De VU heeft de verantwoordelijkheid om zo goed mogelijk te anticiperen op mogelijke gezondheids- en veiligheidsrisico’s die studenten van de VU lopen bij buitenlandse reizen. Daarom heeft de VU een aantal richtlijnen en procedures opgesteld om deze risico’s in elke fase van de reis te minimaliseren. Het beleid van de VU is dat studenten altijd vooraf toestemming nodig hebben om naar het buitenland te reizen.
Voor het volgen van onderwijs in het buitenland binnen het studieprogramma is goedkeuring nodig van de examencommissie. Als er geen goedkeuring is van de examencommissie en de student besluit toch naar het buitenland te reizen, valt deze student niet onder het reisbeleid van de VU. Een uitzondering hierop zijn studenten die extra curriculair op uitwisseling gaan naar een partner, gefaciliteerd door het International Office (IO).
Naast de toestemming van de examencommissie voor het erkennen van studiepunten, hebben studenten altijd vooraf toestemming nodig van hun begeleider/IO om naar het buitenland te reizen voor studie of stage. Voordat er toestemming wordt verleend, zal de begeleider/IO en student de evt. gezondheids- en veiligheidsrisico's in kaart brengen (mede aan de hand van het reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken) en afspraken maken over het beperken van deze risico's.
Deze toestemming moet worden gebaseerd op richtlijnen en procedures beschreven in de volgende paragrafen.
Reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken
De VU volgt het reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Kort samengevat, voor studenten geldt:
- Reizen naar of via groene en gele bestemmingen is toegestaan.
- Reizen naar of via oranje en rode bestemmingen is niet toegestaan, uitzonderingen zijn niet mogelijk.
Hieronder volgt een uitbreider overzicht van dit reisadvies en het beleid van de VU.
- Bestemmingen met een groen reisadvies: Geen bijzondere veiligheidsrisico's
Er kan gereisd worden zonder grote risico's. De mate van veiligheidsrisico's zijn vergelijkbaar met Nederland. Reizigers moeten echter altijd alert zijn en ervoor zorgen dat zij op de hoogte blijven van het laatste nieuws en gebeurtenissen.
- Reizen voor werk of studie is toegestaan.
- Bestemmingen met een geel reisadvies: Veiligheidsrisico's
Er zijn veiligheidsrisico’s in dit land of gebied. De omstandigheden zijn anders dan in Nederland. De reiziger moet zich hierop voorbereiden en speciale zorg in acht nemen (politiek, medisch, etc.). Ook moet de reiziger ervoor zorgen op de hoogte te zijn van mogelijke toegangsbeperkingen en de eventuele risico’s bespreken met de leidinggevende of begeleider.
- Reizen voor studie, werk of onderzoek is toegestaan maar eventuele risico's moeten worden besproken met de begeleider.
- Bestemmingen met een oranje reisadvies: Reis alleen indien noodzakelijk
Er zijn veiligheidsrisico's in dit land of gebied en het dagelijks leven zou verstoord kunnen worden. De omstandigheden kunnen gevaarlijk zijn. De Nederlandse ambassade kan vaak niet ondersteunen in deze situatie en adviseert de reiziger alleen naar deze bestemming te reizen als dat noodzakelijk is.
- Reizen voor studie, werk of onderzoek worden niet gezien als noodzakelijk en zijn dus niet toegestaan.
- Het is niet toegestaan via een oranje gebied te reizen.
- Als het reisadvies tijdens de reis in het buitenland verandert in code oranje, moet de reiziger dan ook onmiddellijk het gebied verlaten.
- Voor studenten zijn er geen uitzonderingen mogelijk, zij mogen niet afreizen naar een land met een oranje kleurcode.
- Bestemmingen met een rood reisadvies: Niet reizen
Er zijn ernstige veiligheidsrisico’s in deze regio, bijv. in geval van oorlog, politieke onrust, natuurramp, met levensbedreigende omstandigheden. De veiligheid van reizigers kan niet gegarandeerd worden, daarom adviseert het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) om niet naar deze bestemming te reizen. Medewerkers en studenten van de VU mogen daarom niet reizen naar rode bestemmingen.
- Reizen voor studie, werk of onderzoek is niet toegestaan, er zijn geen uitzonderingen mogelijk.
- Als het reisadvies tijdens de reis in het buitenland verandert in code rood, moet de reiziger dan ook om onmiddellijk het gebied verlaten.
- Het is niet toegestaan via een rood gebied te reizen.
Aandachtspunt: Binnen één land/regio kunnen verschillende kleurcodes voorkomen.
Beoordeling van reisplan op overige veiligheidsrisico's
De VU heeft een zorgplicht voor medewerkers en studenten bij internationale reizen, ongeacht of de bestemming als ‘veilig’ wordt beschouwd volgens een groen reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Het risico van een reis wordt namelijk niet alleen bepaald door de veiligheidssituatie van het land, maar ook door andere persoonlijke en contextuele factoren die extra waakzaamheid vereisen. Denk hierbij aan:
- De aard van het verblijf, zoals reizen naar afgelegen gebieden of beperkte toegang tot medische hulp.
- Het soort werkzaamheden of onderzoeksactiviteiten, bijvoorbeeld veldwerk in uitdagende omstandigheden of gevoelige onderzoeksprojecten. Zie hiervoor de faculteitsspecifieke informatie verder op deze webpagina.
- Persoonlijke omstandigheden, zoals gezondheidsbehoeften, toegang tot medicatie, of sociaal-culturele factoren die risico’s kunnen vergroten.
- Natuurrisico’s, zoals aardbevingen, bosbranden of overstromingen.
Risicoanalyse voor veilige gebieden
Bij reizen naar gebieden met een groen reisadvies, zoals België of Duitsland, zullen de risico’s doorgaans beperkt blijven tot standaard reisrisico's zoals bagageverlies, gezondheidsproblemen of verkeersongelukken. Hoewel deze reizen minder complex lijken, blijft het belangrijk om een basale risicobeoordeling uit te voeren en voorbereid te zijn op onverwachte veranderingen in omstandigheden.
Dynamisch risicomanagement
Het is belangrijk om gezondheids- en veiligheidsniveaus niet alleen vóór vertrek, maar ook tijdens de reis te blijven monitoren. Als de persoonlijke situatie verandert of de situatie in een voorheen veilig gebied verandert, moet hier direct op geacteerd worden.
Flexibiliteit in risicobeoordeling
De stappen in het reisbeleid, zoals beschreven in de volgende hoofdstukken, blijven voor alle reizen van toepassing. Voor veilige bestemmingen zullen deze stappen vaak sneller doorlopen kunnen worden. Bij complexere reizen – ongeacht de kleurcode van de bestemming – moet echter extra aandacht worden besteed aan specifieke risicofactoren en passende voorbereidingen.
Veiligheidstrainingen
De VU biedt veiligheidstrainingen aan studenten om zich goed voor te bereiden op hun internationale reizen. Afhankelijk van de bestemming, de aard van de activiteiten en de specifieke risico’s kunnen aanvullende trainingen worden aanbevolen. Denk hierbij aan onderwerpen zoals kennisveiligheid, persoonlijke veiligheid of culturele voorbereiding. Deze trainingen zijn bedoeld om studenten te helpen bewust om te gaan met mogelijke risico’s en om hen praktische handvatten te geven voor het omgaan met onverwachte situaties tijdens hun verblijf in het buitenland.
- Uitwisselingsstudenten die naar een bestemming met code groen of geel reizen, worden geacht een 1 uur durende ‘Safety awareness’-sessie te volgen, die wordt aangeboden door het International Office.