen in Nederland zullen verblijven, zal over het algemeen een immigratieprocedure bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) moeten worden gestart. Afhankelijk van de nationaliteit van de betrokkene zal dit alleen een verblijfsvergunning (inclusief TWV), of een combinatie van een inreisvisum en verblijfsvergunning (inclusief TWV) zijn. Het International Office zal elke aanvraag individueel beoordelen en de benodigde vergunningen aanvragen. Lees meer over de immigratieprocedures.
Let op: het is niet toegestaan medewerkers of gasten te laten werken zonder vergunning wanneer deze vereist is. De arbeidsinspectie kan forse boetes opleggen. Daarnaast kan het gevolgen hebben op ons erkend referentschap.
Voor meer gerichte informatie of advies neem contact op met het International Office via immigration@vu.nl. Bij vragen raadpleeg het onboardingproces voor medewerkers of neem contact op met de HRM Servicedesk via servicedesk.hrm@vu.nl.
Veel studenten willen tijdens hun studie een stage lopen. Voor internationale stagiairs gelden, net als voor internationale medewerkers en gasten, een aantal regels. Het kan zijn dat er een werkvergunning nodig is, of dat kan worden volstaan met een stage-overeenkomst. Wellicht is ook een verblijfsvergunning nodig. Wat exact van toepassing is, is onder andere afhankelijk van de nationaliteit en de verblijfsduur van de betrokkene, maar ook of de stage een onderdeel vormt van een Nederlandse of buitenlandse opleiding. Het International Office helpt graag bij het regelen van deze formaliteiten die onderdeel uitmaken van het onboardingsproces. Aangezien dit de nodige tijd in beslag neemt, dient de aanvraag minimaal drie maanden voor aanvang door het International Office te zijn ontvangen.
Lees meer over de immigratieprocedures en huisvesting mogelijkheden.
1. Er is vanuit positiemanagement een positie (formatieplaats) nodig. Lees meer informatie over hoe een positie wordt aangemaakt.
2. Als er een positie is, kan de stagiair worden geregistreerd via het self service portal. Klik hier om de onboarding te starten.
Belangrijk: voeg relevante informatie toe onder de sectie “notes”
3. Zodra de stagiair een niet-Nederlandse nationaliteit heeft, wordt het International Office automatisch toegevoegd als actor in het proces. Afhankelijk van onder andere nationaliteit en verblijfsduur, zal het International Office de stagiair benaderen met informatie over de immigratieprocedure die van toepassing is.
4. Indien vereist, verzorgt het International Office de aanvraag van de benodigde vergunningen. Pas wanneer deze zijn afgegeven door de daartoe bevoegde instantie(s), mag de stagiair beginnen met de stage op de VU. Het International Office zet vervolgens de onboarding door voor verdere verwerking. Na voltooiing van het proces, ontvangt de stagiair het VUnetID.
5. Voor het behandelen van de aanvraag van de stagiair brengt het International Office €350 bij de eenheid in rekening.
6. Internationale stagiairs kunnen een aanvraag indienen voor huisvesting via de International Office.
Let op: het is niet toegestaan een stagiair werkzaamheden te laten verrichten zonder vergunning wanneer deze vereist is. De arbeidsinspectie kan forse boetes opleggen. Daarnaast kan het gevolgen hebben op ons erkend referentschap.
Voor meer gerichte informatie of advies neem contact op met het International Office via immigration@vu.nl. Raadpleeg onze pagina over het onboardingproces of neem contact op met de HRM Servicedesk via servicedesk.hrm@vu.nl.
Internationale studenten met een non-EU nationaliteit hebben een tewerkstellingsvergunning (TWV) nodig om te mogen werken. Het International Office helpt graag bij de aanvraag hiervan wat onderdeel uitmaakt van het onboardingsproces.
Lees meer over de immigratieprocedure voor internationale medewerkers.
Belangrijk: Het duurt ongeveer twee tot drie weken om de documenten aan te leveren en te beoordelen. Na het indienen heeft het UWV een beslistermijn van vijf weken. Daarom ontvangt het International Office de aanvraag graag minimaal drie maanden voor aanvang van het dienstverband.
1. Er is vanuit positiemanagement een positie (formatieplaats) nodig. Lees meer over hoe een positie wordt aangemaakt.
2. Als er een positie is, kan de student assistent worden geregistreerd via het selfservice portaal. Start het dienstverband voor een interne medewerker te starten.
Belangrijk: voeg relevante informatie toe onder de sectie “notes”
3. Zodra de student-assistent een niet-Nederlandse nationaliteit heeft, wordt het International Office automatisch een actor in het proces. Afhankelijk van nationaliteit, verblijfsduur en werkzaamheden, zal het International Office de student-assistent benaderen met informatie over de immigratieprocedure die van toepassing is. Het International Office contacteert de student-assistent, vraagt de benodigde documenten op en dient de aanvraag in bij het UWV.
4. Indien de student-assistent van buiten de Europese Unie komt, is een tewerkstellingsvergunning (TWV) vereist. Het International Office zal de betrokken student benaderen met de relevante informatie en de aanvraag in behandeling nemen.
5. Het UWV beslist binnen vijf weken over de aanvraag. Pas nadat de TWV is afgegeven door het UWV mag de student-assistent beginnen met werken. Het International Office zet vervolgens de onboarding door voor verdere verwerking. Na voltooiing van het proces, ontvangt de student assistent het VUnetID.
