Vakantie - informatie over aanvragen, registratie, opbouw en meer

• Vakantie-aanspraak volgens de cao

  Vakantie maakt een belangrijk onderdeel uit van de arbeidsvoorwaarden.

  Wie voltijds werkt heeft volgens hoofdstuk 4 van de cao recht op 232 uur vakantie per kalenderjaar, met behoud van bezoldiging. Sommige uren daarvan zijn collectieve vakantie-uren. Voor deeltijders wordt het aantal uren vastgesteld naar rato van de werktijdfactor. 

  Oproepkrachten hebben dezelfde vakantierechten als reguliere medewerkers, maar krijgen hun vakantie direct met hun uurloon uitbetaald. Daarom is er voor oproepkrachten geen vakantieopbouw van toepassing.

  Bij indiensttreding of ontslag in de loop van een kalenderjaar wordt het vakantietegoed berekend naar rato van de duur van het dienstverband in het betreffende kalenderjaar. In artikel 1.1 onder r van de cao, is bepaald wat onder bezoldiging wordt verstaan. Daarbij geldt dat onder de geldelijke vergoeding voor werk op ongebruikelijke werktijden en voor bereikbaarheidsdienst- en aanwezigheidsdienst wordt verstaan het bedrag dat in de 3 kalendermaanden voorafgaand aan het tijdstip van ingaan van vakantie gemiddeld aan bedoelde vergoedingen is genoten.

• Soorten vakantie-uren en vervaltermijnen op de vakantiekaart

  Soorten vakantie-uren
  Op de vakantiekaart zie je verschillende soorten vakantie staan.

  1. Wettelijke vakantie-uren
     Jaarlijks heb je een wettelijk vakantierecht van 4 keer de overeengekomen arbeidsduur per week. Bij een volledige arbeidsduur van 38 uur bedraagt het aantal wettelijke vakantie-uren per kalenderjaar 152 uren (deeltijders naar rato).
  2. Bovenwettelijke vakantie-uren
     In de cao is bepaald dat je daarnaast ook recht hebt op bovenwettelijke vakantie-uren. Per kalenderjaar zijn dat 80 uren (deeltijders naar rato). Het totaal aantal vakantie-uren bedraagt bij een volledige arbeidsduur van 38 uur per kalenderjaar dus 232 uren (deeltijders naar rato).
  3. Compensatie-uren
     Vanuit artikel 5.6 van de cao kun je gebruik maken van de Flexibele werkduur. Daarbij kun je kiezen voor de plus-, basis- of minvariant. Voor deeltijders geldt een en ander naar rato (zie cao bijlage G).
     • Kies je als voltijder voor de plusvariant, dan werk je niet 38 uur maar 40 uur per week. Met deze keuze worden er 96 uur aan jouw vakantietegoed toegevoegd. Deze uren worden op de vakantiekaart compensatie-uren genoemd en staan apart geregistreerd. 
     • Kies je als voltijder voor de basisvariant, dan werk je gewoon 38 uur per week en zie je op de vakantiekaart bij compensatie-uren een 0 staan. Er hoeft immers niets te worden gecompenseerd.
     • Kies je als voltijder voor de minvariant, dan werk je niet 38 uur maar 36 uur per week. Met deze keuze worden er 96 uur afgetrokken van het tegoed van de wettelijke vakantie-uren. Op de vakantiekaart zie je bij de compensatie-uren 96 uur met een minteken staan als bewijs dat je gekozen hebt voor de minvariant, maar deze 96 uren worden feitelijk afgetrokken van de wettelijke vakantie-uren. Deze verrekening wordt door de HRM Servicedesk periodiek uitgevoerd.
  4. Meerjarensparen
     Maak je gebruik van het Meerjaren spaarmodel conform cao-artikel 5.5, dan reserveer je voor een toekomstige langdurige, aaneengesloten verlofperiode. De reservering zie je op je vakantiekaart terug onder deze rubriek. 

