Green Team IT werkt aan duurzaamheid

Op 16 maart trappen we de voorjaarsschoonmaak af! Gedurende een week ruimen we onze mailboxen op om de digitale voetafdruk van de universiteit te verkleinen. Je staat misschien niet direct te springen of denkt er geen tijd voor te hebben, dus daarom doen we het gezamenlijk. En met kleine stapjes. 

We delen 7 tips met je om - met weinig kliks - veel impact te maken. 

Liever gezamenlijk opruimen? Loop dan even binnen bij het Cleanup café, georganiseerd door FSG, voor diegenen die gezamenlijk opruimen makkelijker of leuker vinden. Iedereen is welkom om even binnen te lopen. Meer informatie daarover lezen.

Samen maken we onze campus digitaal schoner.

Start allereerst met het meten van je eigen data. Dit kun je doen door in (het oude) Outlook te gaan naar Bestand > Info. Dan zie je direct hoeveel GB je momenteel verbruikt. En in het nieuwe Outlook doe je dit via Instellingen (tandwiel rechts bovenaan) > tik in de zoekbalk 'opslag' in. Na het opruimen kun je dit nogmaals doen om te zien hoeveel je heb verwijderd. 

Digital Cleanup tips:

• Dag 1 – Verwijder oude mails in bulk

Gebruik de zoekfunctie en zoek op mails ouder dan 1 jaar. Selecteer een grote groep berichten (bijvoorbeeld nieuwsbrieven, automatische meldingen of oude afspraken) en verwijder er minimaal 50 tegelijk.

• Dag 2 – Schrijf je uit voor nieuwsbrieven

Ontvang je nieuwsbrieven die je nooit leest? Klik op “unsubscribe” bij minstens één nieuwsbrief. Zo voorkom je dat er in de toekomst steeds nieuwe mails worden opgeslagen.

• Dag 3 – Zoek en verwijder grote e-mails

Zoek in je mailbox op grote berichten (bijvoorbeeld groter dan 10 MB). Dit zijn vaak mails met zware bijlagen zoals presentaties of afbeeldingen. Verwijder berichten die je niet meer nodig hebt.

• Dag 4 – Leeg je prullenbak en spammap

Verwijderde e-mails blijven vaak nog weken in je prullenbak staan en nemen nog steeds opslagruimte in. Leeg daarom je prullenbak en spammap volledig.

• Dag 5 – Voorkom nieuwe mailketens met bijlagen

Moet je een document delen? Stuur liever een link naar een bestand in Teams of SharePoint dan een bijlage. Zo voorkom je dat hetzelfde bestand steeds opnieuw wordt opgeslagen.

• Dag 6 – Ruim je verzonden items op

Ook in je map ‘Verzonden items’ zitten vaak grote berichten met bijlagen. Zoek op oudere verzonden mails met bijlagen en verwijder wat niet meer nodig is.

• Dag 7 – Pas je e-mailhandtekening aan

Wil je minder e-mailketens? Zet in je handtekening dat een korte reactie via Teams of een 👍 vaak ook voldoende is. Zo voorkom je lange mailwisselingen en onnodige berichten.

Meer doen met het opruimen van je data? Lees hier meer tips of word lid van de VU Sustainability Teams-omgeving.

Overvolle mailboxen, oude accounts, vergeten bestanden en ongebruikte apps lijken misschien onschuldig, maar ze vergroten ongemerkt het aanvalsoppervlak voor cybercriminelen. Oude data kan gevoelige informatie bevatten, ongebruikte accounts kunnen een ingang vormen voor aanvallers en verouderde bestanden maken het lastiger om te weten wat écht belangrijk is.

Een paar simpele acties maken al verschil:

Ruim je opslag op (OneDrive)
Verwijder oude of dubbele bestanden en structureer wat je bewaart. Minder data betekent minder risico én meer overzicht.

Schoon je mailbox op
Verwijder oude e-mails met bijlagen of gevoelige informatie en archiveer wat je nog nodig hebt volgens de richtlijnen van je organisatie.

Controleer gedeelde bestanden en toegangsrechten
Bekijk wie toegang heeft tot gedeelde documenten of mappen en trek rechten in die niet meer nodig zijn.

