De collectie HDC | Protestants Erfgoed verzamelt en beheert archieven en collecties van personen en instellingen uit protestantse kring. De nadruk van de collectie ligt op de periode 1800 tot heden. De collectie groeit tot op de dag van vandaag. Een schenking kan dan ook een welkome aanvulling voor de collectie zijn. Toch wordt niet alles wat wordt aangeboden daadwerkelijk in de collectie opgenomen.
Materiaal dat zonder aankondiging bij de Vrije Universiteit wordt achtergelaten, wordt, als het niet in de collectie wordt opgenomen, niet retour gestuurd.
Een schenking moet in ieder geval aan deze criteria voldoen:
- We accepteren alleen collecties die passen binnen het acquisitieprofiel van de collectie HDC| Protestants Erfgoed, te weten collecties en archieven die betrekking hebben op het Nederlands Protestantisme van 1800 tot heden.
- De collectie bestaat uit originele en authentieke documenten of bestanden.
- Over het algemeen nemen we geen losse documenten op, alleen samenhangende collecties. Voor toevoegingen op bestaande collecties kunnen we een uitzondering maken.
- Incomplete jaargangen of losse afleveringen van tijdschriften en kranten worden slechts bij hoge uitzondering opgenomen.
- Fysiek moet het materiaal in goede staat zijn: vrij van vocht, schimmel en ongedierte.
- Het materiaal is bij voorkeur zoveel mogelijk geordend.
- Het materiaal is bij voorkeur zoveel mogelijk ontdaan van plastic en metaal.
- Het materiaal moet deugdelijk verpakt zijn.
- Het materiaal moet worden afgeleverd bij, of verstuurd naar, de Vrije Universiteit.
Er kunnen aan een schenking bijkomende kosten verbonden zijn, bijvoorbeeld voor reiniging, restauratie, bijzondere opslag en ordening van het materiaal.
Schenkingen kunnen worden aangemeld via het schenkingsformulier. De conservator neemt binnen drie weken contact met je op aangaande je aanbod.