Een gesprek met de ombudsman is vertrouwelijk: er is een geheimhoudsplicht. Samen met jou bespreek de ombudsman hoe het probleem kan worden opgelost. Dat kan zijn door:
- informeren
- verwijzen
- adviseren
- bemiddelen
- formeel onderzoek en rapport
De ombudsman geeft informatie over relevante regelgeving, procedures en wat je rechten, plichten en mogelijkheden zijn. De ombudsman helpt ook bij de analyse van problemen. Als een andere instantie het probleem kan oplossen, verwijst de ombudsman door, bijvoorbeeld naar een vertrouwenspersoon.
De ombudsman kan, met jouw toestemming, contact opnemen met de betrokken persoon of instantie. Alleen de direct betrokkenen worden geïnformeerd over de aard van het probleem of de klacht. De meeste klachten/problemen kunnen worden opgelost door ombudsbemiddeling.
Formeel onderzoek
Als bemiddeling niet (meer) mogelijk is of geen resultaat heeft opgeleverd, kan een formeel onderzoek worden ingesteld. Je kunt de ombudsman hier om vragen. De klacht wordt in dat geval altijd op schrift gesteld.
De ombudsman heeft tijdens het onderzoek een aantal bevoegdheden. Zo kan zij inlichtingen opvragen bij derden, deskundigen inschakelen en de situatie ter plekke gaan bekijken.
De ombudsman stelt in een dergelijk geval de instantie of de persoon waarop de klacht betrekking heeft, op de hoogte van de klacht. In alle gevallen hoort de ombudsman de betrokken partijen. Feiten en omstandigheden worden daarna zo nauwkeurig mogelijk verwoord.
De klacht wordt door de ombudsman gegrond, gedeeltelijk gegrond of ongegrond verklaard. Deze uitspraak kan vergezeld gaan met een advies aan de betrokkene, het faculteitsbestuur of het College van Bestuur. Uitspraken worden opgenomen in het jaarverslag, de identiteit van de personen wordt niet vermeld.
Zie verder
