Voor corona werkten we allemaal vrijwel volledig op de VU. Sinds medio maart 2020 en dat is alweer ruim twee jaar werken we met z’n allen vrijwel volledig thuis. De motivatie om weer naar de VU te gaan, neemt toe naarmate we langer thuiswerken. De belangrijkste redenen hiervoor zijn: het zien en live spreken van collega's, het makkelijker delen van informatie, creatieve sessies, het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden die beter op de VU gedaan kunnen worden en de behoefte om even in een andere omgeving te zijn en zo ook de verbondenheid met de universiteit, de collega’s en de campus te voelen. Uiteindelijk is verbondenheid, ervaren waar je voor werkt en waar je ‘bij hoort’ voor iedereen van belang. Aan het thuiswerken zijn voor- en nadelen verbonden, zijn mensen eraan gewend en over het algemeen gaat het goed. De belangrijkste redenen: betere concentratie, minder afleiding wat efficiënter werken bevordert, het scheelt reistijd, geeft meer flexibiliteit en kan daarmee ook de ‘rust’ vergroten. Natuurlijk zijn er ook nadelen: minder sociale contacten en scheiding tussen werk en privé kan onduidelijk zijn.
Er is onderzoek beschikbaar waaruit blijkt dat werkenden die hun werk thuis goed kunnen doen, in de toekomst één tot drie dagen per week niet op de campus willen werken en dat betekent dat waarschijnlijk de meeste collega’s in de toekomst deels off campus en deels on campus willen werken. Dit betekent dat hybride werken de nieuwe norm wordt voor IT en het MT ondersteunt dit van harte.
Voor écht hybride werken zijn er twee aspecten die direct in het oog springen. Het eerste aspect is de afhankelijkheid van faciliteiten. Zo is vergaderen in de huidige indeling en inrichting van onze werk- en vergaderruimtes eigenlijk alleen mogelijk met óf alle deelnemers in een zaaltje op de VU, óf alle deelnemers digitaal vanuit een andere locatie. Het is goed ons te realiseren dat er, zeker in eerste instantie, belemmeringen zullen zijn die onze hybride mogelijkheden beperken. Het tweede aspect is ‘cultuur’, we gaan daar later in dit memo ook op in maar hier gaat het naast goede werkafspraken ook over resultaten en de verantwoording daarvan, de werkrelatie tussen medewerker en leidinggevende en passende communicatie.
Wat is hybride werken?
Onder hybride werken verstaan we plaats- en deels tijdsonafhankelijk werken waarbij in een werkweek, zowel off campus en on campus op de VU gewerkt wordt en het op basis van de gemaakte werkafspraken ook mogelijk is om een deel van de werktijd buiten reguliere kantooruren te maken.
Wat zijn de voordelen van hybride werken?
Kort gezegd draagt hybride werken voor de meeste mensen bij aan meer welzijn en werkplezier, hogere/andere productiviteit en positieve bijdrage aan duurzaamheid (zowel van het milieu als welzijn van de mens).
Binnen IT zullen niet alle voordelen zich even sterk voordoen en ook niet bij iedereen in dezelfde mate aanwezig zijn, maar doelstelling is wel om aan deze voordelen bij te dragen. Een belangrijke factor naar welzijn en werkplezier, productiviteit en duurzaamheid is autonomie: het op zijn minst deels zelf kunnen bepalen waar en wanneer je werkt, zonder dat dit door anderen wordt bepaald. Dat vraagt aanpassing van onze werkcultuur.
Wat is de gewenste cultuur voor hybride werken?
Voor het realiseren van een fijne en goede werkcultuur na corona is de medewerking nodig van alle IT-medewerkers. Een open basishouding en goede onderlinge relaties zijn essentieel. Een cultuur waarin het wederzijds vertrouwen een belangrijke basis is. Een cultuur waarin medewerkers zich vrij voelen om zich ook naar elkaar uit te spreken, elkaar aan te spreken en feedback te geven. Dit is een belangrijke voorwaarde voor het succesvol realiseren van hybride werken.