Verwijder of sluit ongebruikte accounts
(e-mail) Accounts die niet meer gebruikt worden kunnen een zwakke plek vormen. Sluit ze af of verwijder ze waar mogelijk.

Update of verwijder apps en software
Gebruik alleen software die je echt nodig hebt en die ondersteund wordt door IT. 

Door bewust om te gaan met digitale informatie verklein je niet alleen risico’s, maar werk je ook efficiënter en overzichtelijker.

Een veilige organisatie begint bij een opgeruimde digitale omgeving.

Dus: neem vandaag even de tijd voor een digitale schoonmaak. Kleine moeite, groot effect.

De dienst IT nam Digital Cleanup Day op 16 maart als aanleiding om te starten met het opruimen van data. Elk mailtje in jouw inbox zorgt namelijk voor CO2-uitstoot. De rekensom is simpel: minder data, minder uitstoot. 
 
Wist je dat een e-mail zonder bijlage een gemiddelde uitstoot van 4 gram CO2 heeft? Nee hè. En dat een e-mail met een foto als bijlage al snel 50 gram CO2 betekent? Wist je waarschijnlijk ook niet. Dat komt omdat zo’n mailtje in een datacenter wordt opgeslagen, wat veel energie kost. Een mailtje dat jij bewaart, blijft dan ook continu beschikbaar in een energieverbruikend datacenter. 

Drastisch verminderen 
Nu je dit weet, kijk je vast met een andere blik naar die duizenden mailtjes die zich al jaren ophopen in je mailbox. Hoeveel zijn het er nu? Tienduizend? Twintigduizend? Nog meer? Je kunt je voorstellen dat zulke hoeveelheden binnen een dienst als IT voor flink wat uitstoot zorgen. Daar willen we wat aan doen. Het Green Team IT daagt IT-medewerkers permanent uit om de dataopslag van de mail drastisch te verminderen. 

De opruimweek na Digital Cleanup Day bleek in elk geval een groot succes. Het resultaat na de voorjaarsschoonmaak: 40 GB minder maildata. 388 medewerkers hebben een kleinere mailbox dan voor de voorjaarsschoonmaak. Dat betekent dus dat de meeste collega's bezig zijn geweest met het opschonen van de mailbox. Deze actie was niet alleen bedoeld voor het opruimen van overbodige maildata, maar ook voor de bewustwording van de impact van data. Blijf dus proberen om je data te verminderen, niet alleen door het opruimen van je mailbox (en OneDrive etc.), maar ook door minder data te genereren.

Als afsluiter nog wat tips om je maildata ook in de toekomst te verminderen:

• Stuur zelf minder mails: de ander ontvangt hierdoor minder mails en een niet verzonden mail hoeft ook niet beantwoord te worden. Gebruik voor je communicatie Teams (bellen, (groep)chats of kanalen) of loop indien mogelijk bij een collega langs. 
• Stuur korte e-mails: lange e-mails en e-mails met bijlagen verbruiken tot 12x meer CO2.  
• Deel bestanden in plaats van het sturen van een bijlage.
• Maak minder gebruik van CC. 
• Gebruik reply-all alleen als dit echt nodig is. 
• Gebruik BCC bij mails aan een grote groep: dit voorkomt reply-all en daarmee gepaard gaande onnodige extra maildata. 
• Stuur geen bedank mails: heel aardig natuurlijk, maar het zorgt elke keer wel voor een extra e-mail.  Wil je toch iemand bedanken, gebruik dan het duimpje in Outlook (rechtsboven in de mail) of loop even langs.
• Wees je bewust van het bewaren van mails. Verwijder elke mail die niet meer nodig is meteen, verplaats deze niet naar een archief. 
• Maak je map met verwijderde items regelmatig leeg: zolang de mail hier nog staat, blijft het in de cloud aanwezig! 
• Bewaar alleen de laatste mail van een mailthread (indien de mail wel bewaard moet blijven). 
• Kijk kritisch naar mails met grote bijlagen: zijn deze bijlagen nog wel nodig? Zo ja, sla deze (centraal) op en verwijder de e-mail (tenzij de inhoud van de e-mail echt bewaard moet blijven) 
• Plan een terugkerende herinnering in om je mailbox op te schonen.