Digitaal werven en selecteren

Voorbereiding

• Les 1. Voorbereiding is veel belangrijker dan bij een face-to-face sollicitatiegesprek

  Bepaal al bij het plannen van de sollicitatieprocedure hoe je de gesprekken gaat voeren en welk programma je gaat gebruiken. Zorg dat het programma goed werkt en dat iedereen een stabiele internetverbinding heeft. Test van tevoren of dit zo is, en of alle nodige functionaliteiten beschikbaar zijn. Kun je je scherm goed delen, kun je deelnemers muten, hoe werkt de chat? Als de voorzitter van het interview de host is van de meeting, kun je optimaal gebruik maken van alle functionaliteiten van de applicatie. Dat betekent dat hij/zij de deelnemers voor het gesprek uitnodigt. Zorg daarnaast dat je niet gestoord wordt tijdens het interview, ook niet door meldingen op je computer of telefoon. Positioneer je scherm of webcam zo dat je goed in beeld bent tijdens het gesprek.

• Les 2. Zorg voor contactgegevens van alle deelnemers

  Het is belangrijk dat iedereen een stabiele en voldoende snelle internetverbinding heeft. Toch kan het voorkomen dat een verbinding wegvalt. Zorg ervoor dat de contactgegevens van alle deelnemers op voorhand bekend zijn. Mocht de techniek je in de steek laten, dan kun je toch alle deelnemers bereiken. Dit kun je eenvoudig doen door alle deelnemers te vragen zijn/haar contactgegevens te delen met de host. Doe dit niet via een “reply all” via e-mail.

• Les 3. Zorg voor chatfaciliteiten

  Veel videobelprogramma’s bieden mogelijkheden voor chatgesprekken. Deze zijn echter meestal zichtbaar voor alle deelnemers, of alleen voor een individu. Maar als benoemingsadviescommissie wil je soms even onderling contact hebben tijdens een interview. In een face-to-face situatie kun je oogcontact met iemand maken, maar dat werkt online niet. Je kunt dit opvangen door een aparte Teams-chat te maken, of een whatsappgroep. Via web.whatsapp.com kun je je Whatsapp-chats op je computerscherm openen. Zo kun je elkaar onderling aanspreken op gedrag tijdens het interview: als iemand te veel/te weinig praat, de verkeerde vragen stelt enz. Zorg wel dat deze aparte chat niet te veel afleidt van het gesprek zelf! Test dit dus ook van tevoren.
  

• Les 4. Zorg voor een voorbespreking

  Plan voorafgaande aan het interview (15-30 minuten) een online overleg met alle deelnemers behalve de kandidaat. Zo kunnen alle deelnemers elkaar even zien en spreken. Maar het belangrijkste is om (nogmaals) kort de rollen binnen het sollicitatiegesprek te bespreken. 

  Gebruik dit moment voor de volgende zaken: 

  • Wie vervult welke rol? 
  • Wie neemt de aftrap voor zijn of haar rekening? 
  • Wie stelt welke vragen? 
  • Hoe zorgen we ervoor dat we niet door elkaar heen praten (bijvoorbeeld door een hand op te steken)? 
  • Houden we een structuur aan, en zo ja, welke? 
  • Waar gaan we de kandidaat op beoordelen? 
  • Vraag alle deelnemers na het gesprek in de applicatie te blijven voor een nabespreking.

  Doe dit in een andere videoafspraak dan waar het interview in plaats vindt. Als je dit in dezelfde afspraak doet, kan de kandidaat onverwachts (vroegtijdig) ‘binnenkomen’. Dat verstoort de voorbereiding en komt erg onprofessioneel over.

Interview

• Les 5. Maak contact en stel de kandidaat op zijn/haar gemak

  Small talk  
  Net als bij een face-to-face-gesprek is het belangrijk om eerst even contact te maken met de kandidaat en niet meteen te beginnen met het interview. Vraag bijvoorbeeld naar de thuissituatie van de kandidaat. Of naar iets interessants dat je op de achtergrond ziet.

