Internationaal reisbeleid voor medewerkers

Medewerkers hebben altijd vooraf toestemming nodig van hun leidinggevende om naar het buitenland te reizen voor werk of onderzoek. Voordat er toestemming wordt verleend, zal de leidinggevende en medewerker de eventuele gezondheids- en veiligheidsrisico's in kaart brengen (mede aan de hand van het reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken) en afspraken maken over het beperken van deze risico's.

Deze toestemming moet worden gebaseerd op richtlijnen en procedures zoals hieronder beschreven:

Reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken

De VU volgt het reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Hieronder een overzicht van dit reisadvies en het beleid van de VU:

1. Bestemmingen met een groen reisadvies: Geen bijzondere veiligheidsrisico's
   Er kan gereisd worden zonder grote risico's. De mate van veiligheidsrisico's zijn vergelijkbaar met Nederland. Reizigers moeten echter altijd alert zijn en ervoor zorgen dat zij op de hoogte blijven van het laatste nieuws en gebeurtenissen.
   • Reizen voor werk of studie is toegestaan
     
2. Bestemmingen met een geel reisadvies: Veiligheidsrisico's
   Er zijn veiligheidsrisico’s in dit land of gebied. De omstandigheden zijn anders dan in Nederland. De reiziger moet zich hierop voorbereiden en speciale zorg in acht nemen (politiek, medisch, etc.). Ook moet de reiziger ervoor zorgen op de hoogte te zijn van mogelijke toegangsbeperkingen en de eventuele risico’s bespreken met de leidinggevende of begeleider.
   • Reizen voor studie, werk of onderzoek is toegestaan maar eventuele risico's moeten worden besproken met de leidinggevende (medewerker) of begeleider (studenten)
     
3. Bestemmingen met een oranje reisadvies: Reis alleen indien noodzakelijk
   Er zijn veiligheidsrisico's in dit land of gebied en het dagelijks leven zou verstoord kunnen worden. De omstandigheden kunnen gevaarlijk zijn. De Nederlandse ambassade kan vaak niet ondersteunen in deze situatie en adviseert de reiziger alleen naar deze bestemming te reizen als dat noodzakelijk is.
   • Reizen voor studie, werk of onderzoek worden niet gezien als noodzakelijk en zijn dus niet toegestaan.
   • Het is niet toegestaan via een oranje gebied te reizen.
   • Als het reisadvies tijdens de reis in het buitenland verandert in code oranje, moet de reiziger dan ook onmiddellijk het gebied verlaten.
   • Voor medewerkers zijn in bepaalde beperkte gevallen uitzonderingen mogelijk bij een oranje reisadvies Voor advies en het aanvragen van een uitzondering mail naar internationaltravelpolicy@vu.nl.
   • Voor studenten zijn er geen uitzonderingen mogelijk, zij mogen niet afreizen naar een land met een oranje kleurcode.
4. Bestemmingen met een rood reisadvies: Niet reizen
   Er zijn ernstige veiligheidsrisico’s in deze regio, bijv. in geval van oorlog, politieke onrust, natuurramp, met levensbedreigende omstandigheden. De veiligheid van reizigers kan niet gegarandeerd worden; daarom adviseert het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) om niet naar deze bestemming te reizen. Medewerkers en studenten van de VU mogen daarom niet reizen naar rode bestemmingen.

Let op: binnen één land/regio kunnen verschillende kleurcodes voorkomen.

Beoordeling van reisplan op overige veiligheidsrisico's

De VU heeft een zorgplicht voor medewerkers en studenten bij internationale reizen, ongeacht of de bestemming als ‘veilig’ wordt beschouwd volgens een groen reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Het risico van een reis wordt namelijk niet alleen bepaald door de veiligheidssituatie van het land, maar ook door andere persoonlijke en contextuele factoren die extra waakzaamheid vereisen. Denk hierbij aan:

• De aard van het verblijf, zoals reizen naar afgelegen gebieden of beperkte toegang tot medische hulp.
• Het soort werkzaamheden of onderzoeksactiviteiten, bijvoorbeeld veldwerk in uitdagende omstandigheden of gevoelige onderzoeksprojecten. Zie hiervoor de faculteits-specifieke informatie verder op deze webpagina.
• Persoonlijke omstandigheden, zoals gezondheidsbehoeften, toegang tot medicatie, of sociaal-culturele factoren die risico’s kunnen vergroten.
• Natuurrisico’s, zoals aardbevingen, bosbranden of overstromingen.

