Op het moment dat betrokkenen zowel een privérelatie als een professionele relatie hebben, kan (de schijn van) belangenverstrengeling optreden. De VU vraagt van medewerkers dat zij zich te allen tijde bewust zijn van de integriteitsrisico’s bij privérelaties op het werk en hun verantwoordelijkheid nemen door een privérelatie in welke vorm dan ook (liefdesrelatie, familie, vriendschap etc.) te melden zodra er belangenverstrengeling, of de schijn van belangenverstrengeling, zou kunnen ontstaan.
Deze integriteitscode is door het College van Bestuur vastgesteld op 19 december 2023.
Belangenverstrengeling
Belangenverstrengeling, waarbij privébelangen op gespannen voet staan met de uitoefening van een functie bij de universiteit, kan zich bijvoorbeeld voordoen:
- in financiële situaties
- bij bevordering van iemands carrière
- bij opleiding of professionele reputatie
- bij toegang tot vertrouwelijke informatie en/of bepaalde faciliteiten
- bij nevenwerkzaamheden
Zodra er sprake is van belangenverstrengeling, of de schijn van belangenverstrengeling kan worden gewekt, melden medewerkers de privérelatie bij de leidinggevende. Ook als er veranderingen zijn in de omstandigheden waardoor een privérelatie alsnog tot een integriteitsrisico kan leiden, wordt de privérelatie gemeld. Bij het inschatten van het risico op belangenverstrengeling is het van belang om ook rekening te houden met mogelijke toekomstige situaties, zoals een arbeidsconflict waarbij een privérelatie tussen betrokkenen de schijn van belangenverstrengeling kan wekken.
Het risico op belangenverstrengeling bij privérelaties is groter wanneer de functies van betrokkenen elkaar op de een of andere manier raken. Dit is het geval bij afhankelijkheidsrelaties of situaties waarin er sprake is van evaluatie, beoordeling of goedkeuring.
Melden privérelaties
In een aantal gevallen moet een liefdes- of familierelatie altijd worden gemeld:
- een privérelatie tussen medewerkers die tevens in een hiërarchische gezagsverhouding tot elkaar staan
- een privérelatie tussen medewerkers die geen hiërarchische gezagsverhouding hebben, maar waarbij een van de betrokkenen vanuit de rol of functie betrokken is bij evaluatie, beoordeling of goedkeuring van de ander
- een privérelatie tussen een medewerker en een student die tevens een professionele relatie hebben, dat wil zeggen een relatie waar de medewerker een rol heeft bij de beoordeling van of beslissingen over de student, zoals advisering, ondersteuning, beoordeling, begeleiding, besluitvorming en/of het leveren van administratieve of technische ondersteuning
- een privérelatie tussen een medewerker en een externe relatie, waarbij de medewerker een wervende, autoriserende, evaluerende of toezichthoudende rol heeft
- in situaties met een hoog integriteitsrisico, zoals een privérelatie tussen actoren in een financieel goedkeuringsproces of een privérelatie tussen medewerkers waarbij een van beide wordt benoemd tot bestuurder
In genoemde situaties kunnen ook andere typen relaties, zoals een vriendschapsrelatie, een integriteitsrisico vormen; we vragen van medewerkers om ook vriendschapsrelaties met een integriteitsrisico te melden.
Mogelijk maatregelen nodig
De leidinggevende bespreekt met de medewerker of er maatregelen nodig zijn en welke. In de bovengenoemde situaties waarin melding verplicht is, zullen altijd maatregelen moeten worden genomen om het integriteitsrisico weg te nemen. Er wordt van medewerkers verwacht dat zij meedenken over en meewerken aan een oplossing om de (schijn van) belangenverstrengeling weg te nemen. De leidinggevende bepaalt of en zo ja, welke maatregelen nodig zijn. Als betrokkenen niet meewerken aan een oplossing, dan kan de maatregel eenzijdig worden opgelegd.
Mogelijke maatregelen zijn herverdeling van taken, overplaatsing of andere, arbeidsrechtelijke maatregelen. De leidinggevende kan advies inwinnen bij de HR-adviseur en/of de arbeidsjurist. De voorgenomen maatregelen worden gemeld bij en getoetst door de dienst HRM, Arbo & Milieu. De melding wordt zorgvuldig en in lijn met de privacyrichtlijnen behandeld.
Toelichting
De integriteitscode belangenverstrengeling bij privérelaties is geen regeling met beslisboom die voor elke situatie het correcte antwoord en de juiste stappen voorschrijft. Het onderwerp privérelaties op het werk is complex en geen twee situaties zijn hetzelfde. Maatregelen om eventuele belangenverstrengeling te voorkomen of beëindigen zijn vrijwel altijd maatwerk. De VU vraagt medewerkers dan ook verantwoordelijkheid te nemen en elke privérelatie die mogelijk (de schijn van) belangenverstrengeling kan wekken, te melden en mee te werken aan een oplossing. Leidinggevenden vragen we zorgvuldig met een melding om te gaan en met de betrokkenen in gesprek te gaan over de best passende oplossing.
Tijdens de ontwikkeling van deze integriteitscode zijn door diverse collega’s vragen gesteld over de uitwerking. Deze vragen, mogelijke andere vragen en de antwoorden zijn hieronder opgenomen en kunnen als toelichting op de integriteitscode worden beschouwd.