Buitenlandse dienstreis

Buitenlandse dienstreis

• Vergoeding reis- en verblijfkosten

  Reis- en verblijfkosten worden bij buitenlandse dienstreizen alleen vergoed als er sprake is van een vooraf geaccordeerde reisaanvraag. Een eventueel reisvoorschot wordt alleen toegekend als deze is gebaseerd op een door de leidinggevende gefiatteerde begroting. Ben je van plan om op reis te gaan en wil je een voorschot aanvragen hiervoor? Zie deze bijlage voor een gedetailleerde beschrijving (in Engels) om dat doel te bereiken.

  De tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen uit de cao rijk dient als uitgangspunt voor de begroting. De in verband met een buitenlandse dienstreis noodzakelijk gemaakte kosten voor eigen maaltijden en voor kleine uitgaven overdag en ’s avonds, worden vergoed op basis van een dagvergoeding. De dagvergoeding bedraagt ten hoogste 75% van de bedragen vermeld onder overige kosten in de tarieflijst.

  Als het in verband met een buitenlandse dienstreis om redenen van representatie noodzakelijk is om kosten te maken voor maaltijden voor anderen, kan in plaats van de dagvergoeding gekozen worden voor een vergoeding op basis van daadwerkelijk gemaakte kosten.

  Declaraties indienen gaat via een self service in het declaratiesysteem. Gebruik daarvoor de blauwe button 'Direct regelen' op deze pagina. 

• Vlucht en hotel boeken

  Voor vlucht(en) en (hotel)overnachting(en) geldt dat je deze zelf boekt en de kosten declareert via het digitale declaratieproces.

  Het verdient de voorkeur om gebruik te maken van de diensten van travel agent ATPI. De VU heeft met ATPI een contract afgesloten. Je neemt zelf contact op met ATPI om de boeking voor de buitenlandse reis (trein/boot/bus/vlucht) en/of (hotel)overnachtingen te regelen. Het boeken via ATPI heeft enkele voordelen. Zo gaat bijvoorbeeld de factuur rechtstreeks naar de VU-eenheid en hoef je deze niet zelf voor te schieten. Alle informatie vind je op Dienstreis boeken via travel agent ATPI.

  Let op: reis- en verblijfkosten bij buitenlandse dienstreizen worden alleen vergoed als er sprake is van een vooraf geaccordeerde reisaanvraag. Zie ook hierboven bij ‘Vergoeding reis- en verblijfkosten.’

• Langdurige uitzending naar buitenland

  Als sprake is van langdurige uitzending (meer dan 45 dagen) ten behoeve van het beoefenen van wetenschap of onderwijs, kan de VU een onbelaste tegemoetkoming verstrekken. Dit betreft de kosten die direct samenhangen met het verblijf in het buitenland.

  Er is sprake van ‘uitzending’ wanneer een medewerker van de Vrije Universiteit Amsterdam op eigen verzoek of eigen initiatief in het buitenland verblijft en daar werkzaamheden verricht ten behoeve van het uitoefenen van wetenschap of onderwijs.

• Zakenreisverzekering

  Deze verzekering vergoedt schade die ontstaat tijdens zakenreizen die werknemers, studenten en gasten in opdracht of op uitnodiging van de VU maken. Zie voor alle informatie de pagina Zakenreisverzekering.

• Internationaal reisbeleid voor medewerkers

  Naar het buitenland gaan is een waardevolle ervaring, maar een goede voorbereiding is essentieel. Neem als leidraad voor een goede voorbereiding de checklist op de pagina Internationaal reisbeleid voor medewerkers zorgvuldig door.