Ook vraagt hybride werken om goede afspraken. Tussen mensen, maar ook over het werk: hoe pakken we iets aan, welk resultaat of doel willen we bereiken, hoe rapporteren we, leggen we verantwoording af, hoe zorgen we dat we op een transparante en inzichtelijke manier ons werk doen? Het vraagt van ons met name:
- verantwoordelijkheid (in het nakomen van die afspraken)
- zorgvuldigheid en discipline (in het aangeven waar je wanneer bent)
- duidelijkheid (in de afspraken die je maakt)
Hybride werken vraagt ook een andere invulling van de relatie leidinggevende en medewerker. Als de medewerkers meer vanaf andere locaties en op andere tijdstippen werkzaam zijn, beschikt de leidinggevende minder automatisch over informatie over hoe het met de medewerker zelf en de voortgang en kwaliteit van diens werkzaamheden gaat. Dit vraagt wederzijdse actieve communicatie vanuit de medewerker over successen, mijlpalen, knelpunten en behoeftes, en een goede antenne vanuit de leidinggevende om signalen ook op te kunnen pikken vanuit een digitaal bericht of een telefoongesprek, in plaats van fysieke nabijheid. Goede samenwerking is en blijft centraal staan als belangrijke succesfactor, dit blijft het geval. Samen zie, hoor, weet je meer dan alleen.
Welke inzichten heeft wetenschappelijk onderzoek naar hybride werken opgeleverd?
Wetenschappelijk bezien wordt aangegeven dat we de volgende onderdelen in ons werk effectief thuis of online kunnen doen:
Persoonlijke productiviteit, voor veel mensen werken achter de computer, maar dat kan ook interactie met klanten zijn of iets maken.
Informatie delen, wie doet wat, wat is er voorgevallen, wat moet iedereen weten? Zeer belangrijk om te weten wat je in je persoonlijke productiviteit wel en niet moet doen en waar het aan moet voldoen.
Beslissingen nemen, waar gaan we voor, nemen we optie één of optie twee, welke volgende stap besluiten we nu te nemen?
En voor de volgende activiteiten hebben we elkaars nabijheid nodig, bij voorkeur in een gezamenlijke werkomgeving:
Oplossingen zoeken, hier is creativiteit voor nodig. We hebben problemen die we moeten oplossen, ideeën die we moeten uitwerken en wensen van klanten die we moeten vervullen. Maar dat betekent ook de mogelijkheid scheppen om het niet gezochte te vinden. Het idee, het inzicht dat ontstaat uit het terloopse, het toevallige.
Persoonlijk contact, verbondenheid, ergens bij horen, maar ook gewoon weten wat er ‘speelt’ is voor een mens essentieel. We zijn een sociaal wezen en we produceren vrijwel niets zonder de samenwerking met anderen. Daarom is het vormen van een gemeenschap wezenlijk voor ons.
Leren en ontwikkelen, als we blijven doen wat we deden komen we niet verder. We moeten als team groeien en natuurlijk als individu. Juist door elkaar te treffen, fysiek of digitaal, zien we hoe anderen iets aanpakken of hoe ze redeneren. Zo leren we van elkaar en worden we met elkaar slimmer.
Wat willen we in ieder geval op de VU doen?
Met bovenstaande in het achterhoofd is er een beperkt aantal zaken waarvan we vinden dat deze zoveel mogelijk fysiek op de VU zouden moeten plaatsvinden.
- Sociale events: onze kerst- en zomerbijeenkomst (met HRMAM en FINAD), de afdelingsuitjes en het jaarlijkse IT-uitje zijn bij uitstek gelegenheden om ons onderlinge contact te verstevigen en die we dus graag met elkaar fysiek zouden ondernemen. Dit geldt ook voor de eerste periode van nieuwe collega’s, afscheid van vertrekkende collega’s of viering van jubilea.
- Gesprekken die extra zorgvuldigheid vragen zoals sollicitatie- en jaargesprekken; het is fijn om elkaar dan echt ‘in de ogen’ te kunnen kijken.
- Kick-off van projecten; het is goed elkaar een keer gezien te hebben voordat het project start.
Ontmoeten kan ook elders, maar zal toch veel op de VU plaatsvinden. We zijn dan ook gebaat met één systeem waarmee we kunnen zien wie er op welk moment op de VU aanwezig is of zal zijn, dit vraagt van iedereen dat deze informatie actueel is. De mogelijkheden hiertoe worden nog verkend en indien mogelijk zal dienst IT van eventuele oplossingen gebruik maken.
Wat willen we niet vooraf vastleggen?