Risicoanalyse voor veilige gebieden
Bij reizen naar gebieden met een groen reisadvies, zoals België of Duitsland, zullen de risico’s doorgaans beperkt blijven tot standaard reisrisico's zoals bagageverlies, gezondheidsproblemen of verkeersongelukken. Hoewel deze reizen minder complex lijken, blijft het belangrijk om een basale risicobeoordeling uit te voeren en voorbereid te zijn op onverwachte veranderingen in omstandigheden.

Dynamisch risicomanagement
Het is belangrijk om gezondheids- en veiligheidsniveaus niet alleen vóór vertrek, maar ook tijdens de reis te blijven monitoren. Als de persoonlijke situatie verandert of de situatie in een voorheen veilig gebied verandert, moet hier direct op geacteerd worden. 

Flexibiliteit in risicobeoordeling
De stappen in het reisbeleid, zoals beschreven in de volgende hoofdstukken, blijven voor alle reizen van toepassing. Voor veilige bestemmingen zullen deze stappen vaak sneller doorlopen kunnen worden. Bij complexere reizen – ongeacht de kleurcode van de bestemming – moet echter extra aandacht worden besteed aan specifieke risicofactoren en passende voorbereidingen.

Veiligheidstrainingen

De VU biedt externe veiligheidstrainingen aan om medewerkers goed voor te bereiden op hun internationale reizen. Afhankelijk van de bestemming, de aard van de activiteiten en de specifieke risico’s kunnen aanvullende trainingen worden aanbevolen. Denk hierbij aan onderwerpen zoals kennisveiligheid, persoonlijke veiligheid of culturele voorbereiding. Deze trainingen zijn bedoeld om medewerkers te helpen bewust om te gaan met mogelijke risico’s en om hen praktische handvatten te geven voor het omgaan met onverwachte situaties tijdens hun verblijf in het buitenland.

Het is de verantwoordelijkheid van de medewerker om met de leidinggevende te bespreken welke trainingen relevant zijn:

• Medewerkers die met toestemming naar een oranje land reizen zijn verplicht de Basic HEAT (Hostile Environment Awareness Training) volgen, die o.a. worden aangeboden door het Centre for Safety.
  
  De kosten zijn voor rekening van de faculteit/dienst. De training is 5 jaar geldig, na 5 jaar kan dit verlengd worden met nog 2 jaar als een Refresher course wordt gedaan. De trainingen worden regelmatig aangeboden, voor aanmelding klik op deze link. Bij de aanvraagprocedure voor reizen naar gebieden met oranje bestemming moet het certificaat worden bijgevoegd
  
  
• Medewerkers die naar een afgelegen groen of geel gebied reizen of die afreizen naar gebieden waar LHBTIQ+ issues een rol kunnen spelen worden sterk geadviseerd de Safe Travel Course te volgen. Deze is specifiek gericht op gebieden met lage/medium veiligheidsrisico’s, waar medewerkers ook te maken kunnen krijgen met onverwachte omstandigheden. Deze training wordt ook aangeboden door het Centre for Safety, de kosten zijn voor rekening van de faculteit/dienst.
• Specifiek voor vrouwelijke medewerkers is er bij het Centre for Safety een training beschikbaar: Safety for female travelers. Het volgen van deze training wordt sterk geadviseerd voor vrouwelijke medewerkers die (alleen) reizen naar gebieden met andere culturele normen en waarden.

De VU streeft naar bewust en verantwoord reisgedrag van zowel medewerkers als studenten, met een nadruk op het beperken van onnodige reizen en het kiezen voor duurzame alternatieven.

