Thuiswerken: gespreksleidraad leidinggevende - medewerker

Toelichting

• 1. Leent de functie zich voor structureel (deels) thuiswerken?

  Thuis werken is veelal goed te doen als het merendeel van de werkzaamheden bestaat uit bureauwerkzaamheden/(beeld-)bellen, video-overleg etc.. Overige aandachtspunten zijn o.a.:

  • Het vraagt van de medewerker om resultaatgericht en zelfstandig te kunnen werken. 
  • Als de medewerker behoort tot de groep vitale/bedrijf kritische processen op de campus, zoals de energievoorziening, beveiliging en technische systemen, hygiëne, bedrijfsnoodorganisatie etc., dan is hybride werken wellicht niet mogelijk.  
  • Voor onderzoekswerk b.v. in laboratoria en overige werkzaamheden waarbij specifieke voorzieningen nodig zijn, is werken op de campus eveneens noodzakelijk. Maatwerk kan nodig zijn voor die werkzaamheden die wel thuis uitgevoerd kunnen worden.  

  Aandachtspunt: Maak afspraken over onderling contact tussen de leidinggevende en medewerker. Zie ook bij punt 6 over te maken afspraken o.a. bereikbaarheid.

• 2. Is er een geschikte (aparte) werkruimte in huis?

  Bij het thuis werken moet er ook sprake zijn van een gezonde en veilige werkplek voor de werknemer. De werkgever heeft deze zorgplicht. Mag en kan de medewerker thuis werken, en beschikt deze al over een goed ingerichte werkplek en kunstverlichting, dan hoeft de VU daar niet meer voor te zorgen. Bij twijfel is over de juiste inrichting, zie bij punt 3 m.b.t. de inrichting van de thuiswerkplek. Het meest geschikt is een eigen afgezonderde thuiswerkplek. Items om te bespreken zijn bijvoorbeeld:

  • Is voldoende concentratie mogelijk en kunnen gesprekken zo gevoerd worden dat de medewerker niet wordt afgeleid? Denk aan afleiding van huisgenoten/kinderen of als er veel omgevingsgeluid is.
  • Is de eventuele noodzaak tot privacy gewaarborgd? Bijvoorbeeld voor het voeren van vertrouwelijke gesprekken of als er video/telefoon/vergadergesprekken moeten plaatsvinden.
  • Zijn de omstandigheden zodanig dat er een acceptabel werkklimaat is? (ventilatie, temperatuur).

  Aandachtspunt: Als het niet lukt om thuis goed te kunnen werken, dan is het hybride werken niet goed mogelijk. Een werkplek op de campus is dan noodzakelijk. Dat is ook van toepassing voor de punten 3 en 4.    

• 3. Is een goede en veilige inrichting van de werkplek (met eventuele noodzakelijke aanvullende voorzieningen als dubbel beeldscherm, headset etc.) mogelijk?

  Een goed ingerichte ergonomische werkplek is voor zowel medewerker als werkgever van belang omdat het fysieke klachten als nek- en schouderpijn, rugklachten of verzuim kan helpen te voorkomen. Aandacht hiervoor hoort tot de zorgplicht van de werkgever:

  • Vraag aan de medewerker of hij/zij de werkzaamheden regelmatig (kort) kan onderbreken en dat ook dat doet ter preventie van fysieke overbelasting.
  • Overleg met de medewerker, aan de hand van de checklist ‘beeldschermwerk thuis’, of het werk veilig en gezond is uit te voeren.
  • Is de medewerker zelf in staat de werkplek goed in te richten met de middelen die de medewerker thuis al beschikbaar heeft? Informatie voor het werken met een laptop thuis: Inrichting en gebruik thuiswerkplek.
  • Aan welke aanvullende voorzieningen is er nog behoefte volgens de medewerker? Bijvoorbeeld: bureau,  bureaustoel, instelbare tafel, losse muis of toetsenbord bij de laptop, beeldschermbril, headset, verlichting. Welke voorzieningen zijn specifiek nodig voor de functie (bijvoorbeeld 2e beeldscherm, printer). Informatie m.b.t. bestelling via de VU:  Inrichting en gebruik thuiswerkplek.
  • Laat een medewerker die oogklachten ervaart in combinatie met het beeldschermwerk hier onderzoek naar doen/advies vragen. Ook als er sprake is van fysieke klachten kan de medewerker na akkoord van de leidinggevende (of op advies van de bedrijfsarts) een afspraak maken met de Arbo-adviseur voor thuiswerkadvies via arbo.advies@vu.nl.

• 4. Is de (psychosociale) werkomgeving thuis geschikt?

  Een belangrijk aspect is dat de leidinggevende het gesprek aangaat met de medewerker en aandacht heeft voor de thuissituatie, de werkdruk en de organisatie van het werk. Bespreek de psychosociale arbeidsomstandigheden thuis met de medewerker. Ook bij hybride werken is het van belang om privé en werk niet al te veel door elkaar te laten lopen. Als leidinggevende is het goed om oog te hebben voor de medewerker als persoon en de arbeidsomstandigheden waaronder de werkzaamheden plaatsvinden:

  • Bij thuiswerk is het soms nodig om werk- en privétaken te combineren. Thuis werken heeft als voordeel dat zorgtaken soms flexibeler ingevuld kunnen worden. Maar het kan ook een keerzijde hebben, omdat daarmee een nog groter beroep gedaan wordt op het aanpassingsvermogen van de thuiswerkende medewerker. Dit kan voor spanning en stress zorgen.
  • Het is van belang voor medewerkers om privé en werk niet al te veel door elkaar te laten lopen. Kan een medewerker goede afspraken maken over de zorgtaken, zodat het werk er niet onder hoeft te lijden?
  • Eigen regelruimte (belangrijk pluspunt bij het hybride werken) van de medewerker kan enorm belangrijk zijn om zaken makkelijker op te kunnen vangen thuis. Door zelf de werk- en zorgtaken te kunnen afwisselen en richting te kunnen geven aan de planning van het werk is er minder risico op lichamelijke klachten en mentale stress. Tevens is hierbij van belang om aandacht te blijven geven aan de (sociale) binding en (informele) contacten met de collega’s op de VU. Volledig thuiswerken is daarom niet gewenst. Luister naar de podcast: Podcast: hybride werken, hoe werkt het voor jou? 
  • Overige informatie:
    Hybride Werken - Ga de uitdaging aan
    Hulp, steun en advies

• 5. Zijn computerfaciliteiten (hard- en software, beveiligingsmaatregelen) in orde?

