Internationaal reisbeleid voor medewerkers

Checklist

• Stap 1: Informeer jezelf over het reisadvies en volg dit advies op

  VU Amsterdam volgt het reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (MinBuZa). Je kunt hier de reiscode van je bestemming vinden. De bestemmingen voor buitenlands verblijf worden door VU Amsterdam ingedeeld in 4 categorieën, zoals hieronder weergegeven.
  
  Houd er rekening mee dat je altijd toestemming van je leidinggevende nodig hebt om naar het buitenland te reizen. Begeleiders dienen bij code oranje het International Office te raadplegen.
  
  Meld je aan om regelmatig reisadvies updates te ontvangen via www.nederlandwereldwijd.nl en download de Travel app van het Ministerie van Buitenlandse Zaken voor real-time veiligheidsupdates tijdens je reis. Bekijk ook de checklist van Nederland Wereldwijd. Check regelmatig het reisadvies van het ministerie van Buitenlandse Zaken en neem zo nodig maatregelen. Ook adviseren wij om veiligheidsmaatregelen te bespreken met de partij (bijv. universiteit of bedrijf) die jou in het buitenland ontvangt.  

  • a. Bestemmingen met code groen: geen bijzondere veiligheidsrisico's.
    Je kunt reizen zonder grote risico's. De mate van veiligheidsrisico's zijn vergelijkbaar met Nederland. Reizigers moeten echter altijd alert zijn en ervoor zorgen dat zij op de hoogte blijven van het laatste nieuws en gebeurtenissen.
  • b. Bestemmingen met code geel: veiligheidsrisico's
    Er zijn veiligheidsrisico's in dit land. De omstandigheden zijn anders dan in Nederland. Bereid je hierop voor en neem speciale zorg in acht (politiek, medisch, etc.). Zorg ook dat je op de hoogte bent van mogelijke toegangsbeperkingen. Bespreek de risico's met je leidinggevende of begeleider.
  • c. Bestemmingen met code oranje: reis alleen indien noodzakelijk
    Er zijn ernstige veiligheidsrisico's in dit land of gebied en het dagelijks leven zou verstoord kunnen worden. De omstandigheden kunnen gevaarlijk zijn. Het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken adviseert je alleen naar deze bestemming te reizen als dat noodzakelijk is.
    
    --> Reizen voor onderzoeks- of werkdoeleinden wordt nooit noodzakelijk geacht. Medewerkers kunnen niet naar deze bestemming reizen. Als een medewerker zich al in een gebied bevindt dat verandert in code oranje, zal om onmiddellijk vertrek worden verzocht door de leidinggevende of het International Office (internationaltravelpolicy@vu.nl).
    
    In uitzonderlijke gevallen, zoals bij gerelateerd onderzoek naar de regio of als een medewerker het eigen thuisland heeft gekozen om het onderzoeksproject of werkgerelateerde activiteit uit te voeren, krijgen medewerkers alleen toestemming om naar deze bestemming te reizen of in deze regio te verblijven na overleg met het International Office.
    
    Medewerkers die voor hun onderzoek naar het buitenland gaan, moeten eerst contact opnemen met hun begeleider. Als de begeleider vindt dat er een uitzondering moet worden gemaakt, moet de begeleider zich rechtstreeks tot het International Office wenden (internationaltravelpolicy@vu.nl). Er vindt een gesprek plaats waarin mogelijke risico's worden besproken en een individueel advies wordt gegeven. Dit advies is bindend; zonder toestemming kunnen medewerkers niet reizen. 
  • d. Bestemmingen met code rood: niet reizen
    Er is een duidelijk veiligheidsrisico in deze regio (bijv. in geval van oorlog) met levensbedreigende omstandigheden. De veiligheid van medewerkers kan niet gegarandeerd worden, daarom adviseert het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken om niet naar deze bestemming te reizen.
    
    --> Geen enkele medewerker kan toestemming krijgen om naar deze bestemming te vertrekken. Als een medewerker zich al in een gebied bevindt dat verandert in code rood, zal om onmiddellijk vertrek worden verzocht. 

  Let op: binnen één land/regio kunnen verschillende kleurcodes voorkomen. Voor verdere vragen over het reisadvies kunt u contact opnemen met het International Office via internationaltravelpolicy@vu.nl. Kijk voor updates ook op www.nederlandwereldwijd.nl.

