De mogelijkheden en wensen rond hybride werken zijn verschillend per persoon en per functie. Dat vraagt om onderlinge duidelijkheid: voor welke functies is deels thuiswerken juist wel of juist niet mogelijk, en wat is ieders voorkeur en overweging? Bespreek de grenzen, wensen en mogelijkheden met je team, maak duidelijke keuzes. Gebruik daarbij de VU Leidraad hybride werken en het overzicht met gespreksonderwerpen. Communiceer je keuzes en afwegingen transparant met het team en bespreek vervolgens ook hoe je onderling goed kunt blijven samenwerken.
Medewerkers in vitale processen VU
Het bedrijfsbelang kan ertoe leiden dat sommige medewerkers geen keuze hebben voor hybride werken en hun werkzaamheden volledig moeten blijven verrichten op de VU. Voorkom een tweedeling tussen medewerkers die deels thuis kunnen werken en medewerkers die dit niet kunnen.
Als je veel minder informeel contact op de werkvloer hebt, moet je gerichter contact zoeken per telefoon, e-mail/app of Teams. Dat lijkt al snel formeel en tijdrovend, maar regelmatig contact met een informele insteek wordt doorgaans zeer gewaardeerd. Zet het niet in als ‘controle’ of iedereen wel hard genoeg werkt, maar als betrokkenheid en jouw verantwoordelijkheid voor het welbevinden van het team. Regelmatig contact is belangrijk om te volgen of het goed gaat met iemand en of iemand het werk thuis goed georganiseerd heeft.
Het is verleidelijk om met name contact te houden met die collega’s met wie je ook inhoudelijk samenwerkt. Toch is het belangrijk al je teamleden goed aangesloten te houden. Denk daarbij ook eens aan andere creatieve contactmogelijkheden, zoals bijvoorbeeld een wandeling met collega’s of een WhatsAppgroep rond een thema of subteam.
Contactmogelijkheden
Een online weekstart blijkt voor kleinere teams goed te werken: iedere maandag online starten met een half uur zonder agenda, elkaar bij te praten over wel en wee, en waar iedereen mee bezig gaat de komende week.
Zorg voor een vaste structuur van teamoverleggen. De duur is minder belangrijk dan de regelmaat; als je als medewerker iets wil inbrengen heb je daardoor in elk geval een platform.
Te veel contactmogelijkheid is ook niet verstandig. Voorkom een overkill aan online vergaderingen, borrels en dagstarten, houd het simpel en duidelijk.
Lief en leed delen
Deel en vier successen met elkaar. Wees als leidinggevende explicieter in het geven van complimenten. En zoek een manier om aandacht te besteden aan verjaardagen, jubilea, maar ook ander lief en leed. Voor veel medewerkers zijn dit belangrijke momenten van persoonlijke aandacht, erkenning en waardering, zeker als er door hybride werken minder samenhang is.
Door het hybride werken is ook het werken op de campus anders geworden. Medewerkers lopen elkaar mis door verschillende campuswerkdagen, en missen daardoor een gezellige gezamenlijke sfeer, of horen relevante (informele) informatie niet meer van elkaar. Neem af en toe de laatste tien minuten van een overleg om het hybride werken met elkaar te bespreken en zo nodig oplossingen te bedenken.
Respecteer dat collega’s het hybride werken mogelijk anders beleven dan jijzelf. Stel vooral vragen en bied een luisterend oor. Spreek waardering en vertrouwen uit, explicieter dan je voorheen misschien zou doen. Denk mee over de problemen die zich voordoen in het werk en herzie eventueel planningen en taakverdelingen.
Vraag daarnaast expliciet in overleggen en jaargesprekken hoe je medewerkers de balans tussen privé en werk bewaken en wijs op het belang daarvan. Schroom niet om actief te vragen naar het welzijn. Hybride werken kan een grote impact hebben op de werk- en privésituatie. De sleutel ligt in het bespreekbaar maken en vragen stellen.
Aandacht besteden aan de balans betekent niet dat je niet helder kunt zijn over de verwachte output. Maar help collega’s bij het zoeken naar manieren om tot die gewenste output te komen.
