Opstarten vacature
Het ATS van de VU begeleidt vacaturehouders van het opstarten van een vacature tot het beoordelen van kandidaten. Dankzij het systeem voldoet de VU aan de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming).
De vacaturehouder start het proces zelf eenvoudig op, maar kan dit ook delegeren aan een collega. Vervolgens wordt informatie over de vacature ingevuld en worden deelnemers toegevoegd. Het systeem maakt daarna automatisch de vacature aan.
Gebruikers hebben toegang tot de ATS-omgeving van Ubeeo om nieuwe sollicitatieprocessen te starten. Gebruik hiervoor de blauwe knop ‘Direct regelen’ op deze pagina.
* Het is niet mogelijk om een vacature tussentijds op te slaan zonder alle verplichte velden in te vullen. Met de handige checklists ben je op de hoogte van de benodigde gegevens voordat je begint met het opstellen van vacatures. Bekijk hieronder de checklists per doelgroep:
Deelnemers
Deelnemers zijn collega’s die bij het wervingstraject betrokken zijn. Alleen de toegevoegde deelnemers kunnen kandidaten bekijken en beoordelen. Samen stellen zij beoordelingscriteria op waarmee ze kandidaten eenvoudig met elkaar kunnen vergelijken. Eventueel kunnen deelnemers van elkaar zien hoe zij de kandidaten beoordelen.
Vacature template
Ook het opmaken van de vacaturetekst is een stuk eenvoudiger. In het systeem zijn verschillende vacaturesjablonen beschikbaar. Houd daarom rekening met de doelgroep die je wilt bereiken met het kiezen van een template. Afhankelijk van het template worden de relevante kenmerken uitgevraagd. Inhoudelijk zijn alleen de functieomschrijving, functietaken en functie-eisen nodig voor het opstellen van de vacature. Alle overige informatie wordt automatisch in de vacaturetekst verwerkt.
Goedkeuring
Iedere medewerker kan met het eigen VUnetID een vacature in het ATS opstarten.
De vacaturehouder (de medewerker die verantwoordelijk is voor de vacature) voert via het ATS zelfstandig een vacature in. Dit kan ook gedelegeerd worden, bijvoorbeeld aan een secretaresse. De projectmanager is altijd de vacaturehouder zelf. Vervolgens begint het goedkeuringsproces:
Stap 1:
De projectmanager of secretaresse start het goedkeuringsproces.
Stap 2:
De projectmanager ontvangt automatisch een e-mail om de vacature goed te keuren. De projectmanager geeft vervolgens akkoord op de invoer van de gedelegeerde. Als de projectmanager de vacature zelf invoerde, bevestigt die de invoer nogmaals.
Stap 3:
De vacature wordt vervolgens doorgestuurd naar de geselecteerde HR-adviseur. De HR-adviseur controleert de vacature en geeft akkoord.
Stap 4:
HRMAM controleert de vacature. Als alles juist is ingevuld, krijg je daar een bevestiging van. Als er nog iets aangepast moet worden, nemen zij contact met je op.
Stap 5:
Vanwege afspraken in het Sociaal Plan hebben herplaatsingskandidaten een voorrangspositie voor vacatures. Daarom gaat de vacature vóór publicatie naar het Mobiliteitscentrum. Zij beoordelen of er geschikte herplaatsingskandidaten zijn. Dit kan betekenen dat vacatures met een vertraging van maximaal twee weken kunnen worden geplaatst. Hebben zij geen geschikte kandidaten? Dan wordt de vacature sneller vrijgegeven!
Stap 6:
Na de beoordeling door het Mobiliteitscentrum wordt de vacature automatisch gepubliceerd. Dat gebeurt standaard onze eigen VU-kanalen VU.nl, werkenbij.vu.nl en interne-vacatures.vu.nl. Voor alle Engelstalige vacatures geldt dit voor workingat.vu.nl en internal-jobs.vu.nl. Ook publiceren via externe media is mogelijk.