Binnenlandse dienstreis

Laatst gewijzigd op 21 december 2023

Voorafgaand aan het maken van een dienstreis wordt door de medewerker overwogen of de dienstreis noodzakelijk is, of er online alternatieven zijn en zo nee, hoe deze dienstreis met zo min mogelijk schade voor het milieu afgelegd kan worden.

De medewerker stemt periodiek af met de leidinggevende. Concreet houdt dit in dat als je op dienstreis in Nederland gaat je de gemaakte verblijfkosten vergoed krijgt als:

De dienstreis langer dan 4 uur duurt en verder dan een kilometer van de werkplek is verwijderd.
Je per trein (2e klas) of ander openbaar vervoer reist.
Een dienstreis met eigen vervoer kan alleen worden gemaakt met toestemming van je leidinggevende en enkel in het geval er veel goederen moeten worden vervoerd of als het openbaar vervoer onevenredig veel tijd kost. Je reist bij voorkeur met je persoonlijke NS-Business Card.

Documenten

Regeling dienstreizen

Vergoeding verblijfkosten

Bij een binnenlandse dienstreis krijg je de noodzakelijke en daadwerkelijk gemaakte kosten voor logies, eigen maaltijden en voor kleine uitgaven overdag en ’s avonds vergoed als een binnenlandse dienstreis langer duurt dan 4 uur en verder dan een kilometer van de werkplek verwijderd is.

Let op. De maximale vergoeding per dag is gelijk aan de bedragen zoals genoemd in de tabel verblijfkostenvergoeding in de cao.

Verblijfkostenvergoeding per 1 januari 2022
Kleine uitgaven overdag	€5,64	hiervoor gelden geen aanvullende voorwaarden
Kleine uitgaven in de avond	€16,82	hierop heeft u recht als u aansluitend ook overnacht vanwege uw dienstreis
Logies	€115,36	per overnachting
Ontbijt	€11,27	dit geldt als u de nacht daarvoor heeft overnacht vanwege uw dienstreis
Lunch	€17,44	dit geldt voor iedere periode van 12.00 tot 14.00 uur die binnen uw dienstreis valt
Avondmaaltijd	€26,39	dit geldt voor iedere periode van 18.00 tot 21.00 uur die binnen uw dienstreis valt

Declaraties indienen gaat via een self service in het declaratiesysteem. Gebruik daarvoor de blauwe button 'Direct regelen' op deze pagina.

NS-Business Card

Nieuwe medewerkers kunnen een kaart aanvragen via de HRM Servicedesk. Lees hierover meer op de pagina NS-Business Card voor medewerkers.
Let op: de NS-Business Card is uitsluitend bedoeld voor binnenlandse dienstreizen, niet voor woon-werkverkeer en privéreizen.
Hotel boeken

Voor (hotel)overnachting(en) geldt dat je ze zelf boekt en de kosten declareert via het digitale declaratieproces.
Let op: De noodzakelijke en daadwerkelijke verblijfkosten komen alleen in aanmerking als een binnenlandse dienstreis langer duurt dan 4 uur en verder dan een kilometer van de werkplek verwijderd is. Zie ook hierboven bij ‘Vergoeding verblijfkosten'.
Zakenreisverzekering

Deze verzekering vergoedt schade die ontstaat tijdens zakenreizen die werknemers, studenten en gasten in opdracht of op uitnodiging van de VU maken. Voor alle informatie zie de pagina Zakenreisverzekering.

Waarom duurzaam reizen?

Zoals we weten veroorzaken (vlieg)reizen veel CO2-uitstoot. De VU neemt met wetenschappelijk en waarden gedreven onderwijs, onderzoek en valorisatie, verantwoordelijkheid voor mens en planeet. Duurzaamheid is daarom één van de VU-speerpunten. Door waar mogelijke andere keuzes te maken voor dienstreizen willen we een bijdrage leveren aan de reductie van de CO2-uitstoot.

Daarom vragen we medewerkers, voorafgaand aan het maken van een dienstreis, kritisch te kijken of de dienstreis noodzakelijk is, of er online alternatieven zijn en hoe de reis met zo min mogelijk schade voor het milieu afgelegd kan worden. Dat geldt zowel voor een binnenlandse als buitenlandse dienstreis.

Duurzame dienstreizen

Buitenlandse dienstreis

servicedesk.hrm@vu.nl
Openingstijden: maandag t/m vrijdag van 8.30-17.00 uur.

020 59 82882
Openingstijden: maandag t/m vrijdag van 9.00 - 12.00 en van 13.00 - 16.00 uur.