• Stap 2: Regel je verzekering

  • Wij raden aan om je ziektekosten- en aansprakelijkheidsverzekering zorgvuldig te controleren. Vraag je ziektekostenverzekeraar of deze polis noodgevallen in het buitenland dekt, zoals repatriëring of ziekenhuisopname tijdens je gehele verblijf in het buitenland, of dat je een aanvullende ziektekostenverzekering nodig hebt. Hetzelfde geldt voor je aansprakelijkheidsverzekering, die je dient te hebben voor incidenten waarvoor je persoonlijk aansprakelijk kan worden gesteld.
    
    De collectieve zakenreisverzekering van VU is specifiek afgesloten voor medewerkers of studenten van de VU die namens de VU gaan reizen. Zie de pagina's Bedrijfsverzekeringen of Zakenreisverzekering op de VU-website. 
  • Voor medewerkers die voor onderzoeks- of werkdoeleinden reizen en aanvullend nog privé reizen, wordt geadviseerd om een particuliere reisverzekering af te sluiten. De zakenreisverzekering van VU kent bij medische kosten een secundaire dekking. In geval van een schademelding met medische kosten, dienen deze kosten eerst op de eigen ziektenkostenverzekering te worden geclaimd. De niet vergoede kosten kunnen daarna geclaimd worden op de zakenreisverzekering van de VU. Controleer of de reisverzekering financiële en andere steun dekt bij evacuatie in crisissituaties. 
  • Als je binnen Europa reist, zorg dan voor de gratis European Health Insurance Card, die wordt afgegeven door je zorgverzekeraar. Deze kaart geeft je toegang tot medisch noodzakelijke, door de overheid verstrekte gezondheidszorg tijdens een tijdelijk verblijf in een van de 27 EU-landen onder dezelfde voorwaarden en tegen dezelfde kosten (gratis in sommige landen) als mensen die in dat land verzekerd zijn. De kaart is geen alternatief voor een reisverzekering.

• Stap 3: Praktische zaken

  • Informeer je over het land waar je naartoe reist. Als je van plan bent naar meerdere landen te reizen, doe dan hetzelfde voor de andere landen die je van plan bent te bezoeken.
  • Als je alleen reist voor een onderzoeks- of werkproject, bespreek dan met je begeleider of leidinggevende hoe je een sociaal vangnet creëert (in geval van nood, maar ook om sociaal isolement te voorkomen) door bijvoorbeeld specifieke afspraken te maken met de ontvangende organisatie.
  • Ga na of de ontvangende instelling een beleid heeft voor hun werknemers met betrekking tot safety & security procedures en noodmaatregelen. Maak jezelf vertrouwd met deze procedures en maatregelen en houd je aan het veiligheidsbeleid en de instructies van de gastinstelling en/of VU Amsterdam.
  • Meld je aan bij de Nederlandse ambassade of de ambassade van je thuisland. De ambassade kan contact met je opnemen in een crisissituatie en houdt je op de hoogte van het reisadvies en eventuele evacuatie.
  • Programmeer lokale noodnummers in je mobiele telefoon, waaronder je eigen In Case of Emergency (ICE) contactpersoon, die door lokale hulpdiensten kan worden gecontacteerd onder de ICE-contacten van je telefoon (toegankelijk zonder telefoonblokkering). Zorg ervoor dat je je ICE-contactpersoon ook bij de VU hebt doorgegeven. 
  • Maak kopieën van belangrijke documenten: paspoort, rijbewijs, tickets, bankpassen, verzekeringspolissen/ziektekostenverzekeringskaart, bewijs van inenting, medische verklaringen, adres en telefoonnummer van de Nederlandse ambassade in je gastland. 
  • Neem voldoende medische benodigdheden mee voor de duur van je bezoek en eventuele onverwachte vertragingen indien je een medische aandoening hebt. In sommige landen en in afgelegen gebieden kunnen medische benodigdheden moeilijk verkrijgbaar zijn. Controleer de wettelijke status van medicijnen en hoe medicijnen zijn geregeld voor de bestemmingen die je bezoekt.  
  • Controleer welke vaccinaties vereist zijn voor het land waar je naartoe reist. Vergeet niet dat je tijdens je periode in het buitenland misschien ook in de omgeving wilt reizen. Vergeet niet je medisch (GGD) paspoort mee te nemen tijdens je verblijf in het buitenland. Vaccinaties kunnen ook uitgevoerd worden bij het VUmc Tropencentrum. 
  • Check algemene gezondheidsinformatie over bijvoorbeeld een goede reisapotheek op www.gezondopreis.nl. Ook kan informatie worden ingewonnen bij het Landelijk Coördinatiecentrum Reizigers-advisering (LCR).
  • Schrijf je bij aankomst in bij een lokale huisarts voor het geval er een behoefte aan zorg ontstaat of als die al bestaat.
  • Check de mogelijkheden en dichtstbijzijnde locatie voor eerste hulp in het gebied dat je bezoekt en eventuele andere veiligheidsmaatregelen die je kunt nemen via de website van de Nederlandse ambassade. 
  • De IAMAT heeft lijsten met engels sprekende, goed opgeleide artsen in 125 landen. Op de website van IAMAT is tevens per land gezondheidsinformatie en overige reizigersrisico’s te vinden.
  • Na terugkeer uit de tropen of uit een gebied waar onder primitieve omstandigheden werd gewerkt, kan bij vragen over werk en gezondheid een afspraak gemaakt worden met de bedrijfsarts. 
    
