Na de jaarafsluiting van HRM worden deze drie faculteiten in de HRM-systemen administratief samengevoegd tot de Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen. Om deze samenvoeging zorgvuldig en zonder risico's uit te voeren, gelden voor de betreffende drie faculteiten afwijkende afspraken voor de onderstaande HRM-processen. Met ‘volledig zijn afgerond’ wordt bedoeld dat alle benodigde betrokkenen in het proces hun goedkeuringen hebben gegeven en dat eventueel gevraagde bijlagen correct zijn aangeleverd.

Uiterlijk vrijdag 4 december 2026:

• alle indiensttredingen van cao-medewerkers met een ingangsdatum in 2026, maar óók indiensttredingen met een ingangsdatum in januari 2027, moeten op deze datum volledig zijn afgerond
• alle ontslagen met een ingangsdatum van 31 december 2026 of eerder moeten op deze datum volledig zijn afgerond
• alle wijzigingen die nog op formulier worden aangeleverd voor handmatige verwerking moeten volledig en voorzien van de vereiste handtekeningen op deze datum bij de HRM Servicedesk zijn aangeleverd

Buitenlanders

Wil je in 2026 of in januari 2027 nog een buitenlander met een niet-EU-nationaliteit als gast, medewerker of student-assistent aannemen? Dan is hiervoor een inreisvisum, verblijfsvergunning of werkvergunning vereist en is er meer tijd nodig voor het indiensttredingsproces. Volgens de standaard aanlevertermijn had International Office alle gegevens uiterlijk vrijdag 23 oktober 2026 nodig om de vergunningen tijdig bij de IND te kunnen aanvragen.

Aanvragen die na deze datum binnenkomen worden uiteraard in behandeling genomen, maar een tijdige verwerking kan dan niet gegarandeerd worden. Stelregel is: hoe eerder de aanvraag bij de IND wordt ingediend, des te kleiner de kans op complicaties.

Hetzelfde geldt ook voor de verlengingen van gasten, medewerkers en student-assistenten met een niet-EU-nationaliteit.

Vergunningaanvragen die tijdig zijn ingediend maar nog niet door de IND zijn goedgekeurd, worden gemonitord door de HRM Servicedesk. Indien nodig neemt de HRM Servicedesk contact op met de betreffende HR-adviseur om de vervolgstappen te bespreken.

Uiterlijk donderdag 10 december 2026:

• alle wijzigingen op de arbeidsovereenkomst (inclusief verlengingen) moeten op deze datum volledig zijn afgerond
• alle wijzigingen op de arbeidsovereenkomst (inclusief verlengingen) met een ingangsdatum in 2027 moeten vóór de jaarafsluiting zijn verwerkt wanneer deze in 2026 zijn opgestart
• alle keuzes in het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden moeten op deze datum zijn ingediend, inclusief eventuele vereiste bijlagen

Uiterlijk zondag 13 december 2026:

• alle declaraties die nog in 2026 verwerkt en uitbetaald moeten worden, moeten op deze datum volledig zijn ingediend en goedgekeurd. Vervolgens is het declaratiesysteem Concur voor de faculteiten Religie & Theologie, Geesteswetenschappen en Sociale Wetenschappen gesloten van 14 december 2026 tot 4 januari 2027

Vanaf 14 december 2026:

• vanaf deze datum mag er niets meer ingevoerd of gemuteerd worden in de HRM-systemen waar een salarisbetaling mee is gemoeid. Met andere woorden: na de hierboven genoemde deadlines kunnen nieuwe indiensttredingen, ontslagen, wijzigingen en (voorschot)betalingen niet meer in behandeling worden genomen. Worden deze HRM-processen na de genoemde deadlines toch ingevoerd, dan worden deze vervolgens door HRM afgekeurd als zijnde niet tijdig afgerond.

Vanaf 4 januari 2027:

• indiensttredingen vanaf februari 2027 kunnen worden opgestart (voor indiensttredingen in januari 2027 was de deadline vrijdag 4 december 2026)
• wijzigingen op de arbeidsovereenkomst (inclusief verlengingen) voor 2027 kunnen worden opgestart
• vanaf 4 januari 2027 mogen de oude kostenplaatsen in Concur voor declaraties niet meer worden gebruikt. Finance verstrekt naar verwachting in november een overzicht van de oude en nieuwe kostenallocaties. Deze zogenoemde ‘was-wordt-lijst’ laat zien welke nieuwe kostenallocatie gebruikt moet worden als vervanging van de oude kostenallocatie

Door de administratieve samenvoeging van de drie faculteiten is het belangrijk om bovenstaande deadlines strikt aan te houden. Op die manier kunnen alle gegevens tijdig en correct worden verwerkt voor de nieuwe Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen in de HRM-systemen.

Vervanging regelen bij vakantie of ziekte

Ben je betrokken bij één van de genoemde processen en ga je binnenkort met vakantie, stel dan een tijdelijke vervanging in.

• Voor de workflows in SuccessFactors, ga naar de tegel ‘Workflows delegeren’.
• Voor de taken in het Serviceportaal, ga naar je profiel en stel je vervanging in bij ‘Mijn gedelegeerden’.
• Voor de goedkeuring van declaraties, ga naar Concur. Klik op jouw profiel rechtsboven, ga naar ‘Instellingen’ en ga vervolgens naar ‘Gedelegeerden van aanvraag’ waar je een collega kunt selecteren voor vervanging met de gewenste handelingen.

Hiermee voorkom je dat de workflow van de HR-processen stagneren en daardoor de deadline niet meer gehaald wordt. Hetzelfde geldt in geval je onverhoopt ziek wordt.