  De vervaltermijnen
  Uitgangspunt is dat je het vakantietegoed opneemt in het jaar waarin de aanspraak is ontstaan. In geval er aan het einde van het kalenderjaar nog vakantie-uren resteren, dan gelden conform cao-artikel 4.7, lid 7 de volgende vervaltermijnen.

  1. Wettelijke vakantie-uren
     Eventuele resterende wettelijke vakantie-uren worden op de vakantiekaart meegenomen naar het nieuwe kalenderjaar en vervallen vervolgens na zes maanden. ‘Vervallen’ betekent hier dat het eventuele restant dan niet meer opgenomen kan worden.
  2. Bovenwettelijke vakantie-uren
     Eventuele resterende bovenwettelijke vakantie-uren worden op de vakantiekaart meegenomen naar het nieuwe kalenderjaar. Hierbij geldt dat je binnen zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is verworven een schriftelijke afspraak met jouw leidinggevende maakt over opname binnen maximaal 5 jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de aanspraak is ontstaan. In principe vervallen bovenwettelijke vakantie-uren na 5 jaar, waarbij de verjaartermijn ingaat vanaf het einde van het jaar waarin ze zijn opgebouwd. ‘Vervallen’ betekent hier dat het eventuele restant dan niet meer opgenomen kan worden.
  3. Compensatie-uren
     Eventuele resterende compensatie-uren die op 31 december van het kalenderjaar nog op de vakantiekaart resteren vervallen automatisch. ‘Vervallen’ betekent dat het eventuele restant dan niet meer opgenomen kan worden.

  Bij de vakantieopname worden door het systeem altijd eerst de vakantie-uren afgeboekt die als eerste vervallen. Dus eerst de compensatie-uren, daarna de wettelijke vakantie-uren en vervolgens de bovenwettelijke vakantie-uren. Er geldt één uitzondering: wanneer je nog een restant aan wettelijke vakantie-uren geldig tot 1 juli op de vakantiekaart hebt staan, dan wordt eerst dat tegoed aangewend omdat dat als eerste vervalt.

  Hoewel ze technisch wel zichtbaar blijven op de vakantiekaarten worden bij rapportages van vakantiesaldi eventuele resterende en reeds vervallen, inactieve vakantie-uren niet meegenomen als openstaand saldo en drukken ze daardoor niet als schuld op de balans.

  Tijdvak veranderen op je vakantiekaart voor goed overzicht saldo vakantie-uren
  Als je je vakantiekaart opent en je klikt op de blauwe link ‘Alle weergeven’ bij het onderdeel ‘Saldi’ rechtsboven, dan kom je uit op de vereenvoudigde weergave van jouw vakantiekaart. Je ziet het samengestelde beschikbare saldo aan vakantietegoed staan. Klik je vervolgens boven op de tab ‘Rekeningweergave’, dan zie je alle vakantiesoorten apart onder elkaar staan met het betreffende saldo en de toekomstige vervaltermijnen. 

  Het tijdvak staat standaard op ‘Vanaf vandaag’. Hierdoor is reeds aangevraagde vakantie in de toekomst nog niet afgetrokken van het saldo dat je ziet staan. Verander je rechts de datum naar 31 december van het huidige jaar, dan zijn ook alle aangevraagde vakantie-uren in de toekomst in mindering gebracht op het zichtbare saldo. Om dus een goed overzicht te krijgen van totaal aan vakantie-uren is het aan te bevelen om de datum op 31 december van het huidige jaar te zetten.

