Meer informatie over richtlijnen

• Gedragscode internationale studenten

  Het doel van de Gedragscode internationale student is het bevorderen van het Nederlandse hoger onderwijs in het buitenland en het waarborgen van de kwaliteit van het hoger onderwijs voor buitenlandse studenten in Nederland.

  De gedragscode is tot stand gekomen door samenwerking tussen verschillende partijen in het hoger onderwijs en verschillende ministeries. De Nederlandse overheid handelt met dien verstande dat onderwijsinstellingen die de Gedragscode ondertekenen, uitvoeren en aanpassen, verantwoord omgaan met internationale studenten. Bovendien is ondertekening van de Gedragscode een voorwaarde voor het verlenen van verblijfsvergunningen voor studie op het niveau van hoger onderwijs. Als VU Amsterdam niet aan deze verwachtingen voldoet, is het niet langer mogelijk om een overeenkomst met de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) te tekenen.

  De code geldt voor "Internationale studenten": zij die een buitenlandse nationaliteit hebben en een Nederlandse verblijfsvergunning hebben gekregen met dien verstande dat zij onderwijs volgen aan een Nederlandse onderwijsinstelling.

  Immigratie- en Naturalisatiedienst

• Coördinatie van bezoeken van internationale delegaties

  De Vrije Universiteit Amsterdam (VU Amsterdam) heeft goede internationale contacten en onderhoudt relaties met partners van over de hele wereld, waaronder andere universiteiten, onderzoeksinstituten, hogescholen, (niet-)gouvernementele organisaties, bedrijven en beurs- en financieringsorganisaties.
  
  VU Amsterdam ontvangt regelmatig vertegenwoordigers van deze partnerinstellingen (of organisaties), evenals vertegenwoordigers van toekomstige partners, die onze campus bezoeken. Deze vertegenwoordigers bezoeken de VU om bestaande samenwerkingsverbanden te versterken, toekomstige samenwerkingsverbanden te verkennen, of om andere redenen die gerelateerd zijn aan ons onderwijs, onderzoek of bestuur.
  
  Deze richtlijn helpt u bij de beslissing om een bezoekende delegatie te ontvangen door de kosten en baten van het bezoek tegen elkaar af te wegen. Het geeft ook praktische tips voor het ontvangen van een delegatie, terwijl het u helpt het verzoek te beoordelen vanuit het perspectief van kennisbeveiliging en reputatie. Aan de VU is het VU Kader Kennisveiligheid geïmplementeerd om je te helpen met bepalen of een (potentiële) partner als risicovol wordt beschouwd. Beantwoord de verplichte 6 richtinggevende vragen onder het 'Kennisbeveiligingsraamwerk VU Amsterdam' om te bepalen of het bezoek als laag of hoog risico wordt geclassificeerd. Als de uitkomst wijst op een gemiddeld of hoog risico, of als je begeleiding nodig hebt, neem dan contact op met het International Office.
  
  Neem voor alle internationale bezoeken contact op met het International Office voor advies, tips en (mede)organisatie: delegations@vu.nl.

  Stappen in het coördineren van een bezoek

  Fase 1
  Het doel van de bezoekende delegatie bepalen
  Een eenvoudige en overtuigende reden om een bezoekende delegatie te ontvangen is gastvrijheid tonen. Maar om te beoordelen of het bezoek relevant en nuttig is voor zowel jouw activiteiten als voor de VU, moeten de onderstaande aspecten in overweging worden genomen:

