Integriteitscode belangenverstrengeling privérelaties op het werk

Veelgestelde vragen

• Ik kan werk en privé prima scheiden, waarom moet ik een privérelatie in sommige situaties melden?

  Een privérelatie kan op gespannen voet staan met een professionele relatie, met belangenverstrengeling en het risico op bevoordeling of benadeling van betrokkenen of derden als mogelijk risico. Belangenverstrengeling kan zich bijvoorbeeld voordoen in financiële situaties, bij bevordering van iemands carrière of toegang tot vertrouwelijke informatie. Niet alleen daadwerkelijke belangenverstrengeling, maar ook elke schijn daarvan kan een negatief effect hebben op bijvoorbeeld de samenwerking en de ervaring van sociale veiligheid in de organisatie. 

  De VU wil een sociaal veilige werk- en studieomgeving creëren voor alle medewerkers, studenten en bezoekers. Daarom vragen we medewerkers om zich te allen tijde bewust te zijn van integriteitsrisico’s van privérelaties op het werk en melding te doen van deze privérelatie zodra (de schijn van) belangenverstrengeling kan ontstaan.
  
  

• Voor wie geldt deze integriteitscode belangenverstrengeling bij privérelaties op het werk?

  Voor alle medewerkers van de VU, zowel medewerkers met een dienstverband met de universiteit, mensen die op basis van een gastvrijheidsverklaring aan de VU verbonden zijn, buitenpromovendi als uitzendkrachten en medewerkers op detacheringsbasis. 

  De integriteitscode geldt ook voor aankomende medewerkers in een wervings- en selectieprocedure. 

  Bij een privérelatie tussen een student en een medewerker is de medewerker degene die de relatie meldt bij diens leidinggevende.

• Welke privérelaties moet ik melden?

  De integriteitscode geldt voor alle privérelaties, zoals (maar niet beperkt tot) liefdesrelaties, familierelaties en vriendschapsrelaties. Het is lastig om exact vast te leggen welke privérelaties in welke situatie de schijn van belangenverstrengeling kunnen wekken en gemeld dienen te worden. 

  Het is duidelijk dat er bij een liefdesrelatie tussen een leidinggevende en een ondergeschikte maatregelen nodig zijn. Ook een familierelatie kan tot problemen leiden, bijvoorbeeld bij zakelijke belangen zoals het gunnen van opdrachten. Een goede vriendschap tussen collega’s draagt bij aan een prettige werksfeer, maar kan een probleem vormen als de een zitting neemt in de promotiecommissie van de ander. 

  We vragen medewerkers om zich te allen tijde bewust te zijn van mogelijke belangenverstrengeling bij elke vorm van een privérelatie op het werk en de relatie te melden zodra (de schijn van) belangenverstrengeling kan optreden. Bij het inschatten van het risico op belangenverstrengeling is het van belang om niet alleen te kijken naar de huidige werksituatie, maar ook naar mogelijke toekomstscenario’s. Bijvoorbeeld bij een arbeidsconflict met een collega of een leidinggevende: wie is betrokken bij bemiddeling en kan een privérelatie dan de schijn van belangenverstrengeling wekken?  

• Bij wie meld ik een privérelatie als er een risico op belangenverstrengeling is?

  De medewerker meldt de privérelatie bij de leidinggevende. Als één van de betrokkenen de leidinggevende van de ander is, dan wordt gemeld bij de hoger leidinggevende. Bij een privérelatie tussen een student en een medewerker meldt de medewerker de relatie bij de leidinggevende.  

• Wanneer moet ik de privérelatie melden?

  Zodra (de schijn van) belangenverstrengeling kan ontstaan. Dat moment verschilt per type situatie en privérelatie. We vragen medewerkers om hier verantwoordelijk mee om te gaan. De meldingsplicht geldt ook als er omstandigheden veranderen waardoor een privérelatie alsnog tot belangenverstrengeling kan leiden, bijvoorbeeld bij een functiewisseling. Ook bij twijfel over mogelijke belangenverstrengeling verwachten we dat medewerkers de relatie melden bij hun leidinggevende. 

  In een aantal gevallen moet een liefdes- of familierelatie altijd worden gemeld (en zullen altijd maatregelen worden getroffen): 

  1. een privérelatie tussen medewerkers in een hiërarchische gezagsverhouding; 
  2. een privérelatie tussen medewerkers die geen hiërarchische gezagsverhouding hebben, maar waarbij een van de betrokkenen vanuit de rol of functie betrokken is bij evaluatie, beoordeling of goedkeuring van de ander
  3. een privérelatie tussen een medewerker en een student die tevens een professionele relatie hebben, oftewel een relatie waar de medewerker een rol heeft bij de beoordeling van of beslissingen over de student, zoals advisering, ondersteuning, beoordeling, begeleiding, besluitvorming en/of het leveren van administratieve of technische ondersteuning
  4. een privérelatie tussen medewerkers en externe relaties, waarbij de medewerker een autoriserende, evaluerende of toezichthoudende rol heeft
  5. in situaties met een hoog integriteitsrisico, zoals een privérelatie tussen actoren in een financieel goedkeuringsproces of een privérelatie tussen medewerkers waarbij een van beide wordt benoemd tot bestuurder. 