  Afwezigheden en feestdagen
  Als je je vakantiekaart opent en je klikt op de blauwe link ‘Alle weergeven’ bij onderdeel ‘Toekomstige vrije tijd’ rechts onderin, dan kom je op een overzicht uit met 3 tabs:

  • onder de tab ‘Alles’ staan alle toekomstige vakantie-uren, de collectieve vakantiedagen en de feestdagen
  • onder de tab ‘Afwezigheden’ staan alle toekomstige vakantie-uren en de collectieve vakantiedagen
  • onder de tab ‘Feestdagen’ staan je alle toekomstige feestdagen 

  Klik je op het filtersymbool rechts en kies je voor ‘Voorbije gebeurtenissen’, dan krijg je in 3 tabs het overzicht uit het verleden (tot 2021):  

  • onder de tab ‘Alles’ staan alle opgenomen vakantie-uren, de collectieve vakantiedagen en de feestdagen uit het verleden
  • onder de tab ‘Afwezigheden’ staan alle opgenomen vakantie-uren en de collectieve vakantiedagen uit het verleden
  • onder de tab ‘Feestdagen’ staan alle feestdagen uit het verleden

• Collectieve vakantiedagen en feestdagen

  Collectieve vakantiedagen
  Het College van Bestuur kan op grond van cao-artikel 4.7 lid 5 na overeenstemming met de werknemersorganisaties in het Lokaal Overleg maximaal 7 dagen per jaar aanwijzen als collectieve vakantiedag. De collectieve vakantiedagen worden aan het begin van ieder kalenderjaar in mindering gebracht op het tegoed dat als eerste vervalt. In de regel zijn dat de compensatie-uren. In geval je niet deelneemt aan de plusvariant van de Flexibele werkduur en daardoor geen compensatie-uren opbouwt, worden de collectieve vakantiedagen in mindering gebracht op het wettelijk vakantietegoed. Als een collectieve vakantiedag valt op een roostervrije dag, dan worden daarvoor geen uren afgeschreven.

  Feestdagen
  De feestdagen staan in cao-artikel 4.8 lid 1 vermeld en worden met behoud van bezoldiging verleend. Valt een feestdag op een dag waarop je volgens jouw rooster niet werkt (een roostervrije dag), dan wordt de betreffende feestdag niet gecompenseerd op een ander moment (of aan het vakantietegoed toegevoegd).
  
  Overzicht van de collectieve vakantiedagen en de feestdagen per kalenderjaar. 

  Religieuze feest-, gedenk- en vastendagen
  De medewerker die in verband met religieuze feest-, gedenk- en vastendagen een vrije dag wenst, dient hiertoe een vakantiedag op te nemen. Verzoeken hiertoe worden in ieder geval tot een maximum van vijf dagen per jaar ingewilligd, tenzij het dienstbelang zich hiertegen verzet.

• Flexibele werkduur

  Standaard werkt een medewerker bij een voltijds dienstverband 38 uur per week. Het salaris is ook altijd gebaseerd op een 38-urige werkweek, ongeacht de keuze die je volgens de regeling Flexibele werkduur maakt. De Flexibele werkduur is dus een werktijdenregeling.

  • Plusvariant
    Indien gekozen wordt voor een 40-urige werkweek (de plusvariant), dan worden er 96 uren aan het vakantietegoed toegevoegd in de vorm van compensatie-uren. 
  • Minvariant
    Bij keuze voor een 36-urige werkweek (de minvariant) worden er 96 uren afgetrokken van het wettelijk vakantietegoed. Bij de minvariant neem je feitelijk 2 vakantie-uren per week op. Voor deeltijders geldt een en ander naar rato (zie bijlage G CAO).

  De keuze voor de Flexibele werkduur wordt bij indiensttreding en verder bij voorkeur aan het begin van het kalenderjaar gemaakt en wordt verwerkt via de roosterkeuze. Het rooster staat in directe relatie tot de vakantieregistratie en leidt zodoende tot een correct vakantiesaldo. Bij het opnemen van een vakantiedag bepaalt jouw rooster hoeveel uur er van je vakantietegoed voor die dag wordt afgetrokken.