Medewerker en leidinggevende maken een bewuste afweging voor het beleid van de VU over duurzaam reizen. Voor medewerkers betekent dit het maken van een bewuste afweging over de noodzaak van een reis, het verkennen van mogelijkheden voor virtuele deelname aan vergaderingen of evenementen en het waar mogelijk gebruik van duurzamere vervoersmiddelen zoals openbaar vervoer of elektrische deelauto’s. Meer informatie over het beleid voor medewerkers en praktische hulpmiddelen, zoals een interactieve beslisboom en aanvullende richtlijnen, zijn te vinden op VU.nl

Accordering begroting

Accordering gaat op basis van een reisplan waarin reisgegevens zijn vastgelegd en een goedgekeurde begroting. Ook eventuele voorafgaande of aansluitende vakantie/vrije tijd moet worden beschreven.

Medewerkers krijgen reis- en verblijfkosten bij buitenlandse dienstreizen vergoed als er sprake is van een vooraf geaccordeerde reisaanvraag – inclusief voorschot – die is gebaseerd op een door de leidinggevende goedgekeurde begroting. Zie voor meer informatie specifiek over dienstreizen, buitenlandreizen en voorschotaanvragen het document: Vergoedingen, terbeschikkingstellingen en declaraties.

Registratie reisgegevens in VU systemen en extern systeem

Om medewerkers die reizen te kunnen lokaliseren en ondersteunen in het geval van calamiteiten is het vooraf registreren van de reis essentieel. Hier zijn de volgende procedures voor:            

• Reisplan overleggen aan leidinggevende
  Alle medewerkers die naar het buitenland reizen voor werk gerelateerde reizen moeten de reisplannen overleggen aan hun leidinggevende. Dit stelt de leidinggevende in staat om de medewerker te monitoren en indien nodig te ondersteunen bij calamiteiten, in samenwerking met een eventuele gastinstelling/gastorganisatie. In het reisplan moeten de volgende gegevens staan: reisdata, vervoer en accommodatie, naam/adres/plaats van de eventuele gastorganisatie.
• Aanpassen contactpersoon voor noodgevallen
  Alle medewerkers zijn verplicht om een contactpersoon voor noodgevallen in hun medewerkersprofiel in te vullen of bij te werken. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor noodgevallen en met inachtneming van de geldende privacywetgeving. De VU neemt in eerste instantie contact op met de medewerker zelf. Alleen wanneer rechtstreeks contact met de medewerker niet mogelijk is, kan de opgegeven contactpersoon worden benaderd.
• Registratie bij lokale autoriteiten
  Alle medewerkers die op reis gaan dienen zich te registreren bij de 24/7 BZ Informatieservice van het Ministerie van BZ. Internationale medewerkers doen dit bij de ambassade/consulaat van hun thuisland.

Boeken reis en accommodaties

De VU heeft een contract afgesloten met reisagent ATPI. Reizen naar het buitenland dienen bij voorkeur geboekt te worden via deze organisatie. Daarnaast gelden de volgende richtlijnen:

• Medewerkers moeten afhankelijk van de bestemming beschikken over een geldig paspoort of ID kaart.
• Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het aanvragen van visa of een eTA/ESTA. (Elektronische reismachtiging)
• Van medewerkers wordt verwacht dat ze een bewuste keuze maken t.a.v. duurzaam reizen.
• Er mag niet worden gevlogen met airlines die zijn vermeld op de ‘black-listed-airlines’.

Verzekeringen

De VU heeft verzekeringen afgesloten voor medewerkers die in opdracht van de VU naar het buitenland reizen, dit betreft een reis -en bagageverzekering, inclusief annuleringsverzekering en een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.

Voor het niet-werk gerelateerde deel van een reis moeten medewerkers zelf particuliere verzekeringen afsluiten. Alle informatie over particuliere en VU-verzekeringen voor medewerkers die belangrijk zijn voor internationaal reizen zijn terug te vinden in bijlage 5.

