Wat moet ik als leidinggevende weten en doen?

• Mijn medewerker dreigt uit te vallen. Wat kan ik doen?

  Als je een vermoeden hebt dat een van je medewerkers door omstandigheden op het werk of thuis zal uitvallen, dan kun je dit proberen te voorkomen door:

  • Een gesprek te voeren vanuit een open, betrokken houding
  • Samen te zoeken naar mogelijkheden zoals bijvoorbeeld tijdelijke aanpassingen in taken of werktijden
  • De medewerker voor een preventief gesprek te verwijzen naar de bedrijfsarts
  • Advies te vragen aan de HR-adviseur en/of de bedrijfsarts

  Signalen voor dreigende uitval kunnen o.a. zijn:

  • Frequent verzuim
  • Plotselinge verandering van gedrag op de werkvloer
  • Psychische problemen
  • Disbalans werk - privé

• Mijn medewerker heeft zich ziek gemeld. Wat moet ik doen?

  Het is belangrijk dat je tijdens ziekte geregeld (wekelijks) contact houdt met je medewerker. Oprechte belangstelling helpt het contact in stand te houden en de terugkeer van de medewerker naar het werk te vergemakkelijken. 

  Daarnaast kun je bespreken wat de verwachte termijn van werkhervatting is. Je kijkt samen met de medewerker of (tijdelijke) aanpassingen in taken of werkomstandigheden de terugkeer kunnen bespoedigen. Bespreek ook samen welke werkzaamheden de medewerker mogelijk nog wel kan uitvoeren, bijvoorbeeld vanaf huis. 

  Belangrijk: Wanneer je vermoedt dat er sprake is van psychische problemen, privéproblemen of werk-gerelateerd verzuim raadpleeg dan zo spoedig mogelijk de bedrijfsarts. Dit kan langdurig verzuim voorkomen of beperken. In overleg met de bedrijfsarts kun je de medewerker laten oproepen voor het spreekuur. De bedrijfsarts adviseert je over de beperkingen, mogelijkheden en prognose ten aanzien van werkhervatting.
  Indien er sprake is van verzuim ten gevolge van een conflict op het werk kan zowel jij als je medewerker advies of ondersteuning vragen van de naast-hogere leidinggevende, de HR-adviseur of de Verzuimadviseur.

• Wat kan ik wel en wat kan ik niet aan mijn medewerker vragen?

  Aandacht is essentieel. Het is van belang dat je persoonlijke belangstelling toont naar het welzijn van je medewerker. Naast persoonlijke belangstelling kun je het volgende vragen:

  • Wanneer verwacht je weer terug te komen op het werk?
  • Wat kan ik voor je doen? 
  • Kunnen collega’s eventueel taken overnemen? 
  • Heb je hulp/ondersteuning thuis of in je naaste omgeving? 
  • Hoe wil je dat je collega’s worden geïnformeerd over je verzuim? 

  Bij (dreigend) langdurig verzuim: 

  • Vind je het prettig als je collega’s contact met je opnemen? 
  • Wil je op de hoogte gehouden worden van wat zich hier afspeelt? En hoe? 

  Nodig de medewerker uit om een keer koffie te komen drinken. Dit helpt om de (eventuele) terugkeerdrempel te verlagen. Denk ook aan middelen die kunnen helpen bij de terugkeer of het uitvoeren van het werk, zoals een laptop, rolstoel of vervoer. Via FCO is een tijdelijke parkeervergunning op medische indicatie aan te vragen; parkeeradvies.arbo.milieu.amd@vu.nl.

  Wat mag je niet vragen: 

  Je mag niet naar de reden van het verzuim of naar medische informatie of informatie over behandelaars vragen (zie: Privacy). Overigens zal je medewerker hier veelal zelf over vertellen. Vanwege privacyregels mag je deze informatie niet noteren of ongevraagd met derden bespreken. Alleen de bedrijfsarts mag dergelijke informatie in het medische dossier opnemen.

• Mijn medewerker is regelmatig ziek. Wat kan ik doen?

