Geerte Faas is ook arbeidsjurist bij BJZ en HRMAM, en oprichter en coördinator van de mediationpool. Marise van Amersfoort is ook programmamanager en trainer op het gebied van conflict en mediation bij het Centrum voor Internationale Samenwerking. Arie Koops is ook directeur van het VU Sportcentrum.
Wanneer kan mediation helpen?
Marise: ‘Als mensen te maken hebben met problemen in de samenwerking, moeizame communicatie of het gevoel hebben dat er over hun grenzen wordt gegaan. Het voeren van gesprekken daarover is vaak lastig. Want als mensen in gesprek gaan, hebben ze vaak hun antwoord al klaar. Ze willen dan reageren en zijn sneller geneigd om aanvallend of defensief te zijn. Met mediation krijgen mensen de kans om te reflecteren op hun ervaringen in de situatie. Het gaat dan om vragen als: Wat is jouw ervaring in deze situatie? Waarom heb jij er last van? Wat vertelt dat over jou als persoon zijnde? Dat doen we bij allebei de partijen, waardoor ze meer zicht krijgen op waar het in de kern om gaat en ze op zoek kunnen naar een oplossing.’
Geerte: ‘Mensen denken soms dat het raar is om een mediator in te schakelen, omdat ze vinden dat ze het zelf moeten kunnen oplossen. Maar als je boos bent, of je bedreigd voelt, kun je niet rationeel een gesprek voeren en kun je niet reflecteren. De hulp van een mediator kan dan enorm helpen.’
Wat doen jullie als mediators?
Geerte: ‘Wij begeleiden mensen om met elkaar in gesprek te gaan, om de communicatie weer te herstellen, of om een andere oplossing te vinden. Bij mediation gaat het niet om wat er nou precies is gebeurd, maar veel meer over de vraag wat daar achter ligt. Dus wat zijn de intenties geweest en wat vindt iemand belangrijk, omdat mensen elkaar daar makkelijker op kunnen vinden.’
Marise: ‘We gaan altijd eerst apart met mensen in gesprek om hun perspectief op de situatie te horen. Dus: Waarom wil je in gesprek? Waarom kies je voor mediation? Het is belangrijk dat mensen intrinsiek gemotiveerd zijn om het gesprek aan te gaan, ook al vinden ze het vaak spannend en zien ze er misschien tegen op. Beide partijen moeten wel het gevoel hebben dat dit nodig is om de relatie te verbeteren. Daarom stellen we altijd de vraag of deelnemers bereid zijn om te reflecteren op hun rol in de interactie met de ander en of ze bereid zijn om mee te bewegen.’
Arie: ‘Daarbij werkt mediation vanuit een paar basisprincipes. Mensen nemen vrijwillig deel, de gesprekken zijn vertrouwelijk en wij geven geen advies. We begeleiden het gesprek, maar we zijn er niet om mensen te zeggen welke kant ze op zouden moeten. Het gaat om de bereidwilligheid om naar elkaar te luisteren en te kijken of er dan ruimte ontstaat om tot een oplossing te kunnen komen.’
Marise: ‘Het uitgangspunt van mediation is dat mensen zelf verantwoordelijkheid nemen en dat ze vanuit autonomie aangeven van wat voor hen werkt. Dat is ook vanuit de overtuiging dat als mensen zelf met een idee of oplossing komen, dat een beter en duurzamer resultaat oplevert dan wanneer ze advies krijgen.’
Geerte: ‘Bij de start stellen we een mediationovereenkomst op, waarin we ook de vertrouwelijkheid vastleggen. Die is belangrijk, omdat mensen daardoor oplossingen durven te noemen, die ze anders misschien niet zouden benoemen. Ook omdat ze weten dat ze het niet via de ‘tamtam’ terughoren en ze er niet direct aan vast zitten. Als beide partijen dat willen kunnen bij de afronding eventueel ook gemaakte afspraken op papier worden gezet. Dat is vooral bedoeld om te borgen wat is afgesproken.’