• Wij raden aan om je ziektekosten- en aansprakelijkheidsverzekering zorgvuldig te controleren. Vraag je ziektekostenverzekeraar of deze polis noodgevallen in het buitenland dekt, zoals repatriëring of ziekenhuisopname tijdens je gehele verblijf in het buitenland, of dat je een aanvullende ziektekostenverzekering nodig hebt. Hetzelfde geldt voor je aansprakelijkheidsverzekering, die je dient te hebben voor incidenten waarvoor je persoonlijk aansprakelijk kan worden gesteld.
  
  De collectieve zakenreisverzekering van VU is specifiek afgesloten voor medewerkers van de VU die namens de VU gaan reizen. Zie de pagina's Bedrijfsverzekeringen of Zakenreisverzekering op de VU-website. 
• Voor medewerkers die voor onderzoeks- of werkdoeleinden reizen en aanvullend nog privé reizen, wordt geadviseerd om een particuliere reisverzekering af te sluiten. De zakenreisverzekering van de VU kent bij medische kosten een secundaire dekking. In geval van een schademelding met medische kosten, dienen deze kosten eerst op de eigen ziektenkostenverzekering te worden geclaimd. De niet vergoede kosten kunnen daarna geclaimd worden op de zakenreisverzekering van de VU. Controleer of de reisverzekering financiële en andere steun dekt bij evacuatie in crisissituaties. 
• Als je binnen Europa reist, zorg dan voor de gratis European Health Insurance Card, die wordt afgegeven door je zorgverzekeraar. Deze kaart geeft je toegang tot medisch noodzakelijke, door de overheid verstrekte gezondheidszorg tijdens een tijdelijk verblijf in een van de 27 EU-landen onder dezelfde voorwaarden en tegen dezelfde kosten (gratis in sommige landen) als mensen die in dat land verzekerd zijn. De kaart is geen alternatief voor een reisverzekering.

Gezondheid en arbeidsomstandigheden

Reizen naar het buitenland kan gezondheidsrisico’s meebrengen, zowel fysiek als mentaal. Dit is afhankelijk van de bestemming, de duur van de reis en de persoonlijke gezondheidssituatie van de medewerker. Voordat er toestemming voor de reis naar het buitenland wordt verleend, zullen de leidinggevende en de medewerker de mogelijke gezondheidsrisico's in kaart brengen. Het is belangrijk dat de medewerker de noodzakelijke preventieve maatregelen neemt om die risico’s zoveel mogelijk te beperken tijdens de reis. Zie bijlage 3 voor een overzicht van algemene gezondheidsadviezen.

Vaccinaties

Voor medewerkers met uitzondering van externen, geldt dat de vaccinaties eventueel gedeclareerd kunnen worden bij de VU wanneer ze niet vergoed worden door de eigen zorgverzekering.

Medewerkers moeten zich (laten) informeren welke vaccinaties verplicht en welke aanbevolen zijn voor het gebied waarnaar gereisd wordt. Indien nodig, kunnen vaccinaties ook uitgevoerd worden bij het Amsterdam UMC Tropencentrum. Het is belangrijk om het medisch (GGD) paspoort mee te nemen op reis waarin deze vaccinaties vermeld staan.

Arbeidsomstandigheden in het buitenland

Alle reizen naar het buitenland moeten vooraf door de medewerker met de direct leidinggevende worden gescreend op alle aspecten van gezondheid en veiligheid in relatie tot de uit te voeren werkzaamheden, inclusief de arbeidsomstandigheden. De VU heeft namelijk ook in het buitenland, waar dit in redelijkheid kan worden gevraagd, een zorgplicht ten aanzien van de arbeidsomstandigheden van de medewerker. Dat wil zeggen dat de lokalen, werktuigen, en gereedschappen waarin of waarmee de medewerker zijn arbeid gaat verrichten zo goed mogelijk ingericht en onderhouden zijn om te voorkomen dat de medewerker schade lijdt.