  • Als je medewerker zich het afgelopen kalenderjaar vaker dan 3 keer heeft ziek gemeld is het aan te raden een frequent-verzuimgesprek te voeren. Het kan zijn dat er duidelijk aanwijsbare oorzaken zijn voor de ziekmeldingen, maar er kan ook sprake van zijn dat je medewerker zich niet prettig voelt in zijn of haar functie of minder gemotiveerd is geraakt.
  • Je neemt het initiatief tot dit verzuimgesprek, waarin samen gezocht wordt naar de redenen voor het frequente verzuim. De insteek van het gesprek is positief. Je roept je medewerker dus niet ter verantwoording, maar kijkt samen of er eventueel een relatie met het werk bestaat en zoekt samen naar mogelijke oplossingen. Het is niet de toegestaan dat je naar medische oorzaken vraagt (zie: Privacy). Wanneer er medische redenen zijn, kun je de medewerker doorverwijzen naar de bedrijfsarts voor een persoonlijk advies.
  • Bij privézaken of psychische problemen kun je de medewerker wijzen op de mogelijkheid om naar Bedrijfsmaatschappelijk werk (BMW) te gaan. Frequent verzuim kan een alarmbel zijn voor dreigend langdurig verzuim. Evenals verzuim als gevolg van rugklachten, psychische problemen en de disbalans werk-privé. Het is raadzaam om verzuim als onderwerp mee te nemen in het jaargesprek.

• Mijn medewerker is (langer dan) 4 weken ziek. Welke actie moet ik ondernemen?

  • Als je medewerker 4 weken ziek is wordt hij of zij opgeroepen voor een afspraak bij de bedrijfsarts. De bedrijfsarts moet binnen 6 weken na de ziekmelding een Probleemanalyse opstellen. Daarin staat welke beperkingen de medewerker heeft en tevens, voor zover mogelijk, welke werkzaamheden de medewerker nog wel kan doen.
    
    De bedrijfsarts plaatst de Probleemanalyse (zonder medische gegevens) in het Verzuimdossier van de medewerker. Het is van belang om relevante informatie over de arbeidsomstandigheden van je zieke medewerker vooraf door te geven aan de bedrijfsarts, bijvoorbeeld de aard van de werkzaamheden, de werkdruk, de situatie op de afdeling en/of de samenwerking met collega’s en leidinggevende. Ook kun je aangeven of er sprake is van frequent verzuim of dat er bijzondere omstandigheden van toepassing zijn.
  • Wanneer je specifieke vragen hebt kunt u die aan de bedrijfsarts stellen. Voor voorbeelden zie de vraag ‘Welke vragen kan ik aan de bedrijfsarts stellen?’
  • Op basis van de Probleemanalyse stel je binnen 2 weken samen met je medewerker een Plan van Aanpak op. In het plan worden afspraken over de re-integratie gemaakt, het advies van de bedrijfsarts wordt hierin meegenomen. Zorg dat je nooit medische informatie opneemt in het Plan van Aanpak, in verband met de privacy van de medewerker is dat niet toegestaan. Het door jullie beiden ondertekende Plan van Aanpak wordt opgenomen in het Verzuimdossier van de medewerker.
  • Minimaal elke 6 weken evalueer je samen met de medewerker de voortgang van de re-integratie en stel je zo nodig het Plan van Aanpak bij. 
  • Maak van elk contact een evaluatieverslag en neem dat ook op in het Verzuimdossier van de medewerker. Het Verzuimdossier benader je via de self service Verzuim en re-integratie. 

• Mijn medewerker is 6 weken ziek: stopzetting vaste vergoedingen woon-werkverkeer en thuiswerken

  Als je medewerker volgens de verzuimadministratie 6 weken volledig ziek is stopt de vaste vergoeding woon-werkverkeer en de vergoeding voor thuiswerken. De fiscale regels bepalen dat de werkgever deze vergoedingen bij volledige ziekte moet stopzetten. Dat gebeurt niet meteen, maar pas na een volle kalendermaand volgend op de maand waarin je medewerker zich volledig ziek heeft gemeld.