6. Voor het behandelen van de aanvraag van de internationale student assistent brengt het International Office €350 bij de eenheid in rekening.
Let op: het is niet toegestaan een student assistent werkzaamheden te laten verrichten zonder TWV wanneer deze vereist is. De arbeidsinspectie kan forse boetes opleggen. Daarnaast kan het gevolgen hebben op ons erkend referentschap.
Voor meer gerichte informatie of advies neem contact op met het International Office via immigration@vu.nl. Raadpleeg onze pagina over het onboardingproces of neem contact op met de HRM Servicedesk via servicedesk.hrm@vu.nl.
Internationale gasten, medewerkers, stagiaires en promovendi kunnen via het International Office een woning aanvragen.
Internationale werknemers en gasten van buiten de EU, die voor korte of lange tijd aan de Vrije Universiteit verblijven, krijgen te maken met de Nederlandse en Europese immigratiewetgeving. Mocht u vragen hebben over immigratieprocedures voor één van jouw aankomende internationale gast of medewerkers, of bent u zelf een internationale gast of medewerker, neem dan contact op met het International Office.
Op 23 mei 2018 is in Nederland de EU Richtlijn 2016/801 geïmplementeerd. Richtlijn 2016/801 heeft betrekking op het verblijfsrecht van onderzoekers, studenten, stagiaires, vrijwilligers, scholieren en au pairs. Deze richtlijn vervangt de Richtlijnen 2005/71 (wetenschappelijk onderzoeker) en 2004/114 (studie). Nog niet alle EU-lidstaten hebben de nieuwe Richtlijn geïmplementeerd. De Richtlijn is momenteel alleen van kracht in Nederland, Duitsland, Hongarije, Luxemburg en Portugal. Het Verenigd Koninkrijk, Ierland en Denemarken hebben zich uitgesloten van deelname, evenals Zwitserland.
De Richtlijn beoogt de harmonisatie van nationale wetgeving voor wat betreft het verblijf van studenten en onderzoekers afkomstig van buiten de EU. Daarnaast vergemakkelijkt de Richtlijn de mobiliteit van deze groep binnen de EU. Veel inhoudelijke wijzigingen die in deze Richtlijn zijn opgenomen, zijn in Nederland al eerder geregeld in de nationale wet – en regelgeving, en veranderen dus niet. Studenten, onderzoekers en hun erkende referenten krijgen in Nederland vooral te maken met procedurele wijzigingen. Het is nog niet bekend hoe alle details precies in de praktijk uitgewerkt zullen worden. De IND zal daar nog informatie over verstrekken.
In de praktijk zijn er een aantal dingen die veranderen. Hieronder in het kort de belangrijkste opgesomd:
Intra-EU mobiliteit
Zoals gezegd heeft de nieuwe Richtlijn tot doel de mobiliteit van onderzoekers binnen Europa te vergroten, en zijn er twee vormen van intra EU mobiliteit mogelijk; Korte- en lange termijn mobiliteit.
Wanneer een onderzoeker in het bezit is van een vergunning binnen de Richtlijn 2016/801, is het hem toegestaan nu voor een periode van maximaal 180 dagen in een ander EU land verblijven om onderzoek te doen zolang dat is in het kader van hetzelfde onderzoeksproject. Inkomende onderzoekers hoeven in dat geval geen Nederlandse verblijfsvergunning aan te vragen. Wel moet de VU de onderzoeker aanmelden bij de IND, en toetsten op dezelfde voorwaarden als een VVR-houder. Betreft het een verblijf van langer dan 180, dan dient er wél een Nederlandse verblijfsvergunning te worden aangevraagd. In het geval van uitgaande onderzoekers, moet de VU als erkende referent, dit melden aan de IND, tenminste 30 dagen voor vertrek.
Werken door studenten
Voor studenten is het aantal uren dat zij morgen werken uitgebreid. Vanaf 23 mei 2018 mogen alle studenten (met een verblijfsvergunning of in het kader van studentenmobiliteit) maximaal 16 uur per week (of fulltime in de maanden juni, juli en augustus) werkzaamheden van bijkomende aard verrichten, mits zij beschikken over een tewerkstellingsvergunning (TWV).
Verder nog goed om te weten
Zoals gezegd is de nieuwe richtlijn nog niet in alle EU landen geïmplementeerd. De ontvangst én uitzending van onderzoekers naar EU-landen die niet tijdig de richtlijn hebben geïmplementeerd, moet gebeuren volgens de oude procedure. Daarmee is het vergelijkbaar met landen die niet onder richtlijn vallen. Een ander belangrijk punt is dat mobiliteit dus gemeld moet worden bij de IND. Het International Office kan dit alleen doen als we hiervan op de hoogte zijn, wat met name bij uitgaande mobiliteit een uitdaging is. Hoe we dit het beste kunnen regelen is onderwerp van discussie. Meer informatie volgt zodra daarover een besluit is genomen. De werkwijze voor wat betreft het aanmelden van een internationale (gast) onderzoeker bij het International Office zal niet veranderen. Aanmeldingen dienen dus twee maanden voor aanvang van het contract of gastvrijheidsovereenkomst via het online dashboard op vu.nl bij het International Office binnen te zijn.
In geval van vragen of onduidelijkheden, neem contact op met het International Office via immigration@vu.nl.
We helpen graag
Copyright © 2025 - Vrije Universiteit Amsterdam