We willen afdelingen, (sub)teams, gremia, projectgroepen en andere samenwerkingsvormen zoveel mogelijk zelf laten bepalen of zij fysiek of digitaal met elkaar overleggen en samenwerken. Daarnaast willen we medewerkers zoveel mogelijk vrij laten in het bepalen waar en wanneer zij werken. We vragen te zorgen dat de afspraken met elkaar, dus met de mensen waar je mee samenwerkt en met je leidinggevende, volstrekt duidelijk en transparant zijn. Leg bij het maken van de afspraken vast wat echt van belang en kies hierbij een mate van detaillering die recht doet aan de belangen van de medewerker en de werkzaamheden. Ook is het van belang dat het voor alle betrokkenen mogelijk is tussentijds te overleggen over de afspraken, zeker mocht het niet goed werken. De beslissing of iets wel of niet mogelijk is, ligt uiteindelijk bij de leidinggevende.
Dat betekent dat we als MT niet bepalen dat er bepaalde vaste dagen zijn dat iedereen op de on- of off campus dient te zijn, of dat er (buiten wat in de vorige paragraaf staat genoemd) overleggen zijn waarvan wij zeggen dat die per definitie op de VU (of juist niet) moeten plaatsvinden. Dat biedt medewerkers veel vrijheid – en geeft hiermee ook de verantwoordelijkheid om met elkaar en binnen teams en afdelingen hier goede afspraken over te maken. De uitkomst kan dan nog steeds zijn dat sommige mensen, teams of afdelingen kiezen om wél vaste dagen op de VU te zijn of bepaalde overleggen op de VU te doen.
Wat zijn de voorwaarden voor thuiswerken?
Naast het maken van goede afspraken over beschikbaarheid en bereikbaarheid, is bij hybride werken een goede werkplek essentieel, zowel on- als off campus. Het gaat hier zowel om een goede fysieke als digitale (veilige) werkomgeving. Fysieke klachten komen veel voor bij mensen die veelvuldig thuiswerken. Het inrichten van een goede thuiswerkplek is dus erg belangrijk bij hybride werken. Het gaat hierbij om aandacht voor een goede werkhouding, goede ergonomie, voldoende comfort en genoeg beweging. Als je thuiswerkt ben je zelf verantwoordelijk voor je werkplek, waarbij de VU ook een verantwoordelijk heeft om je hierin voldoende te faciliteren. Meer over de fysieke werkplek lees je op: fysieke-werkplek-informatie-inzien-en-wijziging
Op een goede manier hybride werken vraagt ook goede digitale hulpmiddelen. Met de introductie van Digital@VU beschikt iedereen over de nieuwste versie van de Microsoft Office programma’s en kan je deze overal waar je een internetverbinding hebt, gebruiken. Je kunt samenwerken en overleggen binnen MS Teams en van elke locatie je bestanden opslaan in OneDrive (voorheen H-schijf) en de MS Teamsomgeving (voorheen G-schijf). Iedere IT-medewerker kan hier gebruik van maken met de door de VU verstrekte laptop. Daarnaast kan iedere IT-medewerker via een app op de mobiele telefoon (privé of vanuit de VU) via Teams bij de documenten en bellen. Voor het opslaan van documenten in projectgroepen blijft Jira vooralsnog de tool voor IT. Iedere IT-medewerker kan (binnen randvoorwaarden) één koptelefoon met microfoon aanvragen, die zowel op de VU als thuis ingezet kan worden. Voor alle andere zaken sluit IT zich aan bij de faciliteiten zoals VU-breed zijn voorzien.
Thuis is natuurlijk een goede internetverbinding van belang, dit is iets waar je als medewerker zelf in moet voorzien. Meer over de digitale werkplek lees je op: de-moderne-werkplek-van-de-vu
Wat zijn de voorwaarden voor werken op de VU?
In de toekomst zal er een scheiding zijn tussen werkzaamheden die zich goed lenen voor plaats onafhankelijk werken en werkzaamheden die op de VU plaatsvinden. Dit vraagt ook iets van de inrichting van onze werkplekken op de VU. Wat is er nodig?
- Verschillende soorten ontmoetingsruimten, zoals plekken waar collega’s elkaar informeel kunnen ontmoeten, plekken die geschikt zijn voor één op één overleg, plekken waar teams projecten en werkzaamheden kunnen afstemmen, kunnen brainstormen en nieuwe ideeën kunnen uitwerken.
- Bepaalde ruimtes moeten worden voorzien van digitale faciliteiten (m.n. videoconferencing tools) om collega’s niet op de VU goed te kunnen betrekken bij overleggen (hybride vergaderen).