  Herinner de medewerker aan het invullen van de reisverklaring

  Zodra je medewerker weer gedeeltelijk of volledig kan werken, dan moet die direct een nieuwe reisverklaring invullen. In de reisverklaring wordt aangegeven hoeveel dagen er gemiddeld per week verwacht wordt te reizen naar de VU. De vergoedingen worden vervolgens vanaf deze datum weer uitbetaald.

  Als in het herstelproces later meer dagen naar de VU wordt gereisd, dan moet de medewerker een nieuwe reisverklaring invullen om dit aan te passen. Hetzelfde geldt voor de situatie als er onverhoopt een terugval is in het herstel en de medewerker minder kan werken.

• Mijn medewerker is bijna een jaar ziek. Welke actie moet ik ondernemen?

  Wanneer je medewerker 46 weken ziek is ontvangt hij/zij een brief van het UWV met het verzoek om samen met jou de re-integratie te evalueren.

  Nodig je medewerker uit voor een gesprek om een Eerstejaarsevaluatie te houden. Het zal niet vaak voorkomen dat je een Eerstejaarsevaluatie moet houden, vraag daarom hierbij het advies van je Verzuimadviseur.
  
  Wanneer de medewerker bijna een jaar ziek is en er is nog geen zicht op dat de medewerker binnen drie maanden weer volledig aan het werk gaat, is het een goed moment om vast te stellen of beide partijen zich voldoende inspannen voor re-integratie.

  Op dit moment is er nog tijd om bij te sturen voordat het UWV gaat toetsen. Wanneer partijen er onderling niet uitkomen, kan een deskundigenoordeel gevraagd worden bij het UWV. Gebruik hiervoor het Eerstejaarsevaluatieformulier van het UWV.

  Het Eerstejaarsevaluatieformulier wordt opgenomen in het Verzuimdossier van de medewerker.  

  Sociaal Medisch Team (SMT)

  Het is aan te raden dat je van tevoren een overleg bijeenroept met de bedrijfsarts, de HR-adviseur en de Verzuimadviseur, een zogenaamd mini SMT. Dit kan ook het moment zijn, waarop gekeken gaat worden of uiteindelijk werkhervatting in de eigen functie haalbaar is door middel van een arbeidsdeskundig onderzoek, of dat een zogenaamd tweede spoor wordt ingezet. In een tweede spoor worden de mogelijkheden voor de medewerker buiten de VU onderzocht. De bedrijfsarts, de HR-adviseur en de Verzuimadviseur kunnen je hierin adviseren en ondersteunen. Je vraagt aan het secretariaat van de afdeling Arbo & Milieu om een afspraak met de bedrijfsarts te maken.

• Mijn medewerker is één jaar ziek. Er volgt een loonkorting.

  Wanneer de medewerker één jaar ziek is, vindt er op grond van artikel 4 van de Ziekte- en Arbeidsongeschiktheidsregeling Nederlandse Universiteiten (ZANU) een korting plaats op het salaris. Over de uren waarop hij/zij niet werkt wordt het salaris teruggebracht naar 70%. Over de gewerkte uren behoudt hij/zij volledig salaris.

  De medewerker ontvangt hiervan schriftelijk bericht.

• Welke vragen kan ik aan de bedrijfsarts stellen?

  Vragen die je aan de bedrijfsarts kunt stellen zijn:

  • Is er sprake van arbeidsongeschiktheid?
  • Dreigt er langdurig ziekteverzuim?
  • Wat kan er aan gedaan worden om het ziekteverzuim zo kort mogelijk te laten duren?
  • Zijn er privé/werk omstandigheden die van invloed zijn op de re-integratie?
  • Is er sprake van een arbeidsconflict?
  • Doet de medewerker de adequate dingen om aan zijn/haar herstel te werken?
  • Wat is de huidige belastbaarheid in uren van de medewerker en wat is de verwachting ten aanzien van de opbouw in uren?
  • Wat is de prognose van het herstel?
  • Kan de medewerker al zijn/haar taken uitvoeren? Wat wel en wat niet?
  • Hoe kan ik als leidinggevende mijn medewerker ondersteunen?
  • Is het verstandig om de medewerker door te verwijzen naar een specifieke behandelaar of om coaching aan te bieden?

