MARS FGB

FAQ's

• 1 - Hoe vind je jouw medewerkersprofiel

  • Klik hier om ServiceNow te openen.
  • Klik vervolgens op de knop ‘Direct regelen’. Je wordt nu doorgeleid naar jouw eigen medewerkersprofiel binnen SuccessFactors.
  • Navigeer door op de tabs in de menubalk bovenaan te klikken op ‘Dienstverband’ of scroll simpelweg naar beneden door de gegevens.

  Tip: stel deze pagina in als favoriet in je browser om gemakkelijk terug te keren.

• 2 - Functiewijzigingen (functie, salarisverhoging, contract verlengen, rooster, FTE etc.) en verlenging VU toegangspas

  Functiewijziging:  

  Het is belangrijk dat je eerst contact opneemt met jouw afdelingsmanager inzake jouw functiewijziging (bijvoorbeeld een gekoppelde functie). Mogelijk is er ook een actie van de afdelingsmanager nodig op een ander administratieniveau binnen SuccessFactors.

  • Heb je vragen tijdens dit proces? Je kan ze stellen aan de HRM Servicedesk.  
  • Klik hier om naar ServiceNow te gaan, en klik op de tegel ‘Wijzigen arbeidsovereenkomst’, en klik op de knop ‘Direct regelen’.  
  • Je komt binnen op jouw medewerkersprofiel. Hier kun je alles inzien en wijzigen omtrent je arbeidsovereenkomst.  
  • Navigeer in je medewerkersprofiel naar ‘Dienstverbandgegevens’ via het tabje in de menubalk, of door naar beneden te scrollen.  
  • Klik in het kader ‘Functie Informatie’ op het potloodje bovenin het witte kader.  
  • Vul de ingangsdatum van de wijziging in.  
  • Pas afhankelijk van wat je wil wijzigen de juiste velden aan. 

  Tips:  

  • Bij een functiewijziging kan het zijn dat er een nieuwe positie moet worden aangevinkt. Vraag dit aan je Afdelingsmanager of leidinggevende.
  • Onder het wijzigingstab ‘Functiegegevens’ kun je klikken op ‘Nog 9 velden weergeven’. Zo zijn meer wijzigingsvelden beschikbaar.  
  • Vul bij het opmerkingenveld altijd de oorzaak in.  

  Contractverlenging en toegangspas:

  Een contractverlenging wordt vanzelfsprekend geadministreerd in de HRM systemen. Echter jouw VU toegangspas wordt niet automatisch verlengd. Veel van jullie komen er te laat achter dat de toegangspas niet meer werkt. Erg vervelend natuurlijk.

  • Om dit voor te zijn kan je hier zelf een wijziging passaanvraag indienen op het moment dat jouw contractverlenging een feit is.
  • Click ‘Direct Regelen’.
  • Vul in bij ‘Gewenste toegang’: behoud van bestaande profiel(en).
  • Vul in bij ‘Gewenste tijden’: behoud van bestaande toegang.
  • Wijzig einddatum in daarvoor gespecificeerde veld.
  • Gebruik het toelichtingenveld om aan te geven dat jouw arbeidscontract is verlengd.
  • Klik op ‘Verzenden’ rechtsboven in het scherm.

  Tip: 24 uurs toegang wordt in beginsel niet meer toegekend. Weekendtoegang binnen de gebruikelijke openingstijden wel.

• 3 - Voorschot aanvragen reis

  Ben je van plan om op reis te gaan en wil je een voorschot aanvragen hiervoor? Zie deze bijlage voor een gedetailleerde beschrijving (in Engels) om dat doel te bereiken!

• 4 - Declaraties

  Voordat je begint met declareren is het handig om de volgende gegevens bij de hand te hebben. Deze zul je nodig hebben om je declaratie goed in te kunnen voeren:  

  • PDF van factuur/bon.
  • PDF van betaling op je bankafschrift. 
  • Het WBS-nummer of de kostenplaats.  
  • Jouw bankgegevens.  

