VU Leidraad hybride werken

• A. Uitgangspunten bij hybride werken

  1. We gaan uit van vertrouwen en een professionele werkrelatie tussen medewerker en leidinggevende.
  2. Hybride werken is geen recht en geen plicht, maar een optie, op basis van afspraken tussen medewerker en leidinggevende. 
  3. Alle gemaakte afspraken zijn op basis van tijdelijkheid. Indien nodig bewegen afspraken mee met veranderingen in de werkzaamheden en organisatie.

• B. Voor wie

  1. Medewerkers met een arbeidsovereenkomst bij de VU kunnen in overleg met hun leidinggevende afspraken maken over hybride werken indien (een deel van) de werkzaamheden ook buiten de campus kunnen worden uitgevoerd. 
  2. Deze leidraad is voor medewerkers die structureel en met enige regelmaat een deel van hun werkzaamheden thuis (in Nederland) kunnen en willen uitvoeren. Andere personen die werkzaamheden voor de VU verrichten, zoals externen, medewerkers met gastvrijheid of uitzendkrachten, kunnen ook over hybride werken in gesprek gaan met hun leidinggevende of contactpersoon bij de VU. Houd er rekening mee dat hybride werken misschien niet mogelijk is of dat bepaalde faciliteiten of vergoedingen niet voor jou van toepassing zijn.

• C. Afspraken over hybride werken

  1. Afspraken over hybride werken maak je met je leidinggevende. Informeer naar eventuele afspraken die binnen jouw eenheid of afdeling zijn gemaakt als aanvulling op deze leidraad. 
  2. Spreek je uit over je wensen en verwachtingen, zowel naar je leidinggevende als je collega’s, evalueer afspraken en spreek elkaar aan als het niet goed gaat. 
  3. Bespreek met je leidinggevende en directe collega’s hoe je het werk en de samenwerking organiseert in een hybride situatie. Het is belangrijk dat je bij het maken van afspraken rekening houdt met je team of afdeling en eventuele interne en externe relaties of klanten. Je kunt het overzicht van gespreksonderwerpen met je leidinggevende en met collega’s gebruiken om in gesprek te gaan over hybride werken. 
  4. Er is geen VU-brede norm voor een minimum aantal uren of dagen op de campus. De VU wil haar medewerkers flexibiliteit bieden in hybride werken, voor zover het werk en de samenwerking dit toelaten. Het is belangrijk dat je geregeld op de campus bent om je betrokken en verbonden te voelen bij je werk, je collega’s, studenten en de VU. Hoe vaak dit is, is afhankelijk van onder meer je werkzaamheden en de samenwerking in je team. Als richting kun je aanhouden dat de VU je voor circa 50% van je werktijd op de campus verwacht. Je kunt hiervan afwijken in overleg met je leidinggevende. 
  5. Afspraken hebben een tijdelijk karakter en moeten passen bij het werk, de werkomstandigheden en je individuele situatie. Als de omstandigheden veranderen, kan het ook nodig zijn om de afspraken over hybride werken aan te passen. Houd hier rekening mee en zorg dat je flexibel blijft: er kan van je verwacht worden om (tijdelijk) vaker of volledig op de campus te werken. 
  6. Leg afspraken vast, evalueer deze geregeld en stel indien nodig bij, bijvoorbeeld in het jaargesprek. Jij en je leidinggevende hebben hierin een gezamenlijke verantwoordelijkheid. 
  7. Je leidinggevende beslist uiteindelijk over de afspraken rondom hybride werken. Het kan zijn dat je wens niet (geheel) kan worden ingewilligd vanwege het bedrijfsbelang. In dat geval bespreekt je leidinggevende dit met je. Kom je er samen niet uit, neem dan contact op met de HR-adviseur van je eenheid.

• D. Werkplek

  1. Op de campus kun je o.a. gebruikmaken van flexibele (gedeelde) werkplekken voor diverse activiteiten, zoals overleg, geconcentreerd werken of videovergaderen. Informeer naar de afspraken binnen jouw eenheid over het gebruik van werkplekken. 
  2. Communiceer wanneer je aanwezig bent zodat de beschikbare werkplekken goed kunnen worden benut. 
  3. Voor je thuiswerkplek biedt de VU diverse opties voor adequate voorzieningen. Bespreek met je leidinggevende welke voorzieningen bij jouw eenheid beschikbaar zijn. Zorg ervoor dat je thuiswerkplek aan de arbo-eisen voldoet; hierin hebben jij en de VU allebei een verantwoordelijkheid. De VU vergoedt diverse faciliteiten tot een maximum bedrag, waarvoor geschikt meubilair verkrijgbaar is. Sommige faciliteiten, zoals een bureaustoel, zijn te leen. Je kunt met de checklist beeldschermwerk(plek) thuis controleren of je werkplek aan de arbo-eisen voldoet. Maak gebruik van de mogelijkheden om je thuiswerkplek te verbeteren, bijvoorbeeld de aanschaf van een bureau. Neem bij twijfel of klachten door het werken vanuit huis contact op met je leidinggevende of de arbo-adviseurs voor een werkplekadvies. 
  4. Als je extra faciliteiten nodig hebt op je thuiswerkplek vanwege je werkzaamheden of een functiebeperking, bespreek de mogelijkheden dan met je leidinggevende. 
  5. Bij het werken op een andere locatie dan thuis of op de campus is het ook belangrijk om te controleren of je werkplek aan de arbo-eisen voldoet met behulp van de checklist beeldschermwerk(plek) thuis. Werk zoveel mogelijk op een werkplek die aan de eisen voldoet. 
  6. IT-faciliteiten zoals een laptop en telefoon kun je, indien beschikbaar gesteld door je eenheid en goedgekeurd door je leidinggevende, aanvragen via het Serviceportaal. 
  7. Voor elke werkplek geldt dat de VU verwacht dat je zorgvuldig omgaat met de faciliteiten om (persoons)gegevens en de ICT-infrastructuur te beschermen. Meer informatie hierover vind je in de gedragscode computer- en netwerkgebruik.