  Informatie die je met de bedrijfsarts kunt delen:

  • Je kunt de bedrijfsarts informeren over hoe je vindt dat het gaat met de medewerker. Soms doet een medewerker zich bij de bedrijfsarts namelijk veel beter voor dan dat het in de praktijk gaat. De bedrijfsarts neemt je informatie dan mee in zijn oordeelsvorming en advies.

• Ziekte en vakantiedagen

  Opbouw van vakantie tijdens ziekte

  De medewerker bouwt tijdens ziekte volledig vakantie-uren op.

  Opname van vakantie tijdens ziekte

  Langdurig zieke medewerkers moeten met vakantie gaan en nemen dan de uren op conform het rooster. Iedereen moet wettelijk (minstens) vier werkweken per jaar op vakantie gaan, langdurig zieken moeten hiervoor vakantie-uren opnemen. Het moment en de duur van vakantie tijdens ziekte moeten zorgvuldig afgestemd worden tussen de medewerker en de leidinggevende. De medewerker bespreekt de vakantieplannen tijdig met de leidinggevende en neemt na akkoord de vakantie-uren op via de self service Vakantie en vakantiekaart. De leidinggevende ziet erop toe dat er daadwerkelijk vakantie wordt opgenomen.

  Ook de medewerker die deeltijd ziek is, is verplicht vakantie-uren op te nemen. Dit betreft de uren die hij volgens zijn rooster normaliter zou werken als hij niet ziek zou zijn.

  In uitzonderlijke gevallen kan de zieke medewerker niet vier werkweken per jaar met vakantie. Dat is in zijn algemeenheid slechts het geval wanneer de medewerker aan bed is gebonden of opgenomen is in een ziekenhuis. De bedrijfsarts kan hierover advies geven.  

  Vakantie mag geen belemmering vormen voor de re-integratieactiviteiten. Bij twijfel over de gevolgen voor het re-integratietraject kan de leidinggevende advies inwinnen van de HR-adviseur en/of de verzuimadviseur. 

  2 jaar ziek of ziek-uit-dienst

  Heb je een medewerker die bijna 2 jaar ziek is of ziek-uit-dienst gaat, vraag dan de verzuimadviseur tijdig om advies.

• Ondersteuning voor de leidinggevende bij de verzuimbegeleiding

  In de uitvoering van de verzuimbegeleiding kun je je laten ondersteunen door de HR-adviseur, de Verzuimadviseur, de bedrijfsarts en de bedrijfsmaatschappelijk werker. Hoe je door deze functionarissen wordt ondersteund kun je lezen in het Ziekte- en verzuimbeleid VU (rol en verantwoordelijkheden van diverse betrokkenen bij verzuim). Indien je behoefte hebt aan ondersteuning of coaching bij het voeren van verzuimgesprekken kun je voor mogelijkheden contact opnemen met de afdeling Arbo & Milieu van HRM (HRMAM). Voor advies over het verzuimtraject kun je ook altijd contact opnemen met een van de Verzuimadviseurs via verzuimdesk@vu.nl.

  Sociaal Medisch Team

  Het verzuim, de probleemanalyse en het verloop van de re-integratie per individuele medewerker kun je bespreken in het Sociaal Medisch Team (SMT). In het SMT-overleg komen ook meer algemene zaken aan de orde, zoals arbeidsomstandigheden, trends en ontwikkelingen rond ziekteverzuim en preventieve maatregelen binnen de afdeling. Het SMT bestaat uit de direct leidinggevende, de directeur (bedrijfsvoering), de HR-adviseur, de Verzuimadviseur en de bedrijfsarts. De bedrijfsmaatschappelijk werker is op afroep beschikbaar. Het SMT komt op jouw aanvraag bijeen. Neem hiervoor contact op met je HR-adviseur.