  Intern 

  • Klik hier om naar de juiste pagina binnen ServiceNow te gaan.  
  • Klik op ‘Direct regelen’.  
  • Je komt binnen in SAP Concur. Klik in de menubalk bovenin afhankelijk van taalinstellingen op ‘Onkosten’ of ‘Expenses’.  
  • Klik vervolgens op ‘Nieuwe nota maken’ / ‘Create new claim’.  
  • Vul de declaratietitel in.
  • Vul de kostenplaats in: kies uit een kostenplaats of een project (WBS-element).
  • Vul het nummer van de kostenplaats of het project in. Standaard staat hier '(CC) Cost Center'. Indien je dit moet wijzigen in een WBS nummer, klik je in het vak en scroll omlaag, onderaan kun je (PJ) Project WBS Element selecteren. Daarna kun je in het vakje 'CostObject ID' het WBS nummer invullen.
  • Vul de rest van de velden in en eventuele opmerkingen, en klik op opslaan.  
  • Klik op onkosten toevoegen. 
  • Vervolgens kom je op een scherm waar de details bijgevoegd moeten worden.  
  • Klik op onkosten opslaan. Je komt op een overzicht uit met jouw aangemaakte onkosten, en klik rechtsboven op de oranje knop ‘Nota Indienen’. Hierop verschijnt een controle venster, klik vervolgens nogmaals op ‘Nota Indienen’.  

  Extern  

  • Klik op deze link om kosten als externe medewerker te declareren.  
  • Vul alle velden in.  
  • Na het indienen gaat de bevestiging rechtstreeks naar je gedownloade files. 

   

• 5 - Factuuradres (facturen)

  Inkomende facturen? De factuur moet samen met de bijlagen in 1 PDF-bestand verzonden worden naar invoice@vu.nl. De factuur zelf moet voorzien zijn van de volgende gegevens:  

  Vrije Universiteit Amsterdam  

  Ref: 2500 FGB 

  Adres: FGB De Boelelaan 1105 1081 HV Amsterdam 

  Kostenreferentie:  

  Contactpersoon: 

• 6 - Organisatiegegevens VU en FGB

  Bankrekening FGB:

  Deutsche Bank  

  Stichting VU, Faculteit Gedrags- en Bewegingswetenschappen, Amsterdam  

  IBAN: NL52DEUT0487814975  

  BIC: DEUTNL2N 

  Bij betaling kostenreferentie benoemen.

  Adres Vrije Universiteit:  

  De Boelelaan 1105  

  1081 HV Amsterdam 

  Adres Deutsche Bank: 

  De Entree 99-197 

  1101 HE Amsterdam 

  BTW nummer: NL.8510.29.279.B01 

  Kamer van Koophandel: 53815211 

  PIC code Stichting VU: 954530344

  EORI nummer VU: NL851029279 

  Erasmuscode: NL AMSTERD02 

  Contactadres VU voor Erasmusstudenten: erasmus@vu.nl  

• 7 - Vervangingen instellen in alle systemen (belangrijk bij afwezigheid door ziekte en vakantie)

   ServiceNow:  

  • Klik op snelkoppeling naar ServiceNow.
  • Klik op het Profiel Icoon rechts bovenin de pagina. 
  • Scroll naar beneden naar ‘Delegeren’.  
  • Kies de vervanger, selecteer de begin- en einddatum en vink de keuzes aan. Creëer de vervanging. 

  SuccessFactors:  

  • Klik op de snelkoppeling naar SuccessFactors.
  • Klik op deze pagina op de tegel ‘Workflows delegeren’'.
  • Klik dan op het tabje ‘Automatisch Delegeren’.
  • Vul de gegevens in en creëer de delegatie. 
  • De ontvanger krijgt een mail met een link om de delegatie te accepteren.  

  SAP Concur: 

  • Klik op de snelkoppeling naar SAP Concur.
  • Klik op het Profiel Icoon rechts bovenin de pagina, klik dan op profielinstellingen, en klik in het linker menu onder ‘Aanvraaginstellingen’ op de knop ‘Gedelegeerden van aanvraag’.  
  • Klik op ‘Toevoegen’ en selecteer een collega. Selecteer de gewenste handelingen en klik op opslaan. 

  SAP S4/Hana: 

  • Klik op de snelkoppeling naar SAP S4/Hana 
  • Maak een delegate aan met de tegel ‘Mijn Inbox’ of klik op de knop van jouw profiel rechts bovenin de pagina. Klik vervolgens op ‘Manage my substitutes’.  
  • Klik vervolgens op ‘Planned’ en klik rechts onderaan de pagina op ‘Add new substitute’. Type de naam van een collega en selecteer deze persoon. Klik vervolgens op ‘All’ en selecteer de delegeerperiode. Klik op ‘Save’.  

