Wanneer je een internationale medewerker of gast wilt verwelkomen aan de VU, zijn er een aantal praktische zaken waar je aan moet denken. Zo kan het zijn dat de medewerker of gast een verblijfs- of werkvergunning nodig heeft vóór hij of zij mag starten met de werkzaamheden op de VU. Het International Office helpt graag bij het regelen van deze formaliteiten. Omdat dit de nodige tijd in beslag neemt, zou het International Office de aanvraag in het online dashboard op vu.nl minimaal twee maanden voor aanvang willen ontvangen.
Hoe ga je te werk?
Meer informatie over huisvesting voor internationale gasten en medewerkers.
Zoals gezegd beoordeelt het International Office aan de hand van de nationaliteit, verblijfsduur en de aard van de werkzaamheden, of en zo ja welke vergunning nodig is. In het kort gelden de volgende voorwaarden:
Gasten/ werknemers uit EU, EER en Zwitserland:
Voor deze groep gasten en werknemers is er niets nodig.
Gasten/ werknemers van buiten de EU, EER en Zwitserland bij kort verblijf; maximaal 90 dagen:
Voor gasten/ werknemers die maximaal 90 dagen in Nederland verblijven, geldt dat zij afhankelijk van de nationaliteit in Nederland mogen verblijven in de zogenaamde ‘vrije termijn’ of een Visum Kort Verblijf nodig hebben om naar Nederland te kunnen komen. Een Visum Kort verblijf kan helaas niet door het International Office worden aangevraagd, dat zal de betrokkene zelf in het land van herkomst moeten doen. In veel gevallen is een tewerkstellingsvergunning (TWV) vereist, maar ook hier gelden weer een aantal uitzonderingen. Het International Office zal daarom de aanvraag beoordelen en van advies voorzien.
Gasten/ werknemers van buiten de EU, EER en Zwitserland bij lang verblijf; meer dan 90 dagen:
Voor gasten/ werknemers die langer dan 90 dagen in Nederland zullen verblijven, zal over het algemeen een immigratieprocedure bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) moeten worden gestart. Afhankelijk van de nationaliteit van de betrokkene zal dit alleen een verblijfsvergunning (inclusief TWV) of een combinatie van een inreisvisum en verblijfsvergunning (inclusief TWV) zijn. Het International Office zal ook hier de aanvraag beoordelen en de benodigde vergunningen aanvragen.
Ten slotte; het is niet toegestaan gasten of medewerkers te laten werken zonder vergunning wanneer deze vereist is. De arbeidsinspectie kan o.a. boetes opleggen tot 12.000 euro.
Contact
Voor meer informatie of advies kun je contact opnemen met het International Office via immigration@vu.nl, of plan een afspraak in. Voor meer informatie over het proces in E-HRM kun je contact opnemen met de HRM Servicedesk via servicedesk.hrm@vu.nl.
Veel studenten willen tijdens hun studie een stage lopen. Voor internationale stagiairs gelden, net als voor internationale medewerkers en gasten, een aantal regels. Het kan zijn dat er een werkvergunning nodig is, of dat kan worden volstaan met een stage-overeenkomst. Wellicht is ook een verblijfsvergunning nodig. Wat exact van toepassing is, is onder andere afhankelijk van de nationaliteit en de verblijfsduur van de betrokkene maar ook of de stage een onderdeel van een Nederlandse of buitenlandse opleiding vormt. Het International Office helpt graag bij het regelen van deze formaliteiten. Omdat dit de nodige tijd in beslag neemt, zou het International Office de aanvraag in het online dashboard op vu.nl minimaal twee maanden voor aanvang willen ontvangen.
Hoe werkt dit?
1. Het initiëren van de stageovereenkomst in het online dashboard op vu.nl zoals je gewend bent te doen, ongeacht nationaliteit.
2. Zodra jouw stagiair een niet-Nederlandse nationaliteit heeft, komt het International Office als actor aanbod in de E-HRM procesflow. Afhankelijk van onder andere nationaliteit en verblijfsduur, zal het International Office jouw stagiair benaderen met informatie over de immigratieprocedure die van toepassing is.
Jouw stagiaire ontvangt dan ook informatie over huisvesting.
Meer informatie over huisvesting voor internationale gasten, medewerkers, PhD’s en stagiaires vind je verder op deze pagina.
