Soms maak je voor je werk kosten. Zijn dat kosten voor dienstreizen, ga dan voor meer informatie naar de pagina Duurzame dienstreizen. Zijn het reiskosten voor je woon-werkverkeer, lees de informatie op de pagina Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer en thuiswerkvergoeding. Informatie over alle overige onkosten gemaakt voor je werk vind je op deze pagina.
Deze overige onkosten declareer je na overleg met je leidinggevende/budgethouder via de self service Declaraties indienen interne medewerker. Gebruik hiervoor de blauwe 'Direct regelen' knop op deze pagina.
Voor het indienen van een declaratie heb je de volgende gegevens nodig:
- Het budgetnummer: kostenplaats of WBS-element
- Bon of factuur (grootte bestand mag maximaal 5MB zijn)
- Betaalbewijs (indien totale kosten hoger zijn dan € 500 incl. BTW)
Belangrijke informatie:
- Het declareren via de Direct regelen-knop is alleen bestemd voor interne VU-medewerkers. Externen moeten hun onkosten via de afdeling Financiën declareren.
- Declareer tijdig. Twee keer per maand worden declaraties uitbetaald op ca. de 3e en de 24e van de maand.
- De goedkeuringstermijn na het indienen van de declaratie is 3 weken; wanneer een declaratie niet binnen 3 weken wordt beoordeeld door de leidinggevende/budgethouder, dan wordt deze automatisch teruggestuurd naar de indiener.
- Ben je zelf de budgethouder van een kostenplaats of WBS-element, vergeet dan niet op de startpagina van de declaratie het vinkje ‘Ik ben zelf budgethouder voor dit Cost Object’ aan te zetten.
Het declareren van onkosten (evenals een binnenlandse dienstreis met een kilometervergoeding of een buitenlandse dienstreis zonder daggeldvergoeding) gebeurt conform het reglement ‘Vergoedingen, terbeschikkingstelling en declaraties’.
Soorten onkosten
Per categorie kun je de volgende soorten onkosten declareren:
Reiskosten:
- Huur woning buiten NL
- Huur woning in NL
- Logies hotel/pension
Vervoer:
- Autohuur
- Kilometervergoeding
- Openbaar vervoer/taxi
- Parkeer-, tol- en veergeld
- Vliegtickets
Maaltijden:
- Diners, lunches, ontbijt
- Maaltijd overwerk
- Personeelsbijeenkomst binnen Campus
- Personeelsbijeenkomst buiten Campus
- Zakelijke maaltijden (met externe relatie)
- Zakelijke maaltijden (personeel)
Kantoorkosten:
- Bloemen
- Boodschappen
- Computer en toebehoren*
- Drukwerk
- Koerier/verzending/vervoer
- Laboratorium
- Portokosten
- Reparatie apparatuur
- Software
- Technische apparatuur
Communicatie:
- Telefonie/internet mobiel*
- Telefonie/internet thuis*
- Telefoon*
Overig:
- Cadeau(bon) personeel
- Congres, seminar, workshop
- Contributie beroepsregister
- Daggeld vergoeding
- Juridische kosten (beëindiging dienstverband)
- Opleidingskosten, cursus (voor meer info zie Opleiding voor medewerkers: de regels en vergoedingen)
- Promotiekosten
- Promotievergoeding (dissertatie)
- Schade eigendom werknemer
- Vakliteratuur
- Verblijfsvergunning / paspoort