  Als je in afwijkende gevallen een 9-urige werkdag hebt en je wil een volledige vakantiedag opnemen, dan betreft dat voor de vakantieregistratie een dag van 9 uur. Hetzelfde geldt als een collectieve vakantiedag op een roosterdag van 9 uur valt; er wordt dan 9 uur van je vrij opneembaar tegoed afgetrokken.

  Aan de Flexibele werkduur kan niet worden deelgenomen door oproepkrachten. 

  Om vakantiestuwmeren te voorkomen kunnen medewerkers die op 1 december een tegoed hebben van 200 vakantie-uren of meer volgens de regeling Flexibele werkduur niet deelnemen aan de plusvariant van de Flexibele werkduur.

• Vakantie-uren registreren: structureel aan- of uitzetten

  Het aan- of uitzetten van je vakantieregistratie regel je via de self service Vakantieregistratie aan- of uitzetten.

  Medewerkers kunnen vakanties op twee manieren registreren, namelijk via de reguliere weg of door buiten het systeem om met de leidinggevende afspraken te maken. 

  Reguliere vakantieregistratie
  Registreer je op reguliere wijze jouw vakantie, dan overleg je eerst met je leidinggevende. Na diens akkoord vraag je vervolgens jouw vakantie aan via de self service Vakantie aanvragen, wijzigen en vakantiekaart inzien. Jouw leidinggevende hoeft in de workflow niet opnieuw akkoord te geven; jouw aanvraag wordt nu direct verwerkt in het systeem. Heb je op 31 december nog een restsaldo op jouw vakantiekaart staan, dan wordt dat tegoed overgeheveld naar het volgend jaar. Bij indiensttreding is automatisch de reguliere vakantieregistratie van toepassing.

  Geen vakantieregistratie
  Via de self service Vakantieregistratie aan- of uitzetten kun je ervoor kiezen om geen vakantie meer te registreren. Jouw leidinggevende moet jouw keuze altijd accorderen. Registreer je geen vakantie, dan vraag je geen vakantie meer aan via de self service Vakantie aanvragen, wijzigen en vakantiekaart inzien, maar neem je buiten het systeem om jouw jaarlijkse vakantietegoed op. Afhankelijk van de gemaakte afspraak doe je dit al dan niet in overleg met je leidinggevende. 

  Je beschikt gewoon over een vakantiekaart, maar daarop zijn geen vakantie-uren meer zichtbaar. Je kunt de bron vakantie-uren nog wel inzetten in het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. 

  De keuze om van reguliere vakantieregistratie naar geen vakantieregistratie te gaan kan op ieder willekeurig moment in het kalenderjaar door jou worden gemaakt in de self service Vakantieregistratie aan- of uitzetten, maar nooit met een ingangsdatum in het verleden. Let er op dat je alle vakantie-uren die je al hebt opgebouwd tot aan het moment waarop je kiest om geen vakantie meer te registreren, nog wel op reguliere wijze moet opnemen via de blauwe 'Direct regelen' knop op deze pagina. Per de ingangsdatum waarop je geen vakantie meer registreert zijn namelijk ook de vakantie-uren niet meer zichtbaar op je vakantiekaart. Dit oude tegoed vervalt dus niet automatisch aan het einde van het kalenderjaar waarin je gekozen hebt om geen vakantie meer te registreren.  

  Andersom kan de keuze om van geen vakantieregistratie naar reguliere vakantieregistratie te gaan alleen per 1 januari van het volgend kalenderjaar gemaakt worden.

  Medewerkers die tijdschrijven en werken op een project met strenge verantwoordingseisen, zijn verplicht een reguliere vakantieregistratie te hanteren. Zij hebben geen toegang tot de self service Vakantieregistratie aan- of uitzetten. Is de medewerker genoodzaakt midden in een lopend kalenderjaar om tijd te schrijven, dan is contact met de HRM Servicedesk nodig om de vakantieregistratie in het systeem om te zetten naar de reguliere variant.  