• E. Vergoedingen

  1. Op basis van het aantal dagen dat je thuiswerkt en op de campus werkt, ontvang je respectievelijk een thuiswerkvergoeding en een reiskostenvergoeding. Daarnaast ontvangen medewerkers een internetvergoeding. 
  2. Faciliteiten voor je thuiswerkplek kun je aanschaffen binnen de mogelijkheden van de regeling voor de thuiswerkplek.

• F. Welzijn en gezondheid

  1. Hybride werken kan invloed hebben op je gezondheid en welzijn. Bespreek met je leidinggevende de voordelen en risico’s van thuiswerken. Denk bijvoorbeeld aan het vervagen van de werk-privébalans en werkdruk. Maak gebruik van de mogelijkheden van een flexibele dagindeling om voldoende rust te nemen en te bewegen. Leidt het hybride werken tot mentale of fysieke klachten, meld dit dan direct bij je leidinggevende, neem contact op met je HR-adviseur of de bedrijfsarts. 
  2. Bij thuiswerken kun je je werkuren, net als op de campus, flexibel indelen. Stem de uren waarop je bereikbaar bent af met je leidinggevende en indien nodig ook met je collega’s.

• G. Voor leidinggevenden

  1. De VU wil hybride werken waar mogelijk faciliteren. Neem verzoeken serieus in overweging en experimenteer indien mogelijk met nieuwe situaties. Geef hier zelf ook het goede voorbeeld in. 
  2. Hybride werken vraagt investeringen in de thuiswerkplek, afstemming met collega’s en extra coördinatie van de leidinggevende. Als een medewerker een zeer beperkt aantal uren wil thuiswerken, bespreek dan in hoeverre de wens bijdraagt aan de doelstellingen van hybride werken, zoals duurzaamheid en efficiënter gebruik van werkplekken op de campus. 
  3. Volledig thuiswerken valt niet onder deze leidraad; er is dan sprake van een standplaatswijziging. Neem bij volledig thuiswerken contact op met de HR-adviseur. 
  4. Het uitgangspunt is dat er vanuit Nederland wordt (thuis)gewerkt. Alleen in uitzonderlijke gevallen en na expliciete toestemming of in opdracht van de leidinggevende kan er in het buitenland worden gewerkt voor de VU. Kijk op Werken in het buitenland voor de voorwaarden en afspraken. Werken vanuit het buitenland kan grote consequenties hebben op fiscaal gebied, sociale zekerheid of ziektekostenverzekering. Neem bij afspraken of vragen hierover altijd tijdig contact op met de HRM Servicedesk. 
  5. Als leidinggevende beslis je over afspraken rondom hybride werken en bevestig je je beslissing aan de medewerker. Kun je een voorstel niet inwilligen en is ook een andere oplossing niet mogelijk of bespreekbaar, motiveer de afwijzing dan mondeling in een gesprek en bevestig dit schriftelijk. Kom je er met de medewerker niet uit, neem dan contact op met de HR-adviseur. Mogelijke redenen voor afwijzing zijn:
     a. Het werk is gebonden aan de VU-campus.
     b. De wensen conflicteren met de benodigde bezetting op de campus voor dienstverlening.
     c. De thuiswerkplek is niet geschikt om structureel thuis te werken.
     d. Hybride werken heeft een te groot nadelig effect op prestaties, voortgang, de samenwerking en/of het teambelang.
     e. De werktijdfactor (fte) is te gering om structureel thuis te werken. 
  6. Als je de wens om thuis te werken niet kunt honoreren, maar de medewerker heeft wel behoefte aan meer flexibiliteit, onderzoek dan of een andere oplossing mogelijk is (bijvoorbeeld meer flexibiliteit in werktijden op de campus). 
  7. In sommige situaties kan het noodzakelijk zijn dat een medewerker tijdelijk vaker (of volledig) op de campus komt werken, bijvoorbeeld voor het inwerken van een nieuwe collega, onderbezetting of bij onvoldoende functioneren. Ook voor samenwerking en verbondenheid kan het soms nodig zijn dat medewerkers vaker naar de campus komen. Het is belangrijk om ook in deze situaties afspraken te maken. 
  8. Houd rekening met verschillen in leeftijd, persoonlijke situatie en loopbaanfase. Voor nieuwe collega’s of jonge collega’s kan het verstandig zijn om (tijdelijk) vaker op de campus te werken voor een goed inwerkproces, overdracht van kennis, opbouwen van het netwerk, etc. Ook bij re-integratie tijdens of na ziekte kan het van belang zijn om (vaker) op de campus te werken. 
  9. Voer met elke medewerker die vanuit huis wil werken een gesprek om na te gaan of de thuiswerkplek aan de eisen voldoet, of de medewerker thuis rustig kan werken, etc. Gebruik hiervoor de gespreksleidraad voor leidinggevenden. De eisen die worden gesteld aan een gezonde en veilige thuiswerkplek gelden vanaf 2 uur beeldschermwerk per dag.

Misschien ben je hier ook naar op zoek?