Wat ga je doen en wat niet?
We richten ons op dingen waar medewerkers last van hebben tijdens hun dagelijkse werk voor de VU. Dat kan zijn als zij werken op de VU-campus of wanneer zij thuis aan het werk gaan. Het gaat om zaken waarbij een melding binnen de VU-organisatie (soms via één van de servicedesks) geen oplossing brengt of geen duidelijkheid geeft over waarom er geen oplossing gevonden is.
Wat is de grootste uitdaging om dat voor elkaar te krijgen?
De grootste uitdaging ligt bij die dingen die niet door één dienst of faculteit opgelost kunnen worden maar betrokkenheid van meerdere eenheden vraagt. Dan spelen de vragen: wie is er nu eigenaar, wie zou het op moeten pakken en wie gaat er over?
Daaraan gekoppeld ligt er een grote uitdaging op het gebied van communicatie, hoe informeren we elkaar. We hebben VU-zine en vu.nl om alle medewerkers te bereiken maar eigenlijk niet iets voor specifieke groepen medewerkers. Hoe bereiken we bijvoorbeeld iedereen die werkt met managementinformatie of het inkoopproces? Er is heel veel informatie beschikbaar via vu.nl, maar deze informatie is soms lastig te vinden, er zijn meerdere versies of het betreft verouderde informatie. Ook werken verschillende organisatieonderdelen soms los van elkaar aan oplossingen en zonder dat ze het van elkaar weten. Dat is niet handig en veroorzaakt juist onduidelijkheid en nieuwe ergernissen en discussies.
Waar heb je het meeste zin in?
Het meeste zin heb ik om zaken echt praktisch op te lossen, zonder te verzanden in onderzoeken en discussies over “wie gaat er over…”. Dingen simpeler maken. Ik kwam toevallig een poster van Loesje tegen: “Wie doet er mee een potje moeilijke dingen makkelijker maken.” Dat zegt denk ik alles.
Wat is de grootste verrassing tot nu toe?
Een onverwacht inzicht is dat een aantal ergernissen inmiddels ook al in de reguliere organisatie opgepakt en ook deels al opgelost waren. Wel is daar weer het leerpunt: we lossen het op maar communiceren daar eigenlijk nauwelijks over. Medewerkers die er last van hadden weten dan vaak niet eens dat er verbeteringen zijn doorgevoerd.
Een van de leerpunten uit de evaluatie van MARS was dat naast leidinggevenden ook medewerkers meer moeten worden betrokken. Hoe ga jij meer VU-medewerkers (dan alleen de bestuurlijke top) betrekken?
We betrekken verschillende groepen binnen de VU: OBP’ers, onderzoekers, medewerkers betrokken bij het onderwijs, de servicedesks, secretariaten en het VUture panel. Ook kunnen VU-medewerkers met ons meewerken aan een vraagstuk waar we nu mee aan de slag zijn op 25 april tijdens de inloop- werksessie.
We laten via de webpagina zien welke knelpunten medewerkers ervaren binnen de VU, ook al is het overzicht soms nog rijp en groen door elkaar. Door te laten zien welke ergernissen er zijn opgehaald willen we bereiken dat mensen nieuwe dingen aandragen. Want wat we niet weten kunnen we immers ook niet proberen op te lossen.
Wat is de grappigste dagelijkse ergernis die je tot nu toe hebt gehoord?
Niet echt een grappige ergernis, maar de ergernis dat we last hebben van bijvoorbeeld aanbestedingsregels die wettelijk gelden viel wel op. Helaas kunnen we daar niets aan veranderen: die wetgeving stellen we niet zelf op.