  Toelichting op het interview 
  Stel de kandidaat gerust door bijvoorbeeld uit te leggen hoelang het interview duurt. Zorg voor een korte introductie van de aanwezigen en vertel hoe er vragen gesteld kunnen worden. Steek je bijvoorbeeld een hand op, of wacht je met een vraag tot het einde?

  Kijk zoveel mogelijk naar de kandidaat op het scherm. Vertel van te voren wie er aantekeningen maken en hoe (op papier of via de computer?). Zo worden kandidaten niet onzeker als meerdere deelnemers niet meer naar het scherm kijken.

  De kandidaat centraal 
  Afhankelijk van de gekozen applicatie is het mogelijk om de kandidaat “vast te pinnen”. Dat wil zeggen: zorgen dat de kandidaat altijd in beeld is. Het is niet altijd interessant te zien wie er aan het woord is. Het gaat immers om de beoordeling van de kandidaat. 

  Verwachtingsmanagement
  Informeer de kandidaat over het proces. Leg uit in welke fase van de sollicitatieprocedure hij/zij is beland. 

  • Hoeveel kandidaten spreken jullie? 
  • Als dit interview goed verloopt, hoe ziet de rest van de procedure er dan uit?
  • Wanneer weten jullie welke kandidaat jullie hebben gekozen? 
  • Wanneer kan de kandidaat starten?

  Tweerichtingsverkeer 
  Het voeren van een videogesprek is tweerichtingsverkeer. Een video-interview geeft deelnemers van de VU de gelegenheid om de kandidaat te zien. Maar de kandidaat wil ook de medewerkers van de VU kunnen zien. Het is daarom zeer onbeleefd om kandidaten te vragen hun camera aan te zetten, als deelnemers van het gesprek dit zelf niet doen.

  Behalve de kandidaten het hemd van het lijf te vragen is het belangrijk om de kandidaat ook de gelegenheid te bieden om vragen te stellen. Zorg ervoor dat je hiervoor tijd en ruimte inlast. Juist deze vragen geven vaak goed inzicht in de motivatie, interesses, en ervaringen van de kandidaat.

• Les 6. Let vooral op lichaamstaal

  Net als bij een normaal face-to-face-interview is lichaamstaal van groot belang in een gesprek. Let daarom op de zithouding en de reactie van de kandidaat gedurende het interview. Let ook op je eigen lichaamstaal. Een sterk afwijzende houding gedurende een interview kan een kandidaat onnodig zenuwachtig maken. 

  Maak rapport 
  Net als bij een telefoongesprek is het maken van rapport van groot belang. In een telefoongesprek gebruik je verbale opties zoals ‘ja’, ‘aha’ of ‘hm hm’. In een video-interview gebruik je non-verbale acties zoals af en toe knikken als de kandidaat aan het woord is. Zo laat je zien dat je de kandidaat hoort. Wanneer dit niet of onvoldoende gebeurt én het blijft stil, dan kan de kandidaat gaan twijfelen aan de verbinding of onzeker worden. 

• Les 7. Bespreek direct na

  Wanneer het gesprek ten einde loopt, rond dan het gesprek met de kandidaat af en vraag hem/haar het video-interview te verlaten. Op deze manier kun je gemakkelijk direct met alle deelnemers het gesprek en de kandidaat evalueren. Let op dat de kandidaat daadwerkelijk het interview verlaten heeft, en wees je bewust dat de kandidaat ook eenvoudig terug kan keren wanneer hij/zij de link nogmaals zou gebruiken. 

• Samenvatting van de musts voor een goed video-interview

  • een goede set-up, met stabiel internet, een aparte chat en de voorzitter als host
  • test de applicatie voor gebruik 
  • zorg voor contactgegevens van alle deelnemers 
  • zorg dat je laptop is opgeladen of aan de lader ligt 
  • bespreek het interview voor: maak heldere afspraken over de rolverdeling 
  • verwachtingsmanagement
  • tweerichtingsverkeer: laat de kandidaat ook vragen stellen
  • blijf hangen na het interview voor evaluatie 

  Veel succes met de gesprekken!

Misschien ben je hier ook naar op zoek?