Handhaaf een aantal basisafspraken om de balans werk-privé te kunnen bewaken. Bijvoorbeeld de afspraak dat er in het weekend in principe niet wordt gemaild. Zorg dat medewerkers voldoende vakantie opnemen en dan het werk echt kunnen loslaten. Wijs medewerkers ook op de VU-pagina's over fysiek en mentaal gezond thuiswerken en het online cursusaanbod van GoodHabitz met tips over werkplekinrichting, online samenwerken en het behouden van rust in je hoofd.
Sommige medewerkers vragen een specifieke aanpak wat betreft goed hybride kunnen werken.
Nieuwe medewerkers
Met hybride werken gaat het inwerken van nieuwe medewerkers langzamer. Door (gedeeltelijk) thuiswerken is het lastiger om collega’s te leren kennen en je plek te vinden in de organisatie. Besteed daarom aandacht aan de onboarding van nieuwe medewerkers en heb vaker contact om te peilen hoe de medewerker de start ervaart. Laat de nieuwe medewerker regelmatig op de VU afspreken met collega’s en overweeg het organiseren van een buddy voor alle startersvragen.
Internationale medewerkers
Voor internationale medewerkers is het extra belangrijk om tenminste één keer per week contact te hebben. Ze missen een sociaal netwerk waardoor eenzaamheid zich sneller aandient.
Medewerkers met een functiebeperking
Bedenk dat online of telefonisch contact voor deze collega’s wellicht lastiger is en houd daarmee rekening. Juist informeel contact kan voor hen meer problemen geven dan een gestructureerde vergadering. Vraag vooral aan de medewerker zelf wat kan helpen. Voorkom dat deze collega’s geïsoleerd raken en zorg dat ze aangesloten blijven.
Vraag of een medewerker extra (technische) ondersteuning nodig heeft om het werk thuis goed te kunnen doen. Zorg bij online overleggen ook dat documenten die op scherm worden gedeeld vooraf naar de medewerker worden gestuurd zodat deze op de eigen pc kan meelezen. Er bestaan veel handige hulpmiddelen als ondertiteling-apps en schrijftolken die een slechthorende kan inzetten bij online en telefonisch overleg. Informeer of de medewerker zonodig de weg weet naar Arbo-adviseurs (arbo.advies@vu.nl) voor advies en inzet van deze middelen.
Re-integrerende medewerkers
Re-integratie is met het hybride werken nog meer maatwerk. Waar de een gemakkelijker re-integreert doordat een deel van het werk vanuit huis kan worden gedaan, is voor een ander de versnipperde aanwezigheid juist een hindernis voor soepele terugkeer. Bespreek met de medewerker wat werkt en wat nodig is, en betrek HR en de collega’s erbij.
Wanneer re-integratie door het hybride werken vertraging oploopt of stagneert, moet dat goed gedocumenteerd worden in verband met de verantwoordingsplicht naar het UWV. Het causaal verband tussen vertraging/stagnatie en hybride werken moet in de (tussen)rapportages opgenomen worden. Schakel de HR-adviseur in als dit aan de orde is.
Medewerkers met mentale problemen
Hoe meer hybride we werken, hoe gemakkelijker we signalen missen dat een medewerker mentale problemen heeft. Wees dus alert op signalen en stel een gesprek daarover niet te lang uit.
Bespreek met je HR-adviseur een plan van aanpak en houd met vaste regelmaat contact.
Wie veel ballen in de lucht moet houden door het hybride werken, kan behoefte hebben aan gerichte coaching om het anders te doen. Het gemis van collega’s en de druk van een hele dag digitaal vergaderen is niet zomaar te beïnvloeden, maar hoe je ermee omgaat wel. Je eigen balans en effectiviteit spelen immers ook een rol.
Kun je bij het leidinggeven op afstand wel wat ondersteuning gebruiken, neem dan contact op met je HR-adviseur of andere experts binnen de VU. Heb je behoefte aan een klankbord, aarzel dan niet om daarvoor je eigen leidinggevende te benaderen.