Elke dag maken we binnen de VU belangrijke informatie. Denk aan besluiten, beleidsstukken, vergaderstukken, diploma’s, projectdossiers en andere documenten die ook later nog van waarde zijn. Die informatie staat nu vaak op verschillende plekken. In Teams, SharePoint, iBabs, e-mail, procesapplicaties of netwerkschijven. Daardoor is niet altijd duidelijk waar de juiste versie staat of wat later bewaard moet blijven.
Wanneer informatie verspreid is opgeslagen, kost het meer tijd om de juiste gegevens te vinden. Bovendien is informatie soms onvolledig, lastig terug te vinden of niet goed beveiligd. Ook is niet altijd duidelijk hoe lang informatie bewaard moet blijven. Goede archivering zorgt ervoor dat informatie veilig, compleet en gemakkelijk vindbaar is. Dat is belangrijk voor zorgvuldige besluitvorming, verantwoording, het naleven van wet- en regelgeving en het behoud van het institutionele geheugen van de VU. Wat nu belangrijk is, moet ook in de toekomst veilig beschikbaar en terug te vinden zijn.
Eén plek voor informatie die duurzaam bewaard moet worden
Daarom voert de VU een archiefoplossing in. Eén betrouwbare digitale plek voor informatie die duurzaam bewaard moet worden. Geen extra werkomgeving, maar een veilige bewaarplaats waar informatie goed wordt beheerd: zolang als nodig en niet langer dan toegestaan.
Samenwerken blijven we doen in de systemen waar het werk plaatsvindt, zoals Teams, iBabs of andere procesapplicaties. Als informatie afgerond is en langdurig bewaard moet worden, wordt deze opgenomen in de archiefoplossing.
Hoe werkt de Archiefoplossing?
Hoe het bewaarproces precies werkt, verschilt per proces. Soms gaat informatie via een koppeling naar de archiefoplossing. Soms gebeurt dit via een afgesproken werkwijze, bijvoorbeeld vanuit Teams of rechtstreeks in Corsa. Het doel is steeds hetzelfde: belangrijke informatie goed bewaren en later makkelijk terugvinden.
Archiveren doen we samen
Betrouwbaar werken vraagt om goed archiveren. Medewerkers zorgen dat belangrijke informatie op de juiste plek terechtkomt. Key-users helpen collega’s in de praktijk. Proceseigenaren borgen de afspraken. De afdeling Documentmanagement en Archief (DMA) geeft kaders, instructies en ondersteuning bij duurzaam bewaren en beheren. Zo zorgen we samen dat belangrijke informatie van de VU goed bewaard blijft. Veilig, duurzaam en vindbaar.
Vragen?
Heb je vragen over archiveren of over de archiefoplossing? Je key-user en DMA (askthearchive@vu.nl) helpen je verder.
Voor alle overige vragen over hulp bij het bewaren en beheren van analoge én digitale documenten, gegevens en dossiers kun je terecht bij de afdeling Documentmanagement en Archief (DMA).