De Vrije Universiteit Amsterdam is een grote, complexe organisatie waar medewerkers zich dagelijks voor inzetten maar desondanks kan er iets misgaan waardoor je je als student of als medewerker gedupeerd voelt en je beklag wil doen. Het is in het belang van studenten/medewerkers en van de VU dat er serieus met die klachten wordt omgegaan. De instelling van de ombudsman heeft tot doel ertoe bij te dragen dat medewerkers van de VU de studenten en het personeel optimaal bejegenen en dat klachten vertaald worden in verbeterpunten.
Ombudsman studenten en personeel
Ombudsman
-
Voor wie is de ombudsman?
Iedere student, promovendus of medewerker van de VU kan de ombudsman inschakelen. Ook als je als student je studie hebt beëindigd, kun je een klacht voorleggen aan de ombudsman. Voorwaarde is dan wel dat het voorval heeft plaatsgevonden in de tijd dat je aan de VU studeerde.
-
Waarmee kan ik bij de ombudsman terecht?
Als student
Je kunt bij de ombudsman terecht met klachten over het niet goed toepassen van de wet- en regelgeving, over de organisatie, het onderwijs of over de gedraging van een medewerker. Maar je klacht kan ook gaan over de organisatie of toegankelijkheid van de universitaire voorzieningen. Als je vindt dat je onredelijk bent behandeld, dan kun je dat met de ombudsman bespreken.
De ombudsman geeft informatie over relevante regelgeving en procedures en vertelt je wat je rechten, plichten en mogelijkheden zijn om je probleem op te lossen. Bijvoorbeeld: je vindt dat je onredelijk bent behandeld door de faculteit of tekortgedaan in je rechten als student (studentenstatuut), een van je docenten is onbereikbaar of een scriptiebegeleider is niet beschikbaar.
Je klacht moet betrekking hebben op gebeurtenissen die minder dan één jaar geleden hebben plaatsgevonden, maar in bijzondere gevallen kan hiervan worden afgeweken.
Als medewerker
Als medewerker kun je terecht bij de ombudsman personeel voor hulp bij het analyseren, oplossen en beoordelen van problemen of klachten, bijvoorbeeld over niet nagekomen beloftes ten aanzien van scholing of promotie, over arbeidsomstandigheden of over reorganisaties.
Ook leidinggevenden kunnen bij de ombudsman personeel terecht. De ombudsman heeft een geheimhoudingsplicht en klachten worden vertrouwelijk behandeld.
-
Wat moet de ombudsman weten?
De ombudsman moet weten:
- Wat is het probleem;
- Tegen wie of welke instantie is de klacht gericht;
- Wat is de reden van de klacht;
- Met welk doel wordt het probleem voorgelegd: informatie of advies vragen, bemiddeling, indienen van een officiële klacht;
- Welke feiten en omstandigheden hebben met het probleem te maken (breng eventuele correspondentie over je zaak mee);
- Je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.
-
Hoe gaat de ombudsman te werk?
Een gesprek met de ombudsman is vertrouwelijk: er is een geheimhoudsplicht. Samen met jou bespreek de ombudsman hoe het probleem kan worden opgelost. Dat kan zijn door:
- informeren
- verwijzen
- adviseren
- bemiddelen
- formeel onderzoek en rapport
De ombudsman geeft informatie over relevante regelgeving, procedures en wat je rechten, plichten en mogelijkheden zijn. De ombudsman helpt ook bij de analyse van problemen. Als een andere instantie het probleem kan oplossen, verwijst de ombudsman door, bijvoorbeeld naar een vertrouwenspersoon.
De ombudsman kan, met jouw toestemming, contact opnemen met de betrokken persoon of instantie. Alleen de direct betrokkenen worden geïnformeerd over de aard van het probleem of de klacht. De meeste klachten/problemen kunnen worden opgelost door ombudsbemiddeling.
Formeel onderzoek
Als bemiddeling niet (meer) mogelijk is of geen resultaat heeft opgeleverd, kan een formeel onderzoek worden ingesteld. Je kunt de ombudsman hier om vragen. De klacht wordt in dat geval altijd op schrift gesteld.
De ombudsman heeft tijdens het onderzoek een aantal bevoegdheden. Zo kan zij inlichtingen opvragen bij derden, deskundigen inschakelen en de situatie ter plekke gaan bekijken.
De ombudsman stelt in een dergelijk geval de instantie of de persoon waarop de klacht betrekking heeft, op de hoogte van de klacht. In alle gevallen hoort de ombudsman de betrokken partijen. Feiten en omstandigheden worden daarna zo nauwkeurig mogelijk verwoord.
De klacht wordt door de ombudsman gegrond, gedeeltelijk gegrond of ongegrond verklaard. Deze uitspraak kan vergezeld gaan met een advies aan de betrokkene, het faculteitsbestuur of het College van Bestuur. Uitspraken worden opgenomen in het jaarverslag, de identiteit van de personen wordt niet vermeld.
Zie verder
-
Hoe bereik ik de ombudsman?
Mw. drs. E.J. Poesiat
Ombudsman studenten en personeel Vrije Universiteit AmsterdamT (020) 598 5313
E studentenombudsman@vu.nl (studenten)
E ombudsmanpersoneel@vu.nl (personeel)
Whatsapp: 06 2762 5636Bezoekadres
WN-gebouw, kamer S-246
De Boelelaan 1081
1081 HV AmsterdamPostadres
De Boelelaan 1105
1081 HV AmsterdamVermeld in het e-mailbericht je telefoonnummer. Een uitnodiging voor een gesprek volgt dan zo spoedig mogelijk.
-
Regelingen en jaarverslagen
Ombudsman Vrije Universiteit
Neem gerust contact op met de Ombudsman: drs. E.J. (Lies) Poesiat
Contactpersoon