NS-Business Card voor medewerkers

Meer informatie

• Hoe werkt de NS-Business Card?

  De NS-Business Card is een ov-kaart waarmee je zakelijke reizen per openbaar vervoer kunt maken. De reizen worden geregistreerd als je jouw NS-Business Card bij het in- en uitchecken voor de kaartlezer van de betreffende vervoerder houdt. Vervolgens stap je met de NS-Business Card in de trein, bus, tram of metro en gaat de rekening achteraf naar de VU. De eenheid ontvangt maandelijks een specificatie van de ritten.

• Aanvullende deur-tot-deurdiensten

  Een dienstreis kan gecombineerd worden met het gebruik van aanvullende deur-tot deurdiensten zoals de OV-fiets, fietsenstalling op station en trein-taxiritten. Voor Greenwheels-auto en Q-Park parkeerterreinen (P+R terreinen) dient je leidinggevende vooraf toestemming te geven. Kijk op de NS website hoe je gebruik kunt maken van de aanvullende deur-tot-deurdienst.

• Kan ik ook gebruikmaken van de NS-Business Card bij andere trein-, bus-, tram- en metrovervoerders?

  Ja, met de NS-Business Card reis je met trein, bus, tram en metro bij alle vervoerders in Nederland. Als je met een andere openbaar vervoerder reist dan NS, kun je gewoon de NS-Business Card gebruiken om in en uit te checken. Het is echter wel belangrijk dat je dat per vervoerder doet. Stap je onderweg over op een andere vervoerder, dan zul je voor die reis ook in en uit moeten checken bij die vervoerder. In alle gevallen worden jouw reizen achteraf gefactureerd tegen het tarief dat de betreffende vervoerder hanteert.

• Wat is het voordeel van de NS-Business Card voor mij als medewerker?

  Je kunt direct inchecken en hoeft de kosten niet voor te schieten, de kaartjes te bewaren en achteraf te declareren. De rekening wordt maandelijks achteraf naar de VU gestuurd. Jouw NS-Business Card bevat een persoonlijk kenmerk, waarmee de factuur automatisch ten laste komt van jouw eenheid.

• Kan ik de NS-Business Card ook voor woon-werkverkeer of voor privéreizen gebruiken?

  Nee, dat is niet toegestaan. De kaart is uitsluitend bedoeld voor binnenlandse dienstreizen. Een dienstreis is een verplaatsing van de medewerker in opdracht van de leidinggevende om buiten de plaats van tewerkstelling werkzaamheden te verrichten. Bij ongeautoriseerd gebruik worden de kosten ingehouden op jouw salaris.

• Ik ben vergeten in of uit te checken. Wat kan ik doen?

  Ik ben vergeten om in te checken. 

  Als je niet incheckt, kan er (afhankelijk van welk abonnement je hebt) een correctietarief in rekening worden gebracht. Ben je de incheckpoortjes al voorbij, maar ben je nog niet ingestapt in de trein? Probeer dan alsnog in te checken vóórdat je de trein instapt. 

  Ik ben vergeten om uit te checken. 

  Geen nood: op je NS-Business Card staat standaard de Vergeten Check-uit Service aan. Als je vergeet uit te checken, wordt er een correctietarief in rekening gebracht. NS helpt je via deze service met het corrigeren hiervan. Dat kan op twee manieren:

  1. Als de NS met minstens 80% zekerheid kan bepalen op welke locatie je jouw check-uit  hebt gemist, dan corrigeert zij de vergeten check-uit automatisch.
  2. Is die 80% zekerheid er niet? Dan ontvang je van NS een notificatie per e-mail, waarin staat dat je bent vergeten uit te checken. Je kunt je rit dan zelf corrigeren in je Mijn NS Zakelijk account.

  Let op: de Vergeten Check-Uit Service werkt alleen bij ritten die gemaakt zijn bij NS. Je kunt maximaal 5 keer per jaar een vergeten check-uit (laten) herstellen met de Vergeten Check-uit Service. Je kunt je niet afmelden voor de Vergeten Check-uit Service. Klopt de automatische correctie niet? Neem dan contact op met Klantenservice NS Zakelijk.

  Wanneer mag een vergeten check-uit gecorrigeerd worden?

  Met de NS-Business Card is het mogelijk om vanaf 9 dagen na je rit een correctie-aanvraag te doen via Mijn NS Zakelijk. Het verschil tussen het correctietarief en de daadwerkelijke ritprijs wordt dan gecorrigeerd op de eerstvolgende factuur.

  Correctietarief voor het vergeten in- of uit te checken

  De NS brengt de VU naast de ritprijs, afhankelijk van de ‘overtreding’ ook een correctietarief in rekening variërend van € 20,- tot € 45,-. Deze aanvullende kosten kunnen met de medewerker verrekend gaan worden via het salaris.