    Klachten (psychisch of lichamelijk) kunnen op locatie maar ook als je al langer terug bent tot uiting komen. Raadpleeg zo nodig de Bedrijfsarts of Bedrijfsmaatschappelijk werk.

• Stap 4: Toets de dienstreis aan de regeling duurzame dienstreizen

  De VU neemt verantwoordelijkheid voor mens en planeet. Dat is onderdeel van onze missie. We streven naar een klimaat neutrale universiteit, conform het Parijs akkoord. Om dit te realiseren, zullen we al onze activiteiten kritisch tegen het licht moeten houden. We vragen van alle medewerkers om hier een steentje aan bij te dragen. Immers, alleen samen maken we de ambities van de VU waar.
  
  In dit kader is de regeling Dienstreizen aangepast met een aantal nieuwe richtlijnen. Deze regeling helpt medewerkers om milieubewuste keuzes te kunnen maken bij het plannen van dienstreizen. Neem deze voorafgaand aan je reis door. Meer informatie is te vinden via de webpagina Duurzame dienstreizen.

• Stap 5: Boek je reis, bij voorkeur via travel agent ATPI

  Voor vlucht(en) en (hotel)overnachting(en) geldt dat je deze zelf boekt en de kosten declareert via het digitale declaratieproces.

  Bij voorkeur maak je gebruik van de diensten van travel agent ATPI. De VU heeft met ATPI een contract afgesloten. Je neemt zelf contact op met ATPI om de boeking voor de buitenlandse reis (trein/boot/bus/vlucht) en/of (hotel)overnachtingen te regelen. Het boeken via ATPI heeft enkele voordelen. Zo gaat bijvoorbeeld de factuur rechtstreeks naar de VU-eenheid en hoef je deze niet zelf voor te schieten. Alle informatie vind je op Dienstreis boeken via travel agent ATPI.

  Let op: reis- en verblijfkosten bij buitenlandse dienstreizen worden alleen vergoed als er sprake is van een vooraf geaccordeerde reisaanvraag. 

• Noodgevallen en melding van ongevallen

  Bel in geval van nood eerst het nationale alarmnummer van je gastland. Houd er rekening mee dat 112 het nummer is om contact op te nemen met de hulpdiensten in elk EU-land en 911 in Amerika.
  
  Programmeer lokale noodnummers in je mobiele telefoon, inclusief je eigen In Case of Emergency (ICE) contactpersoon, die door de lokale hulpdiensten kan worden gecontacteerd onder je ICE-contacten van je telefoon (toegankelijk zonder telefoonblokkering). Zorg ervoor dat je je ICE-contactpersoon ook bij de VU hebt doorgegeven. 
  
  Bij werkgerelateerde ongevallen of incidenten in het buitenland vragen we je om na terugkeer een melding te maken via het een van de interne meldpunten voor veiligheid.
  
  Informatie of hulp van je reisverzekeraar of het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken
  Als je meer informatie of hulp nodig hebt, neem dan contact op met je reisverzekeraar of het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

  • telefonisch op +31 247 247 247 247
  • via Twitter op @24/7BZ

  SOS Travel app 
  De SOS Travel app geeft toegang tot alle relevante noodnummers, je eigen verzekeringsgegevens en noodnummers in meer dan 200 landen.

