Publicatie 11 oktober 2024
Eerste stappen op weg naar een verbeterd studenteninformatiesysteem VU
De voorbereidingen voor het moderniseren van het huidige studenteninformatiesysteem van de VU zijn al een tijdje bezig. Het projectteam wil niets aan het toeval overlaten om van de complexe verandering een succes te maken. Voorlopig ligt alles op schema: de ontwikkelomgeving is opgeleverd en er wordt getest.
Eind september is een nieuwe S4HANA ontwikkelomgeving opgeleverd. Kort daarna is het testen gestart, een samenwerking tussen IT, SOZ en medewerkers van faculteiten. Deze maand koppelen we de eerste applicaties aan deze ontwikkelomgeving. In januari is alles gekoppeld en testen we met de gehele organisatie op de S4HANA acceptatieomgeving die in die maand wordt opgeleverd. In deze fase doen we een beroep op collega’s van de faculteiten en diensten om te helpen met testen. Na het succesvol afronden van de testfase op de acceptatieomgeving, werken we toe naar het opleveren van de S4HANA productieomgeving. Deze periode loopt tot en met de livegang in april 2025. Daarna is er nazorg en wordt een begin gemaakt met de ontmanteling van de oude omgeving.
Voorgeschiedenis
Al in de zomer van 2023 krijgen de plannen voor een upgrade van het huidige studenteninformatiesysteem SAP SLcM vorm. Dit platform is hét centrale systeem voor de student- en studieadministratie. Hoewel de daadwerkelijke overstap naar een vernieuwd systeem dan nog ver weg is, wordt contact gezocht met alle mogelijke betrokkenen en krijgt het draaiboek langzaam vorm. Voor de upgrade moeten alle studiegegevens worden overgezet. Denk hierbij aan intekeningen op vakken, inschrijvingen en studieresultaten. Om ervoor te zorgen dat dit juist gebeurt en alles goed blijft werken, zal er veel aandacht worden besteed aan het testen. Hierbij spelen de SAP SLcM gebruikers een belangrijke rol.
Upgrade
Fast forward naar het voorjaar 2024. De VU heeft gekozen voor een upgrade van SAP SLcM naar SAP 4/HANA, zodat we alle specifieke VU-functionaliteiten behouden en er voor gebruikers van het systeem niets verandert. Hoewel de upgrade technisch ingrijpend is, blijven we fundamenteel hetzelfde product gebruiken en is geen aanbesteding nodig. Desalniettemin een complexe transitie, die veel van de IT-organisatie vraagt.