Sorry! The information you are looking for is only available in Dutch.
Deze opleiding is opgeslagen in Mijn Studiekeuze.
Er is iets fout gegaan bij het uitvoeren van het verzoek.
Er is iets fout gegaan bij het uitvoeren van het verzoek.

Buitenlandse dienstreis

Direct regelen
Laatst gewijzigd op 21 december 2023
Voorafgaand aan het maken van een dienstreis wordt door de medewerker overwogen of de dienstreis noodzakelijk is, of er online alternatieven zijn en zo nee, hoe deze dienstreis met zo min mogelijk schade voor het milieu afgelegd kan worden.

Dit houdt concreet in dat een buitenlandse dienstreis in de regel alleen wordt goedgekeurd door de leidinggevende en de reis- en eventuele verblijfskosten alleen door de VU worden vergoed als:

  • Het een internationale bijeenkomst betreft die meer dan 3 uur duurt en de reis per openbaar vervoer een reistijd heeft tot 6 uur.
  • Het een internationale bijeenkomst betreft die meer dan 3 uur duurt en de reis per openbaar vervoer een reistijd heeft die korter of even lang is als de duur van een vliegreis.
  • Het voor de medewerker één intercontinentale vliegreis per twee jaar betreft.

Daarnaast geldt:

  • In het geval dat bestemmingen binnen 8 uur met het ov bereikbaar zijn, dan wordt het ov aanbevolen.
  • In het geval dat de reistijd met het ov niet meer dan 2 uur langer is dan met een vliegreis, dan wordt het ov aanbevolen.

Bij bovenstaande uitgangspunten geldt het adagium ‘pas toe of leg uit’, zodat door de leidinggevende gemotiveerd kan worden afgeweken.

Beslisboom

Hulp nodig bij het kiezen tussen een vliegreis of een duurzame optie? Laat je helpen door de Interactieve beslisboom.

Buitenlandse dienstreis

  • Vergoeding reis- en verblijfkosten

    Reis- en verblijfkosten worden bij buitenlandse dienstreizen alleen vergoed als er sprake is van een vooraf geaccordeerde reisaanvraag. Een eventueel voorschot wordt alleen toegekend als deze is gebaseerd op een door de leidinggevende gefiatteerde begroting. Ben je van plan om op reis te gaan en wil je een voorschot aanvragen hiervoor? Zie deze bijlage voor een gedetailleerde beschrijving (in Engels) om dat doel te bereiken.

    De tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen uit de cao rijk dient als uitgangspunt voor de begroting. De in verband met een buitenlandse dienstreis noodzakelijk gemaakte kosten voor eigen maaltijden en voor kleine uitgaven overdag en ’s avonds, worden vergoed op basis van een dagvergoeding. De dagvergoeding bedraagt ten hoogste 75% van de bedragen vermeld onder overige kosten in de tarieflijst.

    Als het in verband met een buitenlandse dienstreis om redenen van representatie noodzakelijk is om kosten te maken voor maaltijden voor anderen, kan in plaats van de dagvergoeding gekozen worden voor een vergoeding op basis van daadwerkelijk gemaakte kosten.

    Declaraties indienen gaat via een self service in het declaratiesysteem. Gebruik daarvoor de blauwe button 'Direct regelen' op deze pagina. 

  • Vlucht en hotel boeken

    Voor vlucht(en) en (hotel)overnachting(en) geldt dat je deze zelf boekt en de kosten declareert via het digitale declaratieproces.

    Het verdient de voorkeur om gebruik te maken van de diensten van travel agent ATPI. De VU heeft met ATPI een contract afgesloten. Je neemt zelf contact op met ATPI om de boeking voor de buitenlandse reis (trein/boot/bus/vlucht) en/of (hotel)overnachtingen te regelen. Het boeken via ATPI heeft enkele voordelen. Zo gaat bijvoorbeeld de factuur rechtstreeks naar de VU-eenheid en hoef je deze niet zelf voor te schieten. Alle informatie vind je op Dienstreis boeken via travel agent ATPI.

    Let op: reis- en verblijfkosten bij buitenlandse dienstreizen worden alleen vergoed als er sprake is van een vooraf geaccordeerde reisaanvraag. Zie ook hierboven bij ‘Vergoeding reis- en verblijfkosten.’

  • Langdurige uitzending naar buitenland

    Als sprake is van langdurige uitzending (meer dan 45 dagen) ten behoeve van het beoefenen van wetenschap of onderwijs, kan de VU een onbelaste tegemoetkoming verstrekken. Dit betreft de kosten die direct samenhangen met het verblijf in het buitenland.

    Er is sprake van ‘uitzending’ wanneer een medewerker van de Vrije Universiteit Amsterdam op eigen verzoek of eigen initiatief in het buitenland verblijft en daar werkzaamheden verricht ten behoeve van het uitoefenen van wetenschap of onderwijs.

  • Zakenreisverzekering

    Deze verzekering vergoedt schade die ontstaat tijdens zakenreizen die werknemers, studenten en gasten in opdracht of op uitnodiging van de VU maken. Zie voor alle informatie de pagina Zakenreisverzekering.

  • Internationaal reisbeleid voor medewerkers

    Naar het buitenland gaan is een waardevolle ervaring, maar een goede voorbereiding is essentieel. Neem als leidraad voor een goede voorbereiding de checklist op de pagina Internationaal reisbeleid voor medewerkers zorgvuldig door. 

Waarom duurzaam reizen?

Zoals we weten veroorzaken (vlieg)reizen veel CO2-uitstoot. De VU neemt met wetenschappelijk en waarden gedreven onderwijs, onderzoek en valorisatie, verantwoordelijkheid voor mens en planeet. Duurzaamheid is daarom één van de VU-speerpunten. Door waar mogelijke andere keuzes te maken voor dienstreizen willen we een bijdrage leveren aan de reductie van de CO2-uitstoot.

Daarom vragen we medewerkers, voorafgaand aan het maken van een dienstreis, kritisch te kijken of de dienstreis noodzakelijk is, of er online alternatieven zijn en hoe de reis met zo min mogelijk schade voor het milieu afgelegd kan worden. Dat geldt zowel voor een binnenlandse als buitenlandse dienstreis.

Contact VU - HRM Servicedesk

servicedesk.hrm@vu.nl
Openingstijden: maandag t/m vrijdag van 8.30-17.00 uur.

020 59 82882
Openingstijden: maandag t/m vrijdag van 9.00 - 12.00 en van 13.00 - 16.00 uur.