Het is belangrijk dat het verzoek voorafgaand aan de start van het promotietraject of direct voorafgaand aan het besluit om samen te werken wordt ingediend. De promovendus kan pas worden toegelaten tot het promotietraject als de overeenkomst door beide partnerinstellingen is ondertekend. Omdat het in veel gevallen complex is om tot een overeenkomst te komen, geldt een maximale uitloopperiode van 1 jaar na de start van het promotietraject.
Het is raadzaam om rekening te houden met de mogelijkheid dat de totstandkoming van de nodige samenwerkingsovereenkomst soms ingewikkeld zijn en lang duren, omdat het altijd maatwerk betreft. De Dienst Bestuurszaken van de VU zorgt voor advies en ondersteuning bij de aanvraagprocedure en voor begeleiding van het verzoek aan de rector magnificus.
De werkwijze is als volgt en is tevens te raadplegen in het stroomschema.
1. De begeleider start het proces voorafgaand aan de start van het promotietraject aan de VU. De promovendus kan pas worden toegelaten tot de promotie als er een ondertekende overeenkomst tussen de partners is. De overeenkomst moet uiterlijk binnen 1 jaar na de start van het promotietraject zijn afgerond.
2. De begeleider raadpleegt het stroomschema om te bepalen welk model/modellen van toepassing is/zijn op het betreffende promotietraject en vraagt deze op via jointdegree.bz@vu.nl. De VU heeft drie modellen voor een overeenkomst:
- Individuele overeenkomst voor de begeleiding van één promovendus door twee of meer universiteiten
- Raamovereenkomst tussen twee universiteiten voor de begeleiding van meerdere promovendi
- Individuele overeenkomst voor de begeleiding van één promovendus, vallend onder een raamovereenkomst.
Voor de VU bestaat de voorkeur om de modellen van de VU te gebruiken, maar het is natuurlijk ook mogelijk dat de beoogde partnerinstelling een modelovereenkomst voorstelt. Voor bewerkbare Word-bestanden en voor vragen kun je terecht bij Bestuurszaken, door een e-mail te sturen aan jointdegree.bz@vu.nl.’
3. De conceptovereenkomst wordt door de begeleiders van beide partners in onderling overleg opgesteld langs de lijnen van de modelovereenkomst. In de modelovereenkomst van de VU staat met rood aangegeven waar een keuze moet worden gemaakt of waar iets moet worden ingevuld. Zo moet gekozen worden waar de verdediging plaatsvindt en of er één of twee getuigschriften worden afgegeven. In alle gevallen is het wenselijk dat één gezamenlijke promotiecommissie wordt samengesteld.
4. De begeleider stuurt de ingevulde conceptovereenkomst voor advies naar Bestuurszaken via jointdegree.bz@vu.nl.
5. Op basis van het advies van Bestuurszaken zorgt de begeleider in overleg met de partnerinstelling voor aanpassing van de conceptovereenkomst. De begeleider stuurt het nieuwe ingevulde concept voor akkoord van Bestuurszaken naar jointdegree.bz@vu.nl.
6. Als de conceptovereenkomst akkoord is bevonden door beide partnerinstellingen, zorgt de begeleider dat deze ter ondertekening aan de partijen wordt voorgelegd. De voorkeur gaat uit naar een volgorde waarbij deze eerst aan de partnerinstelling en de promovendus wordt voorgelegd. Daarna zorgt de begeleider dat de deels ondertekende overeenkomst ter ondertekening aan de rector magnificus wordt voorgelegd, door deze te sturen aan Bestuurszaken.
7. Bestuurszaken zorgt voor ondertekening door de rector magnificus. Zodra de overeenkomst door alle betrokkenen is ondertekend, stuurt Bestuurszaken deze aan de begeleider. De begeleider zorgt voor verzending aan de partnerinstelling en beide begeleiders zorgen er samen voor dat de promovendus een exemplaar krijgt.
8. De begeleider zorgt voor het uploaden van de getekende overeenkomst in Hora Finita bij het verzoek tot toelating van de promovendus.