  1. Is het een huidige partner? Zo ja, wat voor partner? Uitwisselingspartner, Aurora-partner, USRN-partner, MoU/contractpartner, Onderzoeks- en/of onderwijsmedewerker, anders?
  2. Is het een nieuwe relatie? De redenen voor een bezoek aan VU Amsterdam variëren; het kan gaan om het aangaan van samenwerkingsverbanden op het gebied van onderzoek, onderwijs en valorisatie. Het kan ook onderdeel zijn van een studie/leerprogramma om te zien hoe andere universiteiten hun activiteiten organiseren. Daarnaast kan het gaan om een groep studenten die uitwisselings- en/of stagemogelijkheden onderzoekt. Om te beslissen of je de delegatie wilt ontvangen, moet het natuurlijk aansluiten bij je ambities.
  3. Wat is het niveau van de delegatieleden? Als het om een delegatie op hoog niveau gaat, zorg er dan voor dat je tijdig bijpassende personen van de VU bij het bezoek betrekt. Als het CvB moet worden uitgenodigd, vraag dan het International Office om advies.
  4. Als er een VIP/politicus, zoals een ambassadeur, op bezoek komt, zorg er dan voor dat je het juiste protocol volgt. Als je foto's of opnames wilt maken, vraag dan hier toestemming.
  5. Profiel van de bezoekende organisatie: Check hun profiel, hun positie in wereldwijde rankings, en zoek in het VU-onderzoeksportaal of VU-collega's al met hen samenwerken.
  6. Informeer ook verder naar het doel van het bezoek (hoffelijkheid, verkennen samenwerking, opzetten/ondertekenen MoU/uitwisselingscontract, promotieovereenkomst, onderzoeksprojecten), en bepaal of dit aansluit bij jouw ambities. Neem voor informatie over dergelijke contracten contact op met het International Office.

  Fase 2
  Het bezoek organiseren

  • Stel een voorlopig programma op
    Betrek/uitnodig relevante belanghebbenden: CvB, de decaan, International Office en academici. Overweeg om studenten of promovendi uit het land van herkomst uit te nodigen als onderdeel van de welkomstdelegatie. Stel een voorlopig programma op:
    • Presentatietijd voor de bezoekende delegatie
    • Een bedrijfspresentatie van de VU is beschikbaar; informeer bij het International Office
    • Een campusrondleiding kan worden overwogen als onderdeel van het programma
    • Als de bezoekers op basis van het kennisbeveiligingsraamwerk van de VU als risicovol worden gecategoriseerd, maar het bezoek van de delegatie is akkoord, stem dan af met het betreffende ondersteunende veiligheidsteam via (kennisveiligheid@vu.nl)
  • Praktische zaken
    • Als de bezoekers een visum nodig hebben, kan IO daarvoor een uitnodigingsbrief verstrekken.
    • Je kunt desgewenst hotelaanbevelingen doorgeven.
    • Reserveer ruim op voorhand een locatie voor de verwelkoming, bv. de Global Room, een Forumzaal, Agora zaal
    • Regel catering voor lunch of diner
    • Contactgegevens/naamkaartjes uitwisselen
    • Overweeg het uitwisselen van geschenken
    • Houd indien nodig rekening met hiërarchische gevoeligheden
    • Overweeg een dresscode
    • Vraag uzelf in het algemeen af wat als cultureel gepast wordt beschouwd en wat niet; raadpleeg een 'landenspecialist' aan de universiteit of daarbuiten
    • Overweeg indien nodig een vertaler; bereid de vertaler goed voor en bespreek je belangen
    • Overweeg of het belangrijk is om 'tussen de regels door te lezen': hoe direct de discussies zullen of kunnen zijn
  • Communicatie en PR
    Afhankelijk van de bezoekende vertegenwoordiger(s) kan het verspreiden van informatie over het bezoek nuttig zijn voor reputatiemanagement. Je kunt overwegen om contact op te nemen met de persvoorlichters van de VU en/of AdValvas, en over het bezoek te communiceren via sociale media of andere (online) media, zoals de pagina's van jouw faculteit.
  • Follow-up
    Hoewel geen onderdeel van het bezoek zelf, is de follow-up van groot belang voor relatiebeheer en het omzetten van intenties in acties en resultaten.

• Internationaal reisbeleid

  Ga je (binnenkort) naar het buitenland voor studie, werk of onderzoek? Lees het actuele internationale reisbeleid voor studenten of voor werknemers.