De medewerker en de leidinggevende zullen zover mogelijk de nodige informatie over de arbeidsomstandigheden van de medewerker in het buitenland inwinnen en passende stappen nemen om enig geconstateerde risico's te beperken. De medewerker zal zich houden aan instructies gegeven met betrekking tot gezond- en veiligheidsmaatregelen door een daartoe bevoegd persoon. Noodzakelijke kosten die verbonden zijn aan de te nemen maatregelen over gezondheid en veiligheid, zoals persoonlijke beschermingsmiddelen of beschermende kleding, schoeisel, materialen, e.d., komen ten laste van de relevante faculteit/dienst. Bij externen zou dit anders kunnen zijn, afhankelijk van de afspraken. 

In bijlage 4 is een checklist bijgevoegd voor de risico-inventarisatie voor veiligheid op de werkplek in het buitenland, die gebruikt kan worden door de leidinggevende en medewerker wanneer er indicaties zijn van gezondheids- of veiligheidsrisico’s, zoals werken in de tropen, werken onder minder gunstige of primitieve omstandigheden, werken in gebieden waar grote risico’s zijn t.a.v. criminaliteit, besmettelijke ziektes etc.

Informatiebeveiliging en kennisveiligheid

Naast het algemene reisbeleid, gebaseerd op de kleurcodes van het ministerie van Buitenlandse Zaken, geldt voor medewerkers een aanvullend reisprotocol gericht op kennisveiligheid en informatiebeveiliging. Dit is vastgelegd in een afzonderlijk protocol door de domeinen van Kennisveiligheid en informatiebeveiliging ook die zijn verantwoordelijk zijn voor de inhoudelijke kaders en maatregelen.

Dit protocol biedt richtlijnen voor het veilig omgaan met dienstapparatuur en (gevoelige) informatie tijdens internationale reizen. Op basis van een separate risicobeoordeling voor kennisveiligheid kunnen aanvullende maatregelen van toepassing zijn, zoals het gebruik van speciale reisapparaten of extra voorzorgsmaatregelen.

Medewerkers wordt gevraagd voorafgaand aan hun reis het reisprotocol te raadplegen en bij vragen of onduidelijkheden contact op te nemen met de contactpersonen kennisveiligheid binnen de eigen eenheid en/of de centrale informatiebeveiligers. Zij ondersteunen bij het beoordelen van risico’s en het bepalen van passende maatregelen.

Meer informatie over dit beleid, instructies en het protocol voor medewerkers zijn te vinden op VU.nl.

Overige (internationale) regelgeving

Sommige internationale richtlijnen en protocollen spelen een belangrijke rol bij internationaal onderzoek en reizen, zie bijvoorbeeld de onderstaande richtlijnen. Medewerkers die hier in het buitenland mee te maken hebben, moeten zich informeren over de volgende regelgeving.

Nagoya Protocol
Dit protocol betreft regelgeving in het kader van biodiversiteit over het behoud en verantwoord gebruik van genetische rijkdommen, zoals planten, dieren en micro-organismen. Bij de import of export van deze rijkdommen moeten medewerkers voldoen aan verplichtingen, die per land kunnen verschillen. Meer informatie is te vinden op VU.nl en op de volgende website: Convention on Biological Diversity.

Overige richtlijnen
Daarnaast kunnen andere (internationale) richtlijnen of wet- en regelgeving van toepassing zijn, zoals:

• Handel in bedreigde soorten, CITES
• Privacywetgeving (zoals de AVG)
• Sanctiewetgeving Verenigde Naties en Europese Unie

Het is belangrijk om kopieën te maken van belangrijke documenten: paspoort, rijbewijs, tickets, bankpassen, verzekeringspolissen/ziektekostenverzekeringskaart, bewijs van inenting, medische verklaringen, adres en telefoonnummer van de Nederlandse ambassade in het gastland. Informatie over het veilig digitaal opslaan van deze documenten is te vinden op de website van het Ministerie

Handige noodnummers

Advies om de volgende nummers in de mobiele telefoon te zetten:

• De eigen In Case of Emergency (ICE)-contactpersoon, die door lokale hulpdiensten kan worden gecontacteerd onder de ICE-contacten van de telefoon van de student (toegankelijk zonder telefoonblokkering). 
• In het geval van nood moet de student eerst bellen met het nationale alarmnummer van het gastland. Voor EU- landen is dit bijvoorbeeld nummer 112, voor andere gebieden is dat nummer hier te vinden.
• Ministerie van BZ: +31 247 247 247 (24/7 bereikbaar).

