Kunnen er meldingen worden ingesteld voor nieuwe sollicitaties van kandidaten?
Alle gebruikers die een rol toegewezen hebben gekregen in de vacature als Recruiter, Vacaturehouder, HR-adviseur, of commissie + uitnodigen kunnen de meldingen aanpassen. Dit kun je doen door de volgende stappen op te volgen:
- Ga naar de vacature waarvoor je meldingen wilt ontvangen.
- Klik op "Opties" en selecteer de "Slimme map".
- Klik opnieuw op "Opties" en kies "Instellingen van de map".
- Hier kun je de meldingsinstellingen aanpassen om notificaties te ontvangen.
Let op! Wanneer je de melding aanpast is het belangrijk te onthouden dat alle leden van de slimme map deze melding zullen krijgen.
Is het mogelijk om meldingen uit te schakelen voor beoordelingen die worden gegeven door de selectiecommissie?
Alle gebruikers die een rol toegewezen hebben gekregen in de vacature als Recruiter, Vacaturehouder, HR-adviseur, of commissie + uitnodigen kunnen de meldingen aanpassen.
- Ga naar de vacature waarvoor je meldingen wilt uitschakelen.
- Klik op "Opties" en selecteer de "Slimme map".
- Klik opnieuw op "Opties" en kies "Instellingen van de map".
- Hier kun je de meldingsinstellingen aanpassen om notificaties te ontvangen
Let op! Wanneer je de melding aanpast is het belangrijk te onthouden dat alle leden van de slimme map deze melding zullen krijgen.
Waarom heb ik als HR-adviseur geen inzicht in vacatures die door mijn collega's worden beheerd voor dezelfde faculteit?
In principe heb je als HR-adviseur toegang tot de vacatures van jouw directe collega's die op dezelfde afdeling werken. Het kan echter voorkomen dat je niet alle vacatures van je collega's kunt zien. Ubeeo heeft de gebruikersrechten opgedeeld, waarbij het mogelijk is dat jij voor een bepaald gedeelte verantwoordelijk bent en je collega's voor een ander gedeelte. Hierdoor kan het zijn dat je de vacatures van je collega's niet kunt inzien. Als je toch toegang wil hebben tot de vacatures van je collega’s, volg dan deze stappen:
- Ga naar het dashboard van Ubeeo.
- Klik rechtsboven op je eigen naam.
- Kies “Mijn account” en vervolgens “Account delen”.
- Klik op het ‘pennetje’ en selecteer “Toegang geven aan”.
- Vul de naam in van de collega aan wie je toegang wilt verlenen.
In verband met de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) willen we zorgvuldig omgaan met de gegevens van kandidaten. Als het niet noodzakelijk is dat je collega’s toegang hebben tot de gegevens van kandidaten, deel dan je account niet met je collega’s.
Waarom kan ik de vacature niet inzien?
Indien je geen toegang hebt tot de vacature, komt dit waarschijnlijk doordat je niet over de juiste rechten beschikt. Binnen Ubeeo kun je alleen vacatures bekijken die je zelf hebt opgestart of die vacatures waar je een rol bij hebt gekregen omdat je deel uitmaakt van de selectiecommissie. In het geval van HR-adviseurs geldt dat deze alle vacatures kunnen bekijken voor de dienst of faculteit waar deze voor werkt.
Als je toegang wilt hebben tot een specifieke vacature, is het raadzaam om contact op te nemen met de vacaturehouder of degene die de vacature heeft ingevoerd, meestal is dit de leidinggevende of het secretariaat.
Is het mogelijk om de vacature in previewmodus te bekijken voordat de vacature gepubliceerd wordt?
Binnen het nieuwe ATS systeem is het niet mogelijk om de vacature vooraf in een preview modus te bekijken. Deze wens is wel met de leverancier besproken maar zal op korte termijn helaas niet veranderen. Om een idee te krijgen hoe de vacature eruit komt te zien op de website kun je de vacaturebeschrijving in PDF formaat bekijken. Dit kun je doen door de volgende stappen te volgen:
- Zoek de vacature op in Ubeeo.
- Ga naar de vacaturepagina.
- Klik op ‘opties’.
- Klik hierna op ‘vacaturebeschrijving in PDF’.
Hoe kan ik binnen het nieuwe ATS mijn taken delegeren, zodat mijn collega tijdens mijn afwezigheid mijn verantwoordelijkheden kan overnemen?
Wanneer je tijdelijk niet aanwezig bent en er meerdere openstaande vacatures zijn die aandacht vereisen, kan het handig zijn om je verantwoordelijkheden over te dragen aan een collega. Dit kun je doen door de volgende stappen te volgen
- Ga naar het dashboard van het ATS.
- Klik rechtsboven op je eigen naam.
- Kies "Mijn account" en vervolgens "Account delen".
- Klik op het 'pennetje' en selecteer "Toegang geven aan".
- Vul de naam in van de collega aan wie je toegang wilt verlenen.
De collega aan wie de taken zijn gedelegeerd dit controleren door naar het dashboard te gaan en te klikken op de knop links van je naam. Als deze groen oplicht, betekent dit dat je de gegevens ziet die jouw collega's met jou hebben gedeeld. Als je alleen je eigen vacatures wilt zien, klik dan nogmaals op dezelfde knop
Let op! Alleen de oorspronkelijke gebruiker ontvangt meldingen via e-mail voor gedelegeerde taken. Als gedelegeerde zal je het dashboard handmatig moeten controleren om te zien of er nog openstaande taken zijn.
Ik ben toegevoegd aan de selectiecommissie, maar als ik op mijn dashboard kijk bij ‘mijn vacatures’ of ‘mijn sollicitanten’ zie ik niks staan. Waar kan ik de kandidaten beoordelen?
Binnen Ubeoo wordt er onderscheid gemaakt tussen vacatures waarbij je direct betrokken bij bent en/of indirect betrokken bij bent. Je bent direct betrokken bij een vacature wanneer je binnen de vacature een van de volgende rollen toegewezen hebt gekregen: HR-adviseur, Recruiter, Vacaturehouder of Vacature invoerder. Je bent indirect betrokken bij de vacature als je bent opgenomen in de selectiecommissie om kandidaten te bekijken en/of te beoordelen.
Bij het aanmaken van een nieuwe vacature, maakt het systeem automatisch een slimme map aan waar alle kandidaten in terecht komen. Alle selectiecommissie leden krijgen toegang tot deze slimme map met de kandidaten. De slimme map is om die reden op het dashboard opgenomen onder 'Mappen' en vind je de kandidaten door op ‘kandidaten te beoordelen’ te klikken.
Enkel wanneer je zelf een vacature start is alle informatie op het dashboard te vinden onder 'Vacatures' of 'Kandidaten'.