Het deel 'academisch erfgoed' (bijvoorbeeld archieven van studieverenigingen) is toegankelijk via de Bijzondere Collecties van de Universiteitsbibliotheek. Ook dat is geïnventariseerd in dit project onder leiding van de afdeling Documentmanagement en Archief van Bestuurszaken. Dat deden zij in samenwerking met het Stadsarchief Amsterdam en het bedrijf VADA.
Projectleider Mirjam Brouwer en universiteitshistoricus Ab Flipse lichten toe wat dit betekent voor de VU, en iedereen die is geïnteresseerd in haar geschiedenis:
30 centimeter per dag
"Archiefbewerking is zeer arbeidsintensief. Soms kun je maar 30 cm op een dag doen. Dan duurt het wel heel erg lang voordat je door die 1,3 kilometer heen bent. Bovendien moeten de dossiers netjes verpakt worden in zuurvrije omslagen en dozen. Daarnaast moeten alle metalen (hechtstrips, paperclips, nietjes) en plastics eruit gehaald worden, omdat die materialen schadelijk zijn voor de dossiers én omdat het Stadsarchief de dossiers anders niet kan scannen. Vergeet ook niet dat de archieven eeuwig bewaard blijven bij het Stadsarchief, dan moet je ze wel in goede conditie aanleveren.”
Natuurlijk kom je tijdens het bewerken af en toe wat opvallends tegen – zoals discussies over wangedrag van studenten in de begintijd. En het verslag uit 1879 (handgeschreven natuurlijk) van Abraham Kuyper, waarin hij een aantal mogelijke keuzes uitwerkt voor de plaats waar de Vrije Universiteit gevestigd zou moeten worden, is een prachtig en verrassend stuk. Maar onderzoekers zullen natuurlijk pas de komende tijd echt inhoudelijk met het archief aan de slag gaan en dan ongetwijfeld veel meer bijzondere stukken tegenkomen, die in eerder onderzoek nog niet konden worden gebruikt.
Hé, ging dat toen zo?
Het archief is toegankelijk voor iedereen die geïnteresseerd is in de VU. Mirjam hoopt dat nu ook meer jonge mensen de archieven gaan ontdekken. Mirjam: “Je kunt naar de toekomst kijken voor ‘het nieuwe’, maar ook naar het verleden: ‘Hé, ging dat toen zo?’. Soms ontdek je dat er niets nieuws onder de zon is en dat hetgeen waar je nú helemaal vol van bent, al eerder is gedaan of ontdekt. Een andere keer kom je tot verrassende inzichten. Dat kan ook via andere media en kanalen, maar het leuke van archieven is dat het allemaal ‘echt’ is. Archieven zijn de neerslag van de tijd, de plek en de activiteiten van mensen. Voor generaties daarna, is dat een venster naar die tijd.
Het mooiste zou zijn als geïnteresseerden ook de weg naar het Stadsarchief zelf kunnen vinden. Omdat je tegenwoordig zoveel via het internet tot je kunt nemen, ben ik bang dat mensen niet meer toekomen aan het fysieke gevoel van oud papier of perkament, of het zien van vakmanschap in fysieke registers en systemen (in plaats van databases), of het vasthouden van een foto van je opa. Vraag een willekeurige archiefmedewerker of -onderzoeker naar een bijzondere archief-ervaring en hij houdt niet meer op met voorbeelden”.
Ab Flipse vult aan: ” ‘Ik maakte zelf natuurlijk al intensief gebruik van het archief, maar ook voor mij gaat er nu een wereld open. Sommige studieverenigingen blijken bijvoorbeeld prachtige, bijna complete archieven te hebben. Ook is er veel bewaard over allerlei initiatieven die in de jaren vijftig werden genomen om de universitaire gemeenschap te verstevigen, zoals de instelling van een civitasraad. Daar kunnen we ook vandaag nog van leren. De website ‘Geheugen van de VU’ is bedoeld om iedereen kennis te laten maken met de geschiedenis van de VU, en om mensen op weg te helpen die verder onderzoek willen doen. Je kunt daar al allerlei gedigitaliseerd materiaal vinden, zoals tijdschriften en almanakken. Ik heb nu ook een pagina aangemaakt met tips voor onderzoekers die in de archieven willen duiken. Het project draagt erg bij aan de doelstelling van Geheugen van de VU.”