• Vakantie en ziekte

  Op de pagina Ziek en beter melden - informatie voor de medewerker vind je:

  • in de harmonica 'Ziek worden tijdens vakantieperiode' informatie over wat je moet doen als je ziek wordt tijdens je vakantie
  • in de harmonica 'Langdurig ziek en vakantie' informatie over opbouw vakantie-uren tijdens (gedeeltelijke of volledige) arbeidsongeschiktheid en over opname van vakantie tijdens ziekte.

• Vakantie en verlofregelingen

  Vakantie en ouderschapsverlofregeling
  Als de medewerker deelneemt aan de ouderschapsverlofregeling wordt het jaarlijks toegekende aantal vakantie-uren naar rato van de verloffactor en -duur teruggebracht.

  Vakantie en zwangerschaps- en bevallingsverlof / aanvullend geboorteverlof
  Gedurende deze verlofperiode geldt een ongewijzigde opbouw van vakantie. Valt een collectieve vakantiedag in de periode van zwangerschaps- of bevallingsverlof, dan komt deze dag niet ten laste van het vakantietegoed. Dit geldt ook voor aanvullend geboorteverlof.

  Vakantie en het Vitaliteitspact
  Bij deelname aan het Vitaliteitspact doet de medewerker afstand van alle bovenwettelijke vakantie-uren en  behoudt een aanspraak op vakantie van 5 maal het resterend aantal arbeidsuren per week, vermeerderd met 1,6, of met 1,2 vakantie-uren per week. De nieuwe werkweek omvat immers 4 werkdagen, respectievelijk 3 werkdagen van 8 uur. Deelnemers aan het Vitaliteitspact kunnen niet deelnemen aan de Flexibele werkduur.

• Vakantie-uren kopen of verkopen via het keuzemodel

  Het is mogelijk om via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden extra vakantie-uren te kopen door de inzet van salaris, vakantie-uitkering of eindejaarsuitkering. Er is geen maximum gesteld; zolang de bronnen het toelaten is het kopen van extra vakantie-uren niet beperkt. Aangekochte uren worden toegevoegd aan de tijdrekening Vakantie bovenwettelijk van het kalenderjaar waarin de uren zijn aangekocht.

  Daarnaast kunt je via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden ook vakantie-uren verkopen voor extra inkomen. Daarvoor zijn maximaal 38 bovenwettelijke vakantie-uren beschikbaar. Ook deeltijders kunnen maximaal 38 uur inzetten. Verkochte uren worden afgeschreven van de tijdrekening Vakantie bovenwettelijk van het kalenderjaar waarin de uren zijn verkocht.

• Vakantie en einde dienstverband

  Uitbetaling vakantie-uren bij einde dienstverband

  De leidinggevende is verantwoordelijk voor de afbouw van het volledige vakantietegoed tot aan de ontslagdatum. Indien vakantie-uren zijn ingezet via deelname aan het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden, Flexibele werkduur en/of het meerjaren spaarmodel, worden deze verrekend met het vakantietegoed. In geval van een restant dienen deze vakantie-uren indien mogelijk voor het einde van het dienstverband te worden opgenomen.

  Tot uitbetaling van resterende vakantie-uren wordt alleen overgegaan als er geen mogelijkheid is om het tegoed op te nemen. Dit geldt in ieder geval:

  • bij het overlijden van de medewerker
  • wanneer het einde van het dienstverband aansluit op een periode van volledige arbeidsongeschiktheid en de medewerker verklaart niet in staat te zijn geweest vakantie te kunnen nemen

  Komt een medewerker aansluitend in dienst bij een andere eenheid binnen de VU, dan dienen de beide eenheden met elkaar afspraken te maken over het meenemen van het vakantietegoed van de betreffende medewerker. In de meeste gevallen neemt de nieuwe eenheid het vakantietegoed volledig over.

Misschien ben je hier ook naar op zoek?