Nuttige reisapps

• Download de Reisapp van het Ministerie van BZ, dat informatie geeft over wijziging van reisadvies.
• International SOS Assistance App: informatie over medische hulp en veiligheid.
• Travel save pro: verzamelt alle noodcontactnummers en ambassadeadressen voor specifieke landen. 
• Travel Smart: geeft nummers van hulpdiensten per bestemming en biedt een uitgebreide lijst van ziekenhuizen in 129 landen. 

Nuttige contacten

• Reisadvies Ministerie van Buitenlandse Zaken
  Via deze link vind je het reisadvies voor je bestemming.  
• Ministerie van Buitenlandse Zaken
  Via deze link vind je een overzicht van alle Nederlandse ambassades en consulaten in het buitenland.
• BZ 24/7 Contact Center
  Als ej hulp en advies nodig heeft kun je bellen naar +31247247247, 24 uur per dag en zeven dagen per week. Dit is een initiatief van het ministerie van Buitenlandse Zaken.
• Wereldwijde reiswaarschuwingen
  Nations Online Project verzamelt reiswaarschuwingen op wereldwijde schaal. Deze website geeft regelmatig bijgewerkte reisadviezen van de regeringen van verschillende landen:
• Reisapplicaties voor je mobiele telefoon
  Enkele nuttige reisapps: 
• ANWB alarmcentrale
  De Koninklijke Nederlandse Touring Club ANWB biedt een breed scala aan diensten op het gebied van pechhulp en medische en repatriëringshulp in het buitenland. Sinds 2012 coördineert de ANWB de hulpverlening bij calamiteiten in het buitenland waarbij Nederlanders betrokken zijn.
  ANWB website
• Zorgverzekering in het buitenland
  Nederland wereldwijd
• Vaccinaties
  GGD Reisvaccinaties

De VU heeft de verantwoordelijkheid om mogelijke gezondheids- en veiligheidsrisico’s ook tijdens de reis te monitoren. Medewerkers kunnen tijdens de reis in het buitenland te maken krijgen met calamiteiten die tot gevolg hebben dat het reisadvies wijzigt of er kan sprake zijn van persoonlijke calamiteiten.

Algemene adviezen voor alle medewerkers:

• In het geval van nood moet de medewerker eerst bellen met het nationale alarmnummer van het gastland. Voor EU- landen is dit bijvoorbeeld nummer 112, voor andere gebieden is dat nummer hier te vinden. 
• Het is belangrijk dat medewerker het thuisfront en de leidinggevende op de VU zo snel mogelijk informeert over de situatie en laat weten wanneer ze veilig zijn.

Het veiligheidsniveau in een bepaald gebied kan tijdens de reis zo verslechteren, waardoor er een verhoogd veiligheidsrisico ontstaat: Code geel, oranje of rood van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Het is de verantwoordelijkheid van de medewerker om op de hoogte te blijven van deze informatie. Dit kan via de BZ-informatieservice, bijvoorbeeld via platform X, telefonisch via +31 247 247 247 of per e-mail door registratie bij de 24/7 Informatieservice.

Als de medewerker zich in een gebied bevindt dat verandert in code oranje of rood, dan moet deze het gebied zo snel mogelijk verlaten. De procedure is dan als volgt:

• Controleer de algemene adviezen van het Ministerie van BZ in het geval van een crisissituatie.
• Als de medewerker verbonden is aan een gastinstelling, is het belangrijk om daarvan de adviezen op te volgen
• Medewerkers moeten adviezen van betrouwbare lokale overheden opvolgen.
• Medewerkers moeten zelf nagaan of er vluchten of andere transportmogelijkheden beschikbaar zijn om het gebied te verlaten. Zolang er transportmogelijkheden zijn, organiseert de Nederlandse overheid geen evacuaties.