- Concentratieplekken die gereserveerd kunnen worden zijn belangrijk voor mensen die ongestoord online moeten overleggen. Dat gaat niet als je in dezelfde ruimte met anderen video vergadert of wanneer een collega ook aan het bellen is.
- Voorziening om verschillende ruimtes te kunnen reserveren.
- Besluit over geen vaste werkplekken meer binnen IT, voor een aantal specifieke functies en werkzaamheden kunnen uitzonderingen worden gemaakt door het MT.
- Een goed ingerichte structuur hoe we omgaan met een calamiteit die tot ontruiming van onze ruimtes leidt
Wat zijn de voorwaarden voor tijdsonafhankelijk werken?
Ieder heeft een ander ritme en waar de een productiever is in de vroege ochtend, gaat de ander liever einde middag nog wat langer door. In hoeverre het mogelijk is om tijdsonafhankelijk te werken, is
- sterk afhankelijk van de aard van de werkzaamheden die moeten worden verricht: alleen of in samenwerking met anderen. Het schrijven van een document kan relatief makkelijk buiten kantooruren plaatsvinden, voor een vergadering ligt dat anders.
- gekoppeld aan het welbevinden van de medewerker. Beperkte flexibiliteit in werktijden kan een positief effect hebben (gezien de ochtendmens en de avondmens), maar daar zijn zeker grenzen aan. Een gebrek aan structuur met onvoldoende rust en ontspanning heeft naar verwachting negatieve effecten die door het hybride werken minder snel zichtbaar kunnen zijn.
Ook over je werkrooster maak je – duidelijke en transparante - afspraken met je leidinggevende en eventueel de personen met wie je veel samenwerkt. De beslissing of iets wel of niet mogelijk is, ligt uiteindelijk bij de leidinggevende, die daarbij in ieder geval de aard van de werkzaamheden, de samenwerking met anderen en het welzijn van de medewerker mee zal laten wegen.
Levend en lerend werkconcept
We realiseren ons dat de ruimte die deze vorm van hybride werken eenieder biedt, gemakkelijk ook kan leiden tot een onwerkbare situatie zodra we onvoldoende communiceren en onze werkafspraken niet duidelijk zijn en / of niet nagekomen worden. Het is een optie om toch meer ‘van bovenaf’ in te kaderen en die ruimte dus te beperken. Op dit moment maken we de keuze om dat niet te doen. Tegelijkertijd zijn er wel een aantal begrippen die centraal staan:
- Gemiddeld werk je 40 tot 60% van de werktijd op de VU. Wil je vaker of juist minder op de VU werken of lukt dat om praktische redenen nu niet, dan bespreek je met je leidinggevende de mogelijkheden.
- We maken binnen het team afspraken over werkzaamheden die je thuis of op de VU kunt uitvoeren.
- We bespreken binnen het team op welke dagen je naar de VU komt, zodat we samenwerking – ook met andere teams – bevorderen. Je komt niet alleen voor jezelf naar kantoor, maar ook voor je collega’s.
- Vergaderingen waar informatie wordt uitgewisseld, kunnen online plaatsvinden. Een (potentieel) lastig/ingewikkeld overleg of gesprek vindt bij voorkeur plaats op de VU. Persoonlijk contact kan ‘ruis op de lijn’ voorkomen.
- Hybride werken houdt in dat je je werkzaamheden uitvoert op de plek die daar het beste bij past. Dat betekent passend voor de kwaliteit van je werk of de samenwerking. Bespreek dat met je team en/of leidinggevende.
We realiseren ons dat we met elkaar een nieuw werkconcept neerzetten waar we nauwelijks ervaring mee hebben en er is nu geen ‘panklaar recept’ om het uit te voeren. Niet alles zal automatisch goed gaan of zo uitwerken als wij dit nu aan de vooravond met elkaar bedenken. Het is zaak om daar met elkaar over in gesprek te zijn en gaandeweg het te verbeteren en aan te passen waar het niet voldoende werkt.
We stellen voor om in ieder geval na het eerste, tweede en vierde kwartaal dat dit nieuwe concept is geïntroduceerd, te evalueren hoe we dit ervaren wat er anders en beter kan. Dit kan door een vragenlijst uit te zetten onder alle collega’s en over de uitkomsten in gesprek te gaan (in afdelings- en/of teamoverleggen). Het hybride werken wordt daarmee een levend concept dat we gaandeweg steeds verder verbeteren. De OdC is vertegenwoordigd in de werkgroep hybride werken en zal bij evaluaties worden betrokken.