3. Indien vereist, verzorgt het International Office de aanvraag van de benodigde vergunningen. Pas wanneer deze zijn afgegeven door de daartoe bevoegde instantie(s), mag jouw stagiair beginnen met de werkzaamheden op de VU. Het International Office mag dan ook de taak in het online dashboard op vu.nl doorzetten waarna jouw stagiair het VUnet-ID ontvangt.
Ten slotte; het is niet toegestaan een stagiair te laten werken zonder vergunning wanneer deze vereist is. De arbeidsinspectie kan o.a. boetes opleggen tot 12.000 euro.
Contact
Voor meer informatie of advies kun je contact opnemen met het International Office via immigration@vu.nl, of plan een afspraak in. Voor meer informatie over het proces in E-HRM kun je contact opnemen met de HRM Servicedesk via servicedesk.hrm@vu.nl.
Internationale studenten met een non-EU nationaliteit hebben een tewerkstellingsvergunning (TWV) nodig om te mogen werken. Het International Office (IO) helpt u graag bij de aanvraag hiervan. Omdat het UWV een beslistermijn van 5 weken hanteert neemt de aanvraagprocedure de nodige tijd in beslag. Daarom ontvangen we de onboarding graag minimaal twee maanden voor aanvang van het dienstverband.
Hoe werkt dit?
Aandachtspunten bij de aanvraag van een TWV:
Let op: zonder geldige TWV is werken niet toegestaan! De arbeidsinspectie kan boetes opleggen tot €12.000.
Voor internationale stagiairs geldt aparte regelgeving, voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen.
Contact
Voor meer informatie of advies kunt u contact opnemen met het IO via immigration@vu.nl. Voor meer informatie over het proces in E-HRM kunt u contact opnemen met de HRM Servicedesk via servicedesk.hrm@vu.nl.
Via het International Office kunnen internationale gasten, medewerkers, stagiaires en PhD kandidaten huisvesting aanvragen.
Hoe werkt dit?
Short Stay huisvesting
Voor internationale gasten, medewerkers en PhD kandidaten heeft VU zogenaamde Short Stay studio’s gereserveerd bij DUWO. In deze huisvesting kan de gast, medewerker of PhD kandidaat minimaal 1 maand en maximaal 12 maanden verblijven. Er bestaat geen mogelijkheid om een verblijf in Short Stay te verlengen na deze 12 maanden, noch is het mogelijk om een nieuw Short Stay contract aan te gaan na deze 12 maanden. De Short Stay studio’s zijn bedoeld voor internationale gasten, medewerkers en PhD kandidaten die vanuit het buitenland naar VU komen en een plek nodig hebben om te landen en vanuit daar verder te zoeken naar andere accommodatie. Het overgrote deel van de huisvesting is bedoeld voor 1 persoon, daarnaast hebben we een beperkt aantal studio’s die geschikt zijn voor stellen. Voor families is het aanbod zeer beperkt en de wachttijd hiervoor kan oplopen tot meer dan 1 jaar.
Long Stay PhD huisvesting
Voor internationale PhD kandidaten die hun volledige PhD programma bij de VU volgen heeft de VU Long Stay huisvesting gereserveerd bij verschillende woningcorporaties. In dit type huisvesting kan de PhD kandidaat verblijven tijdens zijn/haar gehele PhD traject (met een maximum van 5 jaar). De gemiddelde wachttijd voor dit type huisvesting is 18 maanden, dus een groot aantal PhD kandidaten zal eerst van Short Stay huisvesting gebruik maken. Voor stellen is de gemiddelde wachttijd voor Long Stay huisvesting 24 maanden. Voor families is er geen Long Stay huisvesting beschikbaar.
Het International Office kan helaas geen accommodatie garanderen. Jouw gast, medewerker, stagiaire of PhD kandidaat wordt op een wachtlijst geplaatst en twee maanden voor de verwachte aankomstdatum zal het International Office jouw gast of medewerker informeren over de beschikbaarheid van huisvesting.
Voor meer informatie of advies over huisvesting kun je terecht op onze website of je kunt contact opnemen met het International Office via accommodation@vu.nl.
Internationale werknemers en gasten van buiten de EU, die voor korte of lange tijd aan de Vrije Universiteit verblijven, krijgen te maken met de Nederlandse en Europese immigratiewetgeving. Mocht u vragen hebben over immigratieprocedures voor één van jouw aankomende internationale gast of medewerkers, of bent u zelf een internationale gast of medewerker, neem dan contact op met het International Office.
