Het jaargesprek voor medewerkers

Het jaargesprek voor medewerkers

• Doel en opzet van het jaargesprek

  In het jaargesprek blik je gezamenlijk terug op de afgelopen periode en bespreek je wat je in de komende periode van elkaar nodig hebt om goed te presteren, je talent in te zetten en met plezier je werk te kunnen doen. Jij en je leidinggevende hebben allebei een verantwoordelijkheid om het gesprek goed voor te bereiden en je uit te spreken. Het gesprek heeft geen vast format, geen beoordelingssystematiek of verplichte gespreksonderwerpen. Je ontvangt automatisch een taak om het jaargesprek voor te bereiden. Alle medewerkers krijgen de gelegenheid om minimaal 1 x per jaar een jaargesprek te voeren.

• Voorbereiding van het jaargesprek

  Als voorbereiding op je jaargesprek geef je een reactie op je performance- en ontwikkeldoelen en schrijf je een reflectieverslag. Een goede reflectie geeft jou en je leidinggevende inzicht in de onderwerpen die voor jou relevant zijn voor je jaargesprek. Een paar tips: 

  • Begin op tijd, zodat je tussentijds afstand kunt nemen en kunt herschrijven. 
  • Een reflectie is meer dan een lijst met je resultaten. Bedenk ook wat die resultaten voor jou betekenen voor de komende periode: wat wil je vaker doen, minder doen of anders doen? Waar was je trots op, wat liep niet zoals verwacht, waar kon je je talent goed inzetten? Hoe was de samenwerking met je leidinggevende en met je collega's? Hier vind je een lijst met vragen om je te inspireren. Je kunt ook een training volgen voor het schrijven van een goed reflectieverslag. 
  • Ga in je reflectieverslag ook in op je ontwikkelwensen. Ontwikkelen is meer dan een training volgen of je voorbereiden op een volgende loopbaanstap. Ontwikkelen is ook nodig om bij te blijven in je werkveld en mee te groeien met veranderingen in de organisatie. Denk bij ontwikkelen ook aan andere mogelijkheden, zoals een tijdelijke klus, netwerken binnen of buiten de VU, een meeloopstage of het overdragen van je kennis en ervaring aan junior collega's. In het gesprek zelf maak je vervolgens afspraken over je ontwikkeling en ook over de tijd die je daaraan besteedt. Benut in ieder geval de twee ontwikkeldagen waar elke medewerker recht op heeft. 
  • Vraag feedback aan collega's, bijvoorbeeld via de Performancemodule. Je kunt op elk moment feedback vragen en de reactie koppelen aan je performance- en ontwikkeldoelen. Je kunt ook feedback die je al eerder hebt gevraagd, verwerken in je reflectie. Op de pagina 360 graden feedback voor medewerkers vind je hiervoor een aantal spelregels, voorbeeldvragen en tips.
    
    In de handleiding Performance- en ontwikkeldoelen lees je hoe je stapsgewijs deze doelen kunt vastleggen.

• Opstellen van gespreksagenda

  Het jaargesprek heeft geen verplichte gespreksonderwerpen. Jij en je leidinggevende dragen allebei agendapunten aan en stellen samen de gespreksagenda op. Je kunt agendapunten noteren in het jaargesprekformulier of vermelden bij het begin van het jaargesprek. Denk bij de voorbereiding van een jaargesprek in ieder geval aan de volgende thema’s:   

  • Samenwerking met je team en je leidinggevende
  • Loopbaan en ontwikkeling
  • Werkdruk
  • Sociaal welbevinden en sociale veiligheid
  • Nevenwerkzaamheden (zorg dat je overzicht voor het jaargesprek geactualiseerd is!)
  • Arbeidsomstandigheden

• In gesprek over prestaties

  In het jaargesprek gebruiken we geen scores of andere beoordelingssystematiek. Dat betekent niet dat het jaargesprek een vrijblijvend gesprek is waarin je prestaties niet aan de orde komen. Om een zinvol gesprek over ontwikkeling en talent te voeren, is het van belang om te weten of je aan de verwachtingen voldoet. Als je dit niet helder hebt, bespreek dit dan in je jaargesprek. Maak ook afspraken voor overleg tussen de jaargesprekken door, zodat je doelen en verwachtingen scherp houdt. Een paar vragen om het gesprek over prestaties voor te bereiden:   

  • Is het voor jou helder wat er van je verwacht wordt? Heb je behoefte om vaker te overleggen of feedback te krijgen? Hoe vaak vraag je zelf feedback? 
  • Bespreek de afspraken uit het vorige jaargesprek. Heb je de uitkomsten gehaald? Zo nee, wat was de oorzaak? Wat betekent dit voor toekomstige afspraken: is het tijd om een ander type afspraak te maken (meer of minder specifiek en meetbaar) of vaker de voortgang te bespreken en afspraken te monitoren? 

• Afspraken maken

  In het jaargesprek maak je afspraken voor de komende periode. Bedenk voor je jaargesprek waar je afspraken over wilt maken en wat je met die afspraken wilt bereiken. Zorg dat in het jaargesprek duidelijk wordt wat de gewenste uitkomst is: wanneer zijn jij en je leidinggevende tevreden? Bespreek ook welke hulp beschikbaar is, van je leidinggevende of teamleden, en hoe je de voortgang van de afspraken gaat monitoren.

• Verslaglegging: reactie geven en afronding

  Alle input in het jaargesprekformulier, inclusief de afspraken, wordt bewaard als verslag van het jaargesprek. Als je het niet eens bent met het verslag, bespreek je dit met je leidinggevende. Je kunt ook een reactie toevoegen aan het jaargesprekformulier. Je leidinggevende rondt het jaargesprekformulier af. Alle input blijft bewaard in het formulier en is voor jou en je leidinggevende inzichtelijk. Ook de HR-adviseur en de hogere leidinggevende hebben inzicht in jaargesprekformulieren.

• Veelgestelde vragen

  Het jaargesprekformulier is leeg, hoe voeg ik de afspraken van vorig jaar toe?

  Vanwege de overgang naar een ander type formulier was het niet mogelijk om de oude afspraken uit jaargesprekformulieren automatisch mee te nemen. Deze afspraken zet je als medewerker handmatig 1 x over naar het nieuwe systeem. Bij volgende jaargesprekken worden de afspraken weer automatisch zichtbaar. Je kunt de oude afspraken terugvinden in het oude personeelsdossier. Let op, deze link werkt alleen als je op de campus inlogt. Werkt het niet, neem dan contact op met de IT servicedesk. Voer de oude afspraken vervolgens in bij performance doelen en ontwikkeldoelen. In de QRC over performance lees je hoe dit doet. 

  Hoe kan ik feedback vragen voor het jaargesprek?

  Je kunt op elk moment in het jaar feedback vragen aan collega’s binnen de VU. Dit doe je via de optie feedback vragen. Je kunt deze feedback koppelen aan je performancedoelen en ontwikkeldoelen. De feedback wordt niet automatisch zichtbaar in het jaargesprekformulier. Via het paperclipje rechtsboven in het jaargesprekformulier kun je een bijlage toevoegen met feedback die je hebt opgehaald.

Misschien ben je hier ook naar op zoek?