  Afdelingsoverleg

  Als je op afdelingsniveau mogelijke knelpunten signaleert in de arbeidsomstandigheden en/of een verzuimklimaat dat tot hoog verzuim (kunnen) leiden, dan kun je dit bespreekbaar maken in het afdelingsoverleg. Daarin kun je mogelijke knelpunten inventariseren en gezamenlijk naar mogelijke oplossingen zoeken. Denk bv. aan zaken als werkdruk, werktijden, werkverdeling, inrichting van de werkplekken, cultuur, omgangsvormen en (ongewenst) gedrag. Je kunt tijdens het SMT advies inwinnen en/of de aanpak van structurele oorzaken van verzuim op je afdeling bespreken.

• Privacy

  Iedereen heeft recht op privacy. Dit geldt in het bijzonder voor medische gegevens. Het is wettelijk niet toegestaan om als leidinggevende bij jouw medewerkers te informeren naar de precieze aard en oorzaak van zijn of haar ziekte. Natuurlijk mag de medewerker je wel vrijwillig vertellen wat er mankeert. Als leidinggevende mag je dit niet noteren in bijvoorbeeld een e-mail of in het personeelsdossier. Je mag het ook niet ongevraagd bespreken met derden.

  Wel mag je als leidinggevende naar gegevens vragen die noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen hoe het verder moet met de voortgang van het werk. Bijvoorbeeld wanneer je medewerker weer verwacht op het werk te zijn en of er nog lopende afspraken zijn waarmee iets moet gebeuren.

  De bedrijfsarts moet zich, net als iedere arts, houden aan het medisch beroepsgeheim. Hij mag dus wel vragen naar de medische informatie en de medische gegevens van jouw werknemer bewaren in het medische dossier. Dit medische dossier is volledig afgeschermd. Alleen de bedrijfsarts en medewerkers van het secretariaat van de Arbodienst, die onder directe bevoegdheid van de bedrijfsarts werken, hebben toegang.

  De bedrijfsarts zal nooit medische gegevens doorgeven aan leidinggevenden of aan HR-adviseurs.

  De bedrijfsarts geeft op grond van de medische gegevens een oordeel over de mogelijkheden en beperkingen van de medewerker. Als leidinggevende bekijk je aan de hand van de mogelijkheden en beperkingen samen met de medewerker in kwestie wat voor werkzaamheden er (nog) wel gedaan kunnen worden

Verzuimkosten bij (langdurig) zieke medewerkers

• Soorten kosten

  Arbeidsongeschiktheid als gevolg van ziekte brengt aanzienlijke kosten met zich mee voor de eenheid waar de medewerker in dienst is. Deze kunnen onder andere bestaan uit:

  • kosten voor vervanging van de medewerker
  • kosten voor de wettelijk verplichte begeleiding en re-integratie
  • kosten die voortkomen uit het eigenrisicodragerschap van de VU, zoals uitkeringen voor de Ziektewet of de WIA

  Zieke medewerkers moeten wettelijk begeleid worden gedurende de eerste 104 weken (2 jaar) van hun ziekteverzuim. Het doel is een duurzame terugkeer naar werk binnen de VU of, indien dat niet mogelijk is, bij een andere werkgever. Dit valt onder de Wet verbetering poortwachter, die zowel werkgevers als werknemers verplicht om actief mee te werken aan re-integratie.

  Verzuimkosten kunnen aanzienlijk zijn, ook al zijn ze niet altijd direct zichtbaar. Hoewel het aantal medewerkers dat ziek uit dienst gaat en langdurig ziek blijft relatief laag is, kan de VU in het uiterste geval nog tot 10 jaar WIA-verplichtingen dragen. Ook medewerkers die na hun dienstverband een WW-uitkering ontvangen brengen kosten met zich mee. Jonge medewerkers hebben doorgaans kortere WW-rechten en vinden sneller nieuw werk, waardoor de kosten voor de VU in die gevallen beperkter zijn.

  Om de administratieve verwerking beheersbaar te houden, betaalt de dienst HRMAM gedurende het kalenderjaar alle facturen van externe leveranciers met betrekking tot verzuim- en re-integratiekosten. Eén keer per jaar worden deze kosten door de dienst Financiën verdeeld over de eenheden en verwerkt in de jaarcijfers.