  Als een vriendschapsrelatie of ander type relatie in deze situaties tot een integriteitsrisico kan leiden, dan wordt verwacht dat de medewerker ook deze relatie meldt.

• Welke maatregelen kan mijn leidinggevende nemen?

  Wat passende maatregelen zijn bij mogelijke belangenverstrengeling, verschilt per situatie. Het uitgangspunt is het creëren van sociaal veilige werk- en studieomstandigheden en het wegnemen van het integriteitsrisico. De leidinggevende betrekt de medewerker(s) bij het gesprek over mogelijke oplossingen en maatregelen. 

  Mogelijke maatregelen zijn: overplaatsing naar een andere eenheid of een afdeling binnen de universiteit; wisselen van leidinggevende; werkzaamheden elders beleggen; of (andere) arbeidsrechtelijke consequenties, waaronder in het uiterste geval ontslag. Maatregelen zijn in elk geval nodig bij de bovengenoemde situaties waarin de meldingsplicht geldt. Bovenstaande aanpak geldt ook wanneer een medewerker een privérelatie met een integriteitsrisico niet (tijdig) heeft gemeld: ook dan zal de leidinggevende in gesprek gaan over de best passende maatregelen.

• Wat gebeurt er na een melding?

  De eerste stap is een gesprek tussen leidinggevende en de betrokkenen om de situatie te bespreken en te onderzoeken of en zo ja, welke maatregelen nodig zijn. Van medewerkers wordt verwacht dat zij meedenken over een oplossing. De leidinggevende kan advies inwinnen bij de HR-adviseur en de arbeidsjurist. 

  De leidinggevende bepaalt vervolgens welke maatregelen genomen zullen worden, waar mogelijk in overleg met betrokkenen. Als betrokkenen niet meewerken aan een oplossing, dan kan een maatregel eenzijdig worden opgelegd. 

  Elke melding en daaropvolgende communicatie wordt vertrouwelijk behandeld. Als er maatregelen worden genomen, dan worden deze maatregelen schriftelijk bevestigd. Er wordt ook vastgelegd dat de aanleiding van de maatregelen is gelegen in een privérelatie op het werk die heeft geleid tot (de schijn van) belangenverstrengeling. Het is hierbij meestal niet nodig en dan ook niet toegestaan om de aard van de relatie gedetailleerd vast te leggen. De ernst van de situatie of de genomen maatregelen kan echter soms aanleiding geven dat wel te doen. 

  Als overwogen wordt een maatregel te treffen, dan wordt altijd (via de HR-adviseur) een arbeidsjurist betrokken. De voorgenomen maatregelen worden gemeld bij en getoetst door de dienst HRM, Arbo & Milieu. Het doel van deze toets is een extra check op passende maatregelen en, voor zover mogelijk, op gelijksoortige maatregelen in vergelijkbare situaties. Als een maatregel wordt genomen, wordt ook de privacyjurist betrokken. De leidinggevende zal rekening houden met de privacy-rechten van de betrokkenen, het recht op bezwaar en het recht op hoor en wederhoor. Al het e-mailverkeer dat betrekking heeft op de melding, de maatregelen, relatie of vastlegging daarvan gebeurt versleuteld, bijvoorbeeld via Zivver.

• Hoe gaat de VU om met correspondentie over maatregelen?

  Als er maatregelen genomen worden vanwege het integriteitsrisico van een privérelatie, dan wordt dit vastgelegd. Deze correspondentie wordt opgenomen in het personeelsdossier van de medewerker (conform het Reglement verwerking persoonsgegevens medewerkers VU) waar alleen geautoriseerde collega’s toegang tot hebben. De correspondentie wordt verwijderd na de bewaartermijn (een volledig kalenderjaar na de datum waarop de medewerker uit dienst gaat). Als de medewerker daarna opnieuw in dienst komt bij de VU, dan geldt opnieuw de meldplicht voor privérelaties met een mogelijk integriteitsrisico. 

  Als de medewerker van mening is dat de correspondentie al eerder dan het verstrijken van de bewaartermijn uit het personeelsdossier verwijderd kan worden, dan kan de medewerker een verzoek indienen bij de leidinggevende of de HR-adviseur. Bijvoorbeeld als de omstandigheden zijn veranderd of bij het einde van het dienstverband. Als er geen zwaarwegende redenen zijn om de correspondentie in het dossier te houden, dan zal de leidinggevende of de HR-adviseur (handmatig) de correspondentie laten verwijderen door de HRM Servicedesk. Als een verwijderingsverzoek wordt afgewezen, dan heeft de medewerker de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij het College van Bestuur.

Misschien ben je hier ook naar op zoek?