Als key-user ben jij het eerste aanspreekpunt binnen jouw organisatieonderdeel voor het gebruik van de archiefoplossing. Je ondersteunt collega's, deelt kennis over de werkafspraken en je bewaakt het proces van archivering.
Je helpt collega’s bij het goed archiveren en terugvinden van informatie in Corsa. Je archiveert niet alles zelf, je zorgt dat collega’s weten wat zij moeten doen en waar zij terechtkunnen met vragen. Documentmanagement en Archief (DMA) en key-user bepalen samen welke informatieobjecten in Corsa worden opgenomen. Dit gebeurt op basis van de selectielijst, de bewaartermijnen, de praktijk van het organisatieonderdeel en de afspraken met de proceseigenaar.
DMA geeft het kader, jij vertaalt dit naar de praktijk, de proceseigenaar blijft verantwoordelijk.
Jouw rol als key-user
Als key-user weet je:
- welke informatieobjecten duurzaam in Corsa worden gearchiveerd
- welke werkwijze geldt voor jouw organisatieonderdeel
- welke route wordt gebruikt: Teams, iBabs, SAP SLCM of een andere koppeling
- wie mag archiveren
- wie mag raadplegen
- waar instructies en actuele afspraken staan
Je legt aan collega's uit:
- waar informatie staat
- welke informatie in Corsa moet
- welke archiefmap, vergadering of koppeling gebruikt wordt
- wanneer informatie wordt gearchiveerd
- waar collega’s instructies vinden
Je let op:
- juiste dossierkeuze
- juiste archiefmap of koppeling
- duidelijke naamgeving
- juiste metadata
- geen onnodige concepten of dubbele bestanden
- vragen of fouten die vaker terugkomen
Check altijd:
- om welk dossier of proces het gaat
- vanuit welk systeem wordt gewerkt
- of het gaat om inhoud, toegang of techniek
- of de gebruiker mag archiveren of alleen raadplegen
Scenario's
- Onduidelijk wat in Corsa moet > je stemt af met DMA
- Vraag over selectielijst of bewaartermijn > je stemt af met DMA
- Corsa-dossier ontbreekt > Meld bij DMA of functioneel beheer Corsa
- Gebruiker heeft geen toegang > Check rol en vraag akkoord bij leidinggevende of proceseigenaar
- Autorisatie moet worden aangepast > Zet na akkoord door naar functioneel beheer Corsa
- Technisch probleem met Corsa > Meld bij functioneel beheer Corsa
- Probleem met koppeling > Meld bij functioneel beheer Corsa
- Werkwijze werkt niet goed in de praktijk > Bespreek met DMA
Niet alles hoeft in Corsa. In Corsa komt alleen informatie die volgens de gemaakte afspraken duurzaam bewaard moet worden. Twijfel je? Stem af met DMA.