• Toerekening van interne uitvoeringskosten bij ziekte

  De leidinggevende is verantwoordelijk voor de begeleiding van de zieke medewerker en wordt hierin bijgestaan door een HR-adviseur. Daarnaast levert de dienst HRMAM via verzuimadviseurs gespecialiseerde ondersteuning voor complexe en langdurige casussen.

  De vaste interne HR-kosten worden via het Kosten Doorbelasting Model (KDM) naar rato van de headcount doorberekend als onderdeel van het algemene HR-tarief.

• Toerekening van externe uitvoeringskosten bij ziekte

  De VU is als onderwijs- en onderzoeksinstelling eigenrisicodrager voor de Ziektewet en de WIA. Dit betekent dat alle bijbehorende kosten volledig door de organisatie worden gedragen en niet verzekerd kunnen worden. Deze kosten maken deel uit van de totale begroting en jaarrekening.

  Er zijn vier mogelijke situaties bij ziekteverzuim:

  1. Ziekte en herstel binnen 104 weken

  Als een medewerker binnen deze periode herstelt, kunnen er externe kosten ontstaan na 9 maanden ziekte, zoals:

  • arbeidsdeskundig onderzoek
  • begeleiding naar werk buiten de VU (spoor 2-traject)
  • loonwaarde-expertise

  Deze kosten worden door de dienst HRMAM betaald op basis van facturen van externe leveranciers.

  2. Niet volledig hersteld na 104 weken

  Als een medewerker na 104 weken niet volledig hersteld is, volgt een WIA-aanvraag bij het UWV. Dit kan leiden tot verschillende situaties:

  a. de medewerker blijft (gedeeltelijk) werkzaam bij de VU

  • de medewerker ontvangt een WIA-uitkering en blijft werken bij de VU in een aangepaste functie
  • externe re-integratiekosten blijven mogelijk
  • loonkosten en WIA-uitkeringen worden door de VU betaald en doorbelast aan de eenheid

  b. de medewerker werkt elders na de WIA-beoordeling

  • de medewerker ontvangt een WIA-uitkering en werkt bij een andere werkgever
  • de VU blijft tot 10 jaar verantwoordelijk voor re-integratie via SV Land
  • kosten bestaan uit vaste abonnementskosten en casusafhankelijke kosten

  3. Ziek uit dienst (ZUD)

  Wanneer een arbeidscontract van een zieke medewerker afloopt zonder verlenging, gaat deze medewerker ‘Ziek uit Dienst’ (ZUD). Normaal gesproken valt zo’n medewerker onder de Ziektewet via het UWV, maar omdat de VU eigenrisicodrager is, blijft de organisatie verantwoordelijk.

  • re-integratie wordt voortgezet door VerzuimConsult, een externe partij die de begeleiding overneemt
  • de VU blijft verantwoordelijk voor de kosten van re-integratie en eventuele uitkeringen
  • wanneer een ZUD-medewerker herstelt kan deze een WW-uitkering aanvragen, die ook kosten met zich meebrengt
  • indien de medewerker langdurig ziek blijft, volgt een WIA-beoordeling en kan de casus bij SV Land terechtkomen

• Rol van de verzuimadviseur bij externe kosten

  De verzuimadviseur binnen de VU heeft een begeleidende rol bij (dreigend) ziekteverzuim en adviseert bij complexe casussen. De belangrijkste taken zijn:

  • coördinatie van re-integratieactiviteiten conform de Wet verbetering poortwachter
  • toezicht op externe dienstverlening en kostenbeheersing
  • samenwerking met HR-adviseurs en juridische specialisten
  • begeleiding van zieke medewerkers, ZUD-medewerkers en WIA-gerechtigden

  Als specialistische externe expertise nodig is, dan wordt deze door de verzuimadviseur ingekocht bij gecontracteerde partijen. Facturen worden gekoppeld aan de eenheid waar de medewerker werkzaam was, zodat de kosten herleidbaar blijven.

Contactgegevens Arbo en Milieu