Op 1 juli is het eerste dossier officieel geregistreerd in de Archiefoplossing: de nieuwe, centrale plek van de VU waar belangrijke informatie met een bewaartermijn van 10 jaar of langer veilig bewaard wordt.
Samen met key-users en betrokken collega's vierden we de livegang en de afronding van de eerste implementatiefase.
Eén centrale plek voor duurzaam bewaren
Veel informatie die langdurig bewaard moet blijven, staat nu nog verspreid over verschillende systemen. Daardoor zijn deze documenten soms lastig terug te vinden of zijn ze onvoldoende beschermd. De Archiefoplossing (het systeem Corsa) brengt de informatie samen op één centrale en betrouwbare plek. Documenten worden veilig opgeslagen, blijven goed vindbaar en voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.
De Archiefoplossing is geen werkomgeving, maar een digitale bewaarplaats. Gearchiveerde documenten kunnen niet zomaar verdwijnen of worden aangepast.
Eerste implementatiefase succesvol afgerond
Met de afronding van de eerste implementatiefase kunnen de eerste organisatieonderdelen daadwerkelijk gebruikmaken van de Archiefoplossing. Er is ervaring opgedaan met verschillende soorten informatie en werkwijzen. Zo is onder meer gewerkt aan archiveren vanuit Teams bij FCO Realisatiemanagement, Financiën, Informatiebeheer (Documentmanagement en Archief, DMA), Studiegidsen/SOZ en het secretariaat van de UB. Ook is de aansluiting van iBabs-overleggen voorbereid.
Deze fase bood niet alleen de mogelijkheid om de techniek te testen, maar ook om werkprocessen, rollen, instructies en ondersteuning verder te verbeteren.
Vervolg
De komende maanden wordt de invoering verder uitgebreid. Dit jaar volgen nieuwe pilots en aansluitingen, onder meer bij HRM, SOZ, Bèta, iBabs-overleggen en andere informatieverzamelingen die 10 jaar of langer bewaard moeten blijven.
Per 1 januari 2027 gaat de Archiefoplossing over van project naar reguliere dienstverlening binnen DMA. Vanaf dat moment kunnen ook nieuwe organisatieonderdelen aansluiten.
Zo bouwen we stap voor stap aan één betrouwbaar digitaal archief voor de VU: belangrijke informatie goed bewaard, altijd vindbaar.
Meer informatie?
Wil je meer weten over de Archiefoplossing? Of alvast bespreken of jouw organisatieonderdeel vanaf 2027 kan aansluiten? Neem contact op met afdeling DMA via askthearchive@vu.nl. DMA denkt graag mee over de mogelijkheden en de planning.
Kijk voor meer informatie op vu.nl/archiefoplossing.