Het jaargesprek voor medewerkers

Het jaargesprek voor medewerkers

• Uitnodigen

  • Je leidinggevende nodigt jou uit om een jaargesprek te voeren. Een jaargesprek vindt plaats tussen 1 februari en 31 december.
  • Zorg dat jullie naar elkaar helder zijn over wat je verwacht in de voorbereiding en tijdens het gesprek. Hieronder vind je tips voor het maken van een reflectieverslag en het aangeven wat je tijdens het gesprek wilt bespreken.
  • Jij start als medewerker tijdens de voorbereiding het registratieproces. Dit doe je door input te geven in het jaargesprekformulier. Gebruik hiervoor de blauwe knop ‘Direct regelen’ bovenaan deze pagina.

  Let op: Ben je na 1 februari van het jaar in dienst gekomen? Dan moet je leidinggevende een jaargesprekformulier voor je opstarten in de self service Jaargesprek te bereiken via de blauwe 'Direct regelen' knop bovenaan deze pagina.  

• Voorbereiden

  Een goed gesprek begint in de voorbereiding. Neem hiervoor de tijd en leg het tussentijds even weg.

  Vorm zelf je beeld over je functioneren en nieuwe afspraken

  • Ga uit van de afspraken die je in een vorig gesprek hebt gemaakt. 
  • Betrek altijd je context. Wat zijn de doelen voor jouw team, afdeling of groep? Wat hebben jullie met elkaar te realiseren en wat is jouw bijdrage daaraan? Weet je onvoldoende over dit grotere beeld, vraag er dan naar.
  • Vraag feedback bijvoorbeeld aan een collega of medeleidinggevende die kan aangeven wat jouw kwaliteiten zijn en waar je verder in kunt ontwikkelen. Op de pagina 360 graden feedback voor medewerkers vind je hiervoor een aantal spelregels, voorbeeldvragen en tips.
  • Reflecteer op je functioneren en ontwikkeling in een reflectieverslag. Dit betekent dat je niet alleen nadenkt over wat je hebt gedaan, maar ook hoe je dingen doet. Waarin was je effectief, waarin minder effectief en wat betekent dat voor de komende periode?  Hier vind je een lijst met vragen om je te inspireren. Je kunt ook een training volgen voor het schrijven van een goed reflectieverslag. 
  • Denk na over wat je nodig hebt om de resultaten die je afspreekt te realiseren. Dit gaat over taken waarvoor je verantwoordelijk bent, maar ook over de richting waarin je je ontwikkelt. Heb je zelf iets te leren? En zo ja, hoe zou dat het best kunnen (bijvoorbeeld meelopen, een nieuwe verantwoordelijkheid op je nemen, een mentor of juist een mentorrol innemen)? Heb je iets nodig van je leidinggevende, collega’s en/of de organisatie? Denk aan steun, samenwerking, tijd etc.  
  • Ben je UD, UHD of hoogleraar? Dan maak je in je jaargesprek afspraken over een kerndomein als focus. Op de pagina ‘Academische loopbaanpaden’ vind je meer toelichting op (de keuze van) een kerndomein en tools zoals een Reflectieverslag Jaargesprek UD/UHD/HL.

  Bedenk waarover je in gesprek wilt

  • De leidinggevende en jij bepalen samen welke onderwerpen jullie bespreken tijdens het jaargesprek. Als jullie beeld van jouw functioneren overeenkomt, hoef je daar bijvoorbeeld niet lang bij stil te staan.
  • Zorg dat je voor jezelf helder krijgt wat je in ieder geval wilt bespreken met je leidinggevende. Denk aan: ‘Hoe ervaar je de samenwerking met collega’s of de leidinggevende’, je werk-energiebalans, ontwikkeling en inzetbaar blijven, nevenwerkzaamheden etc.
  • Vind je het spannend om je ergens over uit te spreken? Bedenk dan wát het precies spannend maakt voor jou, maar ga het niet uit de weg. Wat wil je bereiken en hoe kun je dit dan het best brengen? Vraag hulp aan iemand die je vertrouwt en test bijv. je boodschap uit. 

  Deel je voorbereiding tijdig met je leidinggevende

  • Zet je terug- en vooruitblik in een reflectieverslag, zodat je leidinggevende bekend is met jouw beeld en voorstellen.
  • Geef aan wat jij tijdens het jaargesprek wilt bespreken, zodat de leidinggevende hier rekening mee kan houden in de eigen voorbereiding.
  • Beide kun je doen tijdens stap 1 ‘Input medewerker’ in het jaargesprekformulier. Ofwel direct in de velden in het programma, ofwel door een document als bijlage toe te voegen.

• Jaargesprek voeren

  Tijdens het jaargesprek bespreek je met je leidinggevende je functioneren en prestaties, en kijken jullie vooruit. Daarbij is het een belangrijk moment voor jou om onderwerpen die van invloed zijn op je werk en ontwikkeling te bespreken en tot afspraken te komen.

  • Stel bij de start (nogmaals) vast welke onderwerpen jullie tijdens het gesprek bespreken en hoeveel tijd je per onderwerp neemt. Zo kun je het gesprek met aandacht voeren.
  • Licht belangrijke punten uit je zelfreflectie toe, neem ruimte om vragen te stellen en stel je open voor feedback van je leidinggevende.
  • Breng in wat je ideeën en behoeften zijn, bij voorkeur met een concreet voorstel. Wat zou je helpen een bepaald doel in het werk of de samenwerking te bereiken? Wees vervolgens bereid om hier in gesprek op bij te stellen, gegeven de mogelijkheden die er zijn.
  • Vraag door als iets je onvoldoende duidelijk is. Bijvoorbeeld zodat voor jullie allebei concreet is wanneer jij en de leidinggevende tevreden zijn met een resultaat.
  • Bespreek bijvoorbeeld ook hoe vaak jullie tussendoor contact hebben en hoe je ermee omgaat als er iets gebeurt dat invloed heeft op de gemaakte afspraken.

• Verslag leggen en afspraken registreren

  Voor jou en je leidinggevende is het belangrijk een samenvatting van wat jullie besproken en afgesproken hebben vast te leggen.

  • Meestal zorgt de leidinggevende voor een gespreksverslag, waarin iets staat over het functioneren, gemaakte afspraken en eventueel andere besproken onderwerpen. Deze informatie kan in de velden van het jaargesprekformulier geplaatst, of toegevoegd in een bijlage.
  • Mis je iets of ben je het ergens niet mee eens, bespreek dit dan met je leidinggevende.
  • Als medewerker kun je in stap 3 ‘Jaargesprek’ nog een schriftelijke reactie geven.

  De informatie in het jaargesprekformulier in SuccessFactors -zowel tekst in de velden als documenten in de bijlage- vormt bij elkaar het verslag van het jaargesprek dat wordt bewaard. Jij, je leidinggevende, de HR-adviseur en de hogere leidinggevende hebben inzicht in jouw jaargesprekformulieren.

• Realiseren

  Je gaat aan de slag met de gemaakte afspraken.

  • Merk je dat er iets verandert in je werk of in professionele of privéomstandigheden die van invloed zijn op het uitvoeren hiervan? Bespreek dan met je leidinggevende wat dit betekent voor jullie afspraken.
  • Bijgestelde afspraken kun je tussentijds vastleggen per mail en die gebruiken in de voorbereiding van je volgende jaargesprek.

Misschien ben je hier ook naar op zoek?