De dienst IT nam Digital Cleanup Day op 16 maart als aanleiding om te starten met het opruimen van data. Elk mailtje in jouw inbox zorgt namelijk voor CO2-uitstoot. De rekensom is simpel: minder data, minder uitstoot.
Wist je dat een e-mail zonder bijlage een gemiddelde uitstoot van 4 gram CO2 heeft? Nee hè. En dat een e-mail met een foto als bijlage al snel 50 gram CO2 betekent? Wist je waarschijnlijk ook niet. Dat komt omdat zo’n mailtje in een datacenter wordt opgeslagen, wat veel energie kost. Een mailtje dat jij bewaart, blijft dan ook continu beschikbaar in een energieverbruikend datacenter.
Drastisch verminderen
Nu je dit weet, kijk je vast met een andere blik naar die duizenden mailtjes die zich al jaren ophopen in je mailbox. Hoeveel zijn het er nu? Tienduizend? Twintigduizend? Nog meer? Je kunt je voorstellen dat zulke hoeveelheden binnen een dienst als IT voor flink wat uitstoot zorgen. Daar willen we wat aan doen. Het Green Team IT daagt IT-medewerkers permanent uit om de dataopslag van de mail drastisch te verminderen.
De opruimweek na Digital Cleanup Day bleek in elk geval een groot succes. Het resultaat na de voorjaarsschoonmaak: 40 GB minder maildata. 388 medewerkers hebben een kleinere mailbox dan voor de voorjaarsschoonmaak. Dat betekent dus dat de meeste collega's bezig zijn geweest met het opschonen van de mailbox. Deze actie was niet alleen bedoeld voor het opruimen van overbodige maildata, maar ook voor de bewustwording van de impact van data. Blijf dus proberen om je data te verminderen, niet alleen door het opruimen van je mailbox (en OneDrive etc.), maar ook door minder data te genereren.
Als afsluiter nog wat tips om je maildata ook in de toekomst te verminderen:
- Stuur zelf minder mails: de ander ontvangt hierdoor minder mails en een niet verzonden mail hoeft ook niet beantwoord te worden. Gebruik voor je communicatie Teams (bellen, (groep)chats of kanalen) of loop indien mogelijk bij een collega langs.
- Stuur korte e-mails: lange e-mails en e-mails met bijlagen verbruiken tot 12x meer CO2.
- Deel bestanden in plaats van het sturen van een bijlage.
- Maak minder gebruik van CC.
- Gebruik reply-all alleen als dit echt nodig is.
- Gebruik BCC bij mails aan een grote groep: dit voorkomt reply-all en daarmee gepaard gaande onnodige extra maildata.
- Stuur geen bedank mails: heel aardig natuurlijk, maar het zorgt elke keer wel voor een extra e-mail. Wil je toch iemand bedanken, gebruik dan het duimpje in Outlook (rechtsboven in de mail) of loop even langs.
- Wees je bewust van het bewaren van mails. Verwijder elke mail die niet meer nodig is meteen, verplaats deze niet naar een archief.
- Maak je map met verwijderde items regelmatig leeg: zolang de mail hier nog staat, blijft het in de cloud aanwezig!
- Bewaar alleen de laatste mail van een mailthread (indien de mail wel bewaard moet blijven).
- Kijk kritisch naar mails met grote bijlagen: zijn deze bijlagen nog wel nodig? Zo ja, sla deze (centraal) op en verwijder de e-mail (tenzij de inhoud van de e-mail echt bewaard moet blijven)
- Plan een terugkerende herinnering in om je mailbox op te schonen.
