Met wat voor problemen of klachten kunnen medewerkers bij de ombudsman terecht?
‘Medewerkers kunnen bij mij terecht met problemen of klachten over een onrechtvaardige of onzorgvuldige behandeling door de VU. Dat is vaak als ‘laatste loket’, dus als de gangbare loketten om klachten en meldingen te doen, hun werk niet goed hebben gedaan.
Stel dat je te maken hebt gehad met sociale onveiligheid en je hebt dit aangekaart via de daarvoor bestemde loketten en personen, zoals je leidinggevende, de vertrouwenspersoon of de klachtencommissie. Maar je bent niet tevreden met de manier waarop er met jouw melding of klacht is omgegaan. Dan is het belangrijk dat er een onafhankelijk iemand is die de situatie op een neutrale manier kan beoordelen. Dat is mijn rol. Daarbij gaat het ook over procedures die niet goed worden doorlopen of beleid dat niet volgens de bedoeling wordt uitgevoerd.’
Wat is het verschil tussen de ombudsman en de vertrouwenspersoon klokkenluidersregeling?
‘De vertrouwenspersoon klokkenluidersregeling richt zich ook op deze problematiek, maar staat per definitie aan de kant van melders. Deze vertrouwenspersoon ondersteunt hen bij de mogelijke stappen die zij willen zetten. Als ombudsman ben ik onpartijdig en doe ik onafhankelijk onderzoek naar structurele of terugkerende knelpunten binnen de universiteit en doe ik aanbevelingen om het systeem als geheel te verbeteren.’
Wat doe je allemaal als ombudsman?
‘Als ombudsman heb ik een onafhankelijke positie binnen de universiteit en heb ik ook geen andere functies. Ik ben helemaal alleen en zonder vrienden, zeg ik weleens. Daarmee kan ik mijn neutrale rol altijd blijven houden. Bovendien heb ik recht op alle informatie. Ik kan met iedereen praten en mensen worden ook geacht om mij te woord te staan. Ik kan bemiddelen en advies geven aan het College van Bestuur, aan decanen of bijvoorbeeld afdelingsvoorzitters. Ik kan ook zelf onderzoek doen of onafhankelijk onderzoek laten instellen naar bepaalde kwesties. Bijvoorbeeld waar meer mensen last hebben van één bepaalde persoon, of wanneer een grotere groep binnen een onderdeel van de VU sociale onveiligheid ervaart, of waar een regel, procedure of werkwijze nadelig werkt voor een (grote) groep medewerkers. Het zijn vaak conflicten die het individuele probleem overstijgen, wat niet wil zeggen dat ik geen individuele casuïstiek behandel. Als het even kan, is een faculteit of dienst zelf opdrachtgever van (extern) onderzoek, maar ik kan dus ook zelf als opdrachtgever fungeren.’
In hoeverre is een universiteit kwetsbaar voor sociale onveiligheid?
‘De hiërarchische structuur op de universiteit lijkt informeel maar is het niet. Want er zijn in werkelijkheid grote machtsverschillen en daarmee ook sterke afhankelijkheidsrelaties. Daardoor kunnen sociaal onveilige situaties ontstaan. Als dat gebeurt is het belangrijk dat medewerkers hierover in gesprek gaan. In eerste instantie met degene(n) om wie het gaat en als dat niet lukt of kan, met een HR-adviseur of met een vertrouwenspersoon. Als dat niet leidt tot het gewenste effect of uitkomst, kunnen ze ook naar de klachtencommissie. Als de melding of klacht naar hun mening uiteindelijk niet goed wordt opgepakt door deze loketten, dan kunnen zij dit bij mij melden. Tegelijkertijd kan ik als ombudsman juist ook voorkomen dat er een klacht komt en voor die tijd al proberen iets te bemiddelen of vlot te trekken.’
Denk je dat sociale onveiligheid op universiteiten uiteindelijk helemaal is te voorkomen?
‘Nee dat is niet realistisch. Je zult altijd conflicten hebben, dat is inherent aan samenwerken. Maar binnen een universiteit wordt goed samenwerken op een gelijkwaardige manier op de proef gesteld door de overal aanwezige afhankelijkheidsrelaties. Het idee dat iemand ‘jou kan maken en breken’; het feit dat niet iedereen de wetenschappelijke top kan bereiken en die weg ernaartoe heel lastig kan zijn.
Een goede manier om problemen te voorkomen, is om mensen op te leiden in leiderschap. Zodat leidinggevenden zich meer bewust worden wat sociale veiligheid is, hoe dat eruitziet en hoe je hoe je kunt bouwen aan een veilige werkomgeving. Het is goed dat hier nu meer aandacht voor is door sociale veiligheid ook expliciet op te nemen in trainingen voor nieuwe leidinggevenden.
Het is lastig om bij de aanpak van kwesties bij de juiste proporties te blijven; kunnen we het oplossen door een goed gesprek met elkaar, moet er een bemiddelaar bij of vraagt het probleem een onderzoek? Kijk goed naar het probleem dat er speelt en bewandel de paden die de VU heeft ingericht om er (liefst samen) uit te komen. Ik hoop er vooral op dat wanneer mensen een fout hebben gemaakt of het verkeerde pad zijn opgegaan, ze steeds meer in staat zijn om te reflecteren op wat ze hebben gedaan en wat de gevolgen daarvan zijn. Als dat gebeurt, kunnen we via bemiddeling en bijvoorbeeld teamcoaching steeds beter gaan werken aan herstel.’
Wat maakt jouw werk de moeite waard?
‘Ik vind het heel mooi dat ik een positie heb waarin ik iets in het werkzame leven van mensen kan verbeteren. En dat ik vanwege mijn positie en bevoegdheden patronen kan doorbreken en daarmee ook preventief bezig ben voor de toekomst.
Ik vind het ook mooi om mensen op allerlei niveaus meer bewust te maken van wat er allemaal binnen de universiteit speelt. Daarbij laat ik ze ook inzien dat je sommige zaken wel en sommige niet kunt veranderen. Mijn werk gaat eigenlijk altijd over het oplossen van de puzzel. Wat speelt er, wie zijn er bij betrokkenen en hoe zien mensen hun eigen rol en bijdrage? Het ontrafelen van een probleem en het leggen van de puzzel boeit me enorm.’
