Elke dag ontstaat er binnen de VU belangrijke informatie. Denk aan besluiten, beleidsstukken, vergaderstukken, diploma’s, projectdossiers en andere documenten en andere informatieobjecten die ook later nog van waarde zijn. Die informatie staat nu vaak op verschillende plekken. In Teams, SharePoint, iBabs, e-mail, procesapplicaties of netwerkschijven. Daardoor is niet altijd duidelijk waar de juiste versie staat of wat later bewaard moet blijven.
Als informatie verspreid staat, kost zoeken tijd. Soms is informatie onvolledig, moeilijk vindbaar of onvoldoende beschermd. Ook is niet altijd duidelijk hoe lang iets bewaard moet worden. Dat maakt verantwoording lastig. Goede archivering helpt ons betrouwbaar te werken. Voor besluitvorming, verantwoording, wet- en regelgeving en het geheugen van de VU. Wat belangrijk is, moet ook later veilig en vindbaar zijn.
Eén plek voor informatie die duurzaam bewaard moet worden
Daarom voert de VU een archiefoplossing in. Eén betrouwbare digitale plek voor informatie die duurzaam bewaard moet worden. Geen extra werkomgeving, maar een veilige bewaarplaats waar informatie goed wordt beheerd: zolang als nodig en niet langer dan toegestaan.
Samenwerken blijven we doen in de systemen waar het werk plaatsvindt, zoals Teams, iBabs of andere procesapplicaties. Als informatie afgerond is en langdurig bewaard moet worden, wordt deze opgenomen in de archiefoplossing.
Hoe werkt de Archiefoplossing?
Hoe het bewaarproces precies werkt, verschilt per proces. Soms gaat informatie via een koppeling naar de archiefoplossing. Soms gebeurt dit via een afgesproken werkwijze, bijvoorbeeld vanuit Teams of rechtstreeks in Corsa. Het doel is steeds hetzelfde: belangrijke informatie goed bewaren en later makkelijk terugvinden.
Archiveren doen we samen
Betrouwbaar werken vraagt om goed archiveren. Medewerkers zorgen dat belangrijke informatie op de juiste plek terechtkomt. Key-users helpen collega’s in de praktijk. Proceseigenaren borgen de afspraken. De afdeling Documentmanagement en Archief (DMA) geeft kaders, instructies en ondersteuning bij duurzaam bewaren en beheren. Zo zorgen we samen dat belangrijke informatie van de VU goed bewaard blijft. Veilig, duurzaam en vindbaar.
Vragen?
Heb je vragen over archiveren of over de archiefoplossing? Je key-user en DMA (askthearchive@vu.nl) helpen je verder.
Voor alle overige vragen over hulp bij het bewaren en beheren van analoge én digitale documenten, gegevens en dossiers kun je terecht bij de afdeling Documentmanagement en Archief (DMA).