Kan iedereen bij jullie terecht?
Arie: ‘Ja, alle medewerkers kunnen onze hulp inschakelen. In de praktijk zien we dat medewerkers en leidinggevenden zelf bij ons komen en ook via verwijzers zoals HR-adviseurs, bedrijfsartsen, bedrijfsmaatschappelijk werk en de ombudsman. Ook vertrouwenspersonen kunnen medewerkers op onze dienstverlening wijzen.
Marise: ‘Mensen kunnen ook bij ons terecht als ze nog niet weten of ze de keuze voor mediation willen maken. We bespreken dan waar ze mee zitten, wat ze misschien eerst zelf nog kunnen doen en wat wij eventueel kunnen bieden. Dat geeft medewerkers de mogelijkheid om de opties af te wegen en ook of ze er klaar voor zijn om de andere partij erbij te betrekken.’
Wat levert mediation op?
Marise: ‘Als mediators hebben we verschillende manieren om een gesprek in te steken. We kunnen kijken naar de dynamiek en de interactie tussen mensen. Wat roepen ze bij elkaar op en welke triggers zijn er? We kunnen ook kijken naar de momenten waarop het probleem verergerde, of het een conflict is geworden. Bijvoorbeeld het moment waarop mensen over de ander zijn gaan praten met anderen, waardoor “de boosdoener” steeds negatiever afgeschilderd werd. Als je mensen daarover laat praten, blijkt dat ze vaak een verschillende beleving hebben van die momenten.’
Geerte: ‘Vaak zie je dat het een opeenvolging van momenten is, waardoor mensen in een soort beeld terechtkomen van die ander en kunnen ze niet meer kijken naar diegene zoals ze wellicht eerder ooit hebben gedaan. Want die ene aanleiding en die andere momenten hebben er allemaal in opstapeling voor gezorgd dat ze een beeld van de ander hebben, wat misschien niet meer overeenkomt met de intenties van diegene. Mediation kan helpen om beetje bij beetje te komen tot een ander beeld dat ze van de ander hebben.’
Arie: ‘Mediation geeft altijd duidelijkheid. Maar wat het voor mensen oplevert is natuurlijk verschillend en hangt ook af van de bereidheid van medewerkers om te zoeken naar een oplossing en het eigen aandeel daarin. Soms lucht het gewoon helemaal op en komen ze er samen in gesprek uit.’
Marise: ‘Het komt ook voor dat mensen erachter komen dat hun samenwerking in een team niet werkt, omdat ze elkaar echt niet liggen. Dan gaat het niet over herstel van de samenwerking, maar over andere opties. Dat heeft ook een naam in mediation: het beste alternatief zonder overeenkomst (bazo). Dat inzicht kan mensen ook versterken, omdat het helderheid geeft en er dan energie vrijkomt om alternatieven te verkennen.’
Hoe kan mediation helpen bij het versterken van sociale veiligheid?
Arie: ‘Bij problemen rond sociale veiligheid kan het over veel verschillende dingen gaan. Bijvoorbeeld over pesten waarbij mensen niet naar een koffiezetapparaat durven te lopen als er twee andere collega’s staan. Of over fysieke integriteit; tot waar wil je dat iemand je nadert of niet? Het kan ook gaan over uitingen van irritaties. Bijvoorbeeld dat de een er last van heeft dat iemand schreeuwt, terwijl de ander zegt dat het gaat om gepassioneerd discussiëren. Er zitten altijd twee kanten aan.’
Geerte: ‘Het bespreken van sociaal onveilig gedrag is vaak gecompliceerd. Want stel dat iemand aangeeft zich onveilig te voelen door het gedrag van een ander en dat die ander zich daar niet in herkent. Als mediator kan je dan helpen om het concreter te maken door mensen de momenten te laten benoemen die zij als sociaal onveilig of grensoverschrijdend hebben ervaren. We vragen dan ook door: Waar zit dat precies in? Hoe voelde je je op dat moment? Wat maakt dat je er niet toe in staat was om je erover uit te spreken en het gesprek aan te gaan? Hoe heb je je vervolgens opgesteld? Wat is de impact geweest van die ervaringen en wat zijn de gevolgen? En we kunnen helpen bij het bedenken hoe het gewenste gedrag en de gewenste samenwerking eruitziet.
