Waarom ben je lid geworden van het VUture panel?
Alle VU-medewerkers kregen een uitnodiging. Daar ben ik op ingegaan omdat ik graag mee wilde denken over het verandertraject van de VU en zorgen dat onze afdeling zichtbaar is. Ik wilde ook graag weten hoe verbetertrajecten werken binnen een organisatie als de VU.
Wat vond je van de bijeenkomsten?
De bijeenkomsten waren interessant. Er kwamen goede onderwerpen aan de orde die werden toegelicht door gastsprekers. Vervolgens konden we zelf vragen stellen of in discussie gaan over het onderwerp.
Bij verschillende bijeenkomsten splitsten we op in groepen om te discussiëren. Dat zorgde ervoor dat ik makkelijk mijn inbreng kon leveren. Je hoort dan ook de meningen en inzichten van anderen. Door de bijeenkomsten ben ik in contact gekomen met collega’s die ik tijdens mijn werkzaamheden niet tegen zou komen.
Positief was dat het College van Bestuur ook regelmatig aanwezig was. Het gaf mij de indruk dat zij echt aandacht hebben voor VUture en de thema’s die aan de orde kwamen.
Heb je een beter beeld gekregen van wat de ambitie van VUture was en welke stappen er zijn gezet om dat te bereiken?
De ambitie om de VU-gemeenschap te betrekken bij het verbeteren van de VU is in ieder geval duidelijk.
Ik hoor positieve geluiden dat de P10 rapportage is opgeheven in de planning en control cyclus. Dat schijnt echt werk te schelen. De werkgroep ‘dagelijkse ergernissen’ geeft een duidelijk overzicht welke punten opgepakt zijn en de bijbehorende status. De werkgroep ‘dienstverlening’ meldde dat de servicedesks nu gebruik maken van een nieuw telefoonsysteem zodat desks makkelijker met elkaar kunnen schakelen.
Dat is een goed begin. Als VUture panel hebben wij het projectmanagement van VUture geadviseerd om het verbetertraject vooral voort te zetten nu we goed op weg zijn.
Vond je dat er gehoor gegeven werd aan je inbreng?
Ik heb wel de indruk dat er iets werd gedaan met mijn inbreng. Tijdens discussies werden aantekeningen gemaakt die zijn meegenomen.
Ik heb trouwens ook nog een kleine dagelijkse ergernis ingediend. De papierbakken voor vertrouwelijke stukken passen niet goed in de kasten waardoor je altijd aan de bakken moet sjorren om het papier er goed in te krijgen. Dat is in ieder geval zo bij ons op de gang. In Planon is de status van de melding om deze kleine dagelijkse ergernis voor de hele VU beter te organiseren op dit moment ‘in behandeling’.
Wat heeft je verrast?
Ik vond het leuker en interessanter dan gedacht om VUture panellid te zijn. Ik dacht dat ik vooral moest gaan luisteren, maar de sessies waren allemaal interactief. Zo heb ik de gelegenheid gekregen in een andere omgeving met andere mensen van gedachte te wisselen. Ook heb ik ideeën opgedaan om in mijn eigen werk toe te passen. Een voorbeeld hiervan is het Kanban, waarbij taken binnen een proces visueel worden gemaakt door middel van post-its op een whiteboard waardoor bijvoorbeeld knelpunten geïdentificeerd en workflow geoptimaliseerd kunnen worden. En ik heb nu nieuwe collega’s in mijn netwerk die ik af en toe nog spreek over andere zaken.
Hoe kijk je terug op je deelname aan het panel?
Ik zou het zeker weer doen. Ik zal nu zelfs eerder actief op zoek gaan naar dit soort mogelijkheden.