Als je als medewerker te maken krijgt met persoonlijke calamiteiten zoals ziekte, ongeval, etc. zijn er de volgende richtlijnen:

• Als deskundige hulp nodig is t.a.v. de verzekering, bijvoorbeeld bij ziekte, neem dan contact op met het 24/7 calamiteitennummer van de eigen verzekering.
• Als er sprake is van een gastinstelling is het belangrijk dat adviezen worden opgevolgd.
• De medewerker neemt contact op met de begeleider van de faculteit om samen te bespreken of de reis kan worden voortgezet.
• De medewerker neemt zo nodig contact op met de Nederlandse ambassade of de ambassade van het thuisland.
• De VU neemt indien nodig/gewenst contact op met de thuisblijvers.
• Als er sprake is van persoonlijke calamiteiten in Nederland (of in een ander thuisland) tijdens de reis, dan is het belangrijk om zaken af te wegen of terugkeer gewenst/noodzakelijk is.
• De medewerker neemt contact op met de persoonlijke reis/annuleringsverzekering over het afbreken van de reis is belangrijk om onverwachte kosten te voorkomen.

Als er zich in een gebied een calamiteit voordoet is het ook de verantwoordelijkheid van de VU om de medewerker actief te benaderen om diens veiligheid te waarborgen en te monitoren. Het is de taak van de leidinggevende om de reisplannen te blijven monitoren aan de hand van het actuele reisadvies. In het geval van veiligheidscalamiteiten of persoonlijke calamiteiten moet er zo spoedig mogelijk contact zijn tussen de leidinggevende en de medewerker om de situatie te bespreken, de mogelijke opties te bekijken en indien nodig een terugkeer naar Nederland voor te bereiden.

In het geval van een incident of het ervaren van ongewenst gedrag kan de medewerker contact opnemen met de leidinggevende of lokale begeleider/gastinstelling voor ondersteuning en advies. Meer informatie over ongewenst gedrag is te vinden op VU.nl.

In het geval van calamiteiten tijdens de reis, is het belangrijk om na terugkomst de reis te evalueren.

De evaluatie van de reis heeft tot doel om enerzijds ondersteuning te kunnen bieden aan medewerkers die te maken hebben gehad met calamiteiten of incidenten. Anderzijds geeft het analyseren van ervaringen en incidenten inzicht in de risico’s voor toekomstige reizen.

Bij medewerkers is de leidinggevende verantwoordelijk voor de evaluatie in het geval van calamiteiten. Feedback van medewerkers kan worden gestuurd naar Internationaltravelpolicy@vu.nl. Dit kan gebruikt worden om de informatievoorziening te verbeteren of indien noodzakelijk het reisbeleid aan te passen.

De belangrijkste bespreekpunten zijn:

• Eventuele behoefte aan ondersteuning van de medewerker, bijvoorbeeld gezondheidsproblemen of ondersteuning de VU bedrijfsarts/bedrijfsmaatschappelijk medewerker. Meer informatie is te vinden op VU.nl.
• Bij werk gerelateerde ongevallen of incidenten in het buitenland kunnen medewerkers tijdens of na de reis een melding maken via één van de interne meldpunten voor veiligheid
• Het verzamelen en evalueren van feedback over de calamiteit. Dit kan betrekking hebben op de ervaring met de reisvoorbereiding, de communicatie tijdens de reis en de mate waarin de medewerker zich veilig en ondersteund voelde.
• Het vergelijken van de tijdens de reis ervaren risico’s met de vooraf geïdentificeerde risico’s: Zijn de genomen voorzorgsmaatregelen onvoldoende/niet effectief genoeg geweest in het beheersen van de risico’s, welke voorzorgsmaatregelen waren achteraf bezien wenselijk geweest?