Wat is de opdracht van de werkgroep?
Doel van de werkgroep is om duidelijk te maken wat de mandaten, rollen en verantwoordelijkheden zijn van een aantal functies en VU brede overleggen binnen de VU en om snellere besluitvorming in minder vergadertijd te realiseren, met behoud van kwaliteit.
Om dat te realiseren bekijken we:
- hoe we bevoegdheden lager kunnen beleggen in de organisatie,
- hoe we zorgen voor betere naleving van beleidsprocessen en procedures (wie heeft welke rol: adviseren, vaststellen, uitvoeren, evalueren?) en wat de rol is van de VU-brede overleggen en functionarissen daarin, en hoe medewerkers in staat worden gesteld die rol uit te oefenen,
- hoe we de vergaderdruk kunnen verminderen die ontstaat door het grote aantal stuurgroepen en werkgroepen en tenslotte,
- hoe we de brij aan regelgeving en reglementen kunnen uitdunnen en de overlap eruit kunnen halen (en zorgen dat ze gemakkelijk te vinden zijn op de VU-website).
Wat is nu de stand van zaken?
Bevoegdheden lager beleggen
We onderzoeken of het mogelijk is om binnen de faculteiten de bevoegdheden lager te beleggen, bijvoorbeeld van faculteitsbestuurslid naar het afdelingshoofd, zodat faculteitsbestuurders minder zwaar belast worden.
Sneller en beter adviesproces
Er zijn vier VU-brede overleggen die het College van Bestuur (CvB) adviseren. Dat zijn: Overleg Portefeuillehouders Onderwijs (OPO), Impact Board (IBVU), Vergadering directeuren bedrijfsvoering en dienstdirecteuren (VB) en het VU Onderzoeksoverleg (VUO). We hebben de leden van deze overleggen gevraagd waar zij denken dat de vergaderdruk vandaan komt. De antwoorden verschillen per overleg en dus ook de actiepunten voor verbetering. In het algemeen geldt dat afstemming van de agenda’s van deze overleggen beter kan, zodat onderwerpen op de juiste tafel terechtkomen en het proces ook versneld kan worden. Met een ongelukkige timing kan het nu wel 10 weken duren voordat een advies van de adviesorganen op de agenda van het CvB beland. Daarnaast blijkt er veel verwarring te zijn over wie waarvoor verantwoordelijk is, waardoor er ook veel ruis ontstaat. Als niet duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van een besluit, is het risico groot dat de uitvoering ergens blijft hangen.
De werkgroep adviseert om deze overleggen meer op elkaar en op de besprekingen in de eenheden (faculteiten en diensten) af te stemmen, zodat het adviestraject geen 7/10 weken hoeft te duren, maar ingekort wordt naar 4 weken.
Vergaderdruk verminderen
Er blijken erg veel projecten met bijbehorende stuurgroepen te bestaan. Dit aantal wordt geschat op zo’n 150. Wij adviseren in ons eindrapport aan het CvB dat men telkens bij het instellen van een stuurgroep kritisch kijkt of een stuurgroep echt nodig is en zo ja welke samenstelling die moet hebben. Ons streven is om minder stuurgroepen in te stellen en waar mogelijk projecten in de lijn op te pakken. Wij adviseren ook om nieuwe leden van stuurgroepen beter te instrueren, opdat duidelijker wordt wat hun rol is waardoor ze ook beter en efficiënter kunnen sturen.
Besturingsregelingen
Er blijken wel zes regelingen te zijn waarin de besturing van de VU wordt beschreven. Ze staan verspreid over de VU-website. Deze regelingen hebben we geanalyseerd. Er blijkt veel overlap te zijn in de documenten en bovendien blijken de regelingen niet bij iedereen bekend of eenvoudig vindbaar te zijn. We gaan een plan van aanpak maken voor de aanpassing en de vindbaarheid.