Op 23 mei 2018 is in Nederland de EU Richtlijn 2016/801 geïmplementeerd. Richtlijn 2016/801 heeft betrekking op het verblijfsrecht van onderzoekers, studenten, stagiaires, vrijwilligers, scholieren en au pairs. Deze richtlijn vervangt de Richtlijnen 2005/71 (wetenschappelijk onderzoeker) en 2004/114 (studie). Nog niet alle EU-lidstaten hebben de nieuwe Richtlijn geïmplementeerd. De Richtlijn is momenteel alleen van kracht in Nederland, Duitsland, Hongarije, Luxemburg en Portugal. Het Verenigd Koninkrijk, Ierland en Denemarken hebben zich uitgesloten van deelname, evenals Zwitserland.
De Richtlijn beoogt de harmonisatie van nationale wetgeving voor wat betreft het verblijf van studenten en onderzoekers afkomstig van buiten de EU. Daarnaast vergemakkelijkt de Richtlijn de mobiliteit van deze groep binnen de EU. Veel inhoudelijke wijzigingen die in deze Richtlijn zijn opgenomen, zijn in Nederland al eerder geregeld in de nationale wet – en regelgeving, en veranderen dus niet. Studenten, onderzoekers en hun erkende referenten krijgen in Nederland vooral te maken met procedurele wijzigingen. Het is nog niet bekend hoe alle details precies in de praktijk uitgewerkt zullen worden. De IND zal daar nog informatie over verstrekken.
In de praktijk zijn er een aantal dingen die veranderen. Hieronder in het kort de belangrijkste opgesomd:
Intra-EU mobiliteit
Zoals gezegd heeft de nieuwe Richtlijn tot doel de mobiliteit van onderzoekers binnen Europa te vergroten, en zijn er twee vormen van intra EU mobiliteit mogelijk; Korte- en lange termijn mobiliteit.
Wanneer een onderzoeker in het bezit is van een vergunning binnen de Richtlijn 2016/801, is het hem toegestaan nu voor een periode van maximaal 180 dagen in een ander EU land verblijven om onderzoek te doen zolang dat is in het kader van hetzelfde onderzoeksproject. Inkomende onderzoekers hoeven in dat geval geen Nederlandse verblijfsvergunning aan te vragen. Wel moet de VU de onderzoeker aanmelden bij de IND, en toetsten op dezelfde voorwaarden als een VVR-houder. Betreft het een verblijf van langer dan 180, dan dient er wél een Nederlandse verblijfsvergunning te worden aangevraagd. In het geval van uitgaande onderzoekers, moet de VU als erkende referent, dit melden aan de IND, tenminste 30 dagen voor vertrek.
Werken door studenten
Voor studenten is het aantal uren dat zij morgen werken uitgebreid. Vanaf 23 mei 2018 mogen alle studenten (met een verblijfsvergunning of in het kader van studentenmobiliteit) maximaal 16 uur per week (of fulltime in de maanden juni, juli en augustus) werkzaamheden van bijkomende aard verrichten, mits zij beschikken over een tewerkstellingsvergunning (TWV).
Verder nog goed om te weten
Zoals gezegd is de nieuwe richtlijn nog niet in alle EU landen geïmplementeerd. De ontvangst én uitzending van onderzoekers naar EU-landen die niet tijdig de richtlijn hebben geïmplementeerd, moet gebeuren volgens de oude procedure. Daarmee is het vergelijkbaar met landen die niet onder richtlijn vallen. Een ander belangrijk punt is dat mobiliteit dus gemeld moet worden bij de IND. Het International Office kan dit alleen doen als we hiervan op de hoogte zijn, wat met name bij uitgaande mobiliteit een uitdaging is. Hoe we dit het beste kunnen regelen is onderwerp van discussie. Meer informatie volgt zodra daarover een besluit is genomen. De werkwijze voor wat betreft het aanmelden van een internationale (gast) onderzoeker bij het International Office zal niet veranderen. Aanmeldingen dienen dus twee maanden voor aanvang van het contract of gastvrijheidsovereenkomst via het online dashboard op vu.nl bij het International Office binnen te zijn.
In geval van vragen of onduidelijkheden, neem contact op met het International Office via immigration@vu.nl.
We helpen graag