• Ik heb per ongeluk 1e klas gereisd met een 2e klas NS-Business Card.

  Indien je gebruik maakt van een andere klasse, brengt NS de VU naast de ritprijs ook een correctietarief in rekening. Deze aanvullende kosten komen voor rekening van de kaarthouder.

• Kan ik met meerdere mensen op één NS-Business Card reizen?

  Nee, er kan maar één persoon tegelijk reizen op een NS-Business Card.

• Ik maak veel internationale treinreizen. Kan ik daarvoor ook de NS-Business Card gebruiken?

  Ja, bij structureel internationaal reizen per trein kun je, met toestemming van de leidinggevende, via de HRM Servicedesk dit product op de NS Business Card laten activeren.

• Kan ik ook reizen met internationale treinen en de Intercity direct?

  Je kunt met jouw NS-Business Card ook reizen op binnenlandse trajecten met de IC Brussel, IC Berlijn en ICE International (zonder toeslag). Je checkt in en uit bij de poortjes van NS. Wil je met jouw NS-Business Card met de Intercity direct reizen, dan heb je wel een toeslag nodig. Voor het reizen met Thalys dien je van tevoren te reserveren en een apart treinticket te kopen.

  Tijdens jouw internationale reis is jouw internationale treinticket jouw geldige vervoerbewijs. Je hoeft de NS-Business Card alleen te laten zien als je het abonnement op jouw NS-Business Card hebt gebruikt om korting te krijgen op jouw internationale reis. En/of tijdens de reis naar het beginstation van jouw internationale treinreis. 

  Met de NS-Business Card kun je ook internationaal op rekening reizen. Je boekt jouw reis eenvoudig via Mijn NS Zakelijk. Zo reis je bijvoorbeeld met Thalys naar Parijs en Brussel of met ICE International naar Frankfurt of Keulen. Je hoeft niet achteraf te declareren en de VU ontvangt 1 overzichtelijke factuur. Wanneer je de hele reis via Mijn NS Zakelijk boekt, is jouw internationale treinticket ook geldig op het binnenlandse traject voor jouw reis naar het vertrekstation van jouw internationale trein. Je checkt met de NS-Business Card niet in en uit. Zo voorkom je dubbele kosten voor het binnenlandse traject. 

  Heb je jouw internationale reis vanaf het vertrekstation van de internationale trein geboekt en maak je hiervoor nog een binnenlandse reis? Dan check je op het binnenlandse traject in en uit met de NS-Business Card. Vanaf het vertrekstation van jouw internationale trein reis je vervolgens verder met jouw internationale treinticket. Wij raden je aan om de hele reis via Mijn NS Zakelijk te boeken, zodat je onderweg niet in en uit hoeft te checken.

• Wat moet ik doen als ik mijn NS-Business Card vergeten ben?

  Koop dan een eenmalig vervoersbewijs of reis met jouw privé OV-chipkaart. Declareer de gemaakte kosten vervolgens via de self service Dienstreis binnenland declareren. Daarbij moet je kunnen aantonen dat je met het openbaar vervoer gereisd hebt (bijvoorbeeld met het originele vervoersbewijs of met de betalingsgegevens van jouw OV-chipkaart).

• Wanneer heb ik recht op geld terug bij vertraging?

  Bij een vertraging die langer dan een half uur duurt, heb je recht op een vergoeding van (een deel van) de ritprijs. Dit geldt ook voor reizen die je maakt met de NS-Business Card. Je kunt via de link in het transactieoverzicht in Mijn NS Zakelijk ‘Geld terug bij vertraging’ een dergelijke aanvraag doen.

• Wat moet ik doen in geval van diefstal of verlies van de kaart?

  Bij verlies of diefstal van de NS-Business Card vraag je zo snel mogelijk via de HRM Servicedesk een duplicaat aan met reden ‘NS-Business Card verloren/gestolen’. Met jouw aanvraag wordt de gestolen of verloren NS Business Card automatisch per direct geblokkeerd. De verwerkingstijd van jouw duplicaataanvraag is ongeveer 10 werkdagen.

• Ik maak eigenlijk nooit dienstreizen. Wat moet ik met de kaart doen?

  Je kunt jouw kaart desgewenst sturen naar de HRM Servicedesk – Openbaar vervoer, De Boelelaan 1105, 1081 HV Amsterdam. Wij adviseren je om de kaart liever te bewaren voor het geval je toch een keer een binnenlandse dienstreis moet maken.

• Wat doe ik bij beëindiging van mijn dienstverband?

  Uiterlijk op jouw laatste werkdag verzend je jouw kaart naar de HRM Servicedesk – Openbaar vervoer, De Boelelaan 1105, 1081 HV Amsterdam.