Onderwijs Onderzoek Actueel Organisatie en samenwerking EN
Login als
Studiekiezer Student Medewerker
Bachelor Master VU voor Professionals
HOVO Amsterdam VU-NT2 VU Graduate Winter School Honoursprogramma Universitaire lerarenopleiding
Promoveren aan de VU Uitgelicht onderzoek Prijzen en onderscheidingen
Onderzoeksinstituten Onze wetenschappers Research Impact Support Portal Impact maken
Nieuws Agenda Energie in transitie
Israël en Palestijnse gebieden Vrouwen aan de top Cultuur op de campus
Praktische informatie VU en innovatiedistrict Zuidas Missie en Kernwaarden
Organisatie Samenwerking Alumni Universiteitsbibliotheek Werken bij de VU
Sorry! The information you are looking for is only available in Dutch.
Deze opleiding is opgeslagen in Mijn Studiekeuze.
Er is iets fout gegaan bij het uitvoeren van het verzoek.
Er is iets fout gegaan bij het uitvoeren van het verzoek.

Declareren van onkosten voor interne medewerkers

Direct regelen
Laatst gewijzigd op 29 augustus 2024
Op deze pagina vind je informatie over het proces van declareren van onkosten. Medewerkers van de VU gebruiken hiervoor het declaratiesysteem Concur.

Soms maak je voor je werk kosten. Zijn dat kosten voor dienstreizen, ga dan voor meer informatie naar de pagina Duurzame dienstreizen. Zijn het reiskosten voor je woon-werkverkeer, lees de informatie op de pagina Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer en thuiswerkvergoeding. Informatie over alle overige onkosten gemaakt voor je werk vind je op deze pagina. 

Deze overige onkosten declareer je na overleg met je leidinggevende/budgethouder via de self service Declaraties indienen interne medewerker. Gebruik hiervoor de blauwe 'Direct regelen' knop op deze pagina. 

Voor het indienen van een declaratie heb je de volgende gegevens nodig:

  • Het budgetnummer: kostenplaats of WBS-element
  • Bon of factuur (grootte bestand mag maximaal 5MB zijn)
  • Betaalbewijs (indien totale kosten hoger zijn dan € 500 incl. BTW)

Belangrijke informatie:

  • Het declareren via de Direct regelen-knop is alleen bestemd voor interne VU-medewerkers. Externen moeten hun onkosten via de afdeling Financiën declareren.
  • Declareer tijdig. Twee keer per maand worden declaraties uitbetaald op ca. de 3e en de 24e van de maand
  • De goedkeuringstermijn na het indienen van de declaratie is 3 weken; wanneer een declaratie niet binnen 3 weken wordt beoordeeld door de leidinggevende/budgethouder, dan wordt deze automatisch teruggestuurd naar de indiener.
  • Ben je zelf de budgethouder van een kostenplaats of WBS-element, vergeet dan niet op de startpagina van de declaratie het vinkje ‘Ik ben zelf budgethouder voor dit Cost Object’ aan te zetten.

Het declareren van onkosten (evenals een binnenlandse dienstreis met een kilometervergoeding of een buitenlandse dienstreis zonder daggeldvergoeding) gebeurt conform het reglement ‘Vergoedingen, terbeschikkingstelling en declaraties’.

Soorten onkosten

Per categorie kun je de volgende soorten onkosten declareren:

Reiskosten:

  • Huur woning buiten NL
  • Huur woning in NL
  • Logies hotel/pension

Vervoer:

  • Autohuur
  • Kilometervergoeding
  • Openbaar vervoer/taxi
  • Parkeer-, tol- en veergeld
  • Vliegtickets

Maaltijden:

  • Diners, lunches, ontbijt
  • Maaltijd overwerk
  • Personeelsbijeenkomst binnen Campus
  • Personeelsbijeenkomst buiten Campus
  • Zakelijke maaltijden (met externe relatie)
  • Zakelijke maaltijden (personeel)

Kantoorkosten:

  • Bloemen
  • Boodschappen
  • Computer en toebehoren
  • Drukwerk
  • Koerier/verzending/vervoer
  • Laboratorium
  • Portokosten
  • Reparatie apparatuur
  • Software
  • Technische apparatuur

Communicatie:

  • Telefonie/internet mobiel
  • Telefonie/internet thuis
  • Telefoon

Overig:

  • Cadeau(bon) personeel
  • Congres, seminar, workshop
  • Contributie beroepsregister
  • Daggeld vergoeding
  • Juridische kosten (beëindiging dienstverband)
  • Opleidingskosten, cursus  (voor meer info zie Opleiding voor medewerkers: de regels en vergoedingen)
  • Promotiekosten
  • Promotievergoeding (dissertatie)
  • Schade eigendom werknemer
  • Vakliteratuur
  • Verblijfsvergunning / paspoort

Contact VU - HRM Servicedesk

servicedesk.hrm@vu.nl
Openingstijden: maandag t/m vrijdag van 8.30-17.00 uur.

020 59 82882
Openingstijden: maandag t/m vrijdag van 9.00 - 12.00 en van 13.00 - 16.00 uur.

Direct naar

Homepage Cultuur op de campus Sportcentrum VU Dashboard

Studie

Academische jaarkalender Studiegids Rooster Canvas

Uitgelicht

Doneer aan het VUfonds VU Magazine Ad Valvas

Over de VU

Contact en route Werken bij de VU Faculteiten Diensten
Privacy Disclaimer Veiligheid Webcolofon Cookies Webarchief

Copyright © 2024 - Vrije Universiteit Amsterdam