  De dienst IT levert voorzieningen (hard- en software) voor de thuiswerkplek 

  De functie van de medewerker en het soort informatie waarmee hij of zij werkt is bepalend voor de ICT-functionaliteiten die nodig zijn voor de functie-uitoefening en worden besproken door de leidinggevende met de medewerker. Aandachtspunten zijn:

  • Bespreek eventuele (digitale) benodigdheden en aanpassingen. Bijvoorbeeld gebruik van een VU laptop of een headset.
  • Overleg onderling of er specifieke beveiligingsmaatregelen nodig zijn gezien het soort werkzaamheden, zoals mails versturen via Zivver, geen gebruik van USB sticks of deze te beveiligen met encryptie. Niet alles kan 100% technisch beveiligd worden: iedere medewerker moet ook zijn verantwoordelijkheid nemen;
  • Ook bij thuis werken is de ‘Gedragscode computer- en netwerkgebruik’ onverkort van kracht bij werken via het VU netwerk. Stimuleer de medewerker om deze gedragscode te bekijken indien deze nog onbekend is. Van een medewerker wordt verwacht om een zogenaamd datalek te melden. Op VU.nl is al deze info beschikbaar: Beleid en regelingen privacy en informatiebeveiliging.  

• 6. Bespreek werkdruk, werktijden en gezond gedrag

  Werkdruk en werktijden

  Bespreek, indien nodig, werkdruk en werktijden*) met de medewerker, maak heldere (werk)afspraken en stel daarin zo nodig de werktijden, het werkpakket of de hoeveelheid werk bij Informatie over werkdruk: Werkdruk en werkstress.  

  • Maak realistische en heldere afspraken over haalbare resultaten / te verwachten output
  • Hanteer bij het thuis werken zoveel mogelijk de gebruikelijke werktijden. Maak afspraken binnen acceptabele grenzen over flexibiliteit in werktijden als dat de medewerker helpt en het werk niet schaadt.
    Tip: bij voorkeur geen beeldschermwerk vlak voor het slapen in verband met negatieve invloed op nachtrust.
  • Maak onderling afspraken met betrekking tot de bereikbaarheid tijdens de reguliere werktijden (telefonisch, e-mail, on-line zijn, reactietermijn op mails etc.). Geef zelf het goede voorbeeld door niet of zo min mogelijk buiten werktijden te mailen
  • Bespreek ook de onderlinge samenwerking binnen de afdeling. Denk bijvoorbeeld aan het faciliteren van online (team)overleggen, onderlinge afstemming tussen collega’s, aanwezigheid op de campus.
  • Evalueer de gemaakte werkafspraken: vraag met enige regelmaat hoe het gaat met de medewerker en stel zo nodig de werkafspraken gezamenlijk bij (binnen de marges van wat het werk vereist). 

  *) De grenzen van de Arbeidstijdenwet mogen niet worden overschreden: er mag niet langer dan 12 uur per dag gewerkt worden en de wekelijkse arbeidstijd mag ten hoogste 60 uur bedragen.

  Gezond gedrag

  Het regelmatig afwisselen van werkzaamheden, regulier pauzeren en bewegen bij thuis werken is altijd heel belangrijk om (fysieke) klachten te voorkomen. De medewerker moet daartoe ook eigen regelmogelijkheden hebben. Van de medewerker mag worden verwacht:

  • Dat deze de gezond werken instructies opvolgt en gebruik maakt van de voorlichting over het inrichten van de thuiswerkplek, zie ook Gezond beeldschermwerk
  • Gebruik zo nodig pauzesoftware Work & Move. Deze software helpt beeldschermwerkers om taken met de computer sneller, beter en met minder inspanningen te verrichten. De software voorkomt zowel fysieke vermoeidheid als mentale vermoeidheid, waardoor niet alleen de gezondheid, maar óók de prestatie van beeldschermwerkers aantoonbaar wordt verbeterd. Zie: Pauzesoftware: Work & Move
  • Dat deze in een (periodiek) gesprek met de leidinggevende problemen bij de uitvoering van de werkzaamheden en/of veranderende (werk)omstandigheden aankaart en bespreekt.
  • Tijdig met zijn leidinggevende bespreekt wanneer de werkdruk te hoog wordt of er sprake is van (lichamelijke) klachten t.g.v. het werk. Zo nodig kan de medewerker nader advies krijgen bij fysieke klachten of als het niet lukt met de schriftelijke instructies om de werkplek naar behoren in te richten en in te stellen:  - de arbo-adviseur voor een werkplekadvies: zie punt 3
    - de bedrijfsarts voor een (preventief) arbeidsomstandigheden consult: Arbo en Milieu contactpagina - Vrije Universiteit Amsterdam (vu.nl)

  Aandachtspunt: Voor de leidinggevende is van belang om te weten dat de voorlichting en inrichting over beeldschermwerkplek thuis geen vragen meer oproept bij de medewerker.

Misschien ben je hier ook naar op zoek?