De ombudsman bespreekt samen met de student hoe het probleem kan worden opgelost. Dat kan zijn door:
- informeren
- verwijzen
- adviseren
- bemiddelen
- formeel onderzoek
- formeel rapport
De ombudsman geeft informatie over relevante regelgeving, procedures en wat je rechten, plichten en mogelijkheden zijn. Als een andere instantie het probleem kan oplossen verwijst de ombudsman door. Problemen over tentamens en examens kunnen veelal opgelost worden door de examencommissie.
De ombudsman kan contact opnemen met de betrokken persoon of instantie. Alleen de direct betrokkenen worden geïnformeerd over de aard van het probleem of de klacht. De meeste klachten/problemen worden opgelost door bemiddeling.
Formeel onderzoek
In het geval dat bemiddeling niet (meer) mogelijk is, of de bemiddelende interventie van de ombudsman geen resultaat heeft opgeleverd, kan overgegaan worden tot een formeel onderzoek. Een student kan de ombudsman hier om verzoeken. De klacht wordt in dat geval altijd op schrift gesteld. De ombudsman heeft tijdens het onderzoek een aantal bevoegdheden. Zo kan zij inlichtingen opvragen bij derden, deskundigen inschakelen en de situatie ter plekke gaan bekijken. De ombudsman stelt de instantie of de persoon waarop de klacht betrekking heeft, op de hoogte van de klacht. In alle gevallen hoort de ombudsman de betrokken partijen. Feiten en omstandigheden worden daarna zo nauwkeurig mogelijk verwoord. De klacht wordt door de ombudsman gegrond, gedeeltelijk gegrond of ongegrond verklaard. Deze uitspraak kan vergezeld gaan met een advies aan de betrokkene, het faculteitsbestuur of het College van Bestuur. Uitspraken worden opgenomen in het jaarverslag, de identiteit van de personen wordt niet vermeld.
Zie verder: Regeling studentenombudsman
