“Er zijn de afgelopen jaren goede stappen gezet in meer bewustwording en ondersteuning rond sociale veiligheid. Toch is het belangrijk dat het onze blijvende aandacht heeft. Alleen door te blijven luisteren naar elkaar, te blijven leren en kijken waar het beter kan, zorgen we er samen voor dat iedereen zich écht gehoord, gerespecteerd en veilig voelt”, zegt vice-collegevoorzitter en portefeuillehouder Sociale Veiligheid Marcel Nollen. Samen met hem en collegevoorzitter Margrethe Jonkman zoomen we in op sociale veiligheid aan de Vrije Universiteit Amsterdam.
Wat is er in de afgelopen periode bereikt op het gebied van sociale veiligheid?
Marcel: “In 2022 hebben we het onafhankelijke onderzoeksbureau Berenschot gevraagd kritisch te kijken of we als organisatie op het gebied van sociale veiligheid de juiste stappen nemen. Daaruit bleek dat we binnen de VU veel aandacht hebben voor sociale veiligheid.
Tegelijkertijd zagen we dat dat er nog verbeteringen mogelijk waren in hoe we dit organiseren en structureren. Daarom hebben we de governance rond sociale veiligheid aangescherpt en een domeinmanager aangesteld die ervoor zorgt dat er effectief wordt samengewerkt. Een belangrijk onderdeel daarin is het uitwisselen van kennis en ervaringen tussen bijvoorbeeld vertrouwenspersonen, ombudsman en domeinmanager. Op deze manier kunnen we trends tijdig herkennen en erop inspelen. Daarnaast blijft bewustwording en het weten waar je binnen de VU terechtkunt voor hulp een belangrijk aandachtspunt, waarin we extra hebben geïnvesteerd binnen onze communicatie.”
Wat is de focus voor de komende periode?
Marcel: “Ik denk dat we goede stappen hebben gezet als het gaat om systemen en de organisatie rondom sociale veiligheid. Als er zaken op tafel komen, dan pakken we die aan. Tegelijkertijd is voorkomen altijd beter dan genezen. Daarom moeten we ons allemaal – medewerkers, leidinggevenden, studenten, promovendi én wijzelf - nog meer bewust worden van het belang van sociale veiligheid. Want het gaat erom dat we zo vroeg mogelijk signaleren als het niet goed gaat en dat we met elkaar in gesprek gaan als zich incidenten voordoen.”
Margrethe: “Dan heb je het dus over cultuur. En dat is niet iets van: ‘je legt het even uit en het is klaar’. Daarom investeren we in het jaarplannen sociale veiligheid in de vraag hoe we juist aan de cultuurkant extra impulsen kunnen geven.”
Het gesprek voeren over sociale (on)veiligheid is niet altijd makkelijk. Hoe zien jullie dat?
Margrethe: “Het gaat vaak om ingewikkelde en precaire onderwerpen die mensen raken en waar je verschillend over kunt denken. En dat kan best ingewikkeld zijn. Stel dat iemand jou een app-bericht stuurt dat je niet prettig vindt. Hoe bespreek je dat dan? Want ja, jij weet ook niet wat die ander dan vindt en misschien vindt die het wel onzin. Dat is best wel moeilijk.” Marcel: “Zeker, want de één moet het durven zeggen en de ander moet ervoor openstaan. Dat laatste is ook niet altijd het geval.”
Margrethe: “Toch is het is altijd belangrijk om het gesprek met elkaar aan te gaan. Door naar elkaar te luisteren en je te verplaatsen in de ander, ontstaat er meer begrip. Vaak is de ander zich niet bewust dat zijn woorden als kwetsend worden ervaren. Heel vaak is het gewoon niet verkeerd bedoeld. En als het wel verkeerd bedoeld is, dan hoop ik ook dat mensen daarvan bewust worden. Dan krijgen ze ook de kans om het te herstellen, of iets terug te doen.”
Marcel: “Dat past ook bij de verandering in governance die we hebben doorgemaakt. Wanneer er iets speelt is dat in eerste instantie iets van de medewerker met de leidinggevende of de HR-adviseur, of van de student met de docent of studieadviseur. Daar begint het en als het kan zou het eigenlijk ook daar opgelost moeten worden. Ik vind ook dat dit in onze cultuur hoort. Want we zijn een universiteit en leren staat hier bovenaan. Ook bij het vergroten van de sociale veiligheid gaat het om met én van elkaar te leren.
Ook als omstander kun je daarbij helpen. Stel dat je als medewerker iets ziet gebeuren tussen twee collega’s, of als student iets tussen een docent en een andere student en denkt: ‘nou, ik weet niet wat ik hiervan vind’, doe er dan iets mee. Ik begrijp wel dat het soms makkelijker is om het te laten of er niets mee te doen, maar je kunt ook te hulp komen. Daarom is er ook de training Active Bystander voor medewerkers, waarbij we ook gaan bekijken hoe we die voor studenten kunnen gaan inzetten.”
Margrethe: “We moeten dit echt mét elkaar gaan doen. Want samen maken wij de VU. Waarbij dat wij staat voor álle medewerkers, studenten en promovendi én ook voor ons als college. Ik zat onlangs nog met een groep promovendi en ook toen heb ik gezegd: als jullie vinden dat wij iets beter kunnen doen, laat het weten. Wij zijn er om jullie te helpen.”
Wat is de rol van leidinggevenden hierbij?
Marcel: “Leidinggevenden spelen een cruciale rol bij sociale veiligheid. Het is belangrijk dat leidinggevenden zich bewust zijn van het belang van sociale veiligheid, dat ze weten hoe ze er mee om moeten gaan en daar ook naar kunnen handelen. Daarom bevat een groot deel van de trainingen voor leidinggevenden een onderdeel sociale veiligheid. Daarnaast bespreken we het ook actief bij de onboarding van nieuwe medewerkers en studenten.”
In hoeverre vormen de komende bezuinigingen een risicofactor voor sociale veiligheid?
Marcel: “De stevige bezuinigingen waar we als universiteit voor staan kunnen leiden tot onzekerheid en spanningen, ook omdat het kan gaan om banenverlies. Dat doet iets met mensen en in de verhoudingen tussen mensen, en het kan effect hebben op sociale veiligheid. Juist omdat we die risico’s zien zijn we ook bezig om te kijken hoe we medewerkers en leidinggevenden hierbij praktisch en concreet kunnen ondersteunen. Want we moeten hier juist ook in deze periode extra alert op zijn.”
De geopolitieke spanningen die zich momenteel voordoen uiten zich ook op de VU en kunnen effect hebben op de sociale veiligheid. Hoe gaat de VU daarmee om?
Marcel: “Het afgelopen jaar hebben we onder andere te maken gehad met demonstraties op de campus. Dat heeft ook spanningen gegeven. Wij vinden dat we daar niet voor weg kunnen of moeten duiken. Daarom zijn we als college ook in gesprek gegaan met vertegenwoordigers van verschillende groepen. Met als doel om te kijken waar zit de pijn en hoe geef je daar uiting aan? Hoe kunnen we in deze community met moeilijke issues toch op een goede manier fatsoenlijk en vreedzaam met elkaar om blijven gaan?”
Margrethe: “Juist nu is het belangrijk om met elkaar in verbinding te blijven. Een mooi voorbeeld daarvan vind ik Heem Hajareh, directeur van de Palestijnse vrouwenbeweging Women of the Sun, en Yael Braudo Bahat, directeur van de Israëlische vrouwenbeweging Women Wage Peace. Zij schreven een gezamenlijk pamflet ‘Mother’s Call’ en zijn vanuit de VU voorgedragen voor de Nobelprijs voor de Vrede. Of kijk naar ‘Deel de Duif’, twee joodse en twee islamitische jongeren, die dialoogavonden met jongeren organiseren, actief zijn in het maatschappelijk debat en gastlessen geven op scholen en in panels op podia binnen universiteiten.”
Hoe houden jullie de vinger aan de pols als het gaat om sociale veiligheid op de VU?
Margrethe: “Dat doen we op verschillende manieren. Onder andere via het Werkbelevingsonderzoek onder medewerkers (dat dit jaar start op 25 februari), via de Nationale Studenten Enquête (die dit jaar loopt van 13 januari t/m 9 maart), maar ook door de campus op te lopen en met mensen in gesprek te gaan.” Marcel: “We voeren als college maandelijkse gesprekken met de Studentenraad. Dat zijn ook belangrijke ogen en oren voor ons over wat er in de community gebeurt. Dat geldt ook voor de Ondernemingsraad. Deze contacten en momenten zijn voor ons erg nuttig om te horen wat er speelt.”
Margrethe: “Het Werkbelevingsonderzoek voeren we vanaf nu ook jaarlijks uit. Dat was
een voorstel van de Ondernemingsraad. Wij hebben dat omarmd, omdat we dan met elkaar nog meer zicht krijgen op wat er binnen de organisatie leeft en we onze prioriteiten beter kunnen stellen. Dit keer nemen we sociale veiligheid nadrukkelijk mee. Het onderzoek is een mooi middel om anoniem te peilen wat er leeft en om te onderzoeken wat medewerkers belangrijk vinden in de aanpak van sociale veiligheid.
Marcel: “Daarbij kunnen we ook weer leren van elkaar: als het bij een afdeling heel goed gaat, hoe komt dat dan? Wat kunnen we daarvan opsteken en ook elders benutten? Daarbij is een goede follow up van het onderzoek door afdelingen en diensten samen met medewerkers belangrijk. Dus: wat is het beeld dat eruit komt en wat is op basis daarvan nodig? Dat moet ook terugkomen in de jaarplannen; we verwachten dus ook concrete acties in de jaarplannen die in augustus moeten worden opgeleverd.”
Kunnen jullie je voorstellen dat er een moment komt dat de sociale veiligheid voor 100% op orde is?
Margrethe: “We zijn op de VU met 40.000 mensen. Dat is vergelijkbaar met een kleine stad. En daarin gebeuren er dingen en dat zal altijd zo blijven. Dus nee, sociale onveiligheid voor 100% uitbannen is niet realistisch. Maar we kunnen er samen wel voor zorgen dat we het zo vroeg mogelijk signaleren en bespreken, ook om vroegtijdig tot oplossingen te komen. Daarbij is het belangrijk dat we samen met elkaar blijven werken aan een omgeving waar iedereen zich gehoord, gesteund en veilig voelt.”