  Wijzigingen in het reisadvies
  Wat moet je doen als het reisadvies verandert in code oranje of rood? Verlaat het land of gebied zo snel en veilig mogelijk. Volg hierbij het advies van je eigen ambassade. Zie de contactgegevens van het Ministerie van Buitenlandse Zaken hierboven.

• Sociale veiligheid

  Neem in geval van een incident of ervaren ongewenst gedrag contact op met je VU-leidinggevende, je lokale begeleider en/of het lokale internationale kantoor voor ondersteuning en advies. Kijk voor meer informatie over ongewenst gedrag op onze Sociale veiligheid webpagina.

• Fysieke veiligheid

  Indien gedurende de reis naar het buitenland (fysieke) risico’s te verwachten zijn, zoals risico’s die betrekking hebben op veiligheid, gezondheid en gedrag, is het advies om de nodige maatregelen/voorzieningen te treffen om de risico´s tot een aanvaardbaar niveau terug te brengen. De risico’s treden vooral op:

  • Bij het werken in de tropen
  • Bij het werken onder minder goede of primitieve (arbeids)omstandigheden, werken op hoogte, diepte, klimmen, toepassen gereedschappen etc.
  • In landen waar grotere fysieke risico’s (misdaad) worden gelopen
  • In gebieden waar een risico van besmetting met (ernstige) ziekten aanwezig is
  • Op plaatsen waar sprake is van een verhoogde kans is op blootstelling aan chemische of biologische agentia.

  Alle projecten in het buitenland moeten vooraf door de betrokkene met de direct leidinggevende worden gescreend op aspecten van veiligheid en gezondheid (hoort bij de wettelijk verplichte risico-inventarisatie en -evaluatie RI&E).
  
  Kosten die noodzakelijk zijn voor veiligheid en gezondheid, zoals persoonlijke beschermingsmiddelen of beschermende kleding, schoeisel, materialen e.d., komen ten laste van de eenheid.

• Informatiebeveiliging

  Onder de vlag van SURF is een campagne gestart om informatiebeveiliging en cybersecurity op het netvlies van medewerkers en studenten te krijgen. Ook tijdens je verblijf in het buitenland is het noodzakelijk om op een veilige manier om te gaan met informatie. Meer informatie is te vinden op de VU-webpagina over Informatiebeveiliging.
  
  In een nieuwe AIVD-folder krijgen zakelijke reizigers nuttige tips hoe om te gaan met vertrouwelijke informatie en gegevensdragers voor, tijdens en na hun reis naar het buitenland. Raadpleeg hiervoor de AIVD website.

• Nuttige contacten

  Reisadvies Ministerie van Buitenlandse Zaken
  Via deze link vind je het reisadvies voor je bestemming.
  
  Ministerie van Buitenlandse Zaken
  Via deze link vind je een overzicht van alle Nederlandse ambassades en consulaten in het buitenland.
  
  BZ 24/7 Contact Center
  Als je hulp en advies nodig heeft kun je bellen naar +31247247247, 24 uur per dag en zeven dagen per week. Dit is een initiatief van het ministerie van Buitenlandse Zaken.
  
  Wereldwijde reiswaarschuwingen
  Nations Online Project verzamelt reiswaarschuwingen op wereldwijde schaal. Deze website geeft regelmatig bijgewerkte reisadviezen van de regeringen van verschillende landen:
  
  Reisapplicaties voor je mobiele telefoon
  Enkele nuttige reisapps: 

  • International SOS Assistance App: informatie over medische hulp en veiligheid. 
  • Travel Safe Pro: verzamelt alle noodcontactnummers en ambassadeadressen voor specifieke landen. 
  • Travel Smart: geeft nummers van hulpdiensten per bestemming en biedt een uitgebreide lijst van ziekenhuizen in 129 landen. 

  ANWB alarmcentrale
  De Koninklijke Nederlandse Touring Club ANWB biedt een breed scala aan diensten op het gebied van pechhulp en medische en repatriëringshulp in het buitenland. Sinds 2012 coördineert de ANWB de hulpverlening bij calamiteiten in het buitenland waarbij Nederlanders betrokken zijn.
  ANWB website
  
  Zorgverzekering in het buitenland
  Nederland wereldwijd
  
  Vaccinaties
  GGD Reisvaccinaties

  Digitale veiligheid

  • Digital Trust Center
  • AIVD