Waarmee kunnen studenten bij de ombudsman terecht?
‘Dat kan eigenlijk van alles zijn. Vaak gaat het over procedures: studenten die tegen obstakels aanlopen en merken dat ze niet verder komen via de eerstelijns hulpstructuren. Soms blijkt dat procedures onduidelijk of niet consistent worden toegepast. In dat geval kan ik nagaan wat er misgaat en of verbeteringen nodig zijn.
Maar het kan ook gaan over gedrag. Stel dat een student zich onheus bejegend voelt door een docent en daarover het gesprek wil aangaan, maar de docent weigert. In eerste instantie kan een vertrouwenspersoon daarbij ondersteunen. Maar als er sprake is van een terugkerend patroon dat niet goed wordt opgepakt, kan ik het breder bekijken en signaleren of er iets misgaat in de manier waarop de universiteit haar eigen regels naleeft. Studenten hoeven overigens niet te wachten tot het escaleert: liever te vroeg dan te laat, want ik kan altijd nog doorverwijzen.’
Hoe help jij studenten dan verder?
‘Mijn rol is niet om individuele klachten inhoudelijk op te lossen, maar om te beoordelen of studenten binnen de universiteit op een eerlijke en behoorlijke manier worden behandeld. Als studenten bij mij komen, bekijken we samen de situatie: welke opties zijn er, welke stappen zijn al gezet, en hoe kan ik helpen om duidelijkheid te krijgen? Soms betekent dit dat ik informeer bij een faculteit of signaleer dat een proces niet werkt zoals het zou moeten.
Mijn onafhankelijkheid en onpartijdigheid geven mij de ruimte om breder te kijken dan alleen de individuele casus. Zo kan ik bijvoorbeeld patronen signaleren in de manier waarop studenten worden behandeld en daar aanbevelingen over doen aan het College van Bestuur, faculteitsdecanen of afdelingsdirecteuren.’
In hoeverre raken de kwesties waar jij mee te maken krijgt aan het onderwerp sociale veiligheid?
‘Sociale veiligheid is een breed begrip en raakt aan veel aspecten van mijn werk. Omdat ik een onafhankelijke positie heb, kan ik patronen signaleren en bespreekbaar maken. Als er bepaalde gedragingen of processen herhaaldelijk problematisch blijken, kan ik dat onder de aandacht brengen bij de juiste partijen binnen de universiteit.
Het belangrijkste voor mij in de functie van ombudsman is dat ik kan bijdragen aan het lerend vermogen van de VU. Omdat ik als ‘laatste loket’ allerlei meldingen binnenkrijg, kan ik vooral goed zien of er dingen zijn die structureel misgaan. Door dat te signaleren en te bespreken draag ik bij aan het lerend vermogen en daarmee ook aan de sociale veiligheid. Mijn onafhankelijkheid en onpartijdigheid als ombudsman geven mij bij een conflict ook de ruimte en mogelijkheden om er voor alle betrokken partijen te zijn. In die zin ben ik een soort pendeldiplomaat: ik breng informatie over, maak dingen bespreekbaar en help partijen inzicht te krijgen in elkaars perspectief. Dat draagt bij aan bewustwording en – uiteindelijk – structurele verbeteringen. ’
Heb je het idee dat studenten de weg naar jou makkelijk kunnen vinden?
Dat is moeilijk te zeggen. Mijn werkweek is goed gevuld, maar ik weet natuurlijk niet hoeveel mensen de weg niet kunnen vinden of ervoor kiezen om niet te komen. Dat laatste kan verschillende redenen hebben. Bijvoorbeeld omdat een probleem al bij een eerder ‘loket’ is opgelost, zoals in gesprek met een studieadviseur of vertrouwenspersoon. Maar het kan ook zijn dat studenten twijfelen of ze serieus genomen worden, of zich afvragen of de ombudsman echt onafhankelijk is. Dat laatste zou ik heel jammer vinden, want mijn rol is juist om onafhankelijk te beoordelen of procedures eerlijk verlopen; ik heb met niemand binnen de universiteit een hiërarchische relatie.
Ik wil studenten aanmoedigen om met mij in gesprek te gaan wanneer zij het idee hebben dat procedures niet zijn nagekomen of bepaald beleid hen benadeelt. Een gesprek betekent niet automatisch dat er een formele klacht wordt ingediend, maar kan wel helpen om inzicht te krijgen in wat mogelijk is. Laagdrempeligheid vind ik daarbij belangrijk. Online of telefonische communicatie helpt daarbij, en ik merk dat studenten daar veel gebruik van maken.