• 8 - Het Jaargesprek

  Algemene informatie:

  • Hieronder 2 snelkoppelingen die leiden naar VU centrale webpagina's met informatie over het Jaargesprek.
  • Jaargesprek - medewerker
  • Jaargesprek - leidingevende

  FAQ:

   Aankondiging jaargesprekken door leidinggevende aan medewerker: 

  In februari komen standaard  bij elke medewerker de taken voor de jaargesprekken binnen in SuccesFactors. Dit verschilt van het vorige (ook al digitale) systeem en vergt in februari uitleg over hoe de leidinggevende met de planning van de jaargesprekken omgaat. Het advies is dat de leidinggevende jaarlijks eind januari/begin februari een e-mail stuurt aan de medewerkers van zijn/haar afdeling of sectie. 

  Er zijn 2 opties: 

  • jaargesprekken worden gelijk of een maand van te voren over gehele jaar ingepland
  • jaargesprekken worden allemaal in een bepaalde periode ingepland.

  Rapportage jaargesprekken:

  Geconstateerd werd dat de percentages afgeronde jaargesprekken veel lager waren dan het daadwerkelijk gerealiseerde percentage. Recent is er een nieuwe rapportagetool gemaakt voor de jaargesprekken: rapportage HR306 - jaargesprekken. 

  Deze tool is vindbaar via de tegel Rapportagecentrum op de homepage van SuccessFactors, of via de serviceportal. In het rapport kun je in de balk bovenin kiezen voor 2 versies:

  • Monitoring medewerker. Hier kun je voor jouw teamleden zien in welke stap elk formulier is. Bovenin zie je de aantallen per stap, geen percentages.
  • Monitoring organisatie. Hier zie je het percentage afgeronde gespreksformulieren per eenheid.

  Het rapport heeft diverse opties en filters. Deze rapportage is niet gebaseerd op alle taken die in ServiceNow of in je takenlijst staan (want daar blijven soms afgeronde taken staan), maar op de formulieren die begin 2022 zijn afgeschoten en die volledig zijn afgerond.

  Blijven staan van taken bij afgeronde jaargesprekken:

  Voor leidinggevenden: indien de taak van een afgerond jaargesprek toch blijft staan moet dat doorgegeven worden aan de HRM Servicedesk zodat de taak in overleg met Functioneel Beheer verwijderd kan worden.

  Notificaties jaargesprekken:

  Leidinggevende hadden behoefte aan een functie voor het instellen van een automatische notificatie wanneer een actor aan zet is om zo de doorloop te versnellen. Er kan echter alleen een automatische e-mail worden gestuurd worden als een stap is afgerond en wel naar degene die in de volgende stap aan zet is.

  In stap 3 maak je als leidinggevende het verslag en kan de medewerker ook meelezen en een reactie geven. Dit is een stap waarin twee deelnemers dus gezamenlijk toegang hebben tot het formulier. Echter binnen 1 stap kan niet gewerkt worden met e-mailberichten of notificaties. Het is dus niet mogelijk om als leidinggevende een bericht te ontvangen wanneer de medewerker een reactie heeft toegevoegd. 

• 9 - Instructie Offboarding medewerker

  De leidinggevende (LG) en de medewerker ontvangen tijdig bericht per e-mail over het naderend einde van een contract. Voor EU medewerkers geldt een periode van 2 maanden voorafgaand en voor niet EU medewerkers is dat 3 maanden. Daarnaast controleert de afdelingsmanager maandelijks de aflopende contracten aan de hand van de rapportage uit Successfactors, zodat tijdig geanticipeerd kan worden.

  Een medewerker met een gastvrijheid:
  Je hoeft niets te doen. Het contract wordt vanzelf beëindigd.

  Een medewerker met een arbeidsovereenkomst:
  Situatie 1: de medewerker neemt zelf ontslag middels deze link: Medewerkeronderwerp - VU Service Portaal. Medewerker vult de (i) ontslagdatum in (laatste dag van de maand) en (ii) de reden in om deze vervolgens te verzenden. LG keurt vervolgens goed.

  Situatie 2: einde contract datum. In dit geval start de LG het offboarding proces op middels deze link: Medewerkeronderwerp - VU Service Portaal. Als standaardreden wordt ingevuld: 'einde tijdelijke arbeidsovereenkomst van rechtswege (initiatief werkgever)'.
  De vakantieuren worden in principe opgenomen door de medewerker en niet uitbetaald. Er is ook geen sprake van een ontslagvergoeding. Alle andere redenen voor offboarding dienen eerste afgestemd te worden met de HR-adviseur aangezien dit financiële consequenties kan hebben voor de afdeling.
  
  NB: de positie van de medewerker dient niet te worden afgesloten