Marise: ‘Op het moment dat mensen te maken krijgen met grensoverschrijdend gedrag of een conflict, hebben ze van nature de neiging ervan weg te gaan. Dus te vluchten of te bevriezen, in plaats van het gesprek aan te gaan. Daar ligt volgens mij de hoogste drempel, maar óók de makkelijkste weg naar terug. Tegelijkertijd zijn de meeste mensen daar niet in getraind en hebben we weinig ervaring om te zeggen: dit heb ik als onprettig ervaren. Daarbij is er op de een of andere manier ook sprake van een grote angst dat er dan van alles misgaat. Terwijl de meeste mensen er volgens mij wel een gesprek over zouden willen hebben. Het is dus moeilijk en juist daarom is het belangrijk dat mensen geen schroom voelen om er hulp bij te vragen.’
Zien jullie factoren binnen organisatiestructuur die een risico vormen voor sociale veiligheid?
Arie: ‘Binnen de VU is er bij faculteiten het systeem van roterend leiderschap, waarbij medewerkers tijdelijk de rol van leidinggevende op zich nemen binnen hun team. Dan krijg je diffuse situaties. Want de overgang van collega naar leidinggevende kan leiden tot spanningen of verwarring over rolverhoudingen, grenzen en vertrouwen binnen een team.’
Marise: ‘Daarbij kan het leiden tot scheve verhoudingen. Bijvoorbeeld door de strijd die wordt ervaren, want wie wordt om welke redenen in die positie gezet? Is dat degene van wie de carrière het meest succesvol is, of wie de beste leidinggevende capaciteiten heeft? En hoe vinden mensen – en ook degenen die eerder in die positie hebben gezeten - dat deze persoon in deze rol functioneert?’
Geerte: ‘Bovendien is niet iedereen voorbereid op een leidinggevende rol. Daarom zou het zou goed zijn om mensen meer voor te bereiden op de tijdelijke rol, ook samen met de teams waar het om gaat. Want het feit dat mensen eerst gelijkgeschakeld zijn en dat de ander leidinggevende wordt – en later weer collega wordt -, doet iets met de relatie en de dynamiek binnen teams.’
Wat zou er verder kunnen worden gedaan om sociale veiligheid verder te versterken?
Arie: ‘Het trainen van gespreksvaardigheden is belangrijk. Ik heb het altijd over afstemmen, afspreken – en de moeilijkste - elkaar aanspreken. Dat moet je oefenen, als leidinggevende, met je team. En dan niet alleen maar terugkijkend in de vorm van feedback, maar ook vooruitkijkend: wat vinden wij wenselijk gedrag? Daarbij zijn vaardigheden op het gebied van inclusie en diversiteit heel belangrijk, omdat dit je leert om vanuit verschillende perspectieven naar situaties te kijken en dat er verschillen zijn. Denk bijvoorbeeld aan geslacht, leeftijd, geaardheid, culturele achtergrond en geloof. Binnen de VU wordt daar in de onderwijssetting aan gewerkt, bijvoorbeeld via het onderwijsmodel van de Mixed Classroom.
Geerte: ‘Ik heb het idee dat het bewustzijn van sociale veiligheid is gegroeid. Het is nu van belang dat er aandacht voor komt hoe er mee om te gaan. Bijvoorbeeld door mensen hier ook op te trainen in het BKO en het SKO. Dat leidinggevenden erin mee worden getraind. Dat studenten er meer over leren en dat het een aanvullend onderdeel wordt in het onderwijssysteem. Dus eigenlijk dat het institutioneel breed wordt ingezet.’