Het hele archief digitaal?
De meest gestelde vraag van afgelopen jaren was wel: En wordt alles nu digitaal beschikbaar?". “Dat vond ik frappant”, zegt Mirjam, “want in de vraag lag meestal impliciet de verwachting dat dat zo zou zijn. Wat we in feite hebben gedaan is het toegankelijk maken van de archieven, waardoor het voor de geïnteresseerde makkelijker wordt om scans aan te vragen; hiermee worden de stukken zelf toegankelijk. “
“Een andere veel gestelde vraag was: “Wanneer zijn jullie klaar en wanneer zijn de archieven online?” Ik had de ongeduldige geïnteresseerde graag eerder willen bedienen, maar we moeten ook niet vergeten dat het hier gaat om archieven vanaf 1880. Bovendien moest het werk deels stilgelegd worden tijdens de coronapandemie. “
“Het archief is dus niet digitaal gemaakt. Dit project heeft instrumenten (in de vorm van inventarissen) geleverd, waardoor het digitaliseren van VU-archief wel dichterbij is gekomen. Het Stadsarchief publiceert de inventarissen op haar website en als geïnteresseerde kun je scans van dossiers (inventarisnummers) aanvragen. Je krijgt een seintje wanneer de scans klaar staan. Dat duurt zo'n drie 3 weken en dan kun je vanuit je eigen omgeving dat dossier raadplegen. Je hoeft niet meer naar de studiezaal van het Stadsarchief te komen. Hoewel dat natuurlijk wel mag; het gebouw waarin het Stadsarchief huist is erg mooi en zeer de moeite waard om te bezoeken.
Ab vult aan: “Bovendien werkt een combinatie vaak het beste: oriënterend onderzoek doen ter plekke - waarbij je door een groot aantal dossiers kunt bladeren - waarna je dan gericht stukken kunt laten scannen. Als stukken eenmaal gedigitaliseerd zijn, blijven ze daarna online staan, en zijn dus beschikbaar voor iedereen.”
Geen uniforme standaard archiefbeheer
Mirjam vervolgt: “De grootste uitdaging was wel het feit dat de VU nooit een uniforme standaard heeft gehanteerd voor het beheer van haar archieven. Er is op verschillende manieren en op meer dan 65 verschillende plekken gearchiveerd en opgeslagen. Daardoor ontbrak ieder overzicht en moesten we tijdens het project regelmatig ‘archiefonderzoek’ doen om te achterhalen waar een bepaalde afdeling thuishoorde of waar een afkorting voor stond. Wat ik ook opvallend vind, is dat dateringen heel vaak ontbreken. De opsteller van het stuk wist zelf wel wanneer het speelde of van toepassing was en stond er niet bij stil dat na verloop van tijd dat voor anderen niet meer duidelijk zou zijn.“
Duik in de geschiedenis van de VU
Ab Flipse sluit af: “Ook in het verleden kon je al terecht in de archieven voor onderzoek. Maar voor buitenstaanders was het vaak niet duidelijk wat er überhaupt was bewaard en waar te beginnen. Je moest dus eigenlijk al weten wat je zocht. Wat veranderd is, is dat alle archieven nu beschreven zijn en dat deze inventarissen nu volledig en in samenhang zichtbaar zijn voor iedereen. Hierdoor kan de geschiedenis van de VU worden bestudeerd als onderdeel van de bredere geschiedenis van universiteiten, van Amsterdam, van Nederland. Maar ook iedereen binnen de VU kan nu veel makkelijker in de geschiedenis van de eigen faculteit, afdeling of studievereniging duiken met het oog op een jubileum of om belangrijke besluiten uit het verleden terug te vinden. Uiteraard ben ik als universiteitshistoricus, in samenwerking met de archivarissen van Document Management en Archief en de Universiteitsbibliotheek, nog altijd bereid om mensen van advies